ビジネスメールのマナーとは？書き方・送り方の基本ルールを解説

連絡手段として便利なメールは、日常生活やビジネスで欠かせない存在です。しかし、手軽な反面、気を付けなければならない点も多くあります。自分では気付かないうちに、相手を不快な気持ちにさせているかもしれません。

特にビジネスシーンでは、自分の評価や企業のイメージを左右しかねないため、使い方に注意が必要です。とはいえ、手紙とは違い、厳格なルールが確立されていないメールについては、どんなことに配慮したら良いのか、迷うことも多いのではないでしょうか。

ここでは、メールのマナー、ビジネスメールの書き方・送り方の基本的なルールや注意点を解説します。

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メールのマナーとは

メールを書くうえで最も大切なのは「いかにわかりやすく用件を伝えるか」です。相手に負担をかけないように、丁寧で読みやすい文章を心がける必要があります。また、正しい敬語を使うことも重要です。特にビジネスシーンにおける言葉遣いやマナーは、相手に与える印象を左右します。

非対面のコミュニケーションが急速に進んでいる現在、ビジネスメールを正しく書けることはビジネスパーソンにとって重要なスキルといえます。顧客や社内の人に良い印象を与え、信頼関係を構築するために、基本的なメールのマナーを身に付けましょう。

ビジネスメールの基本構成

ビジネスメールは、「件名」「宛名」「挨拶と名乗り」「要旨」「詳細」「結びの挨拶」「署名」の7つの要素で構成されています。

具体的な書き方について、文例を交えながら、詳しく見ていきましょう。

——————–

新商品『□□□』のご紹介・・・①件名

〇〇商事株式会社
販売促進部　部長
山田 太郎様・・・②宛名

いつもお世話になっております。
株式会社△△企画、営業部の田中次郎です。
平素は弊社製品をご愛顧賜り誠にありがとうございます。・・・③挨拶と名乗り

さて、このたび弊社におきまして、新製品『□□□』を×月×日に発売することとなりました。・・・④要旨
今回の新商品は、従来品と比べ、機能性、デザイン性ともに改良された、弊社の自信作でございます。
何卒ご検討の上ご用命賜りますようお願い申し上げます。
詳細な仕様や価格について資料を添付いたしましたので、ご確認くださいませ。
貴社皆様の絶大なるご支援をお願い申し上げます。・・・⑤詳細

ご不明点等ございましたら、ご遠慮なく電話やメールでお問い合わせください。
ご多用の折恐れ入りますが、どうぞよろしくお願い申し上げます。・・・⑥結びの挨拶

＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
株式会社△△企画
営業部　田中次郎
〒123-4567　東京都◎◎区1-2-3
電話：123-456-7890
Mail：abc@defg.com
URL：https://www.abcdefg.html
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝・・・⑦署名

ビジネスメールの書き方と6つのマナー

ビジネスメールの基本的な書き方とマナーを解説します。

1．メールの件名は「簡潔に」「わかりやすく」書く

ビジネスメールでは「何についてのメールなのか」が一目でわかるような件名を付けることが大切です。件名の文字数は簡潔に、20文字程度に収まるようにします。

しかし、いくら短くても「おはようございます」や「ご相談」といった件名だと、どんな内容のメールなのか伝わりにくく、相手の印象に残りません。最悪のケースでは、迷惑メールだと思われて、読まれずに削除される可能性があります。メールの件名には「何の件で連絡したのか」を明記しましょう。

件名の例

• ○月○日△△セミナー開催のご案内
• 【担当者変更のお知らせ】株式会社△△の××です
• □□に関する資料作成のお願い

2．冒頭に宛名を書く

メールの本文では、最初に宛名を書きます。社外宛のメールの宛名は【会社名＋部署名＋役職＋氏名＋敬称（様）】と書くのが一般的です。会社名は（株）や（有）などと省略せず、「株式会社」「有限会社」と正式名称で記載しましょう。

