合戦武将コラム

2018 03.22

チャンバラ合戦戦国プロデュース

絶対に失敗しないBBQの準備を、幹事歴10年の宴会部長が徹底的に伝授!

元親
絶対に失敗しないBBQの準備を、幹事歴10年の宴会部長が徹底的に伝授!

皆様ごきげんうるわしゅう! 日本全国どこまでも! 宴があれば駆けつける! 気炎万丈、元親でございます! 忘年会、新年会、結婚式2次会など数々の宴会をサポートし、新宿歌舞伎町で行ったことはない居酒屋はない!! と豪語するほど数々の宴会を任されてまいりました。

つまり、戦国武将ならぬ宴会武将とは、あちきのことでございんす!!

普段から甲冑を着てBBQしております

そんな私ですが、室内型の宴会・パーティーだけに飽き足らず、会社や仲間内で定番のBBQパーティーを企画したことも度々ございます。

また、個人的にも、現在BBQ大学というメディアで沢山のBBQに役立つ記事も配信していますので、自分でいうのもなんですが、今回の記事では日本でトップクラスに現場感のあるBBQ開催テクニックをお伝えできると思います。

今回は、私が上司から参加費2000円200人のBBQイベントを開催するように! という無茶ぶりエピソードを交えながら、BBQパーティーを開催するにあたって、絶対に失敗しない準備と段取り。そして、BBQを盛り上げる最高のシュチュエーション作りを皆様にお伝えしてまいります。

それでは、始めてまいりましょう! LET’S バーベ!!!

【準備編】絶対に失敗しない法則その1:BBQが決まったらまずやること。それは、BBQの場所探し!!

幹事になると沢山の悩みが出てきますよね。予算をどうしよう、企画をどうしようと不安は多いのですが、何よりも優先するべき事項は、場所を抑えることと心掛けて下さい。これは、BBQだけにあらず全ての宴会の基本中の基本となる初動です。

沢山の人と実施するBBQパーティーですから、それだけの人数を収容することができる場所、そして参加しやすい立地が重要となってまいります。なので、絶対的な優先順位としてはまず、場所なのです!!

ちなみに都内でBBQができる場所は意外にたくさんあります。なのでBBQ GOのような各地のBBQ場を紹介しているサイトから、リストアップしてガンガン電話をかけていくのです。

私の場合は予算が2000円という極貧だったので会場に費用をかけることはできない為、公園や無料でBBQできる広場に限定しての会場選びを実施。結果的には、小金井公園のBBQ広場を押さえました。

選定理由は、当時の自分達のオフィスが新宿にあり、小金井公園は新宿から中央線で一本で行ける為、ちょっとした近いと思わせる錯覚効果があります。また、駅からは歩くと遠いですが、実はあまり駅からの距離を考える人は少なく最寄り駅で判断する人が多いのです(笑)

なので、場所の選定においてみんなの共通点である場所を起点にすれば、反応はいいという事を押さえておきましょう。

また、夏前とは言え、暑い季節には変わりありません。しかし、小金井公園のBBQ場は、直射日光を防ぐ木がたくさんあるので、タープなども必要がなく、自然の力(つまり無料w)で日光を避けることもできるという好条件でした。

さて。これで最重要ミッションの場所は確定できました。この時点で3割勝利が確定したのです。続いては、コストに直接影響する食材・ドリンク・機材について解説していきます。

【準備編】絶対に失敗しない法則その2:BBQ食材を選ぶ時の秘訣

食材に関してはいくつか悩みがあります。まずは、皆が腹いっぱい食べれる分量は、どの程度なのか。また、おいしい魚介類なども揃えるように!ということなので非常に厳しい采配が求められたのです。

そこで、まず私は自分の過去の経験から割り出したBBQにおける1人当たりの食材黄金比率を軸に食事の量を決めていきます。

※あくまで男女比が5:5で、2時間程度を想定した1人当たりの食材です。4時間、場合によっては6時間など長時間BBQを実施する場合は1.2倍~1.5倍程度にした方がいいでしょう。

