updated: 2024
社内コミュニケーションの活性化が必要な理由とは？メリットや具体的なアイデアも紹介
目次
社内でのコミュニケーションは業務報告やミーティングから雑談まで多岐に渡り、社内における同僚、上司や部下、部署間とのコミュニケーションは避けて通れないものです。そういった社員同士のコミュニケーションにおける課題に対して「社員同士で解決するもの」と考えている人もいるかもしれません。
しかし、社内コミュニケーションの活性化は企業にメリットをもたらすため、企業経営の視点からも取り組むべき課題と言えます。また、コミュニケーションの停滞は業務を進めていくうえでのリスクもあるのです。
本記事では、社内コミュニケーションとはなにか、重要な理由、メリット、活性化させるためのアイデアを紹介します。また、社員自身がコミュニケーションをとるうえで押さえておきたいポイントも紹介します。
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社内コミュニケーションとは
社内コミュニケーションとは、社内でおこなわれる社員同士の情報交換や共有といった業務上のやり取りから、なにげない雑談まで含む、社内におけるコミュニケーション全般を指します。
社員の性別や年齢、役職や考え方はさまざまで、社内で多様な人たちと関わるなかで、コミュニケーションを取ることに難しさを感じるケースもありますが、社内コミュニケーションが活性化されると、情報伝達がスムーズになり業務が円滑に進みます。また、社員同士で良い人間関係が築けることで従業員満足の向上なども見込めます。
社内コミュニケーションが重要な理由
企業から離職者が出る理由に、社内コミュニケーションは無関係ではありません。離職には、給与・福利厚生などの待遇がよくない、労働環境が悪い、人間関係がよくない、などさまざまな理由がありますが、不満というものは誰しもが持つものであり、全ての人に不満を感じさせないということは難しいものです。そこで、重要になるのがコミュニケーションです。
不満も誰かに相談さえできれば、それを解消することや、不満に対する齟齬があればそれを正すといったこともおこなえます。しかし、社内コミュニケーションが不足し、相談できるような環境が社内になければ、不満を抱え込んだままになってしまい、その結果、離職へと繋がるリスクがあります。
つまり、コミュニケーション不足は離職率が高い要因の一つであると言えるのです。
社員が抱えた不満を事前に察知するためにも、企業は社内でのコミュニケーションを見つめ直す必要があります。
テレワークの普及により社内コミュニケーションに悩む企業が増加
テレワークの普及により、それぞれが離れた場所から業務を行うようになったため、対面での業務に比べてコミュニケーションが取りづらく、悩んでいる企業が増加しています。
たとえば、テレワークにおいて欠かせないチャットツールは、互いの状況が見えづらく、業務上で孤独を感じる社員もいるほか、最低限業務上必要なコミュニケーションは取れるものの、業務以外の雑談がしづらいという特徴があります。また、相手の顔や声色がわからないことで温度感がつかみづらく、文字以外の情報がないことでコミュニケーションへのハードルも高くなっている可能性があります。
今後もテレワークが続いていくことを想定し、社内コミュニケーションへの対策を講じる必要があるでしょう。
社内コミュニケーション活性化のメリット
社内コミュニケーション活性化には企業にとってもメリットがあります。4つのメリットについて解説していきます。
1.素早く情報伝達がおこなえ、業務が円滑に進む
多くの業務は一人では完結しません。チームの中で協力することや、部署間での連携を求められ、コミュニケーションを取ることは不可欠と言えます。
しかし、社内コミュニケーションが不足していると、発信することに労力を感じてしまったり、部署を越えた連絡に時間がかかったりしてしまうことがあります。
社内コミュニケーションが活性化していれば、情報伝達の速度や頻度が上がります。共有がスムーズで情報量が多いほど業務は円滑に進み、生産性の向上も期待されます。
また、企業の示すビジョンが情報共有により素早く、深く浸透するほど、価値観が統一された環境となり、全員が迷うことなく同じ目標に向かって進むことができます。
2.離職率の低下
厚生労働省の「平成 30 年若年者雇用実態調査の概要」における、「初めて勤務した会社をやめた主な理由としては、1位「労働時間・休日・休暇の条件がよくなかった（30.3％）」、2位「人間関係がよくなかった（26.9％）」となっています。また、勤続期間が「一年未満」の社員の場合では「人間関係がよくなかった」の割合が最も高くなっており、新入社員が人間関係が良くないと感じる場合、早期の離職につながることが伺えます。
普段からコミュニケーションを取っていれば、会話が生まれやすく、風通しのよい職場になるでしょう。不安や不満といった問題を抱えたときも上司や同僚に相談できる相手がいれば、問題が解消されることも期待でき、離職率の低下にもつながります。
3.エンゲージメントの向上
社内コミュニケーションが活性化し、社員同士で良好な関係が築けると組織への愛着が向上し、組織に対して貢献したいという気持ちが生まれます。このような「社員エンゲージメントの向上」も社内コミュニケーションの活性化によって期待されるメリットです。
「自分はこの組織の一員である」という意識を持つことで、組織全体で物事をとらえるようになります。その結果、組織として一体感が増していき、一丸となって目標の達成に向けて取り組めるでしょう。
