送別会とは？準備・当日の流れ・人気のプレゼントを紹介

年度末になると異動や転勤、退職で職場を去る人が少なくありません。そうなると必然的に送別会を開催する機会も増えてきます。仕事を通しての出会いであったとしても、お世話になった人など、ともに働いた人との別れはつらいものです。新たな門出を祝うために送別会を開いて、心からのエールを送りましょう。

今回は、送別会の意味や目的、準備すべきこと、当日の流れを解説します。送別会におすすめのプレゼントもまとめていますので、ぜひ参考にしてください。

年間1000件以上のイベント・研修を支援。IKUSAのサービス総合カタログ【デジタル版】を無料配布中
⇒無料で資料を受け取る

企画から実施までイベント会社が解説！「商業施設イベントの開催ノウハウ」とは？

⇒無料お役立ち資料を受け取る

送別会とは？

送別会は、組織から立ち去る人を見送り、別れを惜しむ会です。退職や転職、転勤など何らかの理由で所属する組織から離れる人を送り出すために、職場や団体、サークルの仲間が開く懇親会を指します。今までお世話になった人に公の場で感謝の気持ちを伝える最後のチャンスになるため、主役の心に残るような会を企画したいものです。

壮行会との違い

壮行会は、大きな節目を迎える人の旅立ちに際し、前途を祝して激励する会合です。職場では、栄転や海外赴任などで新天地に赴く人を送り出すために開催されます。

送別会と壮行会は、どちらも人を送り出す意味で開かれる会合ですが、壮行会は組織を「一時的に離れる人」の未来を祝して開催されるのに対し、送別会は戻る予定がない人との別れを惜しむために行います。壮行会にするか送別会にするかで迷ったら、相手が戻ってくるかどうかで判断するといいでしょう。

送迎会との違い

送迎会は送別会と歓迎会をまとめて行う会合です。送迎会では、組織を去る人を送り出すとともに、新しく組織に入る人を歓迎します。送別会と歓迎会を同時に行うと、宴会の企画や準備が一度で済み、幹事と参加者の時間的・金銭的負担を減らせるのがメリットです。定期的に人事異動がある職場で、会社から去る人、新たに入る人がいる場合には、送迎会としてまとめて開催したほうが効率的といえるでしょう。

▼関連記事

送迎会とは？意味や成功させるポイント・開催までの流れを紹介

送別会を開く際のポイント

送別会は、職場や部署を離れる上司や同僚、後輩との別れを惜しみ、新しい門出を祝う大切なイベントです。送る側・送られる側が顔を合わせる最後の場になるかもしれません。感謝やねぎらいの気持ちがしっかりと伝わる会にすることが重要なポイントとなります。心に残る送別会になるよう、余裕を持って準備を進めましょう。

せっかく送別会を開催しても、参加者が少ないとどこか寂しい雰囲気になってしまいます。旅立つ人に気持ちよく参加してもらうために、主役と同じ部署の人たちはもちろん、これまでに関わりがあった他部署の人たちまで幅広く声をかけて、できるだけ多くの人が参加できるよう調整しましょう。

幹事が送別会の前に準備することは？

送別会の幹事を任されたけど、何から手をつけたらいいかわからない……という方も多いのではないでしょうか。幹事が事前にやるべきことは意外とたくさんあります。以下の手順で進めていきましょう。

日程を調整する

送別会の開催が決まったら、まずは開催日をいつにするか日程調整を行いましょう。みんなが参加できる日程を選びたいものですが、人数が多いと全員が揃うのは難しいかもしれません。まずは送別会の主役や組織の上司の予定を押さえて、いくつか候補日をしぼったうえで、他のメンバーにアンケートをとり、最も多くの人が参加できる日を選ぶといいでしょう。

日程調整は手間のかかる作業ですが、日程調整ツールを使えば全員のスケジュール調整を自動化できます。日程調整ツールにはさまざまなタイプがあるので、まずは無料版で試して、使いやすいものを有料で導入するのがおすすめです。

おすすめの日程調整ツール「調整さん」

調整さんは無料で使用できる日程調整ツールです。会員登録や専用アプリのダウンロードは不要で、誰でも簡単にイベントの出欠表を作成できます。つくった出欠表のURLをメンバーに送り、○・△・×で回答してもらいます。全員の出欠状況が一目でわかるので、日程をスムーズに決定できます。

役割を決める

送別会では、司会や挨拶・スピーチをする人が必要です。送別会の日程調整が済んだら、誰に何を依頼するかを決めます。特に挨拶は役職者が担当することが多いため、なるべく早い段階で声をかけましょう。司会進行役は、幹事が兼任するか、別の人を司会に立てるのかを決めなくてはなりません。後者の場合は、早めに依頼しましょう。

会場を選び、予約する

送別会を成功させるためには会場選びが重要です。参加人数や予算が決まったら、アクセス、料理の内容、飲み放題メニューの種類、雰囲気、マイクなどの備品・設備の有無を考慮して、適切な会場を見つけましょう。

