updated: 2024 08.10

飲み会の幹事がやることは？準備から当日の進行・翌日のお礼メールまで解説

社会人になると、さまざまな飲み会への参加が増えると同時に、幹事を頼まれる機会も多くなります。幹事はやるべきことがたくさんあり、負担が大きいイメージがあるため、できればやりたくないと感じる人も多いのではないでしょうか。

しかし飲み会の幹事を務めることは、ビジネスに役立つスキルを身に付けられるだけでなく、周囲からの評価をあげる絶好のチャンスにもなり得ます。もし機会があれば、面倒がらず積極的に手をあげたいものです。

今回は、飲み会の幹事がやるべきことを、準備・当日・翌日以降の3つに分けてまとめました。ポイントを押さえて、周りの人から一目置かれる幹事を目指しましょう。

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飲み会の幹事とは

飲み会の幹事は、宴会の中心となって、事前準備から翌日のアフターフォローまでを取り仕切る世話係です。社会人になると、歓迎会や送迎会、懇親会といった会社の人たちとの飲み会が増えます。新人や若手社員は幹事を任されることが多く「やることがたくさんあって面倒」と思う人もいるかもしれません。

しかしビジネスパーソンにとって、飲み会の幹事はスキルアップするいい機会です。会社の飲み会を成功させれば、上司や同僚からの評価アップにもつながるでしょう。

飲み会の幹事をして鍛えられるスキル

実は幹事という役割には、ビジネスに必要なスキルが詰まっています。「たかが飲み会で……？」と考える人もいるかもしれませんが、会社の飲み会は従業員のやる気や結束力を高める重要なコミュニケーションの場です。飲み会を、参加者全員が楽しめる場にするための試行錯誤は、ビジネススキルの向上にも通じます。

幹事のタスクをうまく実行して、ビジネスパーソンとしての基本スキルが磨かれることで、今後の仕事にもいい影響が生まれるかもしれません。経験値を積む絶好の機会だと捉えて、前向きに取り組みましょう。

飲み会の幹事をして鍛えられるスキルとして、具体的には下記のようなものが挙げられます。

企画力
スケジュール管理能力
段取り力
予算管理能力
コミュニケーション能力
危機管理能力
リーダーシップ

飲み会の幹事がやること

飲み会の幹事は、宴会がスムーズに進行し、参加者が楽しめるように導くプロデューサー的な役割を担います。飲み会の幹事がやることは、大きく分けて「準備」「当日の進行」「アフターフォロー」の3つです。事前準備から終わった翌日以降まで、やるべきことがたくさんあります。最低でも開催日の1〜2ヵ月前から余裕を持ったスケジュールで動きましょう。

飲み会の当日までに幹事がやること

飲み会の幹事に任命されたら、以下の手順で準備を進めましょう。

1．日程を調整する

飲み会の幹事が最初にやるべきことは日程調整です。参加者が多くなるほど、日程調整が難しくなります。全員で集まれるのが理想ですが、大規模な飲み会では難しくなります。

そこでまず、飲み会の主役や上司の都合のいい日を優先的に押さえ、幹事の判断でいくつか候補日を設定したうえで、他のメンバーに参加可能な日のアンケートを取るといいでしょう。日程調整は大変ですが、専用ツールを使うとスムーズです。日程調整ツールは無料で利用できるものも多いので、効率よく日程調整を行いたい時にぜひ試してみてください。

日程調整におすすめのツール

LINEスケジュール

LINEのアプリをダウンロード済みであれば、誰でも無料で利用できる日程調整サービスです。LINEに登録している「友達」と簡単にスケジュール調整ができます。

幹事はイベントを作成し、メンバーを選んで「招待」をタップすればスケジュール共有が可能です。招待された側はイベントの候補予定日に〇×△で回答するだけなので簡単です。普段からLINEでやりとりしている相手と予定を決める際に重宝します。
参照：LINE｜いつもあなたのそばに。

2. スタッフを決める

当日の進行をスムーズにするため、幹事以外のスタッフを決めましょう。とくに参加者が10名を超える飲み会の場合、幹事だけでは手が足りなくなる可能性があります。飲み会の規模やプログラムに応じて、司会者や受付係、会計係、撮影係など必要な役割を洗い出し、適任者を選定したら、早い段階で依頼しましょう。適任者がいない場合は、社内イベント専門の業者に依頼するのも1つの手です。

3. 会場を選び予約する

飲み会が成功するかどうかは、会場選びにかかっているといっても過言ではありません。人気の店は埋まるのも早いので、参加人数や予算が決まった時点で予約を入れると安心です。場所や雰囲気、料理やドリンクの内容、マイクなどの備品・設備の有無を考慮し、参加者にとって満足度の高い会場を選びましょう。

飲み放題付きのプランなら、均一料金なので会計が楽です。飲み放題プランを選ぶ場合は、メニューが豊富か、ノンアルコール飲料も充実しているか確認しましょう。また、主要駅や職場の近くなどアクセスしやすい会場を選ぶと参加率アップにつながります。初めて利用する会場であれば、下見をすると当日も安心です。