4.組織内でイノベーションにつながる
上司と部下で強い上下関係があることや、部署間での関りが希薄な組織だと意見を出しづらいものです。
コミュニケーションが活発な組織であれば、風通しのよい職場になり、自由な意見や新しいアイデアを出しやすい環境が構築されます。そのためにも、職場の誰に意見をしても否定されることなく、安心して発信することができる心理的安全性が確保されていることが重要です。
社内コミュニケーション活性化のためのアイデア6選
社内コミュニケーション活性化につながるアイデアを6つ紹介します。
1.朝会や夕会の導入
コミュニケーションの機会を増やすという意味で、まずは朝会や夕会の導入から始めるのがよいかもしれません。
朝や、夕方に10分くらいの短い時間でも構わないのでみんなで顔を合わせるタイミングを作りましょう。リモートワークであればビデオチャットツールなどを使用することでお互いの顔を見ながら実施できます。
話す内容は業務のことに限らず、雑談でも構いません。重要なのは内容ではなく、顔を合わせるという点と、会話する機会を設けるという点です。
注意点として、上司やリーダーばかりが毎回発言することにならないようにしましょう。色々な人に話してもらい、コミュニケーションに対するハードルを下げることが大切です。
2.1on1
1on1とは、上司と部下が1対1で話す機会を設けることです。
上司が部下に何かを指摘するのではなく、対話の中で部下の能力を引き出すことが目的です。また、部下が業務において「なにを考えているのか」、「なにか問題を抱えていないか」などをヒアリングし、社員が抱える不満や不安などを引き出すことにもつながるでしょう。
全員の前では話すことが苦手でも1対1であれば話せるという社員もいます。1on1から始めて、まずは本音を引き出すところから始めるのも一つの方法です。
3.フリーアドレス制度
フリーアドレス制度とは、社員の席を固定するのではなく、自由な席や場所で仕事ができるようにする制度です。
毎日異なる人と近くで仕事をすることになるため、上司や部下といった垣根をなくすことや、部署を超えた交流にも繋がり、普段あまりコミュニケーションを取っていない人とも会話をするきっかけになります。
4.社内報の配布・配信
社内報とは、経営者からのメッセージや社内で起きた出来事など、社内にまつわる幅広い情報を発信する媒体です。内容としては社内の業績やニュースといったものがあります。紙媒体での配布のほかに、Webページや、メルマガ形式での配信なども方法もあります。
社内報の大きな目的は、会社や社員のことを広く知ってもらうことです。社内報をきっかけに話しかける、話しかけられるといったコミュニケーションに発展することもあります。
特に企業規模が大きくなると面識のない社員や、プロジェクトの内容を把握しきれないこともあるでしょう。社内報を読むことで、自分の組織にどういった人がいて、どんなプロジェクトが進行しているのかを把握でき、あらためて自社について知ることで帰属意識が高まる効果が期待できます。
5.社内イベント
社内イベントとは、懇親会やゲーム大会などのイベントを社内でおこなうことです。社内イベントを開催することで、働く仲間の普段は見ることのない一面を知ることができ、より人柄への理解が深まることもあります。
社内イベントを実施する際は、コミュニケーション促進や、ビジョンの共有など目的を決めると一体感を持って臨むことができます。
近年は、オンラインで社内イベントを開催する企業も増えており、オンラインに特化したコンテンツや、企画会社も出てきています。オンラインの社内イベントには、場所を問わずに開催でき、参加のハードルが下がるなどの多くのメリットがあり、注目を集めています。
6.社内SNS
社内SNSとは、自社の社員だけで構成されたWeb上のSNS（ソーシャル・ネットワーキング・サービス）のことです。
上司・部下に関係なく誰でも気軽に発信できるため、コミュニケーションを促進し、全社的に情報の共有が可能になります。また、スタンプ機能などを搭載した社内SNSを活用すれば、コミュニケーションのハードルを下げる効果も期待できます。
発信する内容は、業務に関する内容に限定している企業もあれば、業務外のことも発信してよいとしている企業もあります。業務外のことも発信してよい場合は、雑談のようなコミュニケーションが発生することで、孤独感が解消にもつながります。
特にテレワークにおいては雑談などのカジュアルなコミュニケーションが不足しがちですので、自社の目的に応じてルールを決めていきましょう。
継続的な社内コミュニケーションの活性化につながるサービス
株式会社IKUSAが提供するサービス「プレイスポットONLINE」をご存知でしょうか。リモートワークで希薄になった社内コミュニケーションの活性化を目的とした、オンラインワークショッププログラムです。
「気軽に話せる場」を継続して作ることで、失われてしまった雑談などのコミュニケーションを取り戻すことができます。寿司握り体験やヨガ体験、謎解きといったものから、手品を通じて表現方法を学ぶ「マジックコミュニケーションズ」などの20種類以上にも及ぶ多種多様なオリジナルプログラムが用意されています。
単発の社内イベントではなく、複数のプログラムを継続することで中長期的にコミュニケーションの量を増やし、社内コミュニケーションの活性化につながります。
