歓迎会で幹事がすべきこととは？オンライン・オフライン別に解説

歓迎会の幹事は、タスクが多く混乱する場面も多いです。さらにオンラインとオフラインで準備すべき内容も異なるため、注意しなくてはなりません。特にオンライン歓迎会では、ツールの準備が必要になるため、慣れていない場合は戸惑うこともあるでしょう。

そこで今回は、歓迎会で幹事がすべきことについて、オンライン・オフライン別に解説していきます。歓迎会の幹事に任命された方は、ぜひ参考にしてみてください。

オンライン・オフライン歓迎会の違い

まずは、準備する内容を確認する前に、オンライン・オフライン歓迎会の違いについて理解しておきましょう。どのような部分が異なるのかを理解し、必要な準備のイメージを把握してみてください。

会場の有無

オンラインとオフラインの大きな違いは、会場が必要かどうかです。オフラインは実際に集まるため、会場探しや予約をしなくてはなりません。また、参加者全員が開催場所まで辿り着けるように、地図や交通手段を周知する必要があります

一方、オンラインは自宅から参加するため、会場探しや予約などの事前準備が不要です。ただし、自宅で同居する家族への配慮や参加者のプライバシーなどへ配慮しなくてなりません。カメラのオン・オフを自由にし、バーチャル背景の設定が可能なツールを利用するようにしましょう。

専用ツールの有無

オンライン飲み会では、専用ツールが必要になる点がオフラインと異なります。オンラインの場合、ビデオ通話ができる専用ツールを参加者が使えることが前提です。そのため、十分な通信環境が整っていない場合や、利用可能な端末を持っていない場合には、参加できません。反対に、オフラインの場合であれば、通信環境や専用ツールなどがなくても問題ありません。

感染症のリスク

昨今の事情から、懸念点として挙げられるのが感染症のリスクです。オンラインの場合、移動に伴う市中感染による感染リスクを抑えられます。また、自宅から参加できるため、マスクをせずに顔を見て話せるのもポイントです。

一方、オフラインの場合には、移動や対面での交流による感染リスクが高まります。飲み会の最中は十分な距離を保ちつつ、会話をする際にはマスクの着用が必要です。

そのため、感染リスクを極力減らしながら、飲み会を開催したい場合には、オンライン飲み会が最適です。

歓迎会で幹事がすべき事前準備【オフライン】

ここからは、オフライン・オンライン別に歓迎会で幹事がすべきことについて解説していきます。まずは、オフラインの歓迎会で幹事がすべき事前準備について確認していきましょう。

日程と会場を決める

最初にすべきことは、歓迎会の日程と会場を決めることです。日程は、いくつか候補日を出してから参加者の予定を聞き取り、もっとも出席率の高い日に設定しましょう。

店舗に関しても複数の候補を出し、実際に行ってみて雰囲気を調べておくことが重要です。会場は、退勤後にそのまま向かうことを考慮し、会社からのアクセスが良い場所を選びましょう。

予約をする

会場となるお店へ人数と日時、予算を伝えて予約を入れましょう。予算を伝える際には、飲み物と料理が込みの料金なのか、確認を忘れないようにしてください。予算に応じてメニューの内容を変更できるお店もあるため、予算を超えそうな場合には、まず相談してみましょう。予約を終えたら、参加者全員へ会場の場所と日時、参加費などを共有します。

参加費の徴収タイミングを決める

参加費は、必ずいつ徴収するのかを決めておきましょう。基本的には、飲み会への出欠を確認するためにも、前日までに徴収する方法がおすすめです。当日に徴収する場合には、お釣りのやり取りや集計で時間がかかることもありますので、お釣りがないように参加費を用意する旨を周知しましょう。

盛り上がる企画を考える

歓迎会で盛り上がるような企画を考え、必要であれば道具も準備しましょう。新入社員や既存社員が参加する場合、交流が深められるようなゲームが向いています。たとえば、サイコロを振り、出た目の数だけ新入社員へ質問をするゲームがおすすめです。「好きな料理」や「趣味」といった無難な質問だけではなく、「無人島に持っていきたいもの」などのユニークな質問だとより盛り上がるでしょう。

歓迎会の当日に幹事がすべきこと【オフライン】

続いては、オフライン歓迎会の当日に幹事がすべきことについて解説していきます。

宴会場を確認する

幹事は早めに会場へ到着し、宴会場の確認をしましょう。参加者と同じ時間に到着すると、トラブルが発生した際に対応できず、バタバタしてしまうためです。具体的には、人数分のコップやお皿が出ているかなどを確認します。また、上司の席を確認し、他の参加者が座らないようにうまく誘導しましょう。

歓迎会を進行する

司会として、歓迎会をスムーズに進行させましょう。参加者の中で希望者がいなければ、開会の挨拶や乾杯の音頭を取るほか、飲み物のオーダーや修了時間の告知も重要な仕事です。参加者全員へ気を配り、一人ひとりが楽しめるように歓迎会を盛り上げましょう。

