イベントにはケータリングがおすすめ！業者選びのポイントを紹介

イベントを成功させるためには、「おいしい料理を用意する」ことは重要なポイントの一つです。もしオフィスや料理プランがないイベントスペースなどでイベントの開催を考えているなら、ケータリングを活用してみてはいかがでしょうか。

本記事では、ケータリングとはどのようなサービスなのか、イベントでケータリングを活用するメリット、手配する流れ、ケータリング業者を選ぶときのポイントと、イベントでケータリングを活用するときの注意点を解説します。さらに、最後におすすめのケータリングサービス「ビジメシ」も紹介していますので、ぜひ最後までご覧ください。

ケータリングとは

ケータリングとは、指定の場所まで食べ物や飲み物を配達し、提供するサービスのことです。準備から配膳、後片付けまで、一貫して対応してくれます。ただ、サービスの範囲は業者によって異なります。

ケータリングという言葉は、英単語の「cater」の進行形「catering」をカタカナ表記にしたものです。「cater」には、料理をまかなう、提供する、要求を満たす といった意味があります。

ケータリングと聞くと、芸能関係者が撮影のときなどに利用するイメージを持っている方もいらっしゃるかもしれませんが、他にもさまざまなシーンで利用されています。たとえば、企業や会社のイベント、パーティー、結婚式などです。

ケータリングとデリバリーとの違い

ケータリングと似ているサービスに、デリバリーがあります。デリバリーは、食べ物や飲み物を指定の場所まで配達するサービスのことです。宅配弁当、宅配ピザ、仕出し弁当、パーティー向けのオードブルのデリバリーなどが挙げられます。

ケータリングとデリバリーは、まずサービスの範囲が違います。デリバリーは、配達のみのサービスです（配達＋容器の回収を行ってくれる業者もあります）。ケータリングは、業者にもよりますが、準備や配膳、後片付けまで任せることができます。また、デリバリーは注文したお店で調理し、完成した料理を指定の場所まで届けてくれるサービスですが、ケータリングは指定の場所で調理してもらうことも可能です。

ケータリングとデリバリーは、どちらもイベントやパーティーに活用できるサービスですが、参加人数が多いなら、サービスの範囲が広いケータリングがおすすめです。

ケータリングの種類

ケータリングは、フルサービスやドロップオフなど、サービスの範囲によって種類分けされることがあります。

• フルサービス：会場のセッティング、料理の準備、配膳、後片付けまでトータルで行ってくれるサービス。
• ドロップオフ：準備した料理を指定の場所まで配達するだけのサービス。

また、ビュッフェ、コース料理、軽食、プレート、お弁当など、料理の提供スタイルも業者によってさまざまです。指定の場所で調理を行ってくれる出張料理サービスや、キッチンカーをまるごと派遣してくれるところもあります。

イベントでケータリングを活用するメリット

イベントでケータリングを活用する最大のメリットは、参加者に特別感のある食事体験を提供できる点です。ケータリングは、温かい料理は温かく、冷たい料理は冷たくして提供してくれます。その場で盛り付け、提供してくれるので、デリバリーより見た目も華やかです。さらに、出張料理サービスを利用すれば、シェフの実演などエンタメ性を加えることもでき、参加者の満足度を一層高められます。

また、フルサービスのケータリングを利用すれば、会場の設営や配膳、後片付けまでスタッフが対応してくれるため、主催者は運営や来場者対応など他の業務に集中できます。こうした手間の軽減により、イベント全体の質も高めることができるでしょう。

イベントでケータリングを手配する流れ

イベントでケータリングを利用する際の一般的な流れは、以下の通りです。

• 予算を決める
• ケータリング業者に見積もりを依頼する
• ケータリング業者と契約をする
• 最終確認と調整
• 当日の受け入れと確認

一つずつ、詳しく見ていきましょう。

1.予算を決める

まずは、イベント全体の予算から、いくらをケータリングに割り当てるのかを決定しましょう。

ケータリングの料金は、業者やプラン内容によっても異なります。軽食やドリンクのみなら1人あたり1,000円台から用意されているところもありますし、本格的なビュッフェやコース料理なら1人あたり5,000円からというイメージです。1人あたり10,000円以上の高級なプランを用意している業者もあります。

最初に予算を決めることで、依頼する業者の候補を絞り込みやすくなります。

2.ケータリング業者に見積もりを依頼する

予算が決まったら、ケータリング業者に見積もりを依頼します。見積もりは必ず複数の業者（3～5社程度）に依頼し、金額や提案内容をよく比較検討したうえで依頼先を決定することが大切です。

