updated: 2024 04.15

オンラインイベントを企画しよう！準備の流れ・成功させるポイント・成功事例を紹介

コロナ禍をきっかけに、非対面で開催できるオンラインイベントに注目が集まっています。オンラインイベントには「場所を選ばずに参加できる」「開催コストを抑えられる」といった特徴がある一方で、事前準備や企画内容はオフラインのイベントと異なるノウハウが求められます。

本記事では、オンラインイベントの開催を検討している方に向けて、オンラインイベントのメリット、企画の流れ、成功させるポイントをそれぞれ解説します。

併せて、株式会社IKUSAが企画したオンラインイベントの成功事例を紹介します。オンラインイベントの開催や企画に悩んでいる方は、ぜひ参考にしてみてください。

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オンラインイベントとは？

ZoomやGoogle Meetといったツールを使用してオンライン上で開催されるイベントを「オンラインイベント」と呼びます。

オンラインイベントは、社員総会、入社式、内定式、懇親会、研修など社内向けに開催されるもののほかに、株主総会、展示会、戦略発表会、セミナー、会社説明会などの社外向けイベントも開催されています。

オンラインイベントの需要は増加中

2020年初頭から始まった新型コロナウイルス感染症の感染拡大を受け、多くの企業が非対面で業務を行うリモートワーク（テレワーク）を導入しました。

それに伴い、もともとは対面で開催していたイベントも、オンラインイベントへと開催方法を切り替える企業が増えています。

イベント管理サービスの「Peatix（ピーティックス）」が作成した「2021年Peatixイベント調査レポート」によると、2020年4月6日に発表された「緊急事態宣言」以降、全体の約8割のイベントが対面型からオンラインへと切り替わりました。

オンラインイベントは感染症や天候、会場の予約状況などの影響を受けにくく、アフターコロナ（コロナ禍が収束した後）も1つの主流なイベント形式として有効活用されると考えられるでしょう。

オンラインイベントを開催する4つのメリット

オンラインイベントには、対面型のイベントでは得られないさまざまなメリットがあります。おもなメリットを4つ紹介します。

感染症や天候の影響を受けにくい

オンラインイベントは対面型のイベントと違い、参加者が会場に集合する必要がありません。新型コロナウイルスをはじめとした感染症の流行や、当日の悪天候といった影響によるイベント中止のリスクを最小限に抑えられます。

イベントが延期する可能性が低いため、会場の再予約や参加者のリスケジュールなどのリスクも抑えられます。

低コストで開催できる

イベント会場を手配する必要がないため、対面型のイベントと比較して会場費や人件費、機材の準備など、イベント開催のコストを抑えられます。さらに、オンライン上で開催するため会場の収容人数を心配する必要がなく、コストを抑えつつ、大人数でのイベント開催も可能です。また、社内イベントでオンラインを活用する場合は、参加者の移動費や宿泊費、スケジュール調整の負担などの軽減にも繋がります。

参加者のハードルが下がる

インターネットへ接続可能な環境と、それに接続するパソコンやタブレットなどの機器が用意できれば、オンラインイベントへは場所を選ばずにどこからでも参加できます。

社内イベントであれば、遠方の営業所や海外部署のメンバーも同じイベントへ参加可能であり、対面型のイベントのように各地で同じ内容のイベントを何度も開催する必要がありません。

また、社外向けのイベントであれば、全国各地から集客が可能であり、新しい顧客層にまでリーチできることが大きな魅力です。

イベント開催の時間帯や曜日も比較的調整がしやすいため、イベント主催者側はターゲット層が参加しやすい時間帯を調整し、参加者へもイベント参加のハードルを下げられることが特徴的です。

参加者のデータや情報を解析できる

オンラインイベントでは、参加者の年齢、性別、居住地、仕事などのさまざまな情報を取得、解析できます。

社外向けのイベントであれば、それらのデータから顧客リストを作成したり、販促・営業活動を行ったりできるため、サービスや商品の販路拡大へと繋げられます。また、次回以降のイベントの企画や集客に役立てることも可能です。