【これがBBQの食材の1人当たりの黄金食材比率だ!】

  • 牛肉  ・・・ 150g
  • 鶏肉or豚 ・・・ 100g
  • ソーセージ ・・・ 2本
  • 人参    ・・・ 1/3個
  • 玉ねぎ   ・・・ 1/3個
  • キャベツ ・・・ 1/10玉
  • ピーマン ・・・ 1個
  • かぼちゃ ・・・ 2切れ
  • なすび ・・・ 1/2個

上記食材と分量が全てのBBQのベースになることは間違いありません。この食材が全員に行き届けば、少なくとも満足感は得られるでしょう。

また、予算に応じてお好みでお肉のバリエーションを増やしたりしてもいいですね。なお、個人的にお勧めの食材は長芋、サンマ、マシュマロなどが、BBQで食べると美味しい食材ですので、ぜひ一度試してみてください。

その他にも、食材は何がいいのか教えて~! という方はこのサイト見ておけば間違いないですぞ!

更に、この日は「築地市場で食べれるようなおいしい魚介類も用意するように!」とのオーダーでしたので、後輩社員が朝5時から築地に魚介類を仕入れに行ったことは、ブラックエピソードでございます。

お米系に関しては女子社員の協力をとりつけ、おにぎりを握ってもらいました。人によっては、人が握った握り飯はちょっと……。という方もいますので、市販のおにぎりなども多少は用意しておくといいでしょう。

如何に、皆を食わせるか。これを考えることこそ、幹事の務めでございます。続いては、ドリンクについて解説してまいります。

【準備編】絶対に失敗しない法則その3:BBQでドリンクは常にキンキンを冷やす事

食材もそうですがお酒に関しては集まる人たちの属性により、用意する量が全然変わってくるので難しいところです。また、一番しらけるのが盛り上がってきたところでお酒がなくなるという事態です。

そこで、ある程度参加者の顔を想像して、お酒は少し余分位で買っておく方が無難でしょう。勿論、規模も大きくなれば酒飲みばかりではない為、ソフトドリンクもしっかり充実させましょう!

特にドリンク類は量が増えると恐ろしいほど重たくなるので、予算がある場合はカクヤスに依頼すると大体の場所なら時間指定で持ってきてくれるので、すごく重宝しています。

また、ドリンクに関して、もう一つ抜けやすいことがあります。それは、常にドリンクをキンキンに冷やしておくこと!! 意外に手を抜く人が多いのですが、BBQすることは夏場が多いので、常にキンキン冷やしておくということが、めちゃくちゃ大切です。

もし、かんぱーい!って、飲んだビールがぬるかったら、めっちゃしらけるだけでなく、それだけで幹事に対する不信感が一気に募りますよね。

ただ、クーラーボックスを大量に用意するとコストがかかる。。。そういった場合におすすめなのが子ども時代に入ったころのある、ビニールプールなのです!!

意外に安く、ドンキホーテやネットで1000円足らずで購入できます。そこに少々の水と大量の氷(ここ重要)を入れておけば、大人数のドリンクを一気に冷やすことができます。

また、出来るなら、大きいリキュール×ソフトドリンクを組み合わせれば、効率よく沢山の種類のお酒を作ることができます。

特に、バーでの勤務経験がある人材は超貴重です! もし、参加者の中で見つけたら、おだて、はやしかけ、確実にBBQの日に青空のバーテンダーとして、そのポジションに付けることも忘れてはなりません(笑)

【準備編】絶対に失敗しない法則その4:最後に用意するのがBBQの機材でござる!

