updated: 2024
慰労会とは？意味や目的、必要な準備や当日の流れを解説
目次
仕事で大きなプロジェクトが終わったときや、定年退職を迎える人がいるときに開かれる慰労会。お疲れ様会と呼ばれることもあります。聞いたことはあっても「正しい意味を知らない」「打ち上げとの違いがわからない」という人もいるのではないでしょうか。意味や目的が曖昧なまま本番を迎えてしまうと、場違いな対応をしてしまうかもしれません。
今回は、慰労会の意味や目的、タイミングや必要な準備、当日の流れを解説します。案内状や当日行う挨拶の文例も紹介しているので参考にしてください。
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慰労会とは？
慰労会の「慰労」とは、「なぐさめいたわること」「苦労をねぎらうこと」という意味を持つ言葉です。したがって慰労会は、仕事で成果や業績をあげるなど、大きな仕事を終えた人の苦労をねぎらうために開かれる会合となります。長い間組織のために尽力し、定年退職を迎える人に対して、ねぎらいの気持ちを込めて送別会を兼ねた慰労会を開くこともあります。
慰労会の目的と内容
慰労会は、仕事で成果や好業績を出した人に「お疲れ様でした」という気持ちを伝えたり、大きなプロジェクトを成功させたメンバーがお互いの苦労をねぎらったりすることが主な目的です。参加者のモチベーションアップにも有効活用できます。会社や仕事の場で行うことが多いので、主賓や参加者に失礼のない言葉遣いや立ち振る舞いをしましょう。かといって決して堅苦しい場というわけではありません。飲み会や忘年会のような明るいムードのなかで行われることが多く、おいしい料理とお酒を囲みながら、参加者同士で和気あいあいと楽しい時間を過ごします。
打ち上げとの違い
慰労会は、達成した成果や経験を振り返り、特定の個人やチームの功績を讃える会です。慰労される側と慰労する側の線引きがあり、慰労する側から慰労される側に対してねぎらいの挨拶をする時間、慰労される側がお礼の挨拶をする時間が設けられます。一方、打ち上げは参加者全員が主役です。全員でひとつのプロジェクトに取り組み、ミッションが完遂したときに行われます。
送別会との違い
主賓が定年退職を迎える際にも行われるという点で、慰労会と送別会は似ています。しかし、送別会が旅立つ人との「別れを惜しむ」ために行われるのに対し、慰労会は「苦労や成果をねぎらう」ことを重視した会です。主賓に対してどちらの気持ちが強いかによって使い分けるといいでしょう。
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慰労会のタイミング
慰労会は、仕事での大きなプロジェクトを終えたタイミングや、何かの区切りに行われることが多くなっています。大きなプロジェクトや業務が完了したときには、早めのタイミングで慰労会を開催しましょう。
慰労会は海外出張から帰国した人や、キャリアの節目である定年退職を迎えた人を讃える場合にも行います。社員が定年退職するときには、退職が決定してから1～2週間以内を目安に日取りを決め、退職日よりも遅くなり過ぎないように気をつけましょう。
幹事が慰労会の前に準備することは？
慰労会を開催するにあたり、当日の進行をスムーズにするために以下の手順で準備を進めましょう。
日程を調整する
慰労会を開催すると決めたら、最初に行なわなければならないのが日程調整です。なるべく多くの人に参加してほしいものですが、全員の予定を合わせるのは困難です。まず慰労会の主賓と上司の予定を押さえて、候補日をいくつかピックアップします。その後、他の参加予定者にアンケートをとり、候補日程のうち参加者が最も多い日程で開催するのがいいでしょう。大勢のスケジュール調整を円滑にするために、日程調整ツールの活用がおすすめです。無駄なやりとりを省いて、スムーズに日程調整ができます。さまざまなタイプがあるので、無料で使えるサービスも含めて比較検討するといいでしょう。