社内研修などでオンラインイベントを活用する際でも、参加者へアンケートを取ることで、次回以降の研修をブラッシュアップすることに繋がります。

オンラインイベントを企画する流れ

オンラインイベントの準備の流れを、企画からリハーサルまで4つのステップに分けて紹介します。

こちらの記事ではオンラインイベントの開催の流れを9ステップに分けて紹介しています。ご興味があったらぜひご覧ください。

オンラインイベント開催の流れを9ステップで紹介！成功させるポイントや具体事例、おすすめサービス

1. イベントの目的・ゴールを決める

イベント企画の最初の段階で、イベントの目的やゴールを決めましょう。例えば、「社内のチームワークを向上させる」「自社のサービスや商品の認知度を高める」などが挙げられます。

イベントのターゲット、日時、実施場所（撮影場所）、得たい効果などは可能な限り明確に定めることで、より効果的なイベントの開催に繋がります。

2. 必要なスタッフや機材を揃える

イベント当日の運営スタッフの配置や役割決めを行います。主催者側は、スタッフがリアルで集まってイベントを配信するのか、一人ひとりが違う場所から参加しながらイベントを進行するのかなど、当日の配信形式も決めましょう。

イベントの実施場所（撮影場所）に合わせて、カメラやパソコンなどの機材や、Zoomなどの動画配信ツールを揃えましょう。

3. 広報活動を行う

イベントの概要がまとまったら、公式ホームページやSNSなどでイベントの広報活動をしましょう。イベントの参加方法や魅力などを多くの人へ届け、集客活動に繋げます。

社内イベントの場合には、関係部署と調整のうえ、イベントの概要を漏れなく参加者へ共有できるようにしましょう。

4. スケジュールチェック・リハーサルを行う

イベントの準備が完了したら、当日に向けたスケジュールチェックやリハーサルを行います。リハーサルでは、オンライン配信ツールの使い方やスタッフの動きなどを確認し、万が一に備えてトラブルの対処方法なども検討しておくことをおすすめします。

リハーサルを兼ねて当日のスケジュールチェックを行い、予定した時間内にイベントを終了できるように進めましょう。

オンラインイベント成功のポイント

参加者の満足度が高いオンラインイベントにするためには、どのようなポイントを押さえておくべきなのでしょうか。7つ紹介します。

参加者を飽きさせない工夫を取り入れる

オンラインイベントへ参加する際、参加者は基本的には一人であり、近くには誰もいない状況になります。そのため、対面型イベントのような“イベントに参加している感覚”を得づらく、集中力を保つのが難しい場合もあります。

参加者を飽きさせないためにも、主催者側が定期的に参加者へアクションをしてもらうように促したり、ファシリテーターを選任し、参加者同士でコミュニケーションが図れる機会をつくったりするなどの工夫を取り入れましょう。

参加者同士で気軽に話せる状況をつくり上げることでコミュニケーションの促進に繋がり、イベントへ主体的に参加してもらえるようになります。

使いやすい機材やツールを活用する

オンラインイベントでは、当日の機材トラブルやインターネット環境の不調などによってイベントの進行が妨げられる可能性があります。

オンラインといえども、関係する多くの人たちの貴重な時間を使ってイベントを開催しているわけですから、当日のトラブルは大きな時間ロスに繋がります。

トラブルを未然に防ぎ、参加者の満足度を高めるためにも、イベントで使う機材やオンライン会議ツールは使いやすいものを選ぶといいでしょう。ツールを選ぶ際には、「最大同時接続人数」「接続方法」「アプリインストールの有無」「機能の充実さ」などの項目から、イベントの目的に合ったツールを選ぶのがおすすめです。

運営側の役割分担を明確にする

司会進行役や参加者からの質問の対応役など、運営側の役割分担を明確にすることで、よりスムーズにイベントを進行できます。

参加者を飽きさせずイベントへ参加してもらうために、「ファシリテーターを専任する」ことをおすすめします。ファシリテーター役が参加者全員へ話を振ることで、会話に入るのが苦手な人へも発言の機会を与えられ、コミュニケーションの活性化に繋がります。

