テレワークの課題と解決策とは？コミュニケーション活性化に最適な方法もご紹介！　

新型コロナウイルスの影響でテレワークを導入された企業も多いのではないでしょうか？取り組んだきっかけは三密を避けるためだったかもしれませんが、やってみるとよかったという声も聞かれます。しかし、その一方で多くの課題も挙げられています。特にコミュニケーション不足は痛感されている方も多いでしょう。

今回はテレワークで起こる課題とその解決法をご紹介します。コミュニケーション不足の解決として、具体的な対策もご紹介しています。ぜひ、今現在テレワークの方も、今後取り組まれる方も参考にしてみてくださいね。

テレワークとは？

テレワークとは、在籍する会社のオフィスには出社せず、自宅やレンタルオフィスなどで業務をおこなう働き方のことを言います。

テレ(tele)は「遠い」「遠距離の」という意味を持っています。

簡単にまとめると、コンピューター等の通信機器を通して、インターネットなどのコンピューターネットワークを利用している環境です。

最近では新型コロナウイルスの影響で、「テレワーク」という言葉をよく耳にされるようになったのではないでしょうか？

テレワークのメリット

移動時間がカットされる

通勤時間があることで、プライベートと仕事の切り替えができます。仕事を自宅に持ち込みたくない方にとっては必要な時間ですね。

けれど、通勤時間に取られる平均時間は往復で1時間とも言われており、この時間を無駄だと感じている方も多いのではないでしょうか。

テレワークを実施すれば、この通勤時間がカットされます。そうすると、1か月20日出勤した場合には、1か月で20時間が自由に使えるようになるのです。もっと自分の時間が欲しい方にとって、このカットされた時間は有効活用して趣味活動や休息の時間に費やせます。

オフィスのコスト削減

テレワークになるとオフィスへの出社がなくなるので、必然的に電気や空調も使用されず、光熱費などは減ってきます。

会社によっては社員の交通費の支払いもなくなるので、会社にとっては大きなコスト削減となるでしょう。社員にとっても、仕事終わりの外食回数が減るので、個人の出費が減るのはメリットですね。

多拠点の社員との交流が可能である

会社によっては各地に支店を持たれていることもあるでしょう。

普段であれば研修や慰安旅行の時ぐらいしか顔を合わせられないかも知れませんが、その場合でも、交通費や宿泊費がかかってしまいます。

そんな会社にとってはテレワークにすることで、交流が図れ、連携を取ることが可能になるのです。

人材の確保ができる

テレワークを行うことで、家庭を持つ方は働きに出たくてもなかなか出られず、それぞれの環境によってテレワークを必要としている方は少なからずいるでしょう。

なので、人材不足でお困りの会社は、テレワークにすることで、人材を確保できる可能性があります。

また会社に通えるという条件を気にせず、遠方になっても必要とする人材や、優秀な人材を雇うことができるのです。

テレワークで起こりうる課題

互いの業務が見えない

テレワークだと社員同士の動向が不透明で、だれが何をやっているかわからないという状態になります。

その中で規律性が無くなり、コンプライアンス違反や仕事上のミスの隠ぺいにつながる可能性があります。しかも、その事態になったとしても、だれも気付くことができません。

見られる意識がないテレワークでは不正が起こりやすくなると言えます。

OJTできない

社員のOJTに悩まれている方も多いのではないでしょうか？

テレワークは基本的に個人での業務作業になり、対面ではないので、普段の様子も見えにくくなってしまいます。

なので、上司からの気づきを共有する機会が減り、新入社員が相談してこない限り、対応できないということもあるでしょう。

新入社員が業務で悩んだ際も、すぐに相談することができず、業務が止まってしまうことも考えられます。

今はオンラインでできる研修もあるので、ビジネスマナーなどを習得することは可能になってきていますが、普段の業務においてはOJTが難しくなるでしょう。

業務とプライベートの区切りがつけにくい

出社しての業務だと移動時間があり、自宅とはちがった場所に場面が変わることで、気持ちが切り替わります。しかし、テレワークだと移動時間がなく、場所が変わらないため気持ちの切り替えが難しくなります。