さぁ、ここまでくればあなたが請け負っているBBQの段取りが完了するまで、後もう少しです。最後は充実した機材を用意すること。

勿論、テーブルや椅子などが充実させることが重要です。最も楽なのは、公園でもBBQコンロ以外にも、テーブルや椅子をレンタルしているのでそういったものを借りるのがいいでしょう。

私の場合は、予算的に椅子を全員分用意できなかったので、お偉い人、先輩方の椅子、テーブルは用意しておき、後の若い者用には、ブルーシート敷き詰める作戦でカバーしました。

テーブルと椅子があると、そこが拠点となり盛り上がりますし、少人数なら違いますが、大人数で全員座っているバーベキューなんてあまり面白くないので、全員分の用意は必要はありません。そこに費用を使うなら、食材、ドリンクに回しましょう。

また、食材を焼き続ける決死部隊(ファイヤーボーイズ)を設けることで、少ないBBQコンロでも、効率よくお食事を参加者の皆様に提供することができるのです。

勿論、その決死部隊達が焼き続けて飲めず、食わずというのは幹事としてはやってはなりません。なので、女性陣にその決死部隊への配給をしてもらうという、一言、そして配慮は忘れないように致しましょう。

皆が楽しんでこそ、意味があるのです。

さて、これで一通り全ての準備は整いました。しかし、これで安心しているあなたは幹事初級者。熟練の幹事は、イベントを盛り上げるために更なる仕掛けを行うものなのです。

【クオリティアップ編】絶対に失敗しない法則その5:超低予算でBBQを実施する場合のクオリティ改善方法

最後はBBQのクオリティを上げるためのテクニックをご紹介しましょう! まずは、予算があまりにも少ない場合は、社長や役員、部長にカンパをもらうことを純粋におすすめします。

会社の取り組みですし、BBQパーティーをすることで、縦・横のコミュニケーションを築くことができます。また、楽しいイベントになることで会社への帰属意識、メンバーとの交流が深まりますので、会社にとっても福利厚生として費用をかけていいところ。

そういった理由をこざかしく提示し、給料が確実に高い役職者かつ最もお金を出してくれそうな方の所へまずはカンパ下さい! と駆け寄りましょう。

絶対に上記のような腹黒い本音が見えないように、困っています! 救済してください!というスタンスは崩さずにお願いします(笑) 上司によっては、女子社員を一緒に連れていけば金額をアップセルする可能性も(笑)

一人からカンパを貰えればあとは楽です。同じスタンスで○○さんは〇〇円出してくれました! と機械的に上層部に回るのみ!! 役職者は男の人が多いので、この男気を誘う作戦からNO! と、逃れられる人間はこの世の中で、弊社の代表くらいです。

通常であれがこれで、多くの軍資金を得ることができるでしょう(笑)

【クオリティアップ編】絶対に失敗しない法則その6:お一人様一品だけ持ってきてね制度

これは実は以外にすごく効きます。強制にするか、あれば持ってきてね! スタンスにするかは自由ですが、

「家にある食材やお酒で眠ってるものとかあれば持ってきてください!」

と取り合えずアナウンスすることです。

そうすることで、どうせいつまでも飲まないからと高級なワインや日本酒を持ってきてくれるケースも結構あります。勿論、高級品を持ってきた人はヒーローになります。また、幹事としても費用をかけずにクオリティがアップできるという思いがけない効果があるのです。

一品制度は、全てを幹事に丸投げという意識から、BBQパーティーに貢献しているという気持ちも少し生れるので、言うだけ言っても嫌な印象を与えることはないでしょう。

また、持ってきていただいた方への感謝のあかしとして、余裕があるなら〇〇さんが、素敵なワインを持ってきてくれました~というアナウンスや、持ってきてくれた一品に「○○様ご提供」とシールに書いて貼っておくことをおすすめます。

【クオリティアップ編】絶対に失敗しない法則その7:BBQパーティーのイベントプログラムを作ろう

BBQは何となく始まる事も多いですが、やはりイベントなので起承転結がしっかりと定めた方がいいでしょう! そこで、イベントのスケジュールやゲーム大会など盛り上げる要素をちりばめるようにしましょう!

