イベント企画のポイントとは？当日までのステップやアイデアを紹介

イベントの開催は、主催者側にとってさまざまなメリットがあります。イベントを成功させるためには、企画立案の段階から入念な準備が必要です。しかし、初めてイベントの企画を担当することになり「何から手をつけたらいいのかわからない」と迷う人も多いのではないでしょうか。一口にイベントといっても、「何のために、誰のために行うのか」によって、企画内容が変わってきます。

本記事では、イベント企画のポイント、当日までのステップ、企画のアイデアを紹介します。

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イベント企画とは？

イベント企画とは、イベント開催に向けての具体的な計画と作業を指します。イベントの成功は企画にかかっているといっても過言ではありません。イベント発案から当日の運営に至るまで、しっかりと企画を練り、計画を立てて実行することが重要です。期待する結果を得るためにも、企画段階で最終的なゴールを明確にしましょう。

また、イベントの内容に関しても、参加者にとって魅力的でメリットのある企画かどうかを慎重に考える必要があります。イベントを開催する際は「何を目的として」「誰をターゲットに」「いつ」「どこで」「どんな内容にするのか」を明確にしたうえで、参加者のニーズを考慮しながら具体的な計画を立てることが大切です。

イベント企画の種類と目的

イベントは、大きく「社内向けイベント」「社外向けイベント」「施設イベント」「地域イベント」の4つに分けられ、それぞれ開催目的が異なります。

社内向けイベント

社内イベントを行う目的は、大きく3つあります。

• 社内コミュニケーションの活性化

日々の業務では関わる機会がない社員同士で交流する機会を設けて、親睦を深めます。イベントをきっかけに社員同士の連携を図り、仕事を円滑に進められるようにします。

• 経営理念の浸透

「経営理念が思うように浸透しない」という課題を抱えている企業は少なくありません。社内イベントでは参加者同士の一体感が生まれやすく、経営理念の意味や背景への理解を深める場として活用できます。

• 社員のモチベーションアップ

セミナーや講習会、合宿などのイベントは、社員の学習意欲を刺激し、モチベーションアップにつながります。結果として、仕事に対する熱意の高まりが期待できるでしょう。

社外向けイベント

社外向けイベントとは、顧客や取引先を招待して開催するイベントです。自社商品やサービスの認知度向上・販売促進、さらには社会貢献を目的に実施され、「ブランディング」や「プロモーション」にも活用されます。

ブランディングとは、自社のブランド価値を高め、商品・サービスの価値を広く認識してもらうための取り組みです。一方、プロモーションは、商品・サービスの宣伝や、売れる仕組みをつくるための活動を指します。たとえば周年記念イベントは、社内イベントとしても大切な行事ですが、同時に社外に対しても、企業として感謝の気持ちを伝え、今後のビジョンを示すなど自社のブランディングができる絶好の機会でもあります。

施設イベント

ショッピングモールをはじめとする商業施設や、病院・介護施設、美術館などで行われるイベントです。今やショッピングモールは、単に買い物するだけの場所ではなく、親子で1日中遊べるスポットとなっています。ショッピングやグルメといった「モノの消費」のみならず、面白い体験や遊びなどの「何か楽しいコト」を期待して来館する消費者も増えてきました。イベントを企画することにより、施設での滞在時間を長くし、消費活動を促進する効果が期待できます。新規顧客の獲得や再来店の促進にもつながり、他施設との差別化を図れるでしょう。

地域イベント

特定の地域やコミュニティで行われるイベントを指し、その多くが、地域独自の文化や伝統、歴史を反映した内容であるのが特徴です。イベントをきっかけに地域住民同士が交流や親交を深めるとともに、地域外の人々が地域に訪れる機会をつくることで、地域活性化を促すことを目的として実施されます。地域の伝統的なお祭りや花火大会は、地域内外から多くの人々を呼び込めるため、観光客の増加や地域経済の活性化につながります。

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企画から当日までの8ステップ

イベントを開催するまでにするべき8つのステップを紹介します。

1．企画立案をする

イベントを企画立案する際には、まず「何のためにイベントを行うのか」という目的を明確にすることが重要です。目的が明確になれば自ずと集客ターゲットも見えてくるので、そのうえで「どのようなイベントにするか」を考え、大まかな方向性を定めていきます。

イベントの目的と集客ターゲット、方向性が定まったら「イベントで何をするか」という具体的な内容を決めましょう。この部分を不明瞭にしたまま準備を進めてしまうと、途中で軸がぶれて、着地点を見失ってしまう恐れがあります。イベント企画の最も重要な工程として念入りに検討しましょう。