4．挨拶を依頼する

会社などのフォーマルな飲み会では、要所要所で挨拶が行われます。誰に挨拶をお願いするかは、各組織の慣習に従うといいでしょう。一般的には、最初の挨拶は最も役職が高い人、締めの挨拶は2番目に役職が高い人、乾杯の挨拶は3番目に役職が高い人に依頼します。飲み会の開催が決まったら、早い段階で依頼しましょう。

5．参加費の集金方法を決める

幹事の重要な仕事の1つに「参加費の管理」があります。お金を「払った」「払わない」と揉めたり、お金の受け取りが漏れたりといったトラブルは避けたいところです。参加費の集金方法には、事前集金・当日集金・事後集金の3パターンがあります。当日その場で集金するとバタバタする可能性があり、飲み会後ではお金のやりとりがうやむやになって集金漏れが発生するかもしれません。できれば前日までに集金するといいでしょう。

参加費を多めに設定し、後から清算して返金するという形をとれば「当日お金が足りずに慌ててしまう」ということがなく、店への支払いもスムーズです。

6. 参加者へ案内・連絡をする

飲み会の日程と会場が決まったら、参加予定者にメールや手紙で案内を送ります。案内状には下記の情報を明記しましょう。

日時・集合時間
会場へのアクセス方法
参加費と集金方法
参加可否の返信期限
食物アレルギーの有無
幹事の連絡先

社内向けの案内メール文例

件名：懇親会開催のご案内【出欠回答〆切：○月○日】
○○部各位
日々の業務お疲れ様です。○○部の□□です。
このたび、社内の交流を深めるべく、下記の通り懇親会を開催する運びとなりました。
ご多忙のことと存じますが、ぜひご参加くださいますようお願いいたします。
＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊
日時：令和○年〇月○日（〇）○○時～○○時
場所：居酒屋×××（△△駅から徒歩3分）
住所：東京都○○区○○1-23（地図:http:～～URL）
参加費：4,000円（〇月○日までに幹事が集金いたします）
＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊
お忙しいところ誠に恐れ入りますが、出欠の可否を○月○日までにこちらのメールに返信いただけますと幸いです。
何か不明な点やご質問がございましたら、私 □□（内線1234）までご遠慮なくお問い合わせください。
よろしくお願いいたします。
《署名》

7. タイムスケジュールを作成する

飲み会を行う会場では、2～3時間程度の時間制限が設けられていることがほとんどです。飲み会を準備する際には、受付から散会までが時間内に収まるよう、事前にタイムスケジュールを組む必要があります。当日の進行を円滑にするために、以下の点を確認しましょう。

当日の参加者
開始時間と終了時間
挨拶をお願いする人と順番
余興やゲームなどの企画内容
プログラムごとの時間配分

8．余興を考える

おいしいものを食べ、お酒をたくさん飲んで盛り上がる飲み会ももちろん楽しいですが、余興を用意するとさらに盛り上がります。ただし、一部の人にのみ通じる内輪ネタの出し物は避けましょう。みんなで協力して楽しめるゲームがおすすめです。

飲み会におすすめの余興

・グルメチキンレースゴチバトル

株式会社IKUSAが提供するゴチバトルは、高級レストラン出身のシェフが考案した全4品の料理を実食して「実際にお店で注文したらいくらか」を予想する金額当てゲームです。プロのMCが会場を盛り上げるなかで、参加者はテレビ番組のゲストになった気分でおいしい食事と余興を楽しめます。

食事を囲んで自然と会話が弾み、メンバー同士のコミュニケーションが活性化されます。企画から準備、運営、演出まで全て任せられるので幹事も安心です。リアル・ハイブリッド・オンラインで開催できます。

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・格付けバトル

株式会社IKUSAの格付けバトルは、見て・触って・食べて「一流の品」を見極める体験型のゲームです。参加者はテレビ番組に出演している気分を楽しめます。同じ料理を食べながらゲームに興じることで、自然と会話が弾み、コミュニケーションの活性化につながるでしょう。

「いつもと違う飲み会がしたい」「余興の企画がマンネリ化してきた……」という悩みを持つ人におすすめです。準備から当日の運営、司会進行までトータルでサポートします。リアル・ハイブリッド・オンラインで開催できます。

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9．最終確認をしてお店に連絡する

飲み会の2、3日前に参加人数を最終確認して、お店に連絡します。キャンセル料が発生する場合、参加者にそのタイミングを事前に告知します。いつからキャンセル料が発生するのかは会場によって異なるので、予約時点でしっかりチェックしましょう。

10．2次会の場所を決める

飲み会が盛り上がると、2次会に行く流れになることがあります。2次会のお店は事前に予約する必要はないですが、だいたい目星をつけておくと、その後の流れがスムーズです。2次会に利用できそうな店の候補を前もっていくつかピックアップするといいでしょう。

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飲み会当日に幹事がやること

ここからは、飲み会当日の一般的な流れと幹事がやることを解説します。

1．準備と受付をする

飲み会の当日は、開始時間より30分早く会場入りしましょう。会場に到着したら、テーブルの配置や座席などをチェックし、進行に必要な準備をします。受付では参加者を笑顔で迎え、飲み会への期待感を高めましょう。主役がいれば中央の席、上司は上座に案内し、他の人もバランスよく座れるように誘導します。