会場選びと予約をする
慰労会には「慰労される人」が必ずいるので、会場には主賓が喜びそうな場所を選ぶのが一番です。例えば定年退職する人であれば、ホテルや会議室など落ち着いたスペースでのケータリング利用、大きなプロジェクトや業務が終了した場合は、居酒屋やレストランなどリラックスして過ごせる空間がおすすめです。
また、年齢や性別によっても好みがわかれることがあるため考慮しましょう。主賓が50～60代以降の場合、シックな和風の店やちょっと高級感のあるホテルが喜ばれることが多いですが、若い世代は話題のお店やSNS映えする会場を好む傾向にあるようです。
会場選びに迷ったら、本人にどんな店がいいのか直接聞くのもいいでしょう。会場が決まったら早めに予約を済ませます。慰労会当日に「思っていたのと違った」ということがないよう、下見をすると安心です。
事前にタイムスケジュールを確認する
慰労会を行う会場は、利用時間に2～3時間程度の制限を設けているのが一般的です。時間どおりに終わるよう、スムーズな進行が求められます。事前にタイムスケジュールを作成しましょう。当日の混乱を避けるため、挨拶・スピーチを行う人やプレゼントを渡す人などへの情報共有も忘れずに行います。
以下の点をあらかじめ押さえておくと、安心して進行できます。
- 参加者リスト
開始時間と終了時間
挨拶やスピーチをする人のリストアップと順番決め
プレゼントや花束の贈呈方法
余興やゲームなどの内容
参加者に案内状を送る
慰労会の日程と会場が決まったら、参加者へ案内状を送ります。慰労会が社内で行われるのであれば、メールで案内状を送っても構いません。しかし、会社をあげた大規模な会や社外の人が参加する場合は、書面で送るのが望ましいでしょう。案内状は主賓用と参加者用の2パターンが必要になりますが、いずれにしても必要な情報をわかりやすく伝えることが重要です。案内状の書き方については後ほど詳しく説明します。
慰労会の挨拶や司会進行は誰に依頼する？
慰労会では司会や挨拶をする人が必要です。誰に依頼したらいいのか頭を悩ませる人も多いのではないでしょうか。実は誰がどの挨拶を担当するかは、役職によってある程度決まっています。幹事が司会者を兼ねることもありますが、当日は受付、会費の集金、会場への支払いといった裏方仕事に追われるため、司会は別の人に依頼すると負担を分散できるでしょう。
挨拶やスピーチは主賓と関係の深い人や役職の高い人が行う
慰労会の挨拶やスピーチは、役職の高い人、主賓と関係の深い人が行います。最初の挨拶は出席者のなかで最も役職の高い人、乾杯の挨拶は役職が3番目に高い人、締めの挨拶は役職が2番目に高い人が担当するのが一般的です。スムーズに進行したい場合は、最初の挨拶と乾杯の挨拶を同じ人が行っても構いません。主賓へのスピーチは、直属の上司や関係の深い同僚などに依頼しましょう。
司会は主賓の同僚や部下が行う
幹事と別に司会を立てる場合、誰にするのか明確な決まりはありませんが、主賓の同僚や部下など、主賓に近い立場の人に依頼するといいでしょう。
慰労会の司会者は、以下のような役割を担います。
開会宣言を行う
慰労会の目的や流れを説明する
挨拶やスピーチする人を紹介する
プレゼントや花束の贈呈を進行する
余興やゲームを仕切る
閉会の挨拶をする
司会者は、主賓に対して感謝とねぎらいの気持ちを示すとともに、参加者にも楽しんでもらえるような工夫をする必要があります。当日の進行をスムーズにするために、スケジュール、挨拶やスピーチの内容を事前に確認しましょう。
慰労会の案内状の書き方と文例
ここでは、定年退職を迎える人が主賓で催される慰労会の案内状を例として、基本的な書き方と文例を紹介します。
主賓宛の場合
