社内イベント

posted:2022 01.19

updated: 2022 10.21

歓迎会をオンラインで成功させるコツとは?注意点や盛り上がる企画もご紹介

IKUSA.jp編集部
歓迎会をオンラインで成功させるコツとは?注意点や盛り上がる企画もご紹介

近年、コロナ禍の影響で歓迎会をはじめとするイベントをオンラインで行うケースが増えてきました。とはいえ、実際に集まって行う歓迎会との違いに戸惑う担当者の方も多いのではないでしょうか。

そこで今回は、オンライン歓迎会を成功させるために担当者がすべきことをまとめました。併せておすすめの企画やフードデリバリーサービスもご紹介していますので、ぜひ参考にしてみてください。

オンライン歓迎会の事前準備と当日の流れ

まずは、オンライン歓迎会の開催日までにすべきことと、当日の流れを確認しておきましょう。基本的には対面で行う歓迎会と同じなのですが、オンラインならではの作業もありますので注意が必要です。

オンライン歓迎会の事前準備

対面で行う歓迎会であれば、「開催場所」「食事(コース)」「日時」「会費」を決めて告知し、「参加者の人数と名前」を把握しておけばほぼ問題ないでしょう。しかし、オンライン歓迎会の場合は「開催場所」の代わりに「オンラインツール」、「食事(コース)」の代わりに「食事の宅配サービス」を手配する必要があります。

また、参加者の中には、「ネット環境が整っていない」「家族に家事や育児を頼むのは気が引ける」など、オンラインならではの理由で参加できない方もいます。こうした事情に考慮し、新入社員であっても、無理に参加させるようなことはしないよう気をつけてください。

当日の流れ

オンライン歓迎会を実施する当日の流れは、おおまかにまとめると以下の通りです。

  1. 開始時間前に担当者(ホスト)がツールを立ち上げる
  2. 参加者が入室する
  3. 担当者が挨拶する
  4. 乾杯(上司にお願いするパターンもあり)
  5. 参加者同士で自己紹介を行う
  6. ゲームなどの企画を行う
  7. 食事しながら歓談する
  8. 担当者が締めの挨拶をする

それぞれのセクションにかける時間は、歓迎会の設定時間に合わせて調整してください。また、担当者は歓迎会を進行するかたわら、参加者のネット接続状況や宅配サービスの到着状況、会話量などに気を配る必要があります。

オンライン歓迎会を成功させるための3つのコツ

オンライン歓迎会には、対面で行う歓迎会とは異なる部分がいくつもあります。ここでは、これらに対する戸惑いを少しでも減らすためにできることを3つご紹介します。

1.事前アンケートでヒアリングする

歓迎会の開催日まで日があるようであれば、参加者に事前アンケートをお願いすると良いでしょう。アンケートでは、以下のような項目の聞き取りをします。

  • 希望の時間帯
  • ネット環境の状況
  • 歓迎会で話したいテーマ・聞きたいテーマ
  • 食べものの好き嫌い・アレルギーの有無

オンライン歓迎会はお店の予約を取るわけではないので、ギリギリまで開始時間を動かせます。帰宅後のタイムスケジュールは一人ひとり異なるため、なるべく多くの方が参加しやすい時間帯を選ぶようにしましょう。

また、オンラインのイベントで最優先となる確認事項は、ネット環境です。ネット環境はあるけれど、通信量の制限があるようではイベントの途中で切断されてしまうかもしれません。このようなケースが想定される場合には、事前に通信量を調整してもらうようにお願いしておきましょう。

歓迎会は社員間コミュニケーションのきっかけとして開催されるので、参加者同士で話してもらわなければなりません。会話が弾むように、担当者が事前アンケートで収集したテーマを意識的に振るのがおすすめです。

宅配サービスを手配する際には、食べ物の好き嫌いやアレルギーの有無は重要な情報なので、参加者全員で食事を楽しめるよう、しっかりと詳細を確認しておきましょう。

2.途中入場・途中退席を自由にする

オンライン歓迎会では、途中入場や途中退席を自由にしましょう。歓迎会の目的はあくまでも社員同士の親睦なので、担当者はなるべく気軽に参加してもらうように配慮すべきです。自宅から参加している方がほとんどなので、家事や育児などでイベントの全てのプログラムに参加できない方もいます。対面で行う歓迎会のように「ずっと会場にいる」ことを強制すると、参加するハードルを高く感じるようになってしまうでしょう。