2．開催日時と会場を決める

イベントの企画が決まったら、開催日時・場所を決めます。ターゲット層に合わせて決めることが、参加率アップのポイントです。たとえばビジネスパーソン向けのイベントなら平日の夜や週末、主婦層がターゲットなら平日の昼間が適しているでしょう。開催場所のわかりやすさやアクセスの良さが、イベント成功の重要な要素となります。遠方からの参加者を想定して、交通の便が良く、主要路線の駅から近い会場を選びましょう。

3．役割を決める

次に、イベント運営スタッフの担当を割り振ります。イベント当日の進行を円滑にするためには、適切な役割分担と人員配置が欠かせません。一般的なイベント運営で必要とされる役割は、全体責任者、司会進行役、受付係、ステージ係、映像・照明・音響などの機材担当者、誘導係、告知・集客担当者などです。企画している内容に応じて、適宜役割を追加しましょう。

4．宣伝告知・集客を行う

イベントの成功には、効果的な告知や宣伝が不可欠です。イベント内容を世間に広く知らせることで、興味関心を喚起し、集客につなげられます。できるだけ多くの人に情報が伝わるよう、1～2ヵ月前には宣伝告知を開始し、イベント直前まで発信を続けましょう。今やSNSは、イベントの告知・集客に重要なツールです。一般の人向けにイベントを開催する場合は、自社サイトはもちろん、SNSをうまく活用して認知度を高めていきましょう。

5．準備を進める

イベント運営は、担当者の選定から、会場手配、看板やパンフレットなど制作物の手配、機材の手配、運営マニュアル作成まで、多岐にわたる準備が必要です。イベントが成功するかどうかは、どれだけ入念に準備を行ったかによって決まるといっても過言ではありません。どんなに魅力的な企画を立てても、準備が不十分だと失敗に終わる可能性が高まります。スケジュールをしっかり立てて、計画的に進めていくことが大切です。

6．イベントを開催する

準備が整ったら、いよいよイベントを開催します。当日は事前に定めたプログラムやタイムスケジュールに従って、イベントを進めていきます。時間が押すと参加者の不満につながり、会場の使用時間、撤収時間にも影響を及ぼすため、時間管理を徹底しましょう。とはいえ、当日の流れをシミュレーションしていても、設備や機材の故障、ゲストの急病など、想定外のトラブルが起こり得ます。事前にトラブルを予想し、対応方法を事前に決めると万が一の際にも安心です。

7．イベント参加者へアンケートをとる

イベントが無事に終了した後は、参加者にアンケートを実施し、フィードバックを受けましょう。イベント参加者へのアンケートは、イベントの効果を客観的に確認できる貴重なデータです。しかし、アンケートに回答するのは少なからず負担がかかるものなので、誰もが協力してくれるとは言えません。できる限り多くの参加者からアンケートを集めるためにも「設問数を絞る」「回答形式を記述式ではなく選択式にする」「回答者に謝礼を準備する」といった工夫をしましょう。

8．イベントの振り返りを行う

最後に、イベントの振り返りを行います。回収した参加者アンケートを使って、顧客満足度の確認・課題の洗い出しを行い、事前に決めたイベント開催の目標を達成できたかの確認をします。参加者の意見・感想を把握し、運営側で今後の課題や改善点を共有することで、次回以降のイベントに活かすことができます。来場者数や満足度のパーセンテージなどの項目は、数値化して正しく評価することが大切です。数値で表すことによって、イベント効果がよりわかりやすく、過去イベントとの比較もしやすくなります。

イベントの企画アイデア8選

具体的なイベント企画のアイデアを8つ紹介します。

謎解き・宝探しイベント

謎解きや宝探しは、子どもから大人まで楽しめる人気の企画です。最近ではメディアでも良く取り上げられており、観光地やテーマパーク、ショッピングモールなどを舞台にした謎解き・宝探しイベントが全国各地で開催されています。若年層やファミリー層をターゲットとしたイベントのアイデアとして、特におすすめです。

謎解きイベントを成功させるポイントは、難易度の設定にあります。難易度が高すぎると途中で飽きられる可能性がありますし、反対に簡単すぎても達成感がありません。参加者に合わせて調整しましょう。

IKUSAの謎解き脱出ゲーム

株式会社IKUSAが提供する謎解き脱出ゲームは、参加者自身が物語の主人公になりきって、決められた条件のなかで与えられた謎を解き、物語のクリアを目指すアクティビティです。イベントの目的やターゲット層に合わせて謎解きの内容や難易度を調整できます。広いスペースは必要なく、机と椅子を設置できる場所さえあればイベントの実施が可能です。雨天時でも開催できるので、天候に左右されることなく楽しめます。

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2．交流イベント

トークセッションなどの交流会イベントは、参加者同士の交流やコミュニケーションを重視したアクティビティです。複数話者が壇上で討論したり、参加者を数人のグループに分け、グループごとに意見を出し合ったり、さまざまな形式があります。

