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posted:2022 06.10

updated: 2022 09.30

オンラインイベント開催の流れを9ステップで紹介!成功させるポイントや具体事例、おすすめサービス

りょう
オンラインイベント開催の流れを9ステップで紹介!成功させるポイントや具体事例、おすすめサービス

近年、インターネットを活用して非対面で実施できる「オンラインイベント」を企画する企業が増加しています。

本記事では、オンラインイベントのメリット・デメリット、イベントを開催する流れや成功のポイント、おすすめのオンラインイベントについて解説します。

「オンラインイベントを開催したいが企画の進め方がわからない」「どのようなオンラインイベントがあるのか知りたい」といった悩みを抱えている方は、ぜひ参考にしてみてください。

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オンラインイベントとは?

オンラインイベントとはその名の通り、日時や期間などを指定してオンライン上で開催するイベントのことです。おもにZoomGoogle Meetといったオンライン会議ツールが使用されます。

オンラインイベントは大きく、「BtoB向け(一般向けセミナー・コンサート・オンライン就活イベント等)」「BtoC向け(ビジネスセミナー等)」「社内向け(懇親会やチームビルディング等)」3つに分けられます。

オンラインイベントは開催場所を選ばず、大人数での参加が可能であることからも、コロナ禍をきっかけに“非対面で実施できるイベント”として、さまざまな場面で活用する企業が増加しています。

イベント管理サービスを手がけるPeatix(ピーティックス)が作成した「2021Peatixイベント調査レポート」によると、202046日に発表された「緊急事態宣言」以降、全体の約8割のイベントがオンラインイベントへ切り替わったことがわかりました。

オンラインイベントは今後も、企業にとって主流なイベント開催方法の1つになっていくと考えられています。

こちらの記事では、オンラインイベントを成功させるポイントや、オンラインイベントの準備の流れについて紹介しています。ご興味がある方はぜひご覧ください。

オンラインイベントを企画しよう!準備の流れ・成功させるポイント・成功事例を紹介

オンラインイベント開催のメリット

注目されるオンラインイベントには、どのようなメリットがあるのでしょうか。6つ紹介します。

1. 開催コストの削減

オンラインイベントでは、参加者を収容するための会場や、イベント当日に会場で受付・案内などを行うスタッフが必要ないため、会場費や人件費(スタッフ数)などの開催コストの削減に繋がります。

参加者は自宅や会議室、ホテルなどからインターネットを介してオンラインイベントへ参加できるため、企業研修などでオンラインイベントを開催する場合には、参加者の移動費や宿泊費などのコストも削減可能です。

2. 多くの人に参加してもらえる

オフラインイベントでは、イベント会場の大きさによって収容できる人数に上限があり、イベントの内容や参加人数に合わせた会場選びをしなければなりません。

しかし、オンラインイベントでは、イベントで使用するオンライン会議ツールの上限人数までであれば参加者を集めることが可能です。

例えばZoomでは、契約プランによって100名から最大500名までオンラインイベントへ参加できるため、より大人数でのイベントも実施可能です。

3. 時間や日程調整がしやすい

オンラインイベントでは、参加者は場所を選ばずに参加できるため、オフラインイベントと比べても参加のハードルが低いといえます。

企業研修としてオンラインイベントを開催する場合でも、会場への移動時間などを省略できるため、参加者各々はスケジュールを調整しやすく、通常業務への支障も最小限に抑えられるでしょう

4. 場所を選ばずに参加できる

オンラインイベントは、インターネット環境とデバイス(パソコン、タブレットなど)が用意できれば、場所を選ばずに参加可能です。

企業研修の場合、遠方や海外の部署の社員も都心部の社員と同じ研修に参加できるため、学習の効率化や移動コストの削減に繋がります

5. 天候に左右されない

オンラインイベントは、当日の天候や公共交通機関の影響に左右されずに開催できます。イベント当日の天候や交通機関の乱れなどでイベントが中止、延期になることはないため、イベントをリスケジュールする必要もありません。

決められた日程で確実に実施できることは、オンラインイベントならではの特徴といえるでしょう。

6. 収集した参加者のデータを事業に活かせる

おもにBtoC向けのオンラインイベントでは、イベント申し込みの際に参加者の年齢や性別、居住地などの情報を収集できます。また、イベント後にはアンケートや感想などを専用フォームで送ってもらうことも可能です。

