司会進行の役割とは？事前準備と当日の流れ・挨拶に使える文例を解説

イベントの司会進行役に任命されたものの、「きちんと進行できるか心配」「どんな準備をすればいいのかわからない」という不安を抱えている方も多いのではないでしょうか。

会合やイベントにおいて、司会進行は重要な役割を担っています。イベントが円滑に進むか否かは、司会進行役の腕にかかっているといっても過言ではないでしょう。しかし、ポイントを押さえれば、決して難しいものではありません。

ここでは、司会進行の役割、当日までに必要な準備、当日の流れ、司会進行を成功させるコツと注意点を解説します。宴会やセミナーで使える挨拶の文例も紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

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司会進行の役割とは

社内行事や周年行事、会議などの際、先頭に立ってプログラムを進めることを司会進行といいます。イベントの司会進行役に抜擢されたら、まず確認したいのが、司会進行が担う役割です。司会進行にはどのような役割があるのか、詳しく見ていきましょう。

イベントを時間通りに進める

司会進行の最も大きな役割は、イベントの「舵取り」をすることです。タイムテーブルや台本に従って、イベントを時間通りにつつがなく進め、成功に導くことが求められます。

イベントは事前にどんなに準備をしていてもトラブルが起きるものです。当日、予期せぬハプニングが発生して、予定よりも時間が早まったり、遅れたりする可能性がゼロではありません。そんな状況でも、できるだけ予定通りにプログラムが進行できるよう、司会進行役がタイムスケジュールを管理する必要があります。

参加者に案内・アナウンスを行う

参加者への各種案内も司会進行役の大事な役割です。周知が必要な情報を適切なタイミングでアナウンスし、参加者との協力関係を築くことで、イベントの進行がスムーズになります。

アナウンスする主な事柄は以下の通りです。

• イベントのスケジュール
• イベントの注意事項
• 配布資料の確認
• 休憩時間
• トイレや喫煙所の場所
• 緊急時の対応方法

登壇者を紹介する

講師やゲストを招く講演会の場合、司会進行役が登壇者を紹介します。参加者の興味関心を高め、スムーズに登壇者の話へ移行できるように紹介するのがポイントです。可能であれば、登壇者と事前に打ち合わせを済ませておくのが望ましいでしょう。

また、歓送迎会や忘年会、新年会などの宴会の場合には「開宴」「乾杯」「締め」の挨拶があります。それぞれの挨拶をする人の紹介も司会進行役の務めです。紹介する相手を間違えると失礼にあたるので、名前と役職名を正確に把握しましょう。

宴会における挨拶の種類と適任者

• 最初の挨拶：最も役職が高い人
• 締めの挨拶：2番目に役職が高い人
• 乾杯の挨拶：3番目に役職が高い人

場の雰囲気をつくる

会場の雰囲気づくりも司会進行役の仕事です。イベントのテーマに合った雰囲気をつくることで、参加者に満足度の高い時間を提供できます。真面目に話を聞いてもらいたいのか、参加者同士ざっくばらんに話してもらいたいのかによって、進行役に求められるものは変わってきます。司会進行役はイベントのコンセプトやテーマ、開催目的を事前に確認しましょう。

場にあった雰囲気をつくるための方法として、声のトーンを変えて話す、身振り手振りをつける、参加者とのコミュニケーションを図るなどのやり方があります。

司会進行を滞りなく行うために必要な準備

イベントの司会進行を任された場合、当日の進行を円滑に行うための準備が必要です。しかし、具体的に何をすべきかわからないという方も多いのではないでしょうか。ここでは、司会進行役が準備すべきことを時系列順にリストアップしました。以下で詳しく解説します。

1．イベントの目的・ターゲットを確認する

司会進行役に抜擢されたら、まず「イベント開催の目的は何か」「誰のために行うのか」を確認しましょう。そうすることで、イベントで達成すべきゴールが明確になり、目的に沿った進行をしやすくなります。また、イベントの目的・必要性は、参加者全員に共有すべき情報です。イベントのゴールを参加者に伝えることで、イベントへの興味や満足度を高めることが期待できます。

