ワークショップを効率的に進めるポイントをご紹介

「ワークショップとグループワークって同じじゃないの？」と思われている方はいませんか？

またワークショップを取り入れたいけど、進め方や実際にどんなことをするのかが分からないというお悩みをお持ちの方にも、ぜひ見ていただきたい！グループワークとの違いから、効率的な進め方から事例までをご紹介いたします。

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ワークショップとは？

ワークショップは、講師の話を一方的に聴くという受け身ではなく、参加者が実際に参加・体験するという体験型講座です。参加者同士で考え、話し合い、問題解決へとつなげていこうとする場として研修や会議などにも取り入れられるようになってきました。

ワークショップのメリット

• 参加者が主体的に体験することで参加者同士の一体感が生まれる。
• 講師の話を聞くだけで「分かったつもり」になるのではなく、自らの行動を通じて学ぶことで、より理解を深めることができる。
• 互いの意見を聞き、目標に向かい行動することにより達成感が得られやすくなる。

ワークショップのデメリット

• 初対面の人が集まる場合、活発な意見交換ができずに本来のワークショップの効果が発揮できずに終わってしまうことがある。
• 参加者としては、長い時間をかけて意見交換をした、自分の考えを発言することができたという達成感を得られるが、結果として何も決まっていない、方向性が定まらないなど、会議の成果がないがしろになってしまう可能性がある。

グループワークとの違い

グループワークは、企業の就活などでよく用いられることも多く、各々のコミュニケーション能力や人をまとめる力のほか、決断力・実行力などをチェックすることができます。

ワークショップもグループワークも似ているところはありますが、大きな違いとしては、ワークショップは、コミュニケーションの活性化や、他者理解、合意形成を目的に含むという前提条件があるということです。

セミナーとの違い

セミナーは基本的には講師が一方的に参加者に講義しますが、講演会とは違い、質問などをすることができます。

聴くだけでなく、参加者も質問することで参加できる講義がセミナーです。

そのように、セミナーとは講師対参加者という構図になります。

けれど、ワークショップは参加者同士が話し合って、意見や考えをまとめ、講師から意見をもらう部分での違いがあります。

ワークショップで主役になるのは講師ではなく参加者なのです。

このように意味合いは似ていても目的や取り組みは異なるので、講座を探す際はその時に応じた形を選ぶといいでしょう。そのほうが研修や会議もより効果的に進めることができます。

ワークショップの効率的な進め方

目的とゴールは明確にしよう

目的を決めるときは明確にしておきましょう。曖昧な目的設定では、主催者・参加者ともにブレが生じます。

それはゴール設定においても同じです。

特にゴールの場合は、今回のワークショップが求めるプロジェクトの目的を意識しなくてはいけません。

 「アイデアをたくさん出すこと」なのか、「グループ内での意見のまとめ」なのかによって、ワークショップに必要なプログラムの組み立て方も変わるのです。

ファシリテーターで参加者を活気づけよう

ワークショップでは、ファシリテーターの存在が必要となります。ファシリテーターは、客観的な立場で話し合いの進行や調整を行います。

ワークショップを進める際になかなか話が進まず、場の流れがとまってしまうことがあります。 また、本来の議題から話がそれてしまうこともあるでしょう。

そんな時、ファシリテーターが状況を読み取り、中に入ったり、軌道修正したりする必要があります。過剰に口を出すのではなく、あくまで進めるきっかけをつくるのです。

観察眼が鋭く、その場の空気を読み取り、疑問にも的確な方向性に進めることのできる方がファシリテーターに適任です。プロに頼むのもおすすめです。

自発性を促して参加意識を高めよう

ワークショップはただ聴いているだけでは、話が進むことも深まることもありません。

参加者それぞれが自発的に考えを発言していくことが大切なのです。

自発性を促すには、ファシリテーターの存在も重要ですが、ワークショップの取り組み方でも変えることが可能です。

ワークショップに最も適した人数は、5〜6名と言われています。少なすぎると、発言力が強い参加者の意見ばかりになる恐れがあります。また、多すぎても、当事者意識が薄れてしまいます。そのため、全員と関わりながら、他の方の発言を聞く時間を考えた場合の適切な人数だといえます。

そして、個々の発言が増えることで、参加している意識が高まります。そうなると、課題に対して話し合いが活発になる分、ワークショップが効率的に進むのです。

ワークショップを進めるための5つのポイント

準備を整えましょう

ワークショップをする事前準備はしっかりと整えておきましょう。付箋やペン、ホワイトボードなど、必要と思われるものは確認を忘れずにしておくことが大切です。付箋など、たくさん使用するものはゆとりを持った数を用意し、当日足りずに、ワークショップが進まなくなるということがないようにしましょう。会場によってはホワイトボードの貸し出し可能なところもあるので、会場を借りる際に確認してみてください。

グループ内の役割を明確にしましょう

ワークショップを進めるにあたって、ファシリテーターの存在はもちろん大切です。ですが、ほかにも、話し合いの記録をとる記録係や、時間配分を見るタイムキーパーがいるとより円滑に進行できます。まずはそれぞれの役割を決めるようにしましょう。

参加しやすい環境づくりを意識しましょう

部屋の雰囲気作りは重要です。例えば、堅苦しすぎると自由な発言は難しくなります。 参加者がリラックスして発言できるような雰囲気作りを意識して事前に環境を整えましょう。

