updated: 2023
オンライン研修の準備、やり方を解説
目次
新型コロナウイルスによる感染症対策の一環として、研修をオンラインでの開催に切り替える流れが広まっています。しかし、オンライン研修はやろうと思ってすぐに開催できるわけではありません。
「オンライン研修を導入したいけれど、やり方が分からない」「今度の研修はオンラインでやるみたいだけど、すぐにできるか不安」と悩む主催者や受講者のために、初心者でも分かりやすいオンライン研修のやり方やコツを紹介します。
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「研修や説明会はオンラインで」が当たり前の時代に
これまでにも研修をオンラインで開催する企業はありましたが、講師と受講者のコミュニケーションの取りやすさから、研修は直接対面する集合研修で行われることが一般的でした。しかし、新型コロナウイルスの影響により、2021年の春頃から「感染症対策や人の移動の制限下でも研修ができる」というメリットのあるオンライン研修が注目され始めました。
この流れはコロナウイルスの流行が収束されるまでは最低限続きますが、集合研修よりもオンライン研修を実施するメリットが大きいと実感した企業はコロナ収束後も引き続き導入すると思われます。大人数向けの説明会はオンライン上で行い、少人数の面接だけ対面という使い分けをすることもあるでしょう。
いずれにせよ、企業にとっても受講者にとっても、「研修や説明会はオンライン上で行うこと・参加すること」が当たり前の時代になったといえます。
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オンライン研修は、集合研修よりも事前の準備が必要
主催者が準備することは意外に多い
オンライン研修は通常行う集合研修とはやり方が大きく異なるため、集合研修で使っていた物を用意するだけでは開催できません。費用に関しても会場費や主催者が負担する場合の交通費などは必要ありませんが、その分オンライン研修に必要な機材の購入やWi-Fi環境、Web会議システムの導入などに出費がかさみます。
また、研修内容もただ今までの集合研修と同じというわけにはいかないため、オンライン研修にふさわしい内容に変える必要があります。オンライン研修を開催する担当者は、開催日までに最低限の知識を得ることが求められるでしょう。
受講側にも最低限の準備が求められる
オンライン研修のための準備が必要なのは、主催者だけではありません。今までは研修会場に行くだけでよかった受講者側も、オンライン研修を受講するためには準備が必要です。PCやスマホなどの講義を見るためのモニターのほか、受講するためにはWi-Fi環境や静かな場所の確保、カメラやヘッドセットの用意が求められる場合もあります。すべて主催者側が用意するとは限らないので、受講者側がオンライン研修を受けるために出費する場合もあるでしょう。
また、「オンライン研修が当たり前」になった今、やり方が分からなかったり不慣れだったりという場合は他の受講者と差がついてしまう可能性もあります。受講者側も講義側同様に、オンライン研修を受けるための知識が必要とされています。
やり方を一度覚えたら、オンライン研修は集合研修よりも実施しやすい？
前章で「オンライン研修は集合研修よりも準備が必要」と述べましたが、一度オンライン研修を実施してしまえば、2回目以降の負担は大幅に減らすことができます。まず機材やWi-Fi環境、Web会議システムに関しては新たに導入したり契約したりといった手間がなく、大きなコストも発生しません。一度開催してしまえばこれらの使い方も確認程度でよく、一から覚え直す必要がないため担当者の負担が軽くなります。
また、研修をリアルタイムで開催しない場合や毎回決まった内容の講義を行う場合は、最初に使った動画を流用するだけで済むこともあり、講師が何度も同じ研修をする必要がなくなります。
受講者にとっても、研修が数日・数回にわたる場合は2回目以降の心理的負担が軽くなります。会場に行くまでの時間や交通費などのコストを考えると、慣れてしまえばオンライン研修の方が楽に開催・受講できるという声もあるでしょう。
オンライン研修のやり方（主催者の場合）
オンライン研修を開催することになった場合、準備する物や流れなどをすべて把握する必要があります。ここでは主催者の場合のオンライン研修のやり方を紹介します。
1. 研修の内容とスケジュール、予算などを決定する
最初に実施する研修内容を考え、スケジュールや予算を決定します。オンライン研修は集合研修の場合と受講者の理解度が大きく異なるため、オンライン上でも可能な範囲の研修内容にする必要があるので注意しましょう。オンライン研修が初めての場合は準備期間を考慮し、スケジュールにゆとりを持たせることも重要です。