2．幹事と打ち合わせをする

司会進行役に選ばれた人は、幹事と綿密な打ち合わせを行う必要があります。幹事とは、イベントの取りまとめ役のことであり、参加者の募集や日程調整、会場予約などを担当します。それに対して、司会進行役は当日の進行・盛り上げ役を担います。幹事は企画を練る裏方的存在で、イベントの表に立つのが司会進行役です。イベントを成功させるためには、幹事と司会進行役の連携が欠かせません。

司会進行役が幹事と共有すべき情報はたくさんあります。司会進行を務めることになったら、タイムスケジュール、会場の雰囲気や参加者数など、なるべく多くの情報を幹事に提供してもらいましょう。可能であれば、会場の下見に同行するのもおすすめです。

3．司会進行の台本をつくる

司会進行役はイベント全体のバランスを調整したり、時間を管理したりとやるべきことがたくさんあります。本番で慌てないために、タイムスケジュールに沿って司会進行用の台本を作成しましょう。

台本には、時間、プログラム、話す内容、注意事項などを表にして記載します。開会から閉会までスムーズに進行できるよう、当日の流れをシミュレーションしながら台本を仕上げましょう。登壇者の名前はふりがなを振ると、読み間違いを防げます。

4．台本を使って練習する

作成した台本は、必ず一度は声に出して読み上げましょう。黙読するだけでいいと思うかもしれませんが、間の取り方やスピード、おかしな表現など、声に出して初めて気づくことがたくさんあります。

また、ほとんどの人は、人前で話すことに慣れていないものです。本番で緊張しないためにも、何度も声に出して練習しましょう。繰り返し発声練習することで、全体の流れがしっかり頭に入り、自信を持って司会を務めることができます。

イベント当日の司会進行手順（宴会編）

ここでは、宴会の一般的な流れと司会進行の手順を紹介します。

1．開会宣言

宴会の始まりを告げるのが、司会進行役による開会宣言です。司会進行役はあくまでも引き立て役なので、開会の挨拶ではシンプルに必要なことだけを淡々と述べましょう。

司会進行役の挨拶文例

「みなさま、こんばんは。お忙しいところお集まりいただきまして、誠にありがとうございます。これより株式会社△△の懇親会を開催いたします。本日、司会進行を務める○○と申します。最後までどうぞよろしくお願いいたします」

2．最初の挨拶

最初の挨拶は、参加者のなかで役職が最も高い人にお願いします。明るく柔らかい口調で呼びかけて、挨拶の担当者が話しやすい雰囲気をつくりましょう。

司会進行役の挨拶文例

「それでは開会にあたりまして、○○部長より一言ご挨拶をいただきたいと思います。○○部長、よろしくお願いいたします」

（挨拶の後）「○○部長、ありがとうございました」

3．乾杯の挨拶

乾杯の挨拶は、出席者のなかで役職が3番目に高い人に依頼します。最初の挨拶と同じ人が乾杯の挨拶を行っても構いません。その場合は依頼する際に「乾杯の挨拶もお願いします」と伝えておくと当日の進行がスムーズです。乾杯の挨拶はシンプルイズベスト。事前に挨拶を短くまとめるようにお願いしましょう。

司会進行役の挨拶文例

「それでは乾杯の音頭を△△主任にお願いしたいと思います。みなさまお手元にグラスをご準備ください」

4．会食・歓談

乾杯の挨拶が終わったら、食事と歓談の時間です。会食・歓談への繋ぎの挨拶を終えたら、宴会の司会進行は一旦ストップとなります。しかし、会食や歓談に移った後も、祝電を披露したり、来賓を紹介したりする場合があるので、ゆっくり食事をとれないかもしれません。宴会が始まる前に、軽めの食事を済ませておきましょう。