これらの貴重なデータは、今後のイベントの企画や集客、商品開発などのさまざまな場面で有効に活用できます

オンラインイベント開催のデメリット

メリットがある一方で、オンラインイベントには以下のようなデメリットがあることも知っておきましょう

1. 一体感を得づらい

オンラインイベントでは他の参加者との直接的な交流を図るのは難しいため、参加者同士の「一体感」や「ライブ感」といったリアルな感覚・体験は、オンラインイベントでは得られません。

2. 参加者への直接的なアプローチ・集客が難しい

オンラインイベントでは、イベント参加者へ渡す特典やノベルティ、試飲、試食など、参加者へ直接的にアプローチする取り組みの実施は難しいでしょう。

例えば、参加者に自社製品のサンプルをその場で使ってもらって感想を聞いたり、ノベルティを配布して来店・商品購入促進などに繋げたりする取り組みは、オンラインイベントには不向きといえます。

また、イベント集客の段階においても、イベントのターゲット層へ直接呼び掛けをしての勧誘行為は難しく、それ以外での集客方法を考える必要があります。

3. 機材や通信環境の準備が必要

オンラインイベントは、インターネット環境の整備やパソコン、カメラなどの機材の準備が必要です。オフラインイベントのように、会場探しなどは必要ないものの、これらの機材を準備するにはある程度の予算が必要になります。

4. 参加者が離脱しやすい

オンラインイベントは、参加者が場所を選ばずに気軽に参加できる反面、簡単に退席もできます

オンラインイベントの参加者の多くは自室や会議室から一人で参加しているため、参加者が飽きないような工夫をイベントに取り入れ、離席・退席率を抑えることが効果的なオンラインイベントを目指すうえで大切です。

5. 参加者のITリテラシーが求められる

インターネット環境の整備、パソコンやタブレットの準備、オンライン会議ツールの活用などを順当にクリアするには、参加者自身にある程度のITリテラシーが求められます。

企業研修としてオンラインイベントを開催する場合、若い世代に比べて、年齢層の高い世代はIT

イベント参加者全員が有意義な時間になるように、イベントの前には機械やツールの操作説明・練習の時間を確保するなどの工夫が求められます。

6. ターゲットが限られる

オンラインイベントの集客では、ホームページ・SNSといった方法を活用するケースが多くなります。すなわち、普段からそれらのサービスを利用していない層に対しては、イベントの集客・告知まで繋げられない場合があります。

若い世代に比べると、年齢層の高い世代はITに対する苦手意識がある人も多く、特に高齢者を対象としたオンラインイベントなどは、思うような効果が得られないといえるでしょう。

オンラインイベント開催の9ステップ

オンラインイベントは「BtoB向け」「BtoC向け」「社内向け」など、イベントのターゲットによって開催の流れが異なります。ここでは、それらに共通する流れを紹介します。

1. 目的・ゴール・KPIを設定する

「オンラインイベントを開催する」と決めたら、最初に目的・ゴールを設定しましょう。目的・ゴールから逆算することで、イベントの内容を企画しやすくなります。

例えば、「自社サービスの認知を全国に広げる」という目的を掲げた場合、「1年後のサービス認知度を30%上昇させる」ことが1つのゴールとなります。

また、目的・ゴールと合わせて「KPI(Key Performance Indicator:重要業績評価指標)」を設定しましょう。KPIとは、目標達成の段階を評価する指標のことであり、新規売上、新規顧客獲得数、受注率などが挙げられます。

KPIを設定することで、より目的に沿ったイベントの開催が可能となり、DCAを回すための重要な指標として活用できます。

2. ターゲットを設定する

イベントの目的やゴールを設定したら、それらを達成するために必要な「ターゲットとなる参加者」を決めましょう。その人の年齢・性別・職業・居住地などのさまざまな要因を具体的に絞り込み、ターゲットとなる人物像を設定します。

ただし、より多くの参加者を勧誘するために、ただ闇雲にターゲットを広げるとイベントの内容が薄くなり、かえって逆効果となるので注意が必要です。

異なるターゲット層にも参加してほしい場合には、ターゲットごとに別のイベントを開催するといいでしょう。

3. 予算を決める

イベントでどの程度の予算が使えるのかを決めます。予算を超えないようにしつつ、イベント開催に必要な機材や設備、人件費などを決めていきましょう

4. 提供するコンテンツを決める

イベントの目的やゴール、ターゲット、予算を設定したら、どのようなコンテンツを提供することで参加者が満足できるのかを検討します。

オンラインイベントでは講義や研修、ゲーム、アクティビティまで、さまざまなコンテンツの提供が可能です。合わせて、「登壇者を呼ぶ」「イベントのアーカイブを残す」など、コンテンツに合わせて必要な事項も決めましょう。

