updated: 2024 05.23

送迎会とは？意味や成功させるポイント・開催までの流れを紹介

春は出会いと別れの季節です。職場に新しく入ってくる人がいる一方で、退職や転勤、異動といったさまざまな理由から去っていく人もいます。

そんな季節に欠かせないイベントが送迎会です。新入社員や中途入社の仲間を温かく迎え入れる歓迎会。別れを惜しみながら、今後の活躍を応援するために開く送別会。送迎会は、その両方の意味を込めて催される会になります。

今回は、送迎会の意味や目的、送迎会のメリット・デメリット、成功させるポイント、開催までの流れを解説します。挨拶の文例も紹介するので、ぜひ参考にしてください。

年間1000件以上のイベント・研修を支援。IKUSAのサービス総合カタログ【デジタル版】を無料配布中
⇒無料で資料を受け取る

企画から実施までイベント会社が解説！「商業施設イベントの開催ノウハウ」とは？

⇒無料お役立ち資料を受け取る

送迎会とは？

送迎会は、歓迎会と送別会が一体となったもので、歓送迎会ともいいます。新入社員や転職で中途採用された人、人事異動で新しく着任した人などを喜んで迎え入れるのが歓迎会。退職や人事異動で職場を去る人へ、別れを惜しんで感謝の気持ちを伝え、今後の活躍を応援するのが送別会です。

通常は歓迎会と送別会を別々に開催することが多いものの、人事異動などによって職場に新しく入ってくる人と離れていく人が同じタイミングで在籍し、顔を合わせる期間がある場合は、送迎会としてまとめて行うことがあります。

基本的には食事やお酒を楽しみながら、仲間と親睦を深める会です。小規模な場合は居酒屋やレストラン、大規模な場合はホテルなどの大きな会場を貸し切って開催されます。

▼関連記事

歓迎会で幹事がすべきこととは？オンライン・オフライン別に解説

送迎会を実施するメリット・デメリット

送別会と歓迎会を同時に行うメリット・デメリットを紹介します。

送迎会を実施するメリット

歓迎会や送別会を開催するとなると、日程調整や会場選び、参加者への案内など、幹事は決めるべきこと、やるべきことが多く出てきます。送別会の後に歓迎会を実施する場合、手間が2倍かかり、それぞれ参加費が必要となるため、幹事にとっても参加者にとっても負担が大きくなります。

その点、送別会と歓迎会を同時に行うと手間も費用も１回分で済むので効率的です。分けて開催するよりも参加者が集まりやすく、より一層の盛り上がりが期待できるでしょう。送別される人と新しく入る人の顔合わせもできるので、相互の親睦を深める機会にもなります。

送迎会を実施するデメリット

送別会と歓迎会を兼ねた会を開催する場合、異なる目的を持つ2つのイベントを同時に開催するわけですから、幹事や担当者のタスクや配慮すべきことが自ずと増えます。それぞれの目的と主役のバランスを考慮しながら、会を円滑に進めることが大切です。

また、参加者が多いので、全員とコミュニケーションを図るのが難しい側面もあります。余興に全員参加型のゲームを取り入れるなどして、全員が交流を図れる機会を設けましょう。

▼関連記事

送別会とは？準備・当日の流れ・人気のプレゼントを紹介

送迎会を成功させるポイント

送迎会を成功させるためには、入念な下準備と当日のタイムマネジメントが重要になってきます。幹事はスケジュールを把握し、時間どおりに動く必要があります。また、送迎会は異なる意味合いを持つ2つの会が合わさったものなので「歓迎される人」「送られる人」という２種類の主役が存在します。どちらか一方だけではなく両者を立てて、それぞれの主役に満足してもらえるように配慮しましょう。

送迎会で幹事がやるべき準備は？

送迎会の幹事になった方は、以下の手順で準備を始めていきましょう。

1．日程調整を行う

送迎会の多くは、年度末などの社内全体が慌ただしくなる時期に開催されるため、早めに日程調整をし、参加人数を把握する必要があります。まずは主役に都合のいい日程をいくつか挙げてもらい、そこから役員や部長、課長など役職が高い人の予定が合う日を優先的に押さえましょう。候補日を3～5日程度に絞ったら、その日程を参加予定者全員へアナウンスします。そこから都合のいい日を選んでもらい、参加可能人数が最も多い日に決定するといいでしょう。

しかし、参加者が多いと確認・調整の手間がかかるので、担当者の負担は増えるばかりです。そこでおすすめしたいのが、日程調整ツールです。日程調整ツールを導入すれば、スケジュール調整がほぼ自動化され、業務効率化を図ることが可能です。まずは無料のサービスを試しに使ってみるといいでしょう。