主賓宛の案内状を書くときは、本人が主賓であることを伝え、感謝やねぎらいの言葉を添えます。主賓は招待される側なので会費は無料です。案内状に会費を記載しないように注意しましょう。本文では、慰労会を開く理由や日時・会場などの概要を伝え、挨拶してもらいたい場合はその旨も依頼します。
・案内状の文例
〇〇部長
このたびは役職を全うされてのご退職、大変お疲れ様でした。
社員一同、〇〇部長のご退職を惜しむとともに、ご指導いただいたことに大変感謝しております。
つきましては、〇〇部長のご活躍に敬意を表し、慰労会を開催する運びとなりました。お忙しいとは存じますが、ぜひご参加賜りますようお願い申し上げます。
記
日時：○年○月○日（土）18:00～20:00
場所：〇〇ホテル 4階 バンケットルーム
連絡先：〇〇部〇〇課 担当：△△
この慰労会では、〇〇部長からもご挨拶をお聞かせいただければと存じます。
〇〇部長への感謝と敬意の気持ちが伝わる素晴らしい慰労会になることを願っております。
どうぞよろしくお願いいたします。
○年○月○日（月）〇〇部〇〇課△△（担当者名）
社内の参加者宛の場合
社内の参加者に宛てた案内状では、主賓が誰なのか、何のための慰労会なのかをはっきり伝えると、参加意識が高まります。日時・場所・会費などの基本情報は箇条書きにするなど、わかりやすく伝える工夫をしましょう。会費も忘れず記載します。
・案内状の文例
〇〇部 各位
このたび、今月末で定年退職される〇〇部長への慰労会を開く運びとなりました。
皆様ご存知のとおり、〇〇部長は当社で長年活躍され、多くのご功績を残されました。
そんな〇〇部長に感謝と敬意の気持ちを伝えるため、ぜひ慰労会にご参加いただきたく存じます。
記
日時：○年○月○日（土）18:00～20:00
場所：〇〇ホテル 4階 バンケットルーム
費用：1人5,000円（当日受付にて）
連絡先：〇〇部〇〇課 担当：△△
慰労会では、〇〇部長に花束や記念品を渡す予定です。もしも、皆様からも何かプレゼントしたいということがあれば、出欠と併せてご連絡ください。
また、スピーチや余興の募集もしていますので、ご協力いただける方は気軽にお声がけください。
参加の可否は、〇月〇日までにご返信のほどよろしくお願いいたします。
皆様のご参加をお待ちしております。
○年○月○日（月）〇〇部〇〇課△△（担当者名）
社外の参加者宛の場合
社外の参加者宛に案内状を出す場合、失礼がないよう丁寧な言葉遣いを心がけましょう。相手の名前の漢字や社名を誤るのは、絶対にやってはいけないミスです。相手の心象を損ねてしまい、今後の取引に悪影響が出ることもありえます。判断に迷うときは上司の確認をとるようにしましょう。
・案内状の文例
株式会社〇〇
〇〇部 □□様
春暖の候 皆様におかれましては、ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
さて、今月末で弊社の〇〇が退職することとなり、社員一同で慰労会を催す運びとなりました。
つきましては、〇〇が大変お世話になった□□様にもぜひ参加していただきたく存じます。
以下に日時・会場を記載しておりますので、ご検討のほどお願い申し上げます。
日時：○年○月○日（土）18:00～20:00
場所：〇〇ホテル 4階 バンケットルーム
費用：1人5,000円（当日受付にて）
連絡先：〇〇部〇〇課 担当：△△
お忙しいなか恐縮ですが、〇月〇日までにご出欠のご連絡をいただけますでしょうか。
どうぞよろしくお願いいたします。
○年○月○日（月）〇〇部〇〇課△△（担当者名）
慰労会当日の流れ
慰労会の内容は主催者や開催目的などによって異なりますが、基本的には食事やお酒を楽しみながら、あまりかしこまらずにフランクに会話ができる集まりとなります。全体的な流れは以下のとおりです。カジュアルな慰労会では会食・歓談の合間にゲームや出し物などの余興を挟むケースがあります。