また、オンライン研修では予算も集合研修の場合と異なります。大きな会場のレンタル費用などは発生しませんが、初めて開催する際は講師用や受講者用のモニターのほか、PCなどの機材やWi-Fi環境、Web会議システムの契約など設備にかかる費用負担が発生します。ただし、2回目以降は大部分の設備を流用できるため、長期的な視点で予算を決めるといいでしょう。
2. 研修に必要なWeb会議システムと契約する
オンライン研修にはWeb会議システムの導入が欠かせません。世界中で利用されている「Zoom（ズーム）」、マイクロソフトが提供している「Microsoft Teams（マイクロソフト チームズ）」や「Skype（スカイプ）」などさまざまなツールがありますが、人数や時間など研修の規模に合わせて使用するWeb会議システムを決めましょう。
Web会議システムの中には無料で利用できるサービスやプランなどもありますが、有料に比べて性能が劣ったり、利用できる時間や人数に制限があったりするために注意が必要です。無料サービスはあくまでテストや比較検討段階でのお試しとして利用し、研修当日は有料プランで利用することをオススメします。
3. 通信に必要な環境や機材を準備する
オンライン研修を行うには配信する講師側のPCと、受講者側のモニターであるPCやスマホが最低限必要です。ヘッドセットやライブカメラなども必要に応じて準備しましょう。受講者側の機材は受講者で用意する場合が多いですが、難しい場合はレンタルで対応可能なようにしておくと親切です。
通信環境が不安定な場合はWi-Fiルーターのレンタルも必要です。法人契約や短期契約プランなども可能なので、日程に合わせて契約を行うといいでしょう。
4. 当日必要な資料を作成し、事前に受講者へ共有・配布する
一般的な集合研修の場合、当日使用する資料は会場で配布されることが多いでしょう。しかし、オンライン研修の場合は当日リアルタイムで配布することが難しいため、事前に受講者にPDFを共有して各自でプリントアウトしてもらったり、印刷した資料を配布・郵送したりといった手配を行います。主催者はそれを考慮し、あらかじめ資料は早めに作っておく必要があるでしょう。
オンライン研修の場合は講師の声が聞き取りづらい、講義中に共有できるスライド資料が限られてくるなどのデメリットがあります。また、配布資料は講義の予習復習だけでなく、別日に録画受講をする際にも使う可能性があるため、ある程度のボリュームが望ましいといえるでしょう。
可能であれば、講義内容とは別にオンライン研修のための受講マニュアルを用意します。必要や機材など準備する物のほか、Web会議システムの設定および接続方法などを画像付きで記載しておくことで受講者がスムーズに研修を受けることができます。チャットや離席する場合の細かいルールなどがある場合は併せて入れておくといいでしょう。
5. 接続テストを行う
研修当日にトラブルで慌てないよう、事前の接続テストは重要です。受講者のすべてのPCでテストを行うことは難しいですが、少なくとも複数のPCで当日と同じ環境を用意し、接続テストを実施しましょう。事前にテストを行うことで、当日の運営をある程度スムーズにすることができます。
モニターやマイクに不具合はないか、画面がフリーズしないか、資料は見やすいか、画面の共有はスムーズにできるかなど、チェック項目を用意して確認するといいでしょう。
6. （研修当日）受講者の状況を確認し、オーバーリアクションで研修を行う
オンライン研修当日は、少し余裕を持って準備し講義を始めましょう。受講者の準備時間なども考慮し、可能であれば接続状況の確認なども行います。途中で機材トラブルが発生した場合の問い合わせ先をあらかじめ共有しておくといいでしょう。進行役の講師のほかに、問い合わせがあった場合の対応や現場の接続をサポートするスタッフも何人かいると講師も受講者も安心して講義に集中することができます。
オンラインの場合はモニターに講師の顔から肩まで程度しか映らないため、ノンバーバルコミュニケーション（非言語のコミュニケーション）が非常に取りづらいとされています。研修側は身振り手振りやうなずきなど、普段よりもリアクションを大きく取ることを意識しながら講義を行いましょう。
7. （終了後）講義内容を保管し、受講者のアフターフォローを行う
研修終了後は撮影していた講義内容を保管しましょう。必要があれば編集し、再度閲覧可能にして講義内容を振り返れるようにしたり、当日欠席してしまった人でも受講できるようにしたりできるといいでしょう。
特にオンライン研修の場合は受講者の理解度が見えにくいというデメリットがあります。ただ研修を開催しただけでは、受講者側も「参加して終わり」になりかねません。主催者側から積極的にアプローチをかけ、研修内容に対する質問や不明点がないか受講者に確認する、補足資料を作成して後日共有するなどのフォローを行うようにしましょう。
オンライン研修のやり方（受講者の場合）
受講者にとっても、オンライン研修に参加する前は事前の準備が欠かせません。ただ主催者からの連絡を待つのではなく、オンライン研修が始まる前に自分から率先してやり方の知識を学んでおきましょう。