飲み放題付きのプランだと、1人あたりの予算があらかじめ決まっているので会計が楽です。また、駅や職場の近くなど、アクセスしやすい会場を選ぶと参加率が高まります。主役の好みを優先しつつ、参加者全員が満足できるような会場を選びましょう。できれば下見をしておくと安心です。

参加者へ案内・連絡をする

送別会の日程と会場が決まったら、参加予定者へ案内を送ります。送別会の案内は、紙の案内状で知らせるのが一般的です。社内の送別会ならメールでもかまいません。

案内に記載する内容は基本的に以下のとおりです。

• 送別会名「〇〇さんを送る会」
• 日時・集合時間
• 会場へのアクセス方法
• 参加費
• 参加可否の返信期限
• アレルギーの有無
• 幹事の連絡先

主役からは参加費を集金しないため、主役へは参加費の項目を省いた案内を送ります。

タイムスケジュールを作成する

送別会は、2時間程度の会になるのが一般的です。受付から散会まで時間内に終わるよう、タイムスケジュールを作成します。スピーチをする人やプレゼントを渡す人との情報共有を行い、ミスやトラブルを未然に防ぐことも大切なポイントです。当日の進行をスムーズにするために、以下の点を確認しましょう。

• 開始時間と終了時間
• 主役と参加者の名前
• 挨拶やスピーチをする人と順番
• プレゼントの贈呈方法
• 余興やゲームの企画内容

プレゼントを選ぶ

送別会の準備で忘れてはならないのが、プレゼントの用意です。主役へねぎらいと感謝の気持ちを込めて、花束や記念品を贈ります。プレゼント代は基本的に主役以外の参加者から集金するので、参加人数から算出して適切な金額を設定しましょう。おすすめのプレゼントは、この記事の後半部分で紹介するので、ぜひそちらも参考にしてください。

送別会当日の流れ

ここでは、送別会の一般的な流れとポイントを紹介します。

1．開会宣言

司会の開会宣言で、送別会がスタートします。参加者全員の気持ちを盛り上げるために、明るく元気な声で挨拶しましょう。挨拶の後は簡潔に自己紹介を行います。

司会の挨拶例

「本日はお忙しいところお集まりいただき、ありがとうございます。これより〇〇さんの送別会を始めさせていただきます。本日、司会進行を担当する〇〇と申します。どうぞよろしくお願いいたします」

2．最初の挨拶

開会宣言に続いて最初の挨拶を行います。最初の挨拶は最も重要であるため、参加者のなかで一番役職が高い人に依頼するのが望ましいです。主役が一番上の地位である場合、次に役職の高い人にお願いするといいでしょう。司会は代表者が話しやすい雰囲気をつくり、失礼のないようにバトンを渡します。

司会の挨拶例

「初めに○○部長より一言ご挨拶をいただきたいと思います。○○部長、よろしくお願いいたします」

3．乾杯の挨拶

乾杯の挨拶は、出席者のなかで役職が上から3番目の人に依頼します。最初の挨拶の流れで、同じ人が乾杯の挨拶を行っても構いません。乾杯の挨拶はシンプルイズベストです。乾杯の挨拶をしている間、参加者はグラスを片手に起立した状態なので、スピーチが長いと、まだかまだかと重たい空気が流れてしまいます。あらかじめ挨拶を担当する人に「挨拶は短く、簡潔に行ってください」と依頼しましょう。

司会の挨拶例

「○○部長ありがとうございました。それでは乾杯の音頭を△△課長にお願いしたいと思います。みなさまグラスをご用意ください」

4．会食・歓談

乾杯後は、食事と歓談の時間を設けます。だいたい30分程度を目安にするといいでしょう。

司会の挨拶例

「みなさま、お食事の準備が整いました。しばしご歓談ください」

5．余興

参加者の会話が弾んできたタイミングで、出し物や余興を入れると、送別会がさらに盛り上がります。送別会でよく披露される出し物は、歌やダンス、マジックショーなどです。事前に有志を募りましょう。また、全員で楽しめるものとしてクイズやゲームがあります。全員参加型の余興にすると、より思い出に残る送別会となるためおすすめです。

送別会におすすめの余興アイデア

格付けバトル

株式会社IKUSAが提供する格付けバトルは、俳句、紅茶、絵画、牛肉の4つのジャンルで「一流の品」を当てるゲームです。参加者は視覚・嗅覚・味覚など五感を駆使して「一流の品」を見極め、全問正解の「一流ゲスト」を目指します。テレビ番組のゲストになったような気分を味わえる余興です。
準備から当日の運営、司会進行までIKUSAがトータルサポートし、送別会に欠かせない食事の手配も可能です。参加者同士で同じ料理を食べながらゲームを楽しむことで、自然とコミュニケーションが広がり、送別会がさらに盛り上がります。