2．会場選び・予約をする

日程と参加人数が確定したら、その人数に応じて送迎会の会場選びに取りかかりましょう。会場の規模やアクセス、料理やドリンクの内容、店の雰囲気、マイクなどの備品・設備の有無をチェックして総合的に判断します。

参加者の満足度を大きく左右するのが料理の内容です。主役の食べ物や飲み物の好みに配慮して選びましょう。料理＋飲み放題付きのプランであれば気を使わずにお酒を楽しめ、定額制なので会計も楽です。駅や職場の近くなど、多くの参加者がアクセスしやすい会場を選ぶと参加率が高まります。

しかし、参加人数が増えれば増えるほど会場探しが大変になります。大人数向けのレンタルホールや会社の会議室を貸し切って、ケータリングを利用するのもおすすめです。

IKUSAの「ビジメシオードブル」

株式会社IKUSAが提供するビジメシオードブルは、企業のイベント向けに開発したオードブル手配サービスです。オードブルの専門家が監修した、見た目も華やかでおいしい料理を楽しめます。

参加者が協力しあって謎を解く「謎解き脱出ゲーム」、料理を味わいながらクイズ形式で盛り上がれるフードエンターテインメント「ゴチバトル」や「格付けバトル」など、IKUSAならではの、ユニークなイベントとまとめて依頼できるのも大きな魅力です。

「いつも同じような店で、同じようなメニューを囲んでマンネリ……」「特別感のある送迎会にしたい」という人におすすめです。

⇒ビジメシオードブルの資料を無料で受け取る

3．参加者へ案内を送る

送迎会の日程と会場が決まったら、参加予定者に案内状やメールを送ります。案内文は基本的に以下のとおりです。

タイトル：【〇月〇日】送迎会のご案内

日時
時間
場所・電話番号
会費
幹事の連絡先

なお、送迎会では主役から会費を集金しないのが暗黙の了解です。送迎会の主役には、会費の記載を除いた文面の案内状・メールを送りましょう。

4．タイムテーブルの作成をする

当日の進行をスムーズにするために、タイムテーブルを作成します。幹事とは別に司会者を立てる場合は、司会者とも入念に打ち合わせをしましょう。

＜タイムテーブル例＞

18:00～開会の挨拶
18:02～最初の挨拶
18:10〜乾杯の挨拶
18:15〜会食・歓談
18:45〜余興
19:05〜新任者の挨拶
19:15〜離任者の挨拶
19:30〜花束・プレゼントの贈呈
19:40〜締めの挨拶
19:50〜閉会の挨拶

5．挨拶を依頼する

送迎会などの宴会では、挨拶ごとに決まった立場の人に依頼するのがマナーです。早めに依頼しましょう。挨拶ごとに依頼すべき人は、下記を参考にしてください。

＜送迎会で挨拶する人と順番＞

開会の挨拶は、幹事もしくは司会者
最初の挨拶は、最も役職の高い人
乾杯の挨拶は、3番目に役職の高い人
締めの挨拶は、2番目に役職の高い人
閉会の挨拶は、幹事

6．余興を考える

送迎会で欠かせないのが、参加者全員で楽しめる企画です。おいしい料理とお酒を囲んでおしゃべりするだけでも楽しいものですが、余興や出し物を準備しておくと、会が一層盛り上がります。全員参加型のゲームを取り入れると参加者同士の一体感や仲間意識が高まります。

7．プレゼントを準備する

離任者にはこれまでの感謝の意を表し、花束や記念品を贈ります。相手の年齢や立場を考慮して、ふさわしいプレゼントを用意しましょう。自分では選ばないような、ちょっと上質なものを選ぶのがポイントです。花束は、当日店頭に受け取りにいくのか、会社もしくは会場に配送してもらう場合は事前に手配すると、慌てることなくスムーズに対応できます。

送迎会当日の流れ

ここからは、送迎会当日の一般的な流れとポイントを解説します。

1．開会の挨拶

幹事もしくは司会者の挨拶で送迎会がスタートします。元気よく開会宣言をしましょう。明るく元気に挨拶をすることで、参加者の緊張がほぐれ、会場の空気もなごみます。

2．最初の挨拶

最初の挨拶は、参加者のなかで役職が最も高い人にお願いします。司会者は上司がしゃべりやすい雰囲気をつくり、失礼のないようにバトンを渡しましょう。

3．乾杯の挨拶

乾杯の挨拶は、参加者のなかで役職が3番目に高い人にしてもらうのが一般的です。ただし、場の流れを止めたくない場合は、最初の挨拶をした人にそのまま乾杯の音頭をとってもらいます。当日になって急な変更があると混乱を招くので、事前に決めて依頼するといいでしょう。