1．開会宣言
司会者もしくは幹事の開会宣言で、慰労会がスタートします。参加者全員に声が届くように、ハキハキと明るく元気な声で話すのが大切です。楽しい慰労会にするために、開会宣言から明るい雰囲気をつくりましょう。
2．最初の挨拶
始まりの挨拶は、出席者のなかで最も高い役職の人に依頼します。司会者は挨拶する人に失礼のないようバトンを渡し、話しやすい雰囲気をつくりましょう。
3．乾杯の挨拶
次は乾杯の挨拶です。役職が3番目に高い人に挨拶を依頼します。挨拶から乾杯まで間延びすると、場がしらけてしまうので避けたいところです。最初の挨拶が終わったらグラスの準備を促して、テンポよく乾杯の音頭へと導きましょう。
4．会食・歓談・余興
乾杯後は「それでは皆様、しばしご歓談をお楽しみください」とアナウンスをして、30分くらい食事と歓談を楽しんでもらいます。歓談の時間をとったあとに、ゲームや余興などを入れると、会がさらに盛り上がるのでおすすめです。
5．主賓へのスピーチ
主賓へのスピーチは、主賓と関わりが深かった人に依頼しましょう。主賓の部下や上司にあたる人から、はなむけの言葉を送ってもらいます。サプライズとして、一緒に花束やプレゼントを贈呈すると喜ばれます。
6．主賓からの挨拶
次は、主賓からの挨拶です。慰労会を開いてもらったお礼を述べて、これまでの思い出や感謝の気持ちを伝えます。仕事でのエピソードや思い出がたくさんあったとしても、あまり長々と話さず、3分程度を目安に簡潔にまとめてもらうよう依頼しましょう。
7．手締め
最後に、出席者のなかで役職が2番目に高い人に、締めの挨拶を行ってもらいます。手を1回だけ叩く「1本締め」や、1本締めの手拍子を3回繰り返す「3本締め」がポピュラーです。
8．閉会の挨拶
終了の時間が近づいてきたら、閉会の挨拶で締めくくり、参加者を会場の外へ誘導します。2次会を用意している場合は、このタイミングで案内しましょう。
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慰労会の服装マナーは？
慰労会に参加する際は、主賓への感謝や敬意を伝えるために、きちんとした服装で参加しましょう。TPO（時間・場所・場面）を意識したコーディネートを選ぶことが大切です。例えば、開催場所がホテルといった格式高い会場の場合はフォーマルな服装を選び、居酒屋のようなカジュアルな会場であればスマートカジュアルな服装が望ましいでしょう。
男性の場合
男性の場合はスーツやジャケットスタイルが基本となります。誠実な印象になるよう、ブラック、ネイビー、グレーなど落ち着いた色のスーツがおすすめです。カジュアルな会場であれば、上にジャケット、下にパンツを組み合わせたスタイルでも構いません。
女性の場合
女性はオフィシャルな印象を演出できる服装がいいでしょう。居酒屋などのカジュアルな会場であっても、派手な色や露出が多い服装は控え、ワンピースやジャケットにパンツを合わせたセットアップスタイルなど、きれいめなコーディネートを意識しましょう。
まとめ
慰労会は、何か大きなプロジェクトが終わった後、仕事で成果を出したときなどに、成果や仕事の業績を讃えて苦労をねぎらう会です。定年退職を迎える人へ「お疲れ様でした」という気持ちを伝えるために、慰労会が開かれるケースもあります。参加者同士が一緒に楽しく時間を過ごすことも目的のひとつであり、今まであまり話したことがない人と新たな交流や親交を深められる絶好の機会です。今回紹介した慰労会の流れや準備のポイントを参考にして、有意義で楽しい会にしましょう。
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粕谷麻衣
IKUSA.jp編集部
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