企業研修

2018 03.22

チャンバラ合戦研修

新人研修内容の比較|社内企画と外部委託のメリットとデメリット

チョビベリー
新人研修内容の比較|社内企画と外部委託のメリットとデメリット

新入社員が参加するイベントの一つといえば、新人研修。受ける側にとっては不安や緊張であまり前向きになりにくいものですが、実際に研修を行う側の準備や苦労は想像以上に大変なもの。それゆえに、新人研修を社内で済ませる会社もあれば、外部に委託する会社もあります。

新人研修は社内で企画した内容をおこなうべきか、外部に委託するべきか。お悩みの担当者に参考にしていただきたい、それぞれのメリットとデメリットを紹介します。

 

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新人研修は新入社員の社会人生活を左右する大事なイベント

社会人1年目の社員にとって、新人研修はその後の業務、ひいては初めての社会人生活を左右する大事なイベントです。研修が成功するかどうかによって、新入社員の企業や仕事に対するモチベーションは大きく変わってしまいます。

また、新しく採用した会社にとっても、新人研修は今後の社運を握る大切な新人へ、会社や仕事の内容を知ってもらう貴重な機会です。そのため、新人研修を実施する際は数週間・数か月前から念入りに準備をおこない、研修後のフォローまでしっかりと考えて計画を練ることが必要なのです。

担当者が把握しておくべき、新人研修5つのポイント

新人研修の担当は、ベテラン社員がおこなうものとは限りません。企業によっては入社2年目のまだ社歴が浅い人間へ、先輩としての責任感を持たせるために研修担当を任せることもあります。

しかし、いくら先輩社員とはいえ、新人研修の担当はかなりの責任感が伴います。「何から手をつけていいか分からない……」「OJTって何のこと⁉」と分からないことが多く、不安に感じるのも当然です。

そんなときは、上司や先輩に聞くのがセオリーです。しかし、社会人としてはあらかじめ事前に知識を入れておきたいもの。ここでは、上司や先輩に質問する前に押さえておきたい、新人研修の基本的なポイントを紹介します。

その1. 新人研修とは?

新人研修とは、入社したばかりの新入社員を対象におこなわれます。学校を卒業したばかりの新卒の社員でも基本的なマナーや実務的な知識を教わったりすることで、社会人としての意識や責任感を高めることができます。また、入社後すぐに実践的な仕事に入る企業などでは、研修期間で基礎知識を教えることでその後の業務をスムーズにする効果があります。

OJTとOFF‐JTとの違いは?

OJT 、OFF-JTという言葉をご存知でしょうか? これはどちらも人材育成を指す用語ですが、それぞれ意味は異なります。OJT(On-the-Job Training、オン・ザ・ジョブ・トレーニング)とは、職場で実際の仕事を進めながら、上司や先輩が仕事に必要な知識やスキルを部下に身につけさせるものです。物事をただ教えるだけではなく、部下が確実にレベルアップできるよう、体系的・計画的に指導することを指します。

一方、OFF-JT( Off the Job Training、オフ・ザ・ジョブ・トレーニング)は、社内の人間が作成したプログラムのほか、外部のセミナーや研修など、仕事の現場から一旦離れて知識や技術を習得する方法です。専門的なスキルを学ぶ研修や、ビジネスマナーの講習など大勢が一度に受ける新人研修はこちらにあたります。

新人研修の担当者は、新入社員がOFF-JT(研修の場)で学んだことをOJTで活かせるような研修プログラムを作成する必要があります。

その2. 新人研修の目的は?

企業や業種によって多少代わりますが、一般的な企業がおこなう新人研修の大まかな内容はあまり変わりません。ただし、新人研修の担当者は一つ一つの目的をしっかりと意識して、それらがきちんと達成できるように研修の内容やスケジュールを考えることが必要です。

たとえば、多くの企業では新人研修にこんな目的を持っています。

1.学生と社会人の違いを意識し、社会人としての自覚を持つ

企業が新入社員へ最初に持って欲しいことは、社会人としての自覚です。これがないと、上司や先輩の意見を軽んじて指示を聞かない、会社を勝手に休むなどの非常識な行為をあまり自覚がなくやってしまいます。

“学生と社会人は違うもの”と当たり前のように思えることでも、そう感じていない新入社員がいる可能性はゼロではありません。入社後も学生気分で働いていると、SNSで簡単に社内の情報を漏えいしてしまうなど、ほんの些細な行為が組織を危険にさらしてしまう場合だってあります。そのため、新人研修では学生と社会人の違いをしっかりと指導することが必要です。