参加人数に対し、部屋が広すぎると落ち着きません。逆に、狭い部屋では圧迫感を感じてしまいます。そのため会場を選ぶ際には参加人数に応じた部屋を探しましょう。 周囲の部屋や建物の外からの騒音がないかどうかも参加者の集中力に関わることなので気をつけましょう。

フィードバックや振り返りの時間を大切にしましょう

フィードバックや振り返りの時間は事前につくるようにしておいてください。参加者全員で改めて、その時間で自分たちの話し合いはどうだったのかを見直すことまでが、ワークショップの取り組みに含まれます。そのときに改めて気づくこともあるかも知れないので、絶対に話しっぱなしや、やりっぱなしにならないようにしましょう。

参加者が記録に残せる工夫をしましょう

記録係はいるので記録に残りますが、一般的なワークショップでは模造紙やホワイトボードで共有しながら話し合いを進めます。そのため、最終的にそれらを個人がそれぞれに持ち帰ることはできません。各個人が学んだことをしっかり振り返られるように、写真に撮ってデータ化して、共有したりすることも大切です。自分のグループだけではなく、ほかのグループも含め、社内全員で記録として共有することは、学びの共有にもなります。

ワークショップの事例をご紹介

実際にどんな企業がどんなワークショップを行っているのか、ご紹介します。1日の短期間から半年にかけた長期間におよぶものまで、ワークショップの内容もバラエティーにあふれています。

MONENTUMによる『健康経営スタートから半年間の取り組み』

MONENTUMは健康経営をテーマとしたワークショップを行っています。

株式会社シーエー・モバイル（2019年3月に株式会社CAMへ社名を変更）から、「健康に関する基礎を気軽に知る機会を作りたい」「社員が健康になることで会社の成果やパフォーマンスを最大化したい」という要望があり、取り組まれたのがMONENTUMによる健康経営ワークショップです。半年間にわたり取り組まれたワークショップでは、良質な睡眠の向上に関するセミナーや、一人ひとりに合った食事法を学びます。こうして体内の健康改善と合わせてスタジオを貸し切ってのプライベートレッスンまで行われていました。

MONENTUMのワークショップを半年間実施した結果、同社では社員の健康意識に変化がみられるようになりました。

ちょっとした休憩時間に、セミナーで得た知識でストレッチや肩こり体操をする姿が見られます。また、疲れたときには「こうやればいいんだよ。」と、社員同士で教えあい、コミュニケーションが活性化されました。

長期間のワークショップですが、その分時間をかけて健康な身体がつくられます。

健康な身体になることで、仕事へのモチベーションも上がり、会社の稼働率も期待できます。

IKUSAによる『チャンバラ合戦』

IKUSAによるチャンバラ合戦は、相手の腕についたボールをスポンジ製の刀で斬り落とすというシンプルなルールで誰もが楽しめる体験型ワークショップです。

そして、ただ戦うのではなく、相手チームに勝つために「軍議」の時間を設けて「戦略」を練ることが必要となります。軍議を行ない、合戦を通して実践し、また軍議で振り返り、作戦を立て直す。まさに合戦を通してPDCAサイクルが学べるのです。PDCAサイクルとは、Plan（計画）Do（実行）Check（評価）Action（改善）のサイクルを繰り返し行うことで、継続的な業務の改善を促す方法のことです。

各軍には戦のプロであるファシリテーターがいて、軍議を盛り上げ、円滑に進めてくれます。

チャンバラ合戦は参加者が主体的に体験することで参加者同士の一体感が生まれます。また、仲間との協力が求められるため、参加者に当事者意識生もまれます。

そして、自らの行動を通じて学ぶことで、より理解を深めることができるというワークショップのメリットがすべて組み込まれています。

合戦内容もチームを全滅させる「全滅戦」から、チーム内に大将をつくり大将を討ち取る「大将戦」、会社内一の剣豪を決める個人戦の「バトルロイヤル戦」とさまざまです。

即効性が感じられるワークショップです。

体験型合戦研修IKUSAの開催事例はこちらをご覧ください。

株式会社FCE Holdings様の内定者の皆さまとチャンバラ合戦IKUSA！PDCAサイクルを学び、絆を作る研修とは！？

体験型合戦研修IKUSA公式サイトはこちら体験型合戦研修IKUSAの資料ダウンロードはこちら

一般社団法人イマココラボによる『SDGsの本質と可能性を知る』

イマココラボでは、SDGsのカードゲームを入り口にSDGsを社内に浸透するためのワークショップが体験できます。

「SDGsについて知っている社員は多いが、知っているという状態から、業務と関連づけて捉えたり、アンバサダーとして社外に広めていったりできるようになってほしい」という企業の目的から取り組まれたのが2030SDGsというカードゲームを使ったワークショップです。
2030SDGsは、会場全体がひとつの世界となり、その中で各プレイヤーがカードによって示された人生のゴールの達成に向かって活動するゲームです。

ゲームを進めていく中で、社会の縮図が見えてきます。そこから後半戦は世界の状況を好転させるという共通の目標を掲げてゲームを進めていくのです。

ワークショップを体験した参加者からは「人を巻き込むことで、活動自体の価値もあがり、賞賛も受けて、自分のモチベーションもあがる。会社も同じだと感じました。」という感想も聞かれました。

自分の行動が世界に与える影響を、ゲームを通じて擬似的に体験できるワークショップです。

まとめ

ワークショップを効率的に進めることで成果の伴う時間や学び、気づきが得られます。

ぜひ今回のことを参考にしていただき、今後の研修内や会議でのワークショップを有意義なものにしてくださいね。

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