3.司会役を決めておく

これは対面で行う歓迎会でもいえることですが、イベントを進行する「司会役」は必ず決めておきましょう。イベント内容を把握している担当者が、そのまま司会役も兼ねた方が進行しやすいかもしれません。オンライン歓迎会では、参加者全員を画面上で一度に確認できるため、話題が逸れている場合や、話せていない方がいる場合には、司会役がその都度調整しましょう。

オンライン歓迎会をスムーズに進めるための注意点

オンライン歓迎会は、オンラインならではのトラブルも起きやすいです。当日に慌てることのないよう、起こり得るトラブルを事前に把握しておきましょう。

予定時間に対応できるツールを選ぶ

複数人でオンライン通信できるツールはいくつもありますが、最低でも予定している時間は通信し続けられるツールを選びましょう。無料のツールでは稼働時間に制限が設けられている場合が多く、イベントの途中で接続が切れてしまうかもしれません。

2時間以上を見込んでいるオンライン歓迎会では、有料のツールを使うのが無難です。社内イベントにかかった費用は、「福利厚生費」や「通信費」といった項目で経費にできることが多いです。不安な場合には、会社側に確認を取ってみましょう。

参加者のネット環境に気を配る

オンライン歓迎会の開催前にも参加者のネット環境や通信量を確認しましたが、イベントの進行中にも気を配る必要があります。マイクやカメラに接続不良が起こった参加者がいないか、小まめにチェックしましょう。

もし接続や映像のトラブルが発生した場合は、ツールのチャット機能やSNSを使って他の参加者に状況を伝えます。できるだけ参加者が平等に歓迎会を楽しめるように配慮することが重要です。

タイムスケジュールは守る

オンライン歓迎会では終電の時間を気にする必要がないため、やろうと思えばずっと続けられます。それでは参加者の翌日の予定に響いてしまうので、事前に決めておいたタイムスケジュールは必ず守るようにしましょう。プログラムがスケジュールのとおりに進まないこともあるかもしれませんが、せめて終了時刻は守るべきです。まだ話し足りない参加者は、ツールで別のルームを立ち上げてもらい、個々に二次会を行ってもらいましょう。

オンライン歓迎会を盛り上げる企画5選

歓迎会を盛り上げるためにゲームは欠かせません。ここでは、オンラインでも問題なくできるゲームを5つセレクトしましたので、ぜひ参考にしてみてください。

リモBako

リモートでもできる大人数参加型の脱出ゲームが「リモBako」です。「チームを組んで謎を解き、閉じ込められそうな空間から脱出する」のが大まかな流れとなっています。「電脳都市」「本能寺」「リモート会議」など、脱出する場所は複数用意されているので、気に入ったストーリーから選択可能。

どの謎もチームで協力しなければクリアできない仕組みになっているので、チーム内でのコミュニケーションが自然と活性化します。シンプルな操作で進められるためリモートに不慣れな方でも参加しやすく、謎解きの難易度も調整できる点がおすすめです。

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THE BINGO

「THE BINGO」は、URLを共有するだけで気軽に行えるオンラインでのビンゴゲームです。以下のような流れでゲームを進めます。

  1. 担当者がURLを取得し、参加者にSNSで共有する
  2. URLにアクセスし、自分のビンゴカードをつくる
  3. 担当者がビンゴマシンを回す(出た数字は自動的にビンゴカードで色づけされる)

その後は、通常のビンゴと同じように、縦・横・斜めのいずれかで一列揃えばビンゴです。担当者のタスクはURLの取得とビンゴマシンの操作だけなので、実際に会場で行うより準備は少なく済みます。

オンラインクイズ大会

「オンラインクイズ」はその名からもわかるとおり、オンラインで行うクイズイベントのことです。一から自分たちで企画するのも楽しいですが、ここでは株式会社IKUSAが提供する「オンラインクイズ大会」をおすすめします。

