オンライン研修でZoomやMicrosoft Teamsを使用するメリット

オンライン研修を実施するにあたり、「ツール選び」で迷っている方は多いのではないでしょうか。

一般的にオンライン研修で選ばれているのが「Zoom」もしくは「Teams」です。いずれも、カメラなどを活用し、お互いの顔を見ながらコミュニケーションを図れるのが特徴。しかし、オンライン研修のために活用するのであれば、それぞれの特性を知ったうえで選ぶことが大切です。

そこで、今回はオンライン研修に適しているのはどちらなのか、詳しくご紹介します。

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Zoomとは

Zoomとは、オンライン会議として活用することを前提に開発されたツールです。
カメラなどを活用した映像と、マイクを通した音声でコミュニケーションを図ることができ、会議の他、オンラインセミナーや勉強会などで活用されることがあります。比較的シンプルなシステムですので、オンラインビデオツールに慣れていない人でも、容易に利用することができます。

また、Zoomの大きな特徴して挙げられるのが、「ブレイクアウトルーム」の機能です。この機能を使えば、参加者をいくつかのグループに分け、そのグループ内のみでの会話が可能となります。グループディスカッション等の研修の際、非常に役に立つ機能といえるでしょう。

有料版にアップグレードすることで使える「ウェビナー」の機能も、オンライン研修におすすめです。こちらはウェブセミナーを簡単に開催することができる機能で、講義型のオンライン研修に活用できます。

Zoomを使ったオンライン研修のメリット

※こちらはイメージです。実際のZoom画面とは異なります。

シンプルで使いやすい

Zoomの最大の特徴ともいえるのが、シンプルで分かりやすい機能とデザインです。

URLを押してブラウザ版を開く、もしくはアプリを起動すれば誰でもオンライン会議に参加することができるので、オンライン研修に慣れていない人でも臆することなく参加できます。また、デザインも非常にシンプルで、どこを押せばどうなるかが直感的に分かるようになっています。

気軽にミーティングを開始できる

Teamsは企業での利用に特化しているため、組織外のユーザーは予め承認を得なければならない、ミーティングの部屋を立てられるメンバーが限られている、と言ったセキュリティ面での制限がいくつかあります。

一方、ZoomはTeamsほど制限が厳しくないため、アカウントを持っていれば誰でもホストとしてミーティングを開始できます。外部の企業などを介して研修を行う際は、Zoomの方がスムーズにやり取りを行えるでしょう。

Zoomならではのウェビナー機能が充実

有料オプションにはなりますが、Zoomの「ウェビナー」機能は、講義型のオンライン研修を行う際、非常に役立ちます。参加者の音声やビデオはオフになるので、講義を受けることに集中して欲しい場合に便利な機能です。また、投票機能やQ&Aなどの機能もついているため、講義を行う側と参加者側とのやりとりが可能となっています。参加者同士のコミュニケーションを特に必要としない研修では、ぜひ活用したい機能です。

Teamsとは

※こちらはイメージです。実際のTeams画面とは異なります。

Teamsとは、世界的に有名な「Microsoft社」が提供するオンライン会議ツールです。
Zoom同様に、お互いの映像や音声でコミュニケーションを図れるのはもちろんのこと、ファイルの共同編集が可能といった一面もあります。
Teamsは、WindowsやiOS、androidなどに対応していますので、オンライン会議をしながら、ワードやエクセルなどを操作できるのです。

また、TeamsにもZoomと同様、「ブレイクアウトルーム」の機能がリリースされました。こちらを活用すれば、少人数でのグルーピングが可能となります。

多様な使い方ができることから、近年推進されている「リモートワーク」の現場でも導入が進んでいます。

Teamsを使ったオンライン研修のメリット 

参加可能人数が多い

Zoomの場合、同時に参加できる人数が100人であるのに対し、Teamsは同時に参加できる人数が250人と比較的多いです。
大規模なオンライン研修にも対応できるため、使用可能なシーンが多いといえます。