社内に向けて送信するメールの場合は、【部署名＋役職＋氏名＋敬称（様）】もしくは【部署名＋氏名＋役職】と書くのが一般的です。親しい間柄であれば「○○さん」でも構いません。複数人にメールを送る場合、宛名は役職が高い順に記載します。送り先の人数が多い時は「各位」を用いると良いでしょう。

宛名の例

• （社外向け）株式会社△△ 営業部 営業1課 課長 〇〇〇〇様
• （社内向け）営業2課 □□さん
• （一斉メール）□□株式会社 ××部各位

3．いきなり本題に入らない

ビジネスメールではいきなり本題に入らず、挨拶と名乗りを入れるのがマナーです。何度もメールをやりとりしている相手であっても省略せず、挨拶をしてから名乗ります。

社外向けのメールには「お世話になっております」と書くのが基本です。手紙と異なり、時候の挨拶は省略しても構いません。社内メールであれば「お疲れ様です」が適しています。

挨拶と名乗りの例

• （社外向け）いつもお世話になっております。株式会社△△ 営業部の○○です。
• （社内向け）お疲れ様です。営業2課の△△です。

4．要旨を先に伝えた後に詳細を書く

挨拶をし、名乗り終わったら、いよいよ本題に入ります。ビジネスメールでは、まず要旨を先に伝え、その後に詳細を伝えるのが基本です。最初に要旨を記載することで、そのメールの目的が明確になり、相手が内容を理解しやすくなります。

詳細は一文を短く簡潔にまとめることが大切です。項目ごと分けて箇条書きにする、適度に改行を入れるなど文章を見やすくする工夫をしましょう。

5．結びの挨拶を文末に入れる

用件の詳細を述べた後、最後に必ず結びの挨拶を入れます。結びの言葉の基本は「よろしくお願いいたします」です。相手の立場や状況に合わせて適切な表現を選びましょう。

結びの挨拶の例

• 何卒よろしくお願いいたします。
• 引き続きよろしくお願いいたします。
• 今後ともよろしくお願い申し上げます。

6．最後に署名を入れる

メールの末尾には署名を記載するのがマナーです。一般的には下記の項目を盛り込みます。メールを送るたびに署名を入力するのは手間がかかるので、テンプレートを用意すると良いでしょう。

• 会社名
• 会社の所在地（郵便番号・住所）・電話番号・ある場合はFAX番号
•  部署名
• 氏名
• メールアドレス
• 自社サイトのURL

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ビジネスメールにおける宛先のマナー

メールの宛先には「TO」「CC」「BCC」の3種類を使います。間違った使い方をすると、情報漏洩などの大きなトラブルにつながる可能性があるので、十分に注意しましょう。それぞれの役割を理解し、正しく使い分けることが大切です。

TOとは

「あなたに送っています」という意思表示で、返事をもらいたい相手、メールのやりとりにおいて責任を持ってほしい相手のメールアドレスを設定します。TOでメールを受け取るのは原則として1名です。複数人に送る場合は、「誰に」「何をしてほしいのか」を本文中に明記しましょう。

CCとは

「TOの人に送っているので、念のため見てください」という意味合いで使用する機能です。情報を共有したい、参考にしてほしい相手のメールアドレスを設定します。TOで設定された人が主たる処理者のため、CCの人は原則として返信する必要はありません。

BCCとは

BCCはCCと同じく情報共有する際に使用しますが、メールアドレスを非公開にできるのが特徴です。他の受信者に知られることなくメールを共有できます。一斉メールを送信する際に重宝する機能です。

メールにファイルを添付する際のマナー

メールにファイルを添付する際にも注意が必要です。ここでは、ファイルを添付する際のマナーを紹介します。

ファイルを添付していることを明記する

PDFなどのファイルを添付する際は、受信者に、確実かつ安心して書類を受け取ってもらうため、「ファイルを添付していること」と「添付ファイルの内容」を明記することが大切です。