司会進行役の挨拶文例

「それではみなさま、お食事の準備が整いましたので、しばしご歓談をお楽しみください」

5．余興

余興のある宴会であれば、余興に移るアナウンスが必要になります。食事・歓談が開始してから30分後くらいが目安です。手短にアナウンスして、テンポよく進めることを意識しましょう。

司会進行役の挨拶文例

「お話も盛り上がっているようですが、ここでお待ちかねの余興に移りたいと思います。最初の余興は□□です！ それでは〇〇さん（余興担当者）、よろしくお願いいたします」

（余興後）「みなさま、お楽しみいただけましたでしょうか？ それでは、まだお食事も残っていますので、お時間の許す限り、どうぞおくつろぎください」

6．締めの挨拶

締めの挨拶は、役職が2番目に高い人にお願いします。最後に参加者全員で手を叩いて、一本締めや三本締めで締めくくるのが一般的です。

司会進行役の挨拶文例

「宴もたけなわではございますが、そろそろお時間も迫ってまいりましたので、ここで、締めの挨拶を□□課長にお願いしたいと思います。□□課長お願いいたします」

※一本締め、三本締めなどを行う

「□□課長、ありがとうございました」

7．閉会の挨拶

司会進行役の最後の役割は、宴会を締めくくる閉会の挨拶です。参加者への感謝の気持ちをしっかり伝えましょう。2次会がある場合は、ここで時間や場所をアナウンスすると、参加者がスムーズに移動できます。

司会進行役の挨拶文例

「大変名残惜しいですが、これにて懇親会をお開きとさせていただきます。つたない進行ではございましたが、お付き合いいただき、誠にありがとうございました。どなた様もお忘れ物のないようご確認のうえ、気をつけてお帰りください」

（2次会がある場合）「この後、2次会をご用意しております。お時間が許すようでしたら、ぜひご参加ください。ご参加いただける方は案内をいたしますので、会場の出口でお待ちください」

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イベント当日の司会進行手順（セミナー編）

セミナーでの司会進行のポイントと、挨拶文例を紹介します。

1．開会前のアナウンス

セミナーが始まる前に、会場での飲食や喫煙のルール、トイレや非常口の場所などを参加者に案内します。参加者が会場のルールに違反しないように、注意事項をはっきりと伝達することが大切です。

司会進行役の挨拶文例

「10時より、△△セミナーが開会となります。参加者のみなさまにご案内申し上げます。会場内は飲食及び喫煙は禁止となっております。お煙草を吸われる方は、お手数ですが正面玄関横の喫煙スペースをご利用ください。携帯電話は電源をお切りになるか、マナーモードに設定をお願いいたします。それでは、開会まで今しばらくお待ちくださいませ」

2．開会の挨拶

開会を告げる挨拶からイベントがスタートします。なるべく手短に済ませましょう。

司会進行役の挨拶文例

「お時間になりましたので、ただいまより△△セミナーを開始いたします。本日の司会を務めます××社の○○と申します。最後までどうぞよろしくお願いいたします。

3．講師の紹介

開会の挨拶が終わったら、セミナーで講演する講師の紹介を行います。参加者の期待が高まるよう、これまでの活躍や経歴などを簡単に紹介しましょう。

司会進行役の挨拶文例

「それではこれより、□□さんによる『○○』の講演に移らせていただきます。初めに、簡単にではございますが、□□さんのご紹介をさせていただきます。□□さんは、A大学を卒業後、株式会社Bに入社され、経営コンサルティング業務に従事されてきました。国内大手企業を中心に、経営戦略の策定や新規事業の立ち上げに携わった実績をお持ちです。現在は、執筆や講演活動を行うなど、活躍の幅を広げていらっしゃいます。それでは、□□さんにご登壇いただきます。□□さん、よろしくお願いいたします」