クイズ大会

クイズ大会は全員で楽しめる余興の定番です。個人戦もできますが、チーム対抗戦にすると、参加者同士のコミュニケーションがより活発になります。また、自組織ならではのクイズを盛り込むと、一層盛り上がりやすいでしょう。IKUSAでは、クイズ大会の運営を行っています。参加者にちなんだオリジナルクイズの作成も可能です。動画や画像を織り交ぜて、テレビ番組のような本格的なクイズ大会を演出します。

▼関連記事

懇親会が盛り上がる余興29選｜大人数・少人数・簡単・オンライン

6．送り出す側の挨拶

場が盛り上がったところで一度仕切り直して、送り出す側の代表者による送別のスピーチを行います。主役と最も関わりの深かった人や上席者などに事前に依頼しましょう。

司会の挨拶例

「さて、○○さんはこのたび△△支店に異動されることとなりました。ここではぜひ□□さんよりご挨拶をお願いしたいと思います」

7．プレゼント贈呈

送り出す側の挨拶と一緒に、サプライズとして花束や記念品を贈呈すると喜ばれます。直属の後輩など主役と関係の深い人にプレゼントの贈呈をお願いしましょう。

司会の挨拶例

「□□さん、ありがとうございました。続きまして、××一同より○○さんへプレゼントを用意しました。△△さん、お願いいたします。」

8．送られる側の挨拶

送り出す側の挨拶、プレゼント贈呈のタイミングで、主役からも参加者全員に向けて挨拶をしてもらいます。挨拶の後には盛大な拍手で主役を気持ちよく送り出しましょう。

司会の挨拶例

「それでは◯◯さん、最後に一言お願いいたします」

9．手締め

締めの挨拶は、役職が2番目に高い人に行ってもらいます。最後に参加者全員で手を叩き、1本締めや3本締めで締めくくるのが一般的です。

司会の挨拶例

「最後に、××課長より、締めのご挨拶をお願いいたします 」

10．閉会の挨拶

幹事が閉会の挨拶をしたら、送別会は終了です。参加者を会場の外へ誘導しましょう。2次会を用意している場合は、次の会場に案内します。

幹事の挨拶例

「大変名残惜しいですが、本日はここでお開きとさせていただきます。○○さん、みなさま、本日はどうもありがとうございました」

送別会におすすめのプレゼント5選

送別会では、感謝の気持ちが伝わるプレゼントを渡して、新しい門出をお祝いしたいものです。しかし、何を贈ったらいいのか、悩むこともあるかもしれません。そこで、送別会におすすめのプレゼントをご紹介します。

メッセージ動画

メッセージ動画は、旅立っていく人の人柄や思い出、送り出す側からの感謝のメッセージを動画に収めたものです。思い出の写真をスライドショーにして、そこにメッセージを添えると、見ていて楽しい動画になるでしょう。プロの制作業者に依頼する手もありますが、ある程度費用がかかります。フリー素材を使って自作することも可能なので、映像制作ができる人に頼んで、動画をつくってもらうのもいいかもしれません。

ギフトカタログ

主役の好みや、欲しいものが分からない……。そんなときにおすすめなのがギフトカタログです。贈られた人は商品カタログのなかから自分で好きなものを選んで注文できます。感謝の気持ちとともに選ぶ楽しさも届けられるのが魅力です。

名入れアイテム

名前やメッセージを入れたグッズは特別感があり、記念に残るので人気があります。ハンカチやタオル、グラス、キーホルダーなど贈る相手に合わせて選ぶといいでしょう。例えば、転勤・異動する人にはこれからも使える名入れボールペン、お酒好きの人には名入れジョッキなどが喜ばれるでしょう。

花・フラワーギフト

王道のプレゼントである花やフラワーギフトも根強い人気があります。豪華な花束も素敵ですが、花の扱いにあまり慣れていない人には、花瓶がなくてもそのまま飾れるアレンジメントを贈るといいでしょう。花びらや花粉、葉が落ちやすいものは避けるのがマナーです。

バスグッズ

日頃の疲れを癒すバスグッズも送別会の贈りものにぴったりです。自分ではなかなか買わないような上質なアイテムを選ぶと喜ばれます。「ゆっくり心と体を休めてリフレッシュしてください」という気持ちを込めて贈りましょう。

まとめ

今までお世話になった人に感謝の気持ちを伝え、新たな門出を祝うために開く送別会。見送られる側にとって一度きりの大切な時間です。思い出に残る送別会を執り行うことは、送り出す側にとって最後の務めといえます。送別会の幹事を頼まれたら、当日の進行をスムーズにするため、さまざまな準備が必要です。ギリギリになって慌てないよう、早めに取りかかりましょう。ぜひ今回の記事を参考にして、感動に包まれる素敵な送別会を実現してください。

IKUSAでは、年間1000件以上のユニークなイベントや研修を支援しています。90種類以上のイベント・研修サービスからお客様のニーズに合わせてご提案させていただき、ご要望に応じたカスタマイズも可能です。サービスの詳細や具体的な事例は下記の資料でご確認ください。
⇒無料でサービス総合カタログ【デジタル版】を受け取る

イベントや研修に関するご相談はこちら