ファイルを添付する際の文例

• 先日お問い合わせいただいた◯◯に関する資料を添付ファイル（PDF）にてお送りいたします。

ファイルの形式と容量に注意する

ファイルをメールに添付する際は、受信側の容量にも気を配る必要があります。添付ファイルの容量が大きすぎると、相手側のメールサーバーに負担をかけてしまう恐れがあります。ファイルの容量は最大3MBまで、できれば2MBまでに抑えるのが無難です。

また、ファイルを送っても、相手が開けなければ意味がありません。PDFのように誰でも開けるファイル形式に変換して送るのが望ましいでしょう。

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ビジネスメールの返信マナー

ビジネスメールへ返信する際の、基本的なマナーを解説します。

返信は24時間以内に行う

ビジネスメールの返信はできるだけ早く、遅くとも24時間以内に返信するのが望ましいです。返信が遅くなるほど、相手からの信頼が失われていきます。レスポンスに時間を要する場合は、まずメールを受け取ったことを連絡し、後日改めて対応することを伝えましょう。いつ頃までに回答できるかを書き添えると、相手も安心できるうえ、丁寧な印象を与えられます。

件名の「Re：」はそのまま残す

件名の「Re：」は削除せずに残しましょう。「Re：」があることで、返信メールであることがわかりやすくなります。しかし、やりとりが何往復も続くと「Re：」の数が増えて、タイトル部分が見えなくなることがあります。その場合は、「Re：」を1つだけ残します。話題が変わったら「Re：」を外し、件名を変更すると親切でしょう。

「CC」で受信したメールは返信不要

CCは確認・共有の意味で用いられるため、自身のメールアドレスがCCに入っている時は、原則として返信しません。しかし、メールの内容によっては、返信が必要なこともあるでしょう。その際は、「CCから失礼いたします」と一文を添えて返信します。

最初にメールを送った側がやりとりを終わらせる

最初にメールを送信した側がやりとりを終わらせるのが基本です。例えば、聞きたいことがあって自分からメールを送った場合は、自分の返信で会話を終わらせるようにします。ただし「ありがとうございました」など、お礼文のみのメールには返信不要です。

メールと電話を使い分ける

メールだと相手がいつ読むのかがわかりませんが、電話は相手が不在でない限りすぐに話ができます。スケジュール変更の相談など、急ぎの用件はメールではなく電話を使うのが良いでしょう。

メールを送る際の注意点

 ビジネスメールを送る際の注意点を見ていきましょう。

送り先や名前を間違えていないか確認する

メールを送る際は必ず、送り先や担当者の名前に誤りがないかを確認しましょう。相手の名前を間違えるのは、大変な失礼にあたります。また、送り先を間違えると個人情報の漏洩など、大きなトラブルに発展しかねません。不安なときは、送信前にミスがないか第三者に確認してもらうと安心です。

本文に誤字・脱字がないか見直す

前述した送り先や名前と同じように、メール本文にも間違いがないかを確認しましょう。誤字脱字だらけのメールは、相手の心象を悪くするだけでなく、信頼を損ねてしまいます。メールが完成したらそのまま送らず、内容を客観的にチェックしましょう。

正しい敬語を使う

丁寧な言葉遣いを意識するあまり、間違った敬語を使用している人も少なくありません。例えば「伺わせていただきます」や「おっしゃられる」は二重敬語であり、使い方として間違っています。「伺わせていただきます」は「伺います」、「おっしゃられる」は「おっしゃる」「話される」「お話になる」が正しい敬語です。過剰に敬語を使用するのも良くないので、シンプルな言い回しを心がけましょう。

絵文字や顔文字は使わない

ビジネスメールで絵文字や顔文字を使うのはマナー違反です。これらを使うと、幼稚な印象を与えてしまいます。疑問符・感嘆符もむやみに使わないほうが無難でしょう。

まとめ

今やメールは、私たちの生活に欠かせない重要な連絡ツールの1つです。特にビジネスシーンにおいては、仕事を円滑に行うために欠かせないものとなっています。マナーを守って、気持ちの良いコミュニケーションを心がけましょう。

ビジネスメールを送る際は、今回の記事をぜひ参考にしてみてください。

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