長時間労働(残業)が増える

家で作業をしていると、業務の終わりどきが分からなくなってしまいます。

家にいると帰宅時間も気にしなくていいので、ついつい労働時間が長引くのです。

テレワークをしてから、残業時間が増えたという声が多く聞かれます。

コミュニケーション不足

もしかすると、コミュニケーション不足は1番悩まれる問題ではないでしょうか？

テレワークになると、顔を合わせることがなくなるので、必然的にコミュニケーションが不足してしまいます。コミュニケーションを意識的に図ろうとしないと、普段の業務体制よりコミュニケーションが取れないのが、テレワークの大きな課題です。

テレワークの課題を解決する方法

勤怠管理システムや業務報告ルールを使っての『見える化』

システムを上手に利用することで、社員の業務が見える化できます。例えば、勤怠管理システムを使うことで、勤務時間や残業時間・出勤日数などの管理が可能になります。

また、勤怠管理以外にも、シフト管理や欠勤・有給管理、超過残業基準の設定や各種給与ソフトとの連携で自動的に給与を支払える便利なサービスもあります。

システムを使わず、業務を1日数回報告するなど会社としてのルールを決めておくだけでも、「互いの業務が見えづらい」という課題を解決できます。

オンラインツールを利用してOJTを行う

今はオンラインでできる研修が各企業から発信されています。

また普段の業務におけるOJTはきちんとお互いの予定を合わせて、定期的にインターネットツールを使って、行うようにするといいでしょう。

ルールを決めてメリハリをつける

先ほども述べたように、テレワークだと、業務の終わりが分からず、出社していた時より残業時間が増えてしまいます。

なので、メリハリをつけるために、自身でしっかりルールを決めておくことも大切です。「勤務時間は〇時から〇時まで！それ以外はプライベート！」など、自分のルールをしっかり決めて守るようにしましょう。

コミュニケーションを活性化できるレクリエーション

コミュニケーション不足を解決するには、オンラインを上手に活用しなくてはいけません。オンラインで可能なコミュニケーション方法を3つご紹介します。

それぞれの場面に応じたレクリエーションをご紹介しているので、状況に合わせながら取り入れてみてください。

リモート飲み会

リモート飲み会とは、オンラインを使って行う飲み会のことを言います。

ビデオ通話ツールを利用することで、1か所に集まらなくても、オンライン上で集まることが可能です。終電時間を気にせず、飲食代も低コストでできるので、手軽にコミュニケーションを図れます。

使用するツールによって、仮想背景が設定でき、自宅の中を見せずに参加せることができます。個人のプライバシーを守ることは意識しなくてはいけないポイントなので、開催する際は、みんなが安心して参加できるように心がけましょう。