2.社会人としての基本的なマナーを身に着ける

あいさつや礼儀ができていなければ、いくら仕事ができても社会人としては認められません。社会人経験のない新入社員だからこそ、どこに配属されても恥ずかしくないよう、社内外を問わず求められるビジネスマナーを入社時からきちんと身に着けることが必要です。

ビジネスマナーには基本的な言葉遣いからあいさつの角度・名刺交換・電話応対の方法・取引先へ出向いたときのマナーや座席の上座下座の位置などさまざまなものが存在します。例えば言葉遣い一つとっても、社会人に求められるものは尊敬語・謙譲語・丁寧語など、シチュエーションによって使い分ける必要があります。

ただ言葉で説明してもいざという時に実践できなければ意味がないので、新人研修の際はシミュレーション形式で行われることが一般的です。

3.会社の経営方針や企業理念などを把握する

どんな企業でも、その会社の経営方針や企業理念を意識しながら働くことが前提です。新入社員は入社する前に、ある程度は自分が働く会社のことを調べています。しかし、外から見た景色と実際に業務に携わる身では見方も大きく変わります。

新入社員に会社の歴史を説明し、経営方針や企業理念を理解してもらうことで、新入社員はその会社で働くモチベーションが高まります。理念などは入社式でも社長から説明される場合がありますが、新人研修で繰り返すことによって、新入社員が会社と同じ目標を自然と持つことが大切です。

4.同期や先輩など、社内のコミュニケーションをとりやすくする

今まで気の合う仲間とだけ集まっていたスクールライフと異なり、会社では自分と性格が合わない人とも仕事を進めなければいけません。また、人見知りなど他人との会話が苦手な場合でも、仕事をする際は社内の「報・連・相(報告・連絡・相談)」の意識をしっかりと持ち、上司・部下・同僚・取引先とのやりとりや会議・電話応対など、多数の人間とコミュニケーションをとる必要があります。

そのため、社内の人間関係の良し悪しは社員にとっても企業にとっても重要な問題です。特に入社したての新入社員は環境の変化も加わり、不安や緊張でストレスが多くなってしまうもの。それらを少しでも緩和できるように、社員研修では上司や先輩と話しかけやすい雰囲気づくりを意識し、レクリエーションの時間を設けるなどの工夫が必要になってきます。

その3. 研修では何をする?

実際に、新人研修の現場では何がおこなわれるのでしょうか? 内容は企業によって様々ですが、一般的な新人研修の例を挙げてみましょう。

1.講義

学生時代との違いを意識できるように、まずはあいさつや身だしなみなど、社会人としての心構えを学びます。また、企業理念や経営方針など、その会社の歴史や体系をあらためて学びます。企業の信念を理解することで、新入社員でもハッキリと目標を持って仕事に取り組むことができるようになります。

2.ロールプレイ

ビジネスマナーに必要とされる電話の応対や名刺交換、あいさつなどの練習をおこないます。座って講義を受けるだけでなく、二人一組で“お客様と、それに応対する社員”などの役割を決め、実際に体験しながら学ぶことで作法が自然と身に付けられるようになります。

3.グループワーク

5~6人前後のグループを作り、決められたテーマや資料をもとに会議とプレゼンのロールプレイをおこないます。リーダーシップをとる・フォローをするなど各人の得意な分野を活かし、グループ内でのチームで協力しながら課題をクリアすることで、実践に役立つチームプレイのスキルを磨くことができます。

その4. 新人研修はどこで行う?

新人研修の場所は社内の会議室や会社の持つ研修施設のほか、合宿をおこなう場合はホテルなどの施設が一般的です。合宿は実施する際の予算や教育係の事前準備など企業側の負担も大きくなりますが、新人への強制力があり集中して研修が行えるほか、寝食をともにすることで教える側と教わる側、新入社員同士のコミュニケーションがりやすくなるなどのメリットがあります。

その5. 新人研修の注意点は?

