updated: 2024
立食パーティーとは？準備の流れ・案内メール・余興を紹介
目次
立食パーティーは、参加者同士が活発に交流し、コミュニケーションを促進させる効果が高いことが特徴です。また、カジュアルパーティーとして実施し、参加のハードルが低くすることができるため、社内の部署間交流や異業種交流などを促すパーティーとして適しています。
本記事では、立食パーティーの概要、実施までの流れ、挨拶文を作成する際のポイント、余興の具体例を紹介します。
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立食パーティーとは
立食パーティーとは、参加者が自由に移動しながら、他の参加者と食事や歓談を楽しむ立食形式のパーティーです。基本的には参加者は終始立った状態でパーティーを楽しみますが、休憩のためのテーブルやソファを用意しておき、自由な形で食事や歓談を楽しめる（半立食・半着席形式）ように工夫する場合もあります。
近年では、多くの参加者と会話によるコミュニケーションを通じて意見交換や人脈構築を行えることから、ビジネスシーンでも企業の周年記念・創立記念パーティーやレセプションパーティーなどで立食形式を取るケースが多くなっています。
立食・着席・半立食（半着席）の違い
パーティーの形式としては、立食・着席・半立食（半着席）の3種類の形式があります。
- 立食：参加者が着席できる
- 着席：参加者の全員が着席できる
- 半立食（半着席）：参加者の半数～3分の2程度が着席できる
立食パーティーを企画する場合には、立食もしくは半立食（半着席）のいずれかで検討するのがおすすめです。
立食形式は参加者が自由に動きやすいですが、休憩が取りづらいという特徴もあります。一方、半立食（半着席）形式は休憩が取りやすかったり参加者が自身の意向に合わせてパーティを楽しめたりしますが、多くの参加者と交流しにくくなる場合があります。
立食パーティーを実施する目的や参加者の特徴などに応じて、適切な形式で実施することが大切です。
立食パーティーの企画から実施までの流れ
立食パーティーを行う場合は、4カ月～半年ほど前から準備を始めることが大切です。全社総会や大規模な異業種交流会などを行う際には、会場の確保がしにくかったり、参加者への案内・管理の負担が大きくなったりする場合があるため、早めに準備を始めるのがおすすめです。
立食パーティーの企画から実施までの基本的な流れは以下の通りです。
- 企画の検討
- 出欠確認・担当者決め
- 会場の確保・下見
- 食事の手配
- タイムスケジュール作成
- 参加者への告知
以下で詳しく紹介します。
企画の検討
企画の検討においてもっとも重要なのは「パーティーを開催する目的」です。
たとえば以下のような目的が挙げられます
- 社員同士のコミュニケーション促進
- 社員のモチベーションアップ
- 経営理念やビジョンの共有
立食パーティーであれば、着席形式よりも社員同士の円滑なコミュニケーションが期待できます。特に、部署や役職の垣根を越えたコミュニケーションを取れる企画を検討することがポイントといえます。企画にチームビルディング効果の高いゲームを取り入れれば、社員のモチベーションアップにもつながります。
また、立食パーティーを通じて企業の経営理念やビジョンなどを伝えることもできます。社内向けの全社総会や社外も含めて行われるレセプションパーティーなどを行うことで、コミュニケーション促進に加え、主催者側が参加者に伝えたいことを共有する場になります。
出欠確認・担当者決め
参加者の人数がわからないまま会場の手配を進めてしまうと、会場の広さや参加人数が合わなくなります。また、必要な備品・機材などがあったり、招待人数が多かったりする場合には、実施可能な会場が限定的になるため、早めに会場を確保することが必要になります。
一般的には、立食パーティーを実施する予定日の3カ月前には出欠確認・おおよその人数確定を終えることが重要とされていますが、前述の通り、会場確保が難しい場合には半年前を目安にするとよいでしょう。
候補日をいくつか挙げたうえで出欠を確認する場合もありますが、立食パーティーに招待する人数が多い場合には主催者側が日時を指定することが重要です。立食パーティーを行う候補日を複数挙げ、参加予定者の都合に応じて調整するような形にしてしまうと、主催者側の負担が大きくなったり、自身の都合に合わせてもらえると誤認されたりする原因になります。
また、スムーズに準備や運営を行うために、パーティーの準備や運営の担当者もこのタイミングで決めましょう。立食パーティーの内容によっては、主催者側の準備に関する負担が大きくなる場合があるため、担当者として5～10人程度の人員を確保しておくとよいでしょう。