このコンテンツではクイズを自由に作れるため、自社オリジナルの問題や、四択・記述・複数解答などさまざまな形式のクイズを織り交ぜられます。

担当者はクイズ作成のみ行うだけで、当日の進行を提供会社に丸投げできるのもうれしいポイント。クイズであればややこしいルールもありませんし、歓迎会の参加人数によって個人戦とグループ戦に分けられます。

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心理テスト

「心理テスト」といえば恋愛で使われるイメージが多いと思いますが、性格や人間関係、仕事運なども診断できます。歓迎会では初対面だったり、ほとんど話したことがなかったりする方もいますので、心理テストをとおして相手について知れたらおもしろいかもしれません。

また、オンラインで心理テストを行う場合には、四択形式にすると参加者も答えやすいでしょう。進行役の人が事前に心理テストの内容を書き起こしておき、画面共有で全員が見られるようにしておくのもおすすめです。

うちにあるものしりとり

自宅にあるものを使ってしりとりを行う、タイトル名そのままのワークショップです。本当に自宅にあることを証明するため、実物を持ってきてメンバーに見せるのがポイントです。

進行に差し支えないよう、1名当たりの制限時間を決めておきましょう。待機時間の間は、ものを探している様子や、他のメンバーが持ってきたものをきっかけに雑談を楽しめます。アイスブレイクとして活用するのがおすすめです。

オンライン歓迎会での食事におすすめのサービス3選

オンライン歓迎会は、参加者それぞれが違う場所から参加しているので、共有できる思い出は少なくなりがちです。そのため、個人で食事を用意するのではなく、宅配サービスを使って参加者全員で同じ食事をするのがおすすめです。ここでは、オンライン歓迎会におすすめのフードデリバリーサービスを3つご紹介します。

IKUSA「オンラインフードデリバリー」

オンラインフードデリバリー

「オンラインフードデリバリー」では、ランチプラン・ベーシックプラン・レギュラープラン・贅沢プランの4つがあり、ランチプラン以外はお酒やソフトドリンクを自由に選べます。もっともシンプルなランチプランでも、6種類のオードブルとペンネ、ミニハンバーガーがつく充実したメニュー内容です。

企業ロゴの入ったメッセージカードやタオル、マグカップやクッキーも製作できますので、オプションとして用意すれば参加者の一体感をより高められるでしょう。

申込期限は開催日の7営業日前までで、人数決定および配送先の連絡は開催日の5営業日前までに済ませる必要があります。また、オプションには「おみやげ謎」と呼ばれるプランがあり、オンライン歓迎会を盛り上げるための企画におすすめです。

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ごちクル「deli Box」

deli BOX」のメニューは、7つの料理が入った2,000円(税込)のガーデンプレートから、10種類以上の料理と飲み物・スイーツがセットになった10,000円(税込)のプラチナBOXまで、10個も用意されています。

さらに、アレルギーやビーガン(完全菜食主義者)、ハラル(イスラム教徒が食べられる食材)にも対応しているため、幅広い方が利用可能です。

申込期限は開催日の10日前までで、人数決定および配送先の連絡の期限は開催日の7日前まで。メニューの数が多く、中華料理のプレートやスイーツBOXといった変わり種もあるため、メンバーや予算に応じた細やかな対応も可能です。

nonpi「food box」

nonpiの「foodbox」では、和洋で選べる3,000円(税別)のランチプランから、和洋折衷の料理がセットになった9,000円(税別)のスペシャルプランまで、幅広いメニューが用意されています。

申込期限および配送先の連絡は開催日の5営業日前までです。「新入生歓迎会プラン」「チーム懇親会プラン」「採用面談プラン」など、ネーミングのおもしろいメニューもあるので、メニューを見比べるのも楽しいでしょう。

まとめ

オンラインで行う歓迎会は、対面で行う歓迎会とは勝手の違うことも多いです。全体の流れを把握してから、企画やフードなど細かな部分にも目を配るようにしていけば、参加者に喜ばれる歓迎会を行えます。充実したオンライン歓迎会となるよう、ぜひ本記事でご紹介した内容をお役立てください。

 

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