新人研修はただマニュアル通りにおこなえばすむものではありません。担当者は研修内容だけではなく、新入社員への心配りや会社の発展など、常に周りのことも考えながら任務をこなす必要があります。

研修の注意点として、担当者はたとえばこのようなことを意識しておきましょう。

1.厳しすぎず、優しすぎない指導

新入社員にとっては、良くも悪くも社会人になって初めての研修です。厳しすぎたり少しでも違和感があったりすると会社に嫌悪感を抱き、優しすぎるとナメられてしまいます。家庭や学校で叱られた経験が少ない今の時代の新入社員は精神力もあまり強くないため、極端に縛るような圧力のある研修内容の場合は「こんな会社の方針についていけない」とSNSで愚痴をこぼしたり、新人研修が終わったあとに会社を辞めたりしてしまう場合もあります。

また、研修の内容も難しすぎてはいけません。社歴の長い社員にとっては当たり前に感じられるものでも、新入社員には理解できない場合もあります。研修内容を考える際は、相手はあくまでも“右も左も分からない新人”であることを常に意識することが必要です。また、実際に研修をおこなう際は、なるべく新入社員が知らないようなビジネス用語を使わず、理解しやすい内容や言葉遣いを心がけることも担当者の課題です。

担当にとって難しい問題ですが、新人研修は“厳しすぎず、優しすぎないように”おこなわなければいけないのです。

2.「研修をやること」で満足しない

実施する方も研修を受ける側も、研修した内容を研修期間だけで終わらせては意味がありません。新入社員が研修で教わったことを実際の仕事に生かせてこそ、研修を実施したかいがあります。

たとえ研修期間が短時間だった場合でも、新人研修の担当者は時間をかけておこなった研修をムダにしないよう、新入社員へその後のフォローを行うことが必要です。

3.毎年同じ内容にしない

10年前の新入社員と、今年の新入社員が同じタイプだと思う人は少ないでしょう。 毎年同じように見える新入社員でも、入社する年度によってカラーは異なります。「自分もやってきたからこれでいいや」などと、研修内容を毎年同じにしていては、だんだん時代に合わなくなってしまいます。

その年におこなった研修は早めに反省点などをまとめて次回に活かせるよう、毎年早めに内容を見直すことを心がけましょう。

4.事前の準備は念入りにおこなう

新人研修をおこなう際は数週間や数か月前から準備をおこなうことが一般的。新入社員の意識が集中している研修中に段取り不足が明るみになるなど、先輩社員のぼろが出るのはご法度です。たとえ1日や2日の短期間の場合でも、担当者間のやりとりや当日のシミュレーションは念入りにおこないましょう。

たとえば研修マニュアルを作成して事前に新入社員へ配布し、研修の内容や流れをある程度把握してもらうのも研修を成功させるための一つの準備といえます。新入社員にとっても、あらかじめ内容に目を通しておくことで、当日にいきなり資料を配られるより落ち着いて説明をきくことができ、理解度もアップするというメリットがあります。

研修は社内で企画? それとも外部に委託すべき?

新人研修は社内でおこなう場合と外部に委託する場合で大きく異なります。どちらがいいかは企業の目的や方針によって変わるため、自分の会社に合う方を選ぶことが重要です。

ここでは、新人研修を社内外でおこなうメリットとデメリットを紹介します。

社内で新人研修をするメリット

1.研修費用が抑えられる

自社で新人研修をおこなう最大のメリットはここにあると言っても過言ではありません。予算が少ない中小企業では、外部委託する余裕がなく社内で研修をおこなう場合も多くあります。そのぶん担当者の負担はありますが、数十万から数百万円かかる研修費用を無くすことは、企業にとって大きな負担を減らすことになります。

2.会社の方針に沿った内容の研修ができ、研修後のフォローもしやすい

自社で研修をおこなう場合、自社の社員が会社の方針にしっかりと沿った研修をおこなうことができます。また、会社の経営方針や企業理念については、社内の人間が心を込めて話すことでより新入社員の印象に残るようになります。

さらに、社内で研修をおこなっていれば研修の際に作成した資料や準備物なども保管されており、担当者が内容をしっかりと把握しているために研修後でもスムーズなフォローが可能です。

3.社内の人材育成にも役立つ

社内で新人研修をおこなう際にしか得られないメリットがこちら。社内の人材に新人研修を担当させることで、その社員の大きなスキルアップになります。新人研修という大きなイベントをこなすことで新入社員の気持ちも理解でき、後輩への指導力が上がることで継続した人材育成に繋がります。