支払いや忘れものの確認をする

退店の際は、支払いや忘れものの確認をしましょう。特に、追加料金がないかお店へ確認することが重要です。追加料金が発生した場合には、幹事が一旦立て替えて後日参加者から徴収します。また、全員でお店を出たのか人数を確認するのも幹事の重要な仕事です。

二次会へ誘導する

二次会をする場合には、会場まで誘導しましょう。二次会の会場は、事前にいくつか候補を決めておくと一次会の後でも慌てません。なお、会場の場所は、開会時に通達しておくと、参加者が迷わず安心です。

歓迎会で幹事がすべき事前準備【オンライン】

ここからは、オンライン歓迎会で幹事がすべき事前準備について解説していきます。

ツールを準備する

オンラインの場合、ビデオ通話ができるツールの選定が重要です。普段、会社で使っているツールなど、全員が使い慣れているものを使う方が良いでしょう。

初めてのツールを選ぶ際には、使用可能人数や利用料、インストールの有無などを確認します。また、参加者の自宅の通信環境やツールを使用できる端末があるのかなど、環境面も忘れずに確認してください。

加えて、利用可能な人数と参加予定人数が合っているかも要チェックです。ある程度、参加人数の目安が決まってから、ツールの人数制限をチェックすると良いでしょう。

参加人数と日程を決める

参加人数と日程を決めましょう。ツールによって参加可能な人数に制限があるため、ツールの許容範囲を超えないことがポイントです。また、日程はオフラインの場合と同様に、複数の候補からより多くの人が参加できる日を選びましょう。

企画を考える

歓迎会を盛り上げるために、オンラインでも楽しめるゲームを決めます。たとえば、ビンゴ大会やクイズ大会などであれば、オンラインでも問題なく開催でき、交流も深められるでしょう。なるべく事前準備が不要で、ゲーム性がわかりやすいシンプルな企画がおすすめです。

スケジュールを参加者と共有する

使用するツールの操作方法やスケジュールなどを、事前に共有しましょう。スケジュールを共有することで、次に何をすべきなのか全員が把握できるため、メリハリのある歓迎会が実現できます。ついダラダラとしてしまいがちなオンラインだからこそ、スケジュールの共有は重要なポイントです。

飲食物の手配をする

飲食物を各自で用意するのか、会社で用意するのか決めましょう。会社で用意する場合には、オンラインフードデリバリーサービスがおすすめです。株式会社IKUSAが提供する「オンラインフードデリバリー」では、イベントごとにノベルティや記念品の付属も可能。

さらに、食事の手配だけではなく、イベントの企画から運営まで一貫して任せられます。自社でオンライン歓迎会の企画が難しい場合におすすめのサービスです。

歓迎会の当日に幹事がすべきこと【オンライン】

続いて、オンライン歓迎会の当日に幹事がすべきことを確認していきましょう。

司会をする

幹事は、スケジュールに沿って歓迎会を進行します。進行とはいえ、ただスケジュールを遂行するだけではありません。歓迎会が盛り上がるように話題を振るなど、企画の盛り上げ役に徹することも必要です。参加人数が多く1名でできない場合は、2名で進行役と盛り上げ役を分担するのも良いでしょう。

人数が多い場合は部屋を分ける

大人数の場合には、少人数ごとにトークルームを分けることをおすすめします。大人数だと特定の方だけが話をして、他の参加者が話に加われないことも少なくありません。たとえば、最初の乾杯の挨拶が終わったら、数人のグループごとに部屋を分けて、一定の時間が過ぎたらメンバーチェンジしてみましょう。そうすれば、参加者全員が交流でき、それぞれが発言するタイミングも確保できます。

アルコールの飲み過ぎに注意を促す

参加者がお酒を飲み過ぎないよう、注意を促すことも幹事の仕事です。自宅から参加するオンライン歓迎会では、つい飲み過ぎてしまう参加者もいるでしょう。そのため、参加者の様子を見ながら、適切なタイミングで注意してください。

終了時間に会を終わらせる

時間になったらどんなに盛りあがっていても、会を終わらせましょう。参加者の家族や体調への配慮をするため、ダラダラと続けることは避けてください。それでもまだ続けたいメンバーがいる場合には、希望者を集めて二次会を開催しましょう。二次会の場合でも、終了時間を決めることが重要です。

オンライン歓迎会でおすすめのサービス

オンライン歓迎会のやり方がわからない場合は、株式会社IKUSAの「オンライン社内イベントプロデュース」を利用してみましょう。自社に合わせたオリジナルイベントの企画提案から準備、当日の進行まで全て任せられます。

グッズや飲食物の提供も併せて行っているため、オンライン歓迎会をする際に必要な手間がほとんどかかりません。また、自社オリジナルのバーチャル背景素材も作成できるため、参加者全員で同じ背景を設定して一体感を出すことも可能です。

歓迎会はオンライン・オフラインで準備が異なる

歓迎会は、オンライン・オフラインそれぞれで、事前準備や当日すべきことが異なります。しかし、どちらの形式であっても、参加者全員で楽しむことが重要なポイントです。

歓迎会をスムーズに進行するためには、やるべきことをしっかりリスト化して漏れがないようにしましょう。何をすれば良いのかわからない場合には、ぜひ今回ご紹介した内容を参考にしてみてください。

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