一般的な講演会やセミナーは一方通行のコミュニケーションになりがちですが、交流イベントでは話し手と聞き手との距離が近く、主体的に取り組めるのが魅力です。ただし、消極的な参加者が多い場合は、盛り上がりに欠けるかもしれません。グループごとにファシリテーターを配置するなど、参加者が交流しやすくなる工夫をしましょう。

3．ワークショップ

ワークショップとは、参加者が主体的に参加するイベントです。ものづくりやダンス、アート、音楽など、さまざまな分野のワークショップが盛んに行われています。親子で楽しみながら参加できるワークショップは、ファミリー層に根強い人気があります。休日のショッピングモールやアミューズメントパークなどで親子向けのワークショップを開催すれば、効果的な集客が見込めるでしょう。

IKUSAの「SDGsアドベンチャー」

IKUSAが手がけるSDGsアドベンチャーは、子どもたちが楽しみながらSDGsを学べる親子向け体験型ワークショップです。SDGsというテーマのもと、いくつかの島に見立てたワークショップを体験し、全ての島をクリアすると、缶バッジをゲットできます。親子で体験できるワークショップで、楽しみながらSDGsを学べます。家族向けのイベントを開催したい人におすすめです。

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4．ゲスト講演

各界の著名人や有名人をゲストに招いた講演会やセミナーは、高い集客力を期待できます。たとえば化粧品の販売促進を目的としたイベントの場合、ブランドのアンバサダーとなっている有名モデルや美容系インフルエンサーに登壇を依頼し、商品の魅力を語ってもらえば効果的なプロモーションになるでしょう。起用するゲストの知名度が高いほどイベントの注目度が高まり、企業や商品の認知度向上につながります。

5．試供品・ノベルティの配布

参加記念品などのノベルティをプレゼントすると、イベント参加者のお得感や満足度が高まります。自社の試供品やサービス無料券などを配布することで、新規顧客やリピーターの獲得にも役立つでしょう。もし予算が許すのであれば、企業ロゴを入れたノベルティを制作してプレミアム感を演出するのもおすすめです。

6．オンラインイベント

オンラインサービスの普及に伴い、これまでリアルで開催していたイベントをオンラインに移行するケースが増えています。オンラインイベントなら全国各地から参加できるため、開催場所が遠くて参加したくてもできなかった層に対してもリーチが可能です。リアルとオンラインどちらからでも参加できるハイブリッドイベントを開催すれば、より多くの参加者を見込めるでしょう。

7．くじ引き・ビンゴ大会

参加型・体験型イベントのなかでも、景品が当たるくじ引きやビンゴ大会は幅広い層に人気があります。「景品がもらえる」「何が当たるか」といった期待感やワクワク感があり、参加者が最後まで楽しめるのが特徴です。スペシャルな景品を用意しておくと、会場が一気に盛り上がるでしょう。

8．フォトブースの設置

展示会、地域イベントなどでフォトブースを設置すると、集客や話題づくりに効果的です。SNSに投稿したくなるような特別感のある空間を演出しましょう。参加者の投稿が拡散されれば、イベントの認知がさらに広がり、次回以降のイベント集客に大きくつながるでしょう。

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イベント企画を成功させるポイント

イベントを成功させるための3つのポイントを紹介します。

開催目的とターゲット層を明確にする

イベント企画では、目的やターゲットを明確にしたうえで、ゴールに到達するための道筋を計画段階から逆算して考えることが重要です。目的やターゲットが定まっていない場合、迷走してイベントが失敗に終わる可能性があります。企画の段階で「誰のために行うイベントなのか」「イベントを通してどんな成果を得たいのか」を確認し、しっかりとした軸をつくりましょう。

参加者にベネフィットを提示する

ベネフィットとは「顧客が商品やサービスから得られる利益」を指します。イベント運営においては、「イベントに参加することで、どのようなメリットが得られるのか」を参加者に対して具体的に示すことが大切です。たとえば「特別な体験ができる」「新商品を発売前に試せる」などがベネフィットとして考えられます。参加者が時間をつくってイベントに参加するほどのベネフィットを提示できているか、客観的に判断しましょう。

イベント企画会社に依頼する

イベントを主催する際、企画から開催に至るまでさまざまな業務が発生し、想像以上の時間と労力が割かれます。自社にノウハウがない場合、経験豊富なイベント会社に依頼するのもひとつの手です。イベント企画会社に依頼すれば、豊富な実績で培った知識やノウハウを最大限に活用し、クオリティの高いイベントを開催できます。

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まとめ

年間を通じて、全国各地で大小さまざまなイベントが開催され、盛り上がりを見せています。イベントを成功させるための要素は数多く存在しますが、そのなかでも特に重要なのが企画です。入念に企画を練ることが、イベントの成功につながります。企画の手順や進め方のポイントを押さえて、効果的なイベントを開催しましょう。

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