2．乾杯用のドリンクを注文する

通常の飲み会では、挨拶の後に乾杯する流れになります。挨拶が始まる前に参加者全員から希望のファーストドリンクを聞き、前もって注文を済ませるとその後の進行がスムーズです。

3．開会の挨拶と司会進行をする

幹事の挨拶で、いよいよ飲み会がスタートします。幹事の挨拶は形式的なものなので、短く簡潔にまとめます。全員に聞こえるように大きな声でハキハキ話しましょう。楽しい飲み会にするためにも、開会の挨拶から明るい雰囲気づくりをすることが大切です。司会進行では会場の様子に気を配りながら、盛り上げるところと締めるところのメリハリある演出で、参加者を飽きさせない工夫をしましょう。

4．最初と乾杯の挨拶をお願いする

幹事の挨拶の後、参加者のなかで立場が1番高い人に最初の挨拶を、3番目の人に乾杯の挨拶をお願いします。事前に依頼していた人へ声をかけて挨拶を促しましょう。上司が話しやすい雰囲気をつくり、失礼のないようにバトンを渡します。

5．ラストオーダーの声かけをする

退店時間の20〜30分前には「そろそろラストオーダーです」と声かけをします。飲み会が盛り上がると時間の感覚が薄れてしまう参加者もいるので、超過しないように仕切りましょう。

6．会計を済ませる

ラストオーダーを確認した後、締めの挨拶までに会計を済ませます。会計報告のために領収証を必ずもらいましょう。追加オーダーなどで金額がオーバーした場合、いったん立て替えて後日追加徴収します。反対に残金が出た場合は、次回の飲み会代に積み立てるか、2次会の費用にあてるといいでしょう。

7. 締めの挨拶をお願いする

最後に、参加者のなかで立場が上から2番目の人に、締めの挨拶をお願いします。定番の「一本締め」や一本締めを３回繰り返す「三本締め」で締めるのが一般的です。

8．閉会の挨拶と2次会の案内をする

終了時間の10分ほど前に閉会の挨拶を済ませます。もし2次会がある場合は、挨拶が終わったタイミングで告知しましょう。

9．忘れ物をチェックする

お酒が入っていると「うっかり忘れ物をしてしまった」ということもあります。みんなが会場を出た後は、携帯電話・時計などの忘れ物がないかテーブルの上や座席を幹事が確認しましょう。意外と傘や上着といった大きい忘れ物も多いので要注意です。

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飲み会の翌日以降に幹事がやること

飲み会の終わりが幹事の仕事の終わりではありません。翌日以降もやることが残っています。最後まできちんと行えば、幹事としての評価が高まります。

1．お礼メールを送る

飲み会が終わったら、感謝を伝えるためにお礼メールを送ると、印象がよくなります。飲み会が終わった翌日に、全員にメールを送りましょう。

2．会計報告をする

飲み会の会計報告は、幹事にとって重要な仕事の1つです。飲み会後、早めに会計報告のメールを送りましょう。余剰金の返金や追加徴収、未払いの釣り銭などがあれば、対象者に精算します。

飲み会を成功させるポイント

飲み会を成功させるポイントを紹介します。

幹事チームを編成する

飲み会の規模が大きくなればなるほど、幹事の仕事は大変になります。1人で抱え込まず、協力者を見つけて2～3人のチームを編成しましょう。数名で役割分担をして負担を分散することで、ミスや漏れを防げます。

準備からアフターフォローまでの工程をジャンル分けし、できるだけ各人の得意分野を生かせるように分担するといいでしょう。当日、幹事が風邪や急な仕事で参加できない場合に備えて、管理ノートを作成して誰でも代役を務められるように対策すると安心です。

タスクリストを作成する

会社の飲み会の幹事には、やるべきことがたくさんあります。しかし、具体的に何から始めたらいいか悩んでいる人も多いのではないでしょうか。段取りよく準備をするために、タスクを可視化することが大切です。今回の記事を参考にしてやるべきことをリストアップし、1つずつ実施していきましょう。できれば会場を下見して、マイクチェックや、立ち位置の確認を含めたリハーサルを行うと当日も安心です。

参加者に細かく気を配る

参加者に飲み会を楽しんでもらうためには、細やかな気配りが大切です。料理や飲み物が全員に行き渡っているか、テーブルに汚れた食器がたまっていないかなど、こまめにチェックしましょう。空いているグラスを見つけたら、次のドリンクを聞いて注文します。体調が悪そうな人や、退屈そうにしている人がいれば積極的に声をかけましょう。

まとめ

飲み会の幹事は、想像以上にやるべきことが多く大変な役割です。細やかな気配りが飲み会を成功へと導きます。しかし幹事が1人で、飲み会に関わる全てのことを抱え込む必要はありません。困った時は1人で悩まず、周りを巻き込みながら仕事を進めていくことが大切です。今回紹介した飲み会の流れとポイントを参考にして、トラブルのない楽しい飲み会にしましょう。