社内で新人研修をするデメリット

1.資料作成など準備に時間がかかる

新人研修の準備には相当な時間が必要です。担当者は研修の当日はもちろん、シミュレーションを行うなど研修の準備を進めつつ普段の業務もこなす必要があります。例えば研修用にマニュアルなどの資料を作成するだけでもかなりの負担と時間がかかることが予測されます。

2.社内にしっかりと教育できる人材が必要

研修を外部委託しない場合は、社内に指導する人材が必要です。新人研修では企画力がかなり問われるほか、ただ知識があるだけでなく、人に教えるという指導力も必要です。そのため、外部に比べるとどうしても専門的な知識や指導力のレベルが落ちてしまうという問題が生じます。

3.研修の質に不安が残る場合も

新人研修を自社でまかなう場合、内容がどうしても自社で可能な範囲や知識の中でおさまってしまいます。担当者・社内で専門外の内容はまずできないため、新しい情報にも疎く、受講者の興味を引くような企画を立てることが難しいなどのデメリットが生じます。また、他と比較することができないため、自社の研修が成功しているのかどうかの不安も残ってしまいます。

新人研修を外部委託するメリット

1.準備の時間や人材を割く手間が省ける

社内で研修をおこなえば、長期間多くの人材を準備に割く必要があり、通常業務にも多少負担が生じます。しかし、外部委託の場合は数時間の打合せで準備を済ませることもできます。そのため、たとえば社内が多忙な時期でも並行して新人研修をおこなうことが可能です。

2.研修の専門家に教えてもらえるので理解度が早い

研修をおこなう外部の企業はその道のプロが指導をおこなっており、知識や指導力のレベルも保証されています。さらに、外部の人間が指導することで受講側が緊張感を持って話を聞くようになるため、修を受ける側の理解度もアップしやすいというメリットがあります。

3.社内にはない別の視点や考え方を知ることができる

社内にはない価値観に触れることにより、受講者は専門分野の最新の知識や情報を仕入れることができます。また、視野が広がることで新しい発想やスキルを得ることもできます。

さらに、外部は他社での研修実績があるため、自社と他社の研修の傾向を比較できる場合もあります。

新人研修を外部委託するデメリット

1.費用がかかる

外部委託の際はその分野の講師に来てもらう場合や講習を受けに行く場合など、さまざまなパターンで費用が変わります。特に予算の少ない中小企業にとっては、教育のためとはいえ、新人研修で一定の金額を出費することは会社の負担になってしまいます。

2.社内で研修の内容や効果を把握しにくい

新人研修を外部に委託すると、あとはその企業に任せっぱなしになりがちです。そのため、研修を受けた社員がどの程度内容を理解できたのか把握がしにくく、効果を感じにくいというデメリットがあります。また、社内で研修の内容を把握しきれず、例えば新入社員が研修内容について質問してきたときに担当者が答えられないなどの可能性もあります。

3.内容が社風や業務に合うか分からない。

新人研修を外部に委託した場合、その企業のマニュアルに沿った研修内容をおこなうことが多いため、どうしても細部で自社の目的や方針とのズレが生じてしまいます。たとえ評判の良い研修会社と入念な打合せを重ねても、当日研修を担当する講師によって結果が変わる可能性があるため、全てを任せてしまうには不安が残ることもあります。

外部委託を検討する3つの判断基準

新人研修を内部にするか・外部委託するかでお悩みの担当者は、研修の目的をもう一度考えてみましょう。たとえば下記のような場合は、費用をかけてでも外部に委託する方が効果を感じられます。

その1.研修内容がプログラミングなど、指導に専門知識が必要な分野

専門分野の研修をおこなう際は、社内に得意な人間が1人いるだけでは指導に結び付きにくいもの。そういう場合はセミナーや研修などで、その分野専門の指導力やプログラムが整っている外部に委託するのがオススメです。受講側も集中して学ぶことで、即戦力に繋がります。

その2.ビジネスマナーなどの一般的な内容を大人数に研修したい

大企業の場合、一度に入社する新入社員の数は数百人から数千人単位。これらの社員全員に向けて社内研修をおこなうとなると、準備に大量の労力がかかってしまいます。例えばビジネスマナーなど、一般的な知識や教養であれば研修会社によって大きく内容が変わることがないため、外部に委託することで同じ内容の研修を一度におこなうことが可能です。