会社の懇親会や歓迎会も集まることができないので、リモート飲み会を利用して開催しているようです。

リモ謎

リモ謎とは、リモートワークでもチームビルディングが出来る大人数参加型の謎解き脱出ゲームです。

ビデオチャット通話を使い、チームで協力をしながらストーリーに沿った謎を1時間〜1時間半の間に解き、脱出を目指します。

【ストーリー】

20XX年。リアルとデジタルの境がなくなり、行き来できる世界となった。

いつものように電脳世界で過ごしていたあなただったが、AIの暴走により、ある装置が起動してしまう。

それは電脳世界とリアルを切り分ける装置だった！

あと1時間後にこの電脳都市から脱出しなければ、永遠に電脳都市に閉じ込められてしまう！

緊急脱出マニュアルを読み解き、あなたは一時間以内に電脳都市からの緊急脱出装置を見つけ出すことはできるか？

リモートワークにより交流が減ってしまった企業や、他拠点間で交流を図りたい企業におすすめです。

PCやスマホなどのデバイスと通信環境があれば、どこでも実地可能なコンテンツで、100名まで同時参加が可能です。

オンライン上で各チームの進行状況を把握しながら進めていくため、謎解きを初めて体験される方・チームへのフォローなども手厚く実施が可能となっています。

目的に合わせて謎の難易度を調整することもできます。

リモ謎公式サイトはこちらリモ謎の資料ダウンロードはこちら

オンライン会議時のアイスブレイク

テレワークだとオンラインで会議をされているのではないでしょうか？

せっかく社員が集まる場なので、アイスブレイク活用すると、コミュニケーション活性化に効果的です。

「アイスブレイク」とは、緊張感や堅苦しい空気を氷(アイス)に例え、それを溶かす(ブレイク)という意味からきています。 文字通り、アイスブレイクの最大の効果は、「緊張を和らげる」ことにあります。なので、アイスブレイクを取り入れることは、コミュニケーションの活性化だけではなく、会議の緊張感の緩和や、リフレッシュにもつながります。

自己紹介やゲームなどをするのが一般的で、通常、会議や研修の冒頭に5～10分程度で行われます。

どんなアイスブレイクがオンラインで行えるのかおすすめ5選をご紹介します。

【たけのこニョッキ】

某テレビ番組で人気だったゲームの一つです。

「たけのこ たけのこ にょっきっき！」という掛け声に合わせて、他の参加者と番号が被らないように、「1ニョッキ」「2ニョッキ」と順に番号を言っていくゲームです。

他の参加者と番号が被ったらアウトです。

参加者同士がそれぞれのタイミングを見計らわなければいけないので、緊張感も感じますが、成功時には参加者の一体感と達成感を共有することができます。また、準備するものがないのも取り組みやすいポイントですね。

【イラスト当てゲーム】

各参加者が描いたイラストが何なのかを当てるゲームです。テーマを決めて行うと進行しやすいです。難易度を上げるのであれば、「〇〇が□□しているところ」などをお題にしてもいいでしょう。

しかし、行うには紙とペンが必要になりますので、行う際は事前に準備を呼びかけておくといいですね。

紙やペンの準備なくお手軽に楽しめるお絵描き専用アプリもあるので、そういったアプリを使ってみるのもおすすめです。

【大喜利大会】

「写真で一言」や「これ、売る気ある？その商品のキャッチフレーズとは？」などお題を出していき、参加者みんなで回答を出し合います。

ただ出し合っていくだけでもいいですが、司会者を決めてポイント制にしてみたり、自分たちで投票しあったりしても盛り上がることでしょう。

強制的に発言を求めたりするとせっかくのアイスブレイクが成功しないので、無理強いは禁物です。

あくまで、楽しく参加できるように心がけましょう。発言したくない方も、みんなの回答を聞いて楽しい時間を共有しているという点で、十分にコミュニケーションが図れています。

【1分体内時計】

ストップウォッチを使った簡単なアイスブレイクゲームです。

体内時計の正確さを測ることができます。

まずは、ストップウォッチを用意します(携帯のストップウォッチ機能を利用してもOK)。

参加者はストップウォッチを見ずに体内時計の感覚を頼りに20秒の測定にチャレンジ！

20秒ジャストと思ったときにストップウォッチを止めましょう。

実際のタイムとの誤差を見て盛り上がりましょう。

【30を言ったら負けゲーム】

１～30まで順番に数えていき最後に30を言った人が負けといういたってシンプルなゲームです。最初の人から順に1から数字を言っていきます。1回につき言えるのは最大3つの数字までです。最後に30を言ってしまった人が負けとなります。

人数に合わせて最後の数はいろいろ変化させていってもいいですね。どうすれば言わないかを考えながら取り組むので、頭を使う会議や研修前のちょっとしたウォーミングアップになります。

まとめ

テレワークで起こってくる問題もありますが、上手に利用し、問題を解決していくことで、快適かつ効率的に業務を行うことができます。

コミュニケーションを取るための意識を持たなくてはいけませんが、レクリエーションやアイスブレイクなどを取り入れながら活性化させていきましょう。

ぜひ、今回の記事を参考にしてみてくださいね。