見積もりを出すには、以下の情報が必要となります。スムーズに見積もりを出してもらえるように、事前に整理しておき、問い合わせの際に漏れなく伝えるようにしましょう。

• イベントの日時・場所
• 参加予定人数
• 予算
• 提供スタイル
• 火気使用の可否
• その他の特別な要望（食品アレルギーなど）

イベントの規模にもよりますが、開催日の2ヵ月前までには見積もりを依頼することをおすすめします。なお、問い合わせの際は、人数の最終報告期限や最低保証人数（最低でも〇人分の料金は支払うという取り決め）についても確認しておきましょう。

3.ケータリング業者と契約をする

見積もりがそろったら、金額や提案内容などを比較したうえで依頼するケータリング業者を決め、契約をします。契約は、イベント開催日の1ヵ月前までに済ませておけるとよいでしょう。

なお、ケータリング業者を選ぶときのポイントや、契約の際に確認しておくべきポイントは、後程詳しく解説していますので、ぜひ参考にしてください。

4.最終確認と調整

契約をした後は、ケータリング業者に人数の最終報告をしないといけない期限までに参加人数を確認し、遅れないように報告します。報告期限は業者によって異なりますが、サービス利用日の2週間前に設定するケースが多いです。

また、ケータリング業者と打ち合わせをして、必要な調整も行っておかなければなりません。イベントがスムーズに進むように、当日の対応についてもしっかり再確認しておきましょう。具体的には、搬入や設営のタイミング、派遣してくれるスタッフの人数・役割、ケータリング業者側で用意してくれる備品などです。

そして、会場側にもケータリングを利用する旨を伝え、何か必要な手続き・調整があれば、早めに済ませておきましょう。会場側とのトラブルを防ぐために、搬入経路や時間、ゴミの処理などについてもきちんと確認しておくことが大切です。

5.当日の受け入れと確認

イベント当日は、ケータリング業者にスムーズに搬入・設営を行ってもらえるように、主催者は早めに会場に行って、スペースを空けて受け入れの準備をしておきます。そして、ケータリング業者が会場に到着したら、発注した内容と相違がないかチェックしましょう。

イベントが終了したら、撤収です。ケータリング業者に後片付けまで依頼する場合も、最終チェックは必ず主催者側で行いましょう。

ケータリング業者を選ぶときのポイント

ケータリング業者の候補を絞り込むとき、そして最終的に依頼先を決めるときは、どういった点を重視すればよいのでしょうか。チェックしたいポイントとしては、以下が挙げられます。

• 料理の質と量
• 料金
• メニューの種類
• 飲み放題の有無
• 実績
• スタッフの対応

一つずつ、詳しく解説します。

料理の質と量

参加者に満足してもらうためには、やはり「料理がおいしい」ことと、「しっかりと量がある」ことが何より重要となります。

ケータリング業者のなかには、無料の試食サービスを提供しているところもあります。気になるケータリング業者があれば、料理を試食できないか一度聞いてみるとよいでしょう。または、ケータリング業者はデリバリーも行っているところが多いので、試食サービスがなければ、数名分デリバリーを注文して食べてみるのも一つの方法です。

また、実際にサービスを利用したことのある人の声も参考になります。もし自分たちで料理の質・量を確かめる時間がない場合は、インターネットで口コミなどを探してみるのもよいでしょう。

料金

料金がきちんと明示されているかという点も、ケータリング業者を選ぶ際に重要なポイントとなります。依頼するなら、どこまでがプラン料金で、何がオプション料金なのかがわかりやすく示されている業者が安心です。そして、料金設定が適切かどうかもチェックしましょう。これを見極めるためにも、複数の業者から見積もりをとることが大切です。

見積もりがそろったら、金額と提案内容をよく比較して、予算内で最も質の高いサービスを受けられる業者を選びましょう。

メニューの種類

食の好みは人それぞれ違いますし、アレルギーなどで食事制限がある人もいます。さまざまな好みや事情がある人たちが一緒に楽しく食事ができるように、多様なメニューを提供してくれる業者を選ぶのもポイントです。また、プラン内容をカスタマイズできるかどうかも確認しましょう。たとえば、アレルギーなどの特別な要望に対応可能か、イベントのテーマや季節に合わせてメニューを少し変えられるかなどです。

参加者に喜ばれるメニューを提供できれば、イベントの質や参加者の満足度もより高まります。イベントの参加者が多い場合は、メニューの種類が豊富で、カスタマイズ可能なケータリング業者がおすすめです。

飲み放題の有無

イベントの内容によっては、飲み物代が結構かかる可能性があります。その場合は、飲み放題プランがあるケータリング業者を選ぶと、費用を抑えられます。

ただ、飲み放題プランの場合は、飲み物の種類も限られます。お酒が好きな人、お酒が飲めない人も一緒に食事を楽しめるように、飲み物の種類はできれば多いほうがよいです。ドリンクの種類の数に応じて複数の飲み放題プランを用意しているケータリング業者もありますので、探してみてください。