関連記事：社内パーティーとは？企画や準備・手配のポイントを解説
会場の確保・下見
会場を確保する際には、企画検討の段階でいくつか候補を挙げておくと安心です。イベントを実行できるキャパシティの会場が見つからなければ企画倒れになってしまいます。会場によっては仮予約（仮押さえ）ができる場合もあるため、半年前を目安として会場の候補を挙げ、管理者に問い合わせをしておくことが大切です。
特に、取引先など社外の人も招待するレセプションパーティーなどでは、できるだけ大きな会場をおさえる必要があります。また、ホームページの情報のみではわからない点も多くあります。事前に下見をしてパーティーの実施に問題がないかを確認したり、会場までのアクセスを直接確認したりすることが重要です。
食事の手配
食事を手配する場合は、キャンセル料が発生するタイミングや人数変更が可能な日時を必ず確認しましょう。特に、人数が大幅に変更になった場合に、予算が不足してしまう可能性があります。
また、ホテルやレストランなどでは、食事が提供されますが、イベントスペースや貸しホールなどを使用する立食パーティーでは、ケータリングやオードブルの利用を検討する必要があります。ケータリングやオードブルを手配する場合には、一般的に人数に応じた料金がかかりますが、料理の量（人数分）をあらかじめ指定しておき、参加者の実際の人数に関わらず食事量を固定できる場合もあります。利用するケータリングやオードブルの事業者に問い合わせをして確認することが大切です。
おしゃれで高品質な料理の提供だけでなく、社内パーティーの余興や当日の進行などもすべてワンストップで依頼できるサービス「ビジメシオードブル」がおすすめです。
タイムスケジュール作成
社内パーティーの概要や場所が決定したら、タイムスケジュールを作成します。準備に必要なタスクを洗い出し、パーティー当日に間に合うようスケジュールを作成しましょう。
大きなパーティーであれば、不測の事態が起こるかもしれません。さまざまな事態を想定して、余裕を持ったスケジュール作成することが大切です。また、タイムスケジュールが完成したら、当日の台本も制作しましょう。
パーティーの進行台本については、「会社のパーティー・宴会 進行台本集」で詳しく紹介しています。
参加者への告知・案内
参加者への告知・案内は3カ月前までに行うことが一般的です。1～2カ月前では予定が埋まってしまう可能性が高まるため、遅くとも3カ月前には最初の告知・案内を行うことが大切です。
以下の内容を招待者全員にメールや、招待する方々の全員が普段から利用しているグループチャットなどを利用して送信しましょう。告知・案内を送る際に記載しておくとよい項目は以下の通りです。
- 日時
- 場所（名称・所在地・電話番号）
- 必要なもの・持ち物・服装
- パーティーの内容
場所を記載する際には、参加予定者に誤認されることがないように、建物の名称、郵便番号を含む所在地、会場の電話番号を丁寧に記載することが大切です。
なお、確認したら出席・欠席に関わらず返信をしてもらうように指定したり、期日を設けたりしておくことで、スムーズに出欠確認を行いやすくなります。
立食パーティーの案内メールを作成する際のポイント
案内を作成する際には、丁寧な言い回しや適切な表現を用いて、受け取った人が参加したくなる文面にまとめましょう。
ここからは、以下の項目を挙げ、社内での立食パーティーの案内メールを作成する際のポイントを紹介します。
- 案内のタイミングに注意する
- パーティーの目的を明記する
- 返信しやすいように配慮する
- 案内を送る相手によってあいさつ文を変える
案内のタイミングに注意する
最初の告知・案内はパーティーを実施する予定日の3カ月前には送るのが一般的です。招待する人数が多かったり、参加率を上げたかったりする場合には、4～6カ月前には告知・案内を送るとよいでしょう。
ただし、早めに案内メールを送ることで、参加予定者がパーティーの実施日を失念しやすくなる可能性があります。案内メールで出欠確認を行って終わりではなく、パーティーを実施する日の2週間～1カ月前、前日または当日にリマインドの連絡をすることが重要です。
相手の都合やスケジュール調整に配慮するのはもちろんですが、会場への人数報告なども考慮し、早めに案内メールを送るのがおすすめです。
パーティーの目的を明記する
どのような目的のパーティーなのか、はっきりと趣旨を伝えなければ参加率が下がったり参加者を緊張させたりしてしまう可能性があります。案内メールを通じて、パーティーを実施する目的に簡単に触れておくのがおすすめです。