5. 開催日時・配信場所を決める

イベントの開催日時や、当日の配信場所を決めます。提供するコンテンツの内容によって、参加者全員が別々の場所から参加するのか、運営側は撮影場所で集まって配信するのか、などの当日の動きも合わせて確認しましょう。

6. 集客方法を決める

ターゲットに対して、オンラインイベントをどのようにして告知、集客するのかを決めます。

オンラインイベントの集客方法としては、「公式ホームページに記載」「SNSの投稿」「WEB広告の活用」「メールやDMを送る」などの方法が一般的です。

7. スケジュールチェック・リハーサルを行う

イベント当日のスケジュールを確認し、それに沿ってリハーサルを行います。オンラインイベントでは、機材の故障やインターネット環境によってトラブルが起こる場合もあります。

当日に起こりうるトラブルをある程度は想定して柔軟に対応できるように、リハーサルは念入りに行いましょう。

8.イベント当日の運営

イベント当日は、イベント開始の数時間前から機材や配信などの準備に取り掛かることをおすすめします。前日までに決めたスケジュールに沿って、イベントを進行させましょう。

9.イベント終了後の振り返り・PCDAを回す

イベント終了後には、「よかった点」「改善点」などを挙げて振り返りをしましょう。イベントを一回開催するごとに振り返りを行い、PDCAサイクルを回すことで、より完成度の高いイベント開催へと繋がります。

オンラインイベントを成功させる6選

参加者に満足してもらえるオンラインイベントにするためにも、以下のポイントを押さえておきましょう。

1. 参加者を飽きさせない工夫を取り入れる

オンラインイベントの参加中は周囲に他の参加者がいないため、オフラインイベントのような一体感を得ることが難しく、参加者が集中力を保つのが困難な場合があります。

定期的に参加者へアクションや発言をしてもらう、雑談の機会を作るなどの参加者が飽きないような工夫を取り入れ、主体的にイベントへ参加してもらいましょう。

2. 参加者全員が楽しめるゲームやコンテンツを取り入れる

オンラインイベントでは、参加者全員が楽しめるゲームやアクティビティを提供することで、参加者同士の交流を深めることに繋がります

オンラインイベント専用のコンテンツを提供する企業は複数あるため、自社でコンテンツの企画をするのが困難な場合には、専門企業へ外注する方法も選択肢として挙げられます。

3. 使いやすい機材やツールを活用する

イベント当日の機材トラブル、インターネット環境の不調などにより、イベントの進行が妨げられることが考えられます。

時間のロスをなくし、よりスムーズにイベントを進行させるためにも、イベントで使う機材やオンライン会議ツールは運営側が使いやすいものを選ぶといいでしょう。

4. 画面に表示される情報を工夫する

一般的に、オンラインイベント中はパソコンやタブレットに表示された画面を見続けることになります。同じような画面を長時間眺めていると、参加者も飽きたり、疲れたりしてしまいます。

参加者がストレスなく画面を眺められるように、スライドを使う場合は文字を詰め込みすぎない登壇者や運営側の背景画像は統一するなどの工夫を取り入れましょう。

5. トラブルに対応できる体制を整える

当日の機材トラブルやインターネット環境の不具合などを想定し、予備の機材や参加者への対応窓口を用意しておくといいでしょう。

トラブルに対応するスタッフは、機材やインターネット関係に詳しい担当者を選任するのがおすすめです。

 

オンラインイベントのおすすめサービス6

満足度の高いオンラインイベントを企画するためには、外部のサービスを活用するのも1つの方法です。ここでは、株式会社IKUSAが提供するサービスのなかから、オンラインイベントにおすすめのコンテンツを紹介します。

リモ謎

リモ謎は、Zoomなどのオンライン会議ツールを用いて実施する謎解き脱出ゲームです。出題される謎をチームで協力して解き、閉鎖された空間からの脱出を目指すことでゲームクリアとなります。