実績

イベントでケータリングを活用するなら、実績が豊富なケータリング業者を選ぶということも、非常に重要なポイントになります。

「イベント」といってもさまざまな種類があり、かけられる予算もそれぞれです。経験豊富なケータリング業者は、イベントの目的・テーマ、内容、予算などをしっかり把握したうえで、それに合わせた提案をしてくれます。主催者の要望にも、柔軟に対応してくれる可能性が高いでしょう。また、イベントにはトラブルはつきものです。当日何か想定外のことが発生したとしても、実績が豊富なケータリング業者であれば、これまでの経験を活かして臨機応変に対応してくれるでしょう。

実績は、公式サイトなどで紹介されている場合が多いです。いつ時点での実績なのか、公式サイトの情報は最新かどうかも、あわせてチェックしておきましょう。

スタッフの対応

料理の質や金額だけでなく、スタッフの対応も、ケータリング業者を選ぶときに重要なポイントです。料理やサービスを提供するスタッフに笑顔がなかったり、態度が悪かったりすると、参加者としてはよい気持ちはしません。最悪の場合、イベント全体の雰囲気まで悪くなってしまう可能性があります。

そのため、打ち合わせ段階で担当者の対応が丁寧で、信頼できる業者を選ぶことが大切です。実績が豊富な業者であれば、当日も質の高いスタッフを派遣してくれる可能性が高いでしょう。

また、実際に利用した人の口コミや評価をチェックしておくと、サービス面の満足度も事前に把握でき、安心して依頼できます。

イベントでケータリングを活用するときの注意点

イベントでケータリングを活用するときは、以下の点に注意しましょう。

イベントの内容や規模に合うプランを選ぶ

イベントの内容や規模によっても、適切なプランは変わってきます。たとえば、ビジネス関連のイベントなら、参加者同士が気軽に交流できるよう立食パーティー向けのプランがおすすめです。結婚式や何かをお祝いするパーティーなら、豪華なビュッフェや、コース料理が適しているでしょう。

イベントの内容・規模に合った適切なプランを選ばないと、イベントの雰囲気が台無しになってしまう可能性もあります。どのようなプランにすればよいかわからない場合は、経験豊富なケータリング業者に相談してみるとよいでしょう。

参加者に喜ばれるメニューを選ぶ

どんなに料理がおいしく、評判のよいケータリングであっても、参加者に喜ばれるものでなければ満足してもらえません。イベントでケータリングを活用するなら、参加者に喜ばれるメニューを提供することが大切です。参加者の年齢や男女比、アレルギーなども考慮して、メニューを選びましょう。

社内イベントやOB会などのような仲間内の集まりなら、参加者に事前にアンケートをとるなどして、好きな料理のジャンル（和食、洋食、中華など）やアレルギーの有無などを確認しておくのもおすすめです。

サービスの範囲・契約内容をしっかり確認しておく

お伝えしたように、サービスの範囲はケータリング業者によって異なります。トラブルを防ぐためにも、契約する前に、何をどこまでしてくれるのかをしっかり確認しておきましょう。

具体的に最低限確認しておくべき項目は、以下の通りです。

• 見積もりに含まれている内容
• 追加料金が発生する条件
• キャンセルポリシー
• 人数変更ができる期限
• 請求・支払いのタイミングや方法
• 保険の加入状況

イベントのケータリングなら「ビジメシケータリング」がおすすめ

最後に、企業が主催するイベントにおすすめのケータリング「ビジメシケータリング」を紹介します。

「ビジメシケータリング」は、イベントの企画・運営を手がける株式会社IKUSAが提供するケータリングサービスです。料理の準備から提供、撤収までをトータルで任せられます。さらに、イベントの企画や会場装飾、司会進行なども一括で依頼できるため、主催者の負担を大幅に軽減できます。

年間200件以上の実績があり、信頼性も抜群です。また、ローストビーフのカッティングやマグロの解体ショーなど、エンタメ性の高い出張料理サービスも提供しており、参加者の印象に残る体験を提供できます。

⇒ビジメシケータリングについて詳しくはこちら

まとめ

ケータリングは、食べ物や飲み物を指定の場所まで届けて提供してくれるサービスです。イベントの食事をどうしようか迷っているなら、活用を検討してみてはいかがでしょうか。フルサービスのケータリングを利用すれば、準備や後片付けの手間が省けます。主催者は他の作業に集中できるようになり、イベント自体の質も高められるでしょう。

そして、イベントでケータリングを活用するなら、適切な業者を選ぶことが重要です。参加者に満足してもらえるように、料理の質だけでなく、メニューの種類やスタッフの対応など確認し、信頼できる業者に依頼しましょう。