その3. 研修の準備に人材や時間をかけられない

人材が少ない企業では、新人研修の準備にかけられる労力が限られています。しかし、少ない時間を使って簡単に研修を済ませてしまっては効果が出ないのは明らか。外部に依頼すればその問題が避けられるほか、社内ではなかなか実施しにくい研修後のフォロー体制が整っているため、企業は集中して通常業務に取り組むことができます。

ベストは「一部」外部委託

2013年8月にフランクリン・コヴィー・ジャパンが「人事・教育担当者」を対象に実施した調査によると、アンケート回答者のうち、約6割が新入社員の研修として自社の内製化研修と外部委託研修(講師派遣、公開セミナー等)の組み合わせで実施したとの回答が得られたとの結果が出ています。

新人研修は自社でおこなう場合でも外部委託の場合でも、どちらにもメリットとデメリットが存在します。それならば、“内部でできない部分だけ外部に委託する”というのが一番いい方法です。

必要な部分だけ外部委託することで、社内だけでは不可能な研修がおこなえるほか、すべて外部委託するよりも費用を抑えられることができるのです。担当者はどこまでが自社でまかなえるか、外部委託しないとできない部分をよく見極めることが必要です。

研修を外部委託する場合のポイント&おすすめの研修会社3

担当者が外部委託する会社を探す際に、費用の安さや評判の良さを意識するのは当然です。ただし、大切なのは研修内容があくまでも自社の方針に合うかどうかです。ここでは、研修を外部委託するときのポイントとおすすめの研修会社を紹介します。

その1. 外部委託する会社の見極め方は?

外部委託する場合、研修の費用や評判の良さだけで決めてはいけません。一番大切なことは、外部が提案する研修内容が自社の方針や目的に合っているかどうかです。それを見極めるには、いくつかの企業の担当者に研修の説明を問い合わせることが必須です。

研修の具体的な内容はもちろん、研修後のレポートをきちんと提出してくれるか、フォローがしっかりしているか、研修の実績があるかなどを比べ、自社の新入社員に見合うものなのか見極めることが重要です。

その2. おすすめの研修会社3選

研修の専門会社には、新人研修のほか、さまざまな職種の研修プログラムが用意されています。

「新人研修を外部委託したいけれど、どの研修会社を選んだらいいか分からない……」とお悩みの担当者に、研修会社の例として3社のサービスを紹介します。

1、マイナビ新入社員研修サービス

40年以上にわたって学生の就職活動/企業の採用活動を支援してきた、マイナビならではの実績とノウハウを最大限に活かした新入社員向けに特化した研修サービス。半年にわたっておこなうフォローアップシステムが特徴で、研修後も受講者に継続して意識を持たせることができます。

2、リクルートマネジメントスクールの新入社員研修

2日間でビジネスマナーや仕事の進め方を習得できるプログラムのほか、ビジネスマナー電話応対、ロジカルシンキング、営業の基礎など最短3時間から利用できる細かい研修コースが用意されています。研修にあまり時間をかけられない場合や、一部の研修だけピンポイントで受講したい企業におすすめです。

3、TECH::CAMP研修

社員のITスキル向上からエンジニアまで、IT人材の育成に特化した企業向けの研修。本格的なアプリ開発スキルを身に着けるプログラミング研修と、未経験からサービスをリリースする経験を積むサービス開発研修があり、全国で研修を受けることが可能です。リクルートホールディングス、NTT、avexグループなど中小から大企業まで多数の企業が導入し、新人はもちろん、既存社員のスキルアップにもおすすめです。

新人研修をおこなう目的や目標をハッキリさせること

研修を実施する側の目的がハッキリしていなければ、企業も新入社員もただ研修をこなすだけになってしまいます。研修の担当者は新入社員のためだけでなく、そこで働く会社のためにも新人を成長させて役立つ人材に育てる必要があります。

また、新入社員にとっては一度きりの新人研修ですが、企業にとっては毎年おこなうもの。回を重ねることで研修自体のPDCAをまわし、新人研修をとおして新入社員だけでなく、担当者や研修自体のレベルアップをはかることが理想ですよ。

 

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参考サイト:

この記事を書いた人

チョビベリー
1982年生まれ。京都市立芸術大学日本画専攻卒業。柔道・ボクシング・極真空手の経歴をもつ普通のOL。複数のWEBサイトで記事を執筆するかたわら、自身の恥をかきさらす意識ぬるい系ブログ『チョベリグ!』を更新中。特技は速読、ダメ出し、絵を描くこと。

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