Teamsならワードやエクセルの共同編集もしやすい

Teamsなら、ワードやエクセルの共同編集が可能です。例えば、エクセルやパワーポイント、ワードといったファイルは参加者同士でオンライン上で編集できます。
また、特定のファイルを参加者全員が確認することもできます。
参加者同士で会話をしながら作業を行う研修に向いているといえるでしょう。

ファイル管理も容易

Teamsは、ファイル管理が容易といったメリットがあります。
Teamsの最大の特徴が、「ファイルを共同編集できること」ですが、場合によっては「特定の参加者のみに公開したい」「一部にフィルターをかけたい」など、希望が生じることがあります。Teamsであれば、チームごとにファイルを管理することができますし、フィルター機能を使って利用などを制限することもできます。
そのため、ドキュメントなどを安心してオンライン研修に活用できるでしょう。

ZoomとTeamsの使い分け

ZoomもTeamsも、オンラインでコミュニケーションを図るという意味では、ほぼ同じ立ち位置です。
しかし、上記でも触れたとおり、それぞれには違いがあります。そのため、ZoomとTeamsの正しい使い分けを知っておかなければなりません。
ここからは、ZoomとTeamsの使い分けのヒントを見ていきましょう。

細かな機能が不要であればZoomがおすすめ

「お互いの顔を見てコミュニケーションをとるだけ」「映像と音声の機能が整っていれば十分」など、細かな機能が不要であれば、Zoomがおすすめです。
Zoomといえば、お互いの顔を見てコミュニケーションを図るといった使い方がメイン。オンライン研修を実施するにあたり、ファイルの共有や編集などが必要なければ、シンプルな機能性のZoomがベストです。

プロジェクトの進行などはTeamsが便利

Teamsは、プロジェクトの進行などのように、ファイルやドキュメントなどの編集・共有などが必要なシーンで便利です。
そのため、オンライン研修を行うにあたり、他の機能も必要という場合にはTeamsが適しています。特に、一つのドキュメントを複数人で作業していく…といった研修内容を検討しているなら、Teamsがおすすめです。

ZoomやTeamsを活用したおすすめのオンライン研修とは？

ZoomやTeamsを使った研修としておすすめなのが、IKUSAの提供する体験型のオンライン研修「リモ研」です。

リモ研は、リモートワークツールの使い方やオンライン商談のコツを学べる、最新のオンライン研修です。

「コロナ禍になりリモートワークを推進しているところだが、社員の理解を得られない」
「オンラインでのコミュニケーションを促進したい」
「オンライン商談のポイントを知りたい」

といった企業様におすすめの研修となっています。

本研修の特徴は、「講義」と「グループワーク」の両方を行える点です。

はじめに講義を受けた後、参加者にはチームビルディング型のオンライン謎解き「リモ謎」にチャレンジしていただきます。講義で学んだ内容を生かし、実際にツールを使いこなしオンライン上でのコミュニケーションをスムーズに行えるかを、確認できます。即実践に移して試せるので、スキルの定着を図ルコとができます。

また、「リモートワークツールについてはある程度わかっているけれど、社員同士のコミュニケーションが課題となっている」という企業様には、「リモ謎」単体での実施もおすすめです。

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SDGs を学びたいというときにおすすめのサービスはこちらです。

「ある惑星からのSOS」は、オンラインで楽しめる、SDGsと謎解きを掛け合わせたイベントです。 参加者の皆さんは「ある惑星」の課題を解決するというミッションを与えられます。

謎を解いて情報を整理することで、惑星の課題を解決する方法を導き出すことができます。 また、チームでゲームを進めるなかで、知らず知らずのうちに、今世界で起きている問題や、SDGsの必要性を学ぶことができます。

楽しくSDGs について意識を高め、意見交換をしながらも、チームビルディング研修としても高い効果があります。

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まとめ

今回は、オンライン研修では、ZoomとTeamsのどちらが適しているのかをご紹介しました。
いずれも、オンライン研修では選ばれることが多いツールですが、それぞれ機能面や特性が異なりますので、検討している研修内容と照らし合わせながら選ぶ必要があります。
現在、オンライン研修を検討している担当者は、本ページを参考にしながら、最適なツールを選びましょう。」

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