役割分担、正確な情報共有、コミュニケーションがゲームクリアの鍵であり、同じ目標に向かって協力することでチームビルディングの醸成に繋がります。

リモ謎には複数のプランがあり、チームビルディングやレクリエーション、新人研修、内定者研修、オンライン懇親会など、さまざまな用途で活用できるオンラインイベントとなっています。

リモ謎公式サイトはこちらリモ謎の資料ダウンロードはこちら

リモ探

リモ探は、大人数で協力して与えられたミッションのクリアを目指すオンラインイベントです。

最初に「小グループ」で情報整理を行い、その後に複数の小グループから成る「大グループ」で情報共有を行います。このとき、各小グループによって所有する情報が異なるため、正確な情報交換が求められます。

なる情報から正解を導き出す手法を「ジグソー法」と呼び、リモ探はジグゾー法を活用したオンラインイベントとなっています。

「消えた資料と不明な持ち主」「関ヶ原凸大軍議」の2プランがありますが、どちらも世界観を重視した作りとなっており、研修で活用するオンラインイベントとして楽しめるでしょう。

リモ探 公式サイトはこちらリモ探の資料ダウンロードはこちら

リモBako

reBako」というオンラインイベント専用プラットフォームを用いてリモ謎を実施するイベントが「リモBako」です。

リアルのパーティー会場のように会場内を動き回れるreBakoの特徴に、リモ謎の“チームで協力して謎を解く”という要素が加わることで、会場内に隠された手がかりを探し回りながら謎解きが楽しめます。

パーティー要素が強く、レクリエーションやパーティーにおすすめのオンラインイベントです。

リモBako 公式サイトはこちらリモBakoの資料ダウンロードはこちら

リモリンピック

リモリンピックは、オンラインで実施できる運動会です。家にあるものでしりとりを行う「ものしりとリレー」、チームで筋トレを分担して行う「ムキムキバトル」など、チームに分かれて体を動かしながら楽しめるのが特徴的です。

社内レクリエーションやチームビルディングにおすすめのオンラインイベントであり、リモートワークによる運動不足の解消も期待できるでしょう。

リモリンピック公式サイトはこちらリモリンピックの資料ダウンロードはこちら

おうち防災運動会

おうち防災運動会

おうち防災運動会は、オンラインで実施できる防災イベントです。

家にある備蓄食料を探す「おうち探検!非常食探索トライアル」、防災上の間違いを探す「防災間違い探しONLINE」、ジェスチャーで避難所に必要な防災物品を伝える「避難所ジェスチャーゲーム」など、楽しみながらも防災の知識を学べる種目が揃っています。

家族揃って楽しめるイベントであり、防災研修や社内レクリエーション、ファミリーイベントとしておすすめです。

おうち防災運動会公式サイトはこちらおうち防災運動会の資料ダウンロードはこちら

オンライン社内イベントプロデュース

オンラインイベントをトータルでプロデュースするサービスが、オンライン社内イベントプロデュースです。

リモ謎やクイズ大会などのイベントを複数組み合わせた企画の提案、イベントMCの手配、オンラインフードデリバリーの手配、ムービー制作など、オンラインイベント周りを一貫して提供するサービスとなっています。

オンラインキックオフ、周年イベント、社員総会、懇親会などを企画の段階から提案し、自社オリジナルのオンラインイベントを作り上げたい方におすすめです。

オンライン社内イベントプロデュースはこちらオンライン社内イベントプロデュースの資料ダウンロードはこちら

まとめ

より効果的なイベントを開催するためには、オンラインイベントのメリット・デメリットの双方を理解し、メリットを活かしながらもデメリットを解消できる工夫が求められます

また、オンラインイベントの企画の流れは、従来のオフラインイベントとは異なる点がいくつもあります。オンラインイベントに特徴的な点や成功のポイントをしっかりと把握することが、参加者の満足度の高いイベント運営に繋がるでしょう。

株式会社IKUSAでは、イベントの用途に合わせて選べるさまざまなオンラインイベントを展開しています。イベントを通して、ビジネススキルの醸成やチームビルディングの向上などに役立てることもできるので、オンラインイベントのコンテンツを探している方は、ぜひご検討ください 

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参考サイト:

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この記事を書いた人

りょう
都内在住。美容系メディアのコンテンツ制作をきっかけにライター活動をスタート。現在までにSDGs、HR領域、SNSマーケティング、外遊び、オンラインイベントなどの幅広いジャンルを執筆。読者の皆さまに寄り添えるような、わかりやすい文章を心がけています。
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