1. 通信に必要な機材を準備する
まずはオンライン研修を受講するための機材やネット環境を準備します。研修はスマホやタブレットでも受講可能な場合が多いですが、PCでの受講が一般的とされています。また、グループワークを取り入れたり、受講者の顔を見られる状態で講義を行ったりする研修もあるため、カメラが必要な可能性もあります。PC内蔵のカメラで問題ありませんが、なければWebカメラを用意しましょう。
また、PC内蔵のマイクとスピーカーは音が割れてしまったり、声が聞き取りづらくなってしまったりとオンライン研修にはあまり推奨されていません。特にオンラインでは普段よりも声が聞き取りにくくなります。ヘッドセットの用意が求められる場合もあるため、主催者から届いた注意事項をよく確認し、早めに準備しておきましょう。
2. Wi-Fi環境が使える、静かな場所を確保する
オンライン研修では、問題なく受講するための場所を確保することも重要です。カフェなど周囲に人が多く騒々しい場所や、マイクが風の音などを拾ってしまう屋外、静かでも声が出せない図書館などは受講に向いていません。また、複数のマイクが近くにあるとハウリングを起こす原因となるため、できるだけ一人で声が出せる場所を確保しましょう。
研修を快適に受講するには、Wi-Fi環境の準備も欠かせません。回線が途中で切れてしまうなどのトラブルにならないよう、フリーWi-Fiなどの利用はできるだけ避け、必要ならモバイルルーターをレンタル契約するなどで安定した環境を整えましょう。
3. 指定されたWeb会議システムをインストールする
オンライン研修に使われるWeb会議システムに接続するには、URLをクリックしてブラウザ経由でアクセスする方法やアプリのインストールが必要な方法など、主催者が導入するシステムによって異なります。あらかじめ研修で使うPCでインストールしておくことで、当日の負担を減らすようにしましょう。
また、Web会議システム内でバーチャル背景や自分の名前（表示名）を設定する場合は、研修が始まる前に変更しておくことで余裕を持って参加することができます。
4. 当日必要な資料を準備し、講義の内容を把握しておく
主催者から講義内容のPDF資料などが共有されたら、事前にプリントアウトしておきましょう。PC上で確認することもできますが、同じ画面上に講師が共有する画面と資料が混在していると分かりにくくなります。印刷して手元に残しておくことで、メモも取りやすくなるでしょう。
当日までに資料を見て講義の予習と全体の流れを把握しておくことで、スムーズに講義を受けることが可能になります。
5. 当日に着る服装などを準備する
オンライン研修は自宅から受講することもありますが、だからといって服装が何でもいいというわけではありません。主催者からスーツや私服、汚れない服装など指定がある場合はそれに従いましょう。研修はオンライン開催を問わず、参加者の常識的な判断が求められる場なので、いつも着ている私服だからといって奇抜な恰好はマナー違反です。清潔感のある服装を心がけ、不安な場合は担当者に問い合わせるといいでしょう。
主催者から特に指示がない場合はスーツやジャケットを着用することで失敗は避けられるでしょう。特に内定者研修や新入社員研修など、入社前後の研修の場合は就職活動で着ていたリクルートスーツを着用することをオススメします。
6. （研修当日）指定されたURLをクリックし、受講（サインイン）する
研修当日は主催者から指定されたURLをクリックするなどで受講を開始します。オンライン研修では主催者によって、開始5分前までにWeb会議システムへ入室しておくなどの指示がある場合もあります。PCの起動やWi-Fi接続、マイクの確認などを行っていると時間がたつのはあっという間なので、余裕を持った受講を心がけましょう。
グループワーク中などを除き、受講者はオンライン研修中にマイクをミュートにすることが基本です。また、自分のカメラがONになっている場合は講師から見られることを考え、講義中の食事や離席などは避けましょう。たとえ自宅から参加する場合だとしてもリラックスしすぎず、会場で受講する場合と同じようにマナーを守ることが社会人のルールです。
7. （研修後）復習を行い、不明点は主催者や講師に質問する
オンライン研修は集合研修よりも参加者の理解度が低いという特徴があります。研修後は講義内容をしっかりと理解するため、できるだけ早めに復習を行いましょう。配布された資料を見直すほか、研修中に出てきた質問や不明点は必ず主催者に連絡することが重要です。
やり方をしっかり学んでオンライン研修を実施・参加しよう
オンライン研修は集合研修よりも事前に準備する物が多いため、不慣れな主催者や受講者にとってはまず開催することや受講することに対しての苦手意識があるでしょう。
やり方をしっかりと頭に入れて準備や流れを把握しておくことで、余裕を持ってオンライン研修に臨みましょう。
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