画面に表示される情報を工夫する

オンラインイベントの特性上、ほとんどの時間はパソコンやタブレットに表示された画面を見ることとなります。あまり代わり映えのしない画面ばかりを見続けると、参加者にも飽きや疲労感が現れ、集中力の低下に繋がります。

そのような事態を防ぐためにも、イベント画面でスライドを使う場合には文字を詰め込みすぎない、登壇者や運営側の背景画像は統一をするなどの工夫が必要です。

画面に表示される情報を工夫し、参加者がストレスなく視聴できるようにしましょう。

トラブルを想定して準備する

イベント中の機材トラブルやインターネット環境の不具合などを想定し、予備の機材や参加者への対応窓口を用意しておきましょう。

事前に参加者へも、トラブルや不具合が起きた際の連絡方法や窓口について説明しておくことで、当日の参加者からの問い合わせにもスムーズに対応できます。

なお、トラブルに対応するスタッフは、機材やインターネット関係に詳しい人を選任するといいでしょう。

参加者全員が楽しめるゲームやコンテンツを取り入れる

オンラインイベントで提供するコンテンツには、ゲーム、クイズ、謎解きなどのさまざまな種類があります。イベントの目的に合ったコンテンツを選ぶだけではなく、全員が楽しめるゲームやアクティビティを取り入れることで、交流を深められます。

昨今のリモートワーク推進の流れから、オンライン上で楽しめるコンテンツを提供する企業も多くあります。専門知識がなく、自社でオンラインイベントを企画するのが困難な場合には、専門企業への外注により質の高いイベント開催を検討するのもおすすめです。

参加者のデータを収集・分析する

オンラインイベントでは、参加者の年齢、性別、職業、活動エリアなどのさまざまなデータを取得できます。イベントで得られた参加者のこれらのデータは販路拡大や次回以降のイベントの企画などに活かせるため、必ず収集・分析することが望ましいでしょう。

例えば、「参加者はどの媒体（SNS、HP、WEB広告など）からイベントへ参加したのか」「イベントのなかでどのような内容の満足度が高いのか」などを把握することで、詳細な参加者のニーズを見つけられ、より効果的なイベントの開催へと繋がります。

オンラインイベントの成功事例4選

ここでは、株式会社IKUSAが提供するサービスを活用して、オンラインイベントを成功させた事例を4社紹介します。

※社名敬称略

こちらの記事ではオンラインイベントのおすすめ事例を11選紹介しています。ご興味がある方はぜひご覧ください。

オンライン社内イベント・レクリエーションおすすめ事例11選

こちらの記事ではオンラインイベントの成功事例を21選紹介しています。ご興味がある方はぜひご覧ください。

オンラインイベントの成功事例24選

【社内向け】9割が「有意義なイベントだった」と回答したオンライン謎解き！

パナソニック（株）アプライアンス社「AVCマーケティングセンター」では、AV関連の拠点である大阪・福岡の従業員を対象に、チームビルディング型謎解き「リモ謎」を開催しました。

本イベントは、普段から使用しているオンライン会議ツール「Microsoft Teams」を利用し、それぞれの部署を合わせて100名以上の従業員が参加しました。

謎解きのチーム分けでは、各階層が入り交じり、直属の上司と部下が同じチームにならないように工夫をし、他部署間でのコミュニケーションの促進に取り組みました。

さらには、「仕事がリモートになったことで若手が職場でコミュニケーションに苦労をしている」ことを受け、各チームのリーダーには若手を任命し、多くのメンバーとの交流を図りました。

結果として、アンケートではイベント参加者の約9割が「有意義なイベントであった」と回答。謎解きを通じて、部署や階層を超えたメンバーと自由な雰囲気で交流を深められ、全体のコミュニケーション活性の実現に繋がりました。

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【社内向け】コンセンサスゲームでコミュニケーションの活性化を実現！

ノーベルファーマ株式会社では、年に一回実施している全社員対象の研修として「合意形成研修コンセンサスゲーム ONLINE」を開催しました。

同社では、在宅勤務が常態化したことによるメンバー同士のコミュニケーション不足が課題として挙げられたこと、自分たちで考え解決することの好きな人が多いことの2つの理由から、コンセンサスゲームが選ばれました。