4．セミナーの進行

司会進行役は、セミナーをスムーズに進行する大切な役割を担っています。そのなかでも時間管理は重要です。プログラムに沿って滞りなくセミナーを進め、時間通りに終わらせることを意識しましょう。それと同時に、参加者の反応を確認しながら、全員が満足できるよう心配りをすることも大切です。

5．質疑応答

セミナーの終盤には質疑応答の時間を設けるのが一般的です。司会進行役は、参加者からの質問を受け付け、講師に回答してもらいます。時間配分に注意しながら質問を整理し、質疑応答を円滑に進行することも司会進行役の務めです。時間が余っている時は質疑応答の時間を長く設け、反対に、予定の時間よりも押している場合は質問する人を2〜3人程度に絞るなど、臨機応変に対応しましょう。質問者がいない場合に備えて、いくつか質問を準備しておくと安心です。また、最後の質問の前には、その旨をアナウンスしましょう。

司会進行役の挨拶文例

「□□さん、ありがとうございました。難しいテーマでありながらも、ユーモアを交えながら非常にわかりやすくお話しいただきました。それでは、ここからは質疑応答に入らせていただきます。ご質問のある方は、挙手をお願いいたします」

（最後の質問の前）「それでは、時間も迫ってまいりましたので、最後の質問とさせていただきます。ご質問のある方は、挙手をお願いいたします」

6．閉会の挨拶

最後に、講師と参加者への感謝を伝えます。既に集中力が低下している参加者も多いので、簡単な挨拶で締めくくりましょう。

司会進行役の挨拶文例

「□□さん、ありがとうございました。みなさま、□□さんに今一度大きな拍手をお送りください。以上をもちまして、△△セミナーを終了いたします。みなさま、本日はご参加いただき、誠にありがとうございました。どうぞ、お忘れ物がないよう、お気をつけてお帰りください。本日はありがとうございました」

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司会進行を成功させるコツと注意点

司会進行を成功させるコツと注意点を解説します。

明るく大きな声でハキハキ話す

司会進行の際は、明るく大きな声でハキハキと話すことを意識しましょう。声が小さかったり、言い淀んでしまうと、話の内容が伝わらず、参加者のモチベーションを低下させる要因になります。特に、司会進行に不慣れな人は緊張して早口になりがちです。参加者が聞き取りやすいよう、できるだけ大きな声でゆっくり話すことを意識しましょう。

登壇者の役職・名前を確認する

登壇者がいる場合は、役職と名前を間違えないように確認し、細心の注意を払いましょう。役職名や名前を間違えるのは失礼にあたり、登壇者が気分を害して雰囲気が悪くなる可能性もあります。間違えないためにも、事前に確認することが大切です。

タイムスケジュールを確認する

イベントは、始まりと終わりの時間が決まっています。開始や終了時間が予定よりも遅くなると、クレームにもなりかねません。講師や参加者の次の予定に影響する可能性を考え、タイムスケジュールは遵守することが重要です。

また、会場を借りている場合は、片付けや撤収にかかる時間も考慮する必要があります。仮に時間が押して「たった5分」と思っていても、その後の予定が大きくずれ込む可能性があるので注意しましょう。トラブルやイレギュラーな事態に備えて、プログラムは時間に余裕をもって組んでおくと安心です。

身だしなみを整える

司会進行役は人前に立つため、身だしなみにも細心の注意が必要です。イベントの雰囲気に合わせた清潔感のある服装を心がけましょう。基本的にはスーツなどのフォーマルな服装が好ましいとされています。服装だけでなく髪型や、化粧をする場合は色使いなどにも気を配り、参加者に不快な印象を与えないことが大切です。

まとめ

イベントの司会進行は「時間通りに進行する」「会場を盛り上げる」などの重要な役割を担っています。司会進行がうまくいくかどうかが、イベントの成功を左右するといっても過言ではありません。司会進行を任されたら、当日に向けてしっかり準備することが大事です。ぜひ、今回紹介した内容を参考にして、司会進行の大役を見事に務め上げてください。

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