ちなみに私の場合は、必ず開会式を行います。そこで植え付けるのは、以下の通り。

来た時よりも美しくという精神。

酒は飲んでも飲まれるなという精神。

何よりも楽しみましょうという精神

これらを行うことで、積極的な参加意識や後片付けの動きが変わりますwww

また、途中で行うゲームですが、同じ大規模とはいえ結婚式二次会のような、全員が一斉に参加するイベントは確実に崩壊しますので、絶対にやってはいけません。

そこで、どのようなものがいいかというと高級食材をかけて、即席のバレーボール大会やスイカ割りなど、参加したい人が参加でき、見たい人が見れる。仲間と話したい人は、それらを丸っと無視して盛り上がれる。そのようなイベントが好ましいのです。

究極、勝手に盛り上がってヒャッハァー状態なら、ゲームやイベントは無くしても構いません。常に盛り上げていく準備をしておく事が大切なのです。

【クオリティアップ編】絶対に失敗しない法則その8:ドタキャンリスクを減らし、予算を正確に見積もる!

最後に大切なのが予算をブレさせない事です。一番最悪なのが、イベントを実施して赤字が出るという事。これは幹事にとってもネガティブですし、参加者へ後程、追加徴収を行うなどもってのほか。(逆に仕事ができないことを大衆に晒す行為です)

かといって、予算を絞りすぎて中身が薄くなってしまうのも、とても残念。という、アンコートローラブルなものが予算だからこそ、最も慎重になるべき部分なのです。

そこで、参加者予測を可能な限り高めることが重要です。通常会社などのイベントは9割参加で計算しておけば大方問題ないと思います。結婚式の二次会などは、7割程度で計算することもあります。

つまり会社のBBQパーティーで200人が参加表明しているなら、180人が来る計算で予算を組めばよいでしょう。急な仕事でいけなくなった。子供が熱を出してしまって……など、不可抗力で参加できない人もいます。

また、会社で実施する場合、お金は現地回収ではなく事前回収が最も上策という事を肝に銘じておいて下さい。これは予算を組み立てやすいだけでなく、当日回収にするとイベント実施日に人員が割かれてしまいますので、回収人員を減らすという効果もあります。

お金は可能なら事前回収! これを徹底していきましょう。

最後に幹事から定期的なリマインド配信を忘れずに。少なくとも事前に3回は全員に連絡をしましょう。

初回の案内。

1週間前の案内。

前日の案内。

実際細かいところまで隅々読んでいる人は少ないです。その為、前日か当日にどこだったかな?と案内を探すので、その時にすぐに見つかりかつ丁寧な案内があれば嬉しいですよね。

特に前日は集合時間、場所、地図、持ち物など、既に連絡している事であっても、より丁寧に伝えてあげることが参加者にとっての優しさでございますぞ。

全ては事前の段取りが勝負を決める

さぁ。もし、大きなBBQパーティーを任されている幹事の皆様。この記事をお読みいただいて、少しは自信がついてきたのではないでしょうか。全てのケースには当てはまらないと思いますが、使えそうなポイントがあったなら、ここまでお読みいただいた価値はあったかと思います。

ぜひ、よりよいイベントになるようお祈り申し上げておりますぞ! それではまた、別の宴会でお会いしましょう!!

☆宴会部長シリーズ第一弾はコチラ

大人数の宴会で確実に盛り上がるゲームを幹事歴10年の宴会部長がお伝えします!

みんなでBBQしながらマシュマロタワーを作って楽しむのも一興

この記事を書いた人

元親気炎万丈!元親
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四国の雄、長宗我部元親の化身。海を愛する合戦武将隊随一の戦馬鹿、元親。
朝から晩まで合戦と宴のことしか考えない男は戦と聞けば何処へでも!
MCや脚本を得意とし、戦場に立てば大人から子供まで誰にでも好かれる、「男が惚れる男」、それが元親。

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