実際にコンセンサスゲームを開催した後は、以下のようにポジティブな意見が多く集まり、コミュニケーションの活性化に大きく繋がりました。

「オンラインだと一方通行の研修になりがちだが、メンバーがアウトプットをしたり、ディスカッションをしたりできたので、有意義な研修だと感じた」
「オンラインでもコミュニケーションをとることができる可能性を感じられた」
「部署や年齢層がバラバラのチームを組んでもらったことで、新たなに関係性が生まれたことがよかった」

イベント後のアンケートでは、コミュニケーションの強化コンテンツとして適切だと思う人が87％、他部署との関係強化に繋がったと思う人が88％と、満足度の高いオンラインイベントとなりました。

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【社外向け】「謎解き」を活用したお子様向けの地域交流イベントを開催！

東京都昭島市と岩手県岩泉町は「友好都市協定」を締結し、毎年、小学生の交流事業を実施しており、コロナ禍前は、双方の市町に訪問してお互いの地域の紹介やホームステイをするなどの交流事業を行っていました。

今回、コロナ禍による対面でのイベントの開催が困難となりましたが、オンラインを通じて両市町の子どもたちが交流し、アフターコロナにおける新たな交流のきっかけの1つとして「リモ謎EASY」を開催しました。

リモ謎EASYとは、オンライン謎解き「リモ謎」の問題を全編変更し、小学校３年生以上のお子様でも問題を解けるようにアレンジしたアクティビティです。

イベントが始まると、最初は苦戦しているチームもありましたが、慣れていくにつれてリーダーシップを発揮し出す子、みんなに答えの導き方を解説する子などが現れ、チームで協力し合う様子が見られました。

見事、ゲームクリアを果たしたチームもあり、小さいお子様を対象とした地域交流としてもリモ謎・リモ謎EASYをご利用いただきました。

【社外向け】オンライン宝探しで３密を避けながら地域活性化！

岐阜県の東美濃エリアで、2020年12月8日から2021年3月14日まで開催された「戦国トレジャーハント〜東美濃の山城に隠された真実〜」では、スマートフォンを使った周遊型イベント「オンライン宝探し」が活用されました。

本イベントでは、岐阜県内の歴史資産である「山城」がテーマとして掲げられ、岩村城跡（恵那市）、美濃金山城跡（可児市）、苗木城跡（中津川市）をメインとしたさまざまな謎が用意されました。

イベント参加者はトレジャーハンターとして各謎を解き、ゲームクリアを目指します。専用サイトで謎を解いたり、実際に目的地まで足を運んでお宝を集めたりと、リアルとオンラインを行き来するオリジナリティ溢れるイベントとなっています。

イベント参加者からは、「次の目的地が楽しみで、近隣地域の素晴らしい場所を知れた」「３密を避けて、親子で楽しめるイベントだった」「良い運動になった」と、好評の声が多く集まりました。

3密を避けながらも地域の魅力を伝えられるオンラインイベントとして、参加者満足度の高いイベントとなりました。

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【開催事例】「オンライン宝探し」戦国トレジャーハント〜東美濃の山城に隠された真実〜

まとめ

オンラインイベントには、非対面で実施可能、低コストで開催できるなどのメリットがあり、コロナ禍の影響に伴い社内向け、社外向けを問わずにオンラインイベントの需要が増加しています。

オンラインイベントの特徴や企画準備の方法、成功するためのポイントをしっかりと押さえることで、より効果的なイベントの開催に繋がります。

株式会社IKUSAでは、社内外を問わずさまざまなオンラインイベントを開催しています。イベントの目的に合わせて内容をアレンジでき、オリジナリティ溢れるオンラインイベントの開催が可能です。

今後、自社でオンラインイベントの開催を検討している方は、ぜひお気軽にお問い合わせください。

IKUSAでは、年間1000件以上のユニークなイベントや研修を支援しています。90種類以上のイベント・研修サービスからお客様のニーズに合わせてご提案させていただき、ご要望に応じたカスタマイズも可能です。サービスの詳細や具体的な事例は下記の資料でご確認ください。
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参考サイト

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