プログラムの選定に迷った場合も、コンサルタントが企業の抱えているコミュニケーション課題から最適なプログラムを提供してくれます。社内研修、懇親会、コミュニケーション促進、社内イベントなど、あらゆる目的に対応したプログラムを実施できます。
準備も不要で、プログラムに必要なキットを当日に参加者の自宅まで届けてくれます。
リモートワークによってコミュニケーションに課題を感じている方は検討してみてはいかがでしょうか。
社内コミュニケーションを活性化させるためのポイント
社内コミュニケーション活性化させるために、押さえておきたいポイントや考え方を4つ紹介します。
1. 社員にコミュニケーションの量を意識させる
良い人間関係が築かれている環境では、コミュニケーションの量が多いとされています。反対にコミュニケーションの量が少なければ、相手とは疎遠となり、相手のこともわからない状態となってしまいます。そうなるとよりコミュニケーションを取らなくなってしまう悪循環に陥ってしまいます。
良好な関係を目指すのであればコミュニケーションを取る第一歩を踏み出すことから意識しましょう。小さなコミュニケーションでも量を積み重ねていけば相互理解へとつながり、お互いにコミュニケーションを取りたいと思える好循環につながります。
上司や部下といった上下のつながりだけではなく、同僚や他部署といった横のつながりまで、コミュニケーションに不足がないかを見直し、不足があれば社員が積極的にコミュニケーションを取るように促しましょう。
2.他のメンバーの状況把握を積極的におこなうように促す
組織が大きくなり、業務が細分化され、分業が進むと、自身以外のメンバーがどんな業務状況にあるのかを詳細に把握するのは難しくなります。場合によっては同じ部署のメンバーで普段から会話をしていても業務の実態がわからないといったケースも起こりえます。
こういった業務の細分化や分業も、本来は、業務効率化を目的として、組織の連携や協力を促す仕組みとして生まれたものです。しかし、身近なメンバーがどのような状況にあるのかを把握できていないことは、連携や協力を十分におこなえないことになります。
解決策としては、社員が「相手に興味を持つ」ように促すことから始めるとよいでしょう。今この人はなにをしているのか、会話をし、自分のことも共有することで、組織全体にも理解が広がっていきます。その結果、チーム全体でなにが起きているのかを把握できるようになるでしょう。
やがて身近なメンバーに限らず、組織全体で誰が今なにをしているのかがわかるようになれば、組織としてより強力な連携が生まれるでしょう。
3.対面やビデオチャットツールでのコミュニケーション機会を増やす
リモートワークの普及により、対面で業務をおこなう機会が減少しています。また、会社に出社している場合でも基本的な業務連絡にチャットツールを用いているケースもあるでしょう。
チャットツールを用いることは、事前に文章を精査し、必要な情報だけをスムーズに伝える面で効率的です。しかし、対面と異なり、相手の声のトーンや、言い方、表情や仕草といった非言語コミュニケーションを取ることができません。
たとえば、「注意してください」というチャットツール上の文面を一つ取っても、言葉通りの注意喚起とだけ受け取れる人から、「相手は怒っているかもしれない」と感情まで想像してしまう人など、受け取り方は人によってさまざまです。受け取り方の違いから齟齬が生まれ、お互いが意識しないうちに人間関係にも影響を与えることもあるでしょう。
そうならないように、業務連絡であっても対面のコミュニケーションをあえて取るように促し、相手の顔を見ながらコミュニケーションを取る機会を増やしていくことが大切です。リモートワークであっても、ビデオチャットツールを用いれば離れていても相手の顔を見ながら会話することが可能になります。
4.社内コミュニケーションの目的を伝え、強要をしない
社内コミュニケーションを活性化するために実施すべきことは多くありますが、ただ単純にコミュニケーションを押し付けるのではなく、相手に合った距離のコミュニケーションを心掛けましょう。
たとえば、「会社内での付き合いをあまりしたくない」と思っている人がいる場合、それを否定するようなことや、にコミュニケーションを強要することは、かえってその人をコミュニケーションの場から遠ざけることになるでしょう。
そのためにも、社内コミュニケーションの目的をしっかりと伝えることが重要です。なんとなく仲良くするのではなく、業務を回すためにコミュニケーションが必要なことを伝え、相手にとっても意義のあるコミュニケーションだと理解してもらうことが重要です。
まとめ
社内コミュニケーションは、人間関係にも影響し、結果として業務にも影響を及ぼす重要な要素です。良い職場環境を作るのは企業側の役目ともいえるでしょう。
社内コミュニケーションが活性化している環境であれば、社員が不満を誰かに相談しやすくなり、離職率の低下につながります。また、コミュニケーションが円滑であるほど、情報伝達の質が向上し、組織全体の生産性も向上するでしょう。
今回紹介したポイントや、取り組み、サービスなどを参考にし、強固でかけがえのない組織作りを目指してみてください。
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アクティビティが受講者の主体性を高めてコミュニケーションを促進させ、スキルアップやチームビルディングをはかれます。
IKUSA.jp編集部
横山悠大
さおり
りょう
正木友実子