4．会食・歓談・余興

乾杯後は、食事と雑談に30分程度の時間を設けます。食事・歓談の後に余興の時間を設けると、会がさらに盛り上がるのでおすすめです。

5．新任者の挨拶

歓談を挟んで場の空気が温まったら、新任者に挨拶してもらいます。送迎会の場合、離任者が先に挨拶をすると場がしんみりしてしまう可能性があるため、新任者から挨拶をしてもらうのが一般的です。新任者の挨拶は、自己紹介とこれからの意気込みなどを一言で語る程度で十分です。挨拶が終わったら、司会が率先して拍手します。

6．離任者の挨拶

新任者の挨拶の後は、離任者に挨拶をしてもらいます。司会は離任者の簡単な経歴を紹介し、本人の挨拶へとマイクを繋げましょう。挨拶が終わったら、新任者の挨拶の場合と同じく、大きな拍手で盛り上げます。

7．花束・プレゼントの贈呈

離任者の挨拶が終わったタイミングで、花束や記念品を贈呈します。離任者と関係の深い同僚や部下にプレゼンター役を依頼しましょう。

8．締めの挨拶

最後に、参加者のなかで役職が2番目に高い人に、締めの挨拶をお願いします。「1本締め」や1本締めを３回繰り返す「3本締め」で締めるのが一般的です。

9．閉会の挨拶

終わりの時間が近づいたら、幹事が閉会の挨拶をして、参加者を会場の外に誘導します。2次会がある場合は、挨拶が終わったタイミングで告知しましょう。

送迎会の挨拶文サンプル

送迎会の挨拶を頼まれたが、何を言えばいいのかわからない……そんな経験はないでしょうか。ここでは、送迎会の挨拶の文例を紹介します。

開会の挨拶

「みなさま、本日はお忙しいなか、お集まりいただき誠にありがとうございます。これより、株式会社□□の送迎会を執り行います。本日、司会進行を務めます○○と申します。このたび異動になった△△さん、新天地でのご活躍をお祈りしております。そして新しく入られる××さん、ここで若い力を存分に発揮してください。どうぞよろしくお願いいたします」

乾杯の挨拶

「みなさま、グラスのご準備はよろしいでしょうか。それでは△△さんと××さんの今後ますますのご活躍を祈念して、乾杯！」

新任者の挨拶

「〇月〇〇日付けで配属された××と申します。本日は、私のためにこのような会を開いていただきありがとうございます。新たな環境で不慣れなことなど多々あると思いますが、1日でも早く戦力になれるよう努めてまいります。今後ともご指導ご鞭撻のほど、よろしくお願いいたします」

離任者の挨拶

「本日はお忙しいなか、私のためにこのような会を設けていただき、ありがとうございます。このたび、○月○日付けで□□支社への異動が決まりました。これまで〇年間、みなさまと一緒にお仕事ができたことを心より感謝しております。新天地でも、ここでの経験を活かして頑張ってまいります。また何かの機会でお目にかかれることを楽しみにしております。最後になりましたが、みなさまのご健闘とご活躍を祈念して、お礼の挨拶とさせていただきます。本日は本当にありがとうございました」

締めの挨拶

「ご指名にあずかりました〇〇です。僭越ながら締めのご挨拶をさせていただきます。本日はお忙しいなか、お集まりいただき誠にありがとうございます。宴もたけなわではございますが、お時間が参りましたので、締めの挨拶をさせていただきたいと思います。最後に、ここにお集まりのみなさまのますますのご発展と健康を祈念いたしまして、1本締めで締めたく思います。お手を拝借、ぃよーっ！（パンッ！と全員で手を叩く）。ありがとうございました」

閉会の挨拶

「大変名残惜しいですが、いよいよ閉会のお時間が近づいてまいりました。本日はここでお開きとさせていただきます。△△さん、××さん、みなさま本当にありがとうございました」

まとめ

今回の記事では、送迎会の意味や目的、送迎会のメリット・デメリット、成功させるポイント、開催までの準備や当日の流れ、挨拶の文例などについて紹介しました。送迎会は、通常の飲み会とは違い「歓迎される人」「送られる人」という2種類の主役が存在します。双方をいかに喜ばせられるかがイベントを成功に導くポイントになります。

大人数での送迎会は会場探しが大変です。なかなかいい会場が見つからない場合は、社内の会議室やレンタルホールなどを利用して、デリバリーやケータリングの宅配サービスを注文するのもおすすめです。株式会社IKUSAでは、幹事の負担を軽減するフードサービスを提供しています。これから送迎会の準備を始める方は、ぜひ参考にしてください。

IKUSAでは、年間1000件以上のユニークなイベントや研修を支援しています。90種類以上のイベント・研修サービスからお客様のニーズに合わせてご提案させていただき、ご要望に応じたカスタマイズも可能です。サービスの詳細や具体的な事例は下記の資料でご確認ください。
⇒無料でサービス総合カタログ【デジタル版】を受け取る

イベントや研修に関するご相談はこちら