しかし、実際の目的を直接的に明記すると、参加者が身構え、参加率が低下する要因となる場合があります。例えば、社内のコミュニケーション促進を目的とする場合には、「部署や拠点の垣根を超えて交流を楽しんでください」など、案内メールに記載する内容を工夫し、主催者側の目的を達成できるように促すとよいでしょう。
返信しやすいように配慮する
案内メールには、パーティーの詳細のほかに参加・不参加に関する返信方法や期日について明記することが重要です。特に、欠席の場合には返信をするようにお願いする内容を記載し、出欠確認を早く終えられるように工夫することがポイントといえます。
メールの場合は返信先アドレスを案内メールに記載し、10日後を目安として期日を設定するのがおすすめです。おおよその人数を確定させる必要のある日時から逆算し、案内メールを送れるようにしましょう。
また、「【全社総会の案内】出欠回答〆〇月〇日17:00」など、何の連絡なのか、いつまでに対応すればよいのかが一目でわかるように件名に記載することで、返信が集まりやすくなります。出欠管理は立食パーティーを実施する際に主催者側の負担になりやすいため、案内メールの内容を工夫することが大切です。
案内を送る相手によって挨拶文を変える
案内メールに記載する挨拶文は、場合によってはメールを受け取った方の印象に関わる可能性があります。基礎的なビジネスマナーに則ってメールを作成すれば基本的には問題ないとされていますが、例えば目上の方に対して失礼な表現を記載するようなことは避けましょう。
また、レセプションパーティーのように社内外の方々を招待する場合には、社内向けと社外向けで内容を変えたり、社内における立場に応じてメールの内容を調整したりすることが大切です。案内メールを受け取る方の立場や関係性などを考慮し、失礼になることがないようにしましょう。
立食パーティーのユニークな余興の事例3選
社内パーティーでは食事やお酒を楽しみながら参加者同士で歓談を行うのがメインといえますが、参加者が楽しめる余興を行うことで盛り上がり、コミュニケーション促進やチームビルディングにつながります。
ここからは、社内向けの立食パーティーのユニークな余興の事例を紹介します。
格付けバトル
「格付けバトル」は、俳句、紅茶、絵画、牛肉の一流の品を当てるクイズゲームです。
正解できなかった場合には、降格演出があり、全体として盛り上がりながらゲームを楽しめることが特徴です。対面・オンライン・ハイブリッド問わず実施することができ、チームビルディング効果が高いため多くの社内イベントなどで活用されています。
立食パーティーで行う際には、会場の一角やステージ上などに格付けバトルを実施するためのスペースを確保し、代表者がチャレンジする形式がおすすめです。プロのMCが進行し、盛り上げることで、会場に一体感を生むことができます。
ゴチバトル
「ゴチバトル」は、高級料理の価格を当てるクイズゲームです。
海外や高級ホテルで腕を磨いたシェフが監修した高級料理を食べ、価格を予想します。周囲の参加者と会話によるコミュニケーションを楽しく取りながら主体的に取り組むことができ、全員が同じものを食べるためチームビルディング効果が高いことが特徴です。
ゴチバトルで使用するゴチセット（料理）はコンパクトにまとまっているため、立食パーティーでも手軽に持ち運びすることができます。また、スマートフォンなどのデバイスを活用して簡単に金額の入力ができるため、立食パーティーでも円滑に集計・結果発表を行えます。
ゴチバトルは対面・オンライン・ハイブリッドのいずれの形式でも実施することが可能です。オンラインの場合は個別配送が可能で、簡単入力・管理で手軽に実施することができます。
キングオブラスベガス
「キングオブラスベガス」は、ルーレット、ブラックジャック、バカラ、ポーカーなどのカジノゲームを手軽に楽しめるアクティビティです。
パーティー会場の一角をカジノスペースにすることができ、参加者が自由にカジノゲームを楽しむことができます。説明・進行、ディーラーを含む運営などをワンストップでお任せいただくことが可能で、参加者が安心して楽しめることが特徴です。
また、マジックショー、ダンスパフォーマンス、大道芸、生演奏などのオプションサービスを活用することで、パーティーのさまざまな余興を実施することもできます。
まとめ
立食パーティーを実施することで、参加者同士が活発に交流し、コミュニケーションを促進させることができます。本記事を参考に、参会者の全員が楽しく交流できる立食パーティーを企画してください。
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IKUSA.jp編集部
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