updated: 2024 06.30

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壮行会とは？送別会との違い・事前準備・当日の流れを解説

壮行会は、栄転や長期の出張などで組織を離れる人の前途を祝して開催する会合です。壮行会と似た会として送別会や激励会があるため、違いがよくわからないという人も多いのではないでしょうか。壮行会は主役の新たな門出を祝う会ですから、参加者全員で和気あいあいと楽しい時間が過ごせるよう、当日に向けて準備することが大切です。

今回は、壮行会の意味や目的、送別会や激励会との違い、事前準備、開催までの流れや服装マナーを解説します。旅立つ人に喜ばれるおすすめのプレゼントも紹介するので、ぜひ参考にしてみてください。

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壮行会とは？

壮行会は、栄転で異動する人や長期の海外出張へ向かう人に対し、前向きな門出を祝うために開催される会合です。「壮行」には「旅立ちに際して、その前途を祝して激励する」という意味があります。

壮行会の主役は旅立つ人です。残された人たちは、主役が赴任先や遠征先で活躍するよう応援し「元気でいってらっしゃい」と華々しく送り出します。おいしい料理やお酒を囲みながら、にぎやかに楽しく行われるのが特徴です。

壮行会の目的

壮行会では、会社や団体の代表として送り出される人が主役となります。本人の希望や意志だけでなく、周りの人の思いも背負って旅立ちます。そんな主役を励まし、応援することが壮行会の主な目的です。主役の将来を期待し、新たな場所での活躍を願う気持ちを込めて行います。

送別会との違い

人を送り出す際に行われる壮行会と送別会ですが、 前者は「旅立つ人」、後者は「別れる人」を見送るという点が異なります。壮行会とは、長期出張や海外赴任などで所属する組織を一時的に離れる人を激励するために行われる催しです。一方、送別会は退職や転勤などで組織に戻ってこない人を送り出すにあたり、別れを惜しむ意味を込めて開催します。

壮行会にはお祝いや応援など前向きな気持ちが込められているのに対し、送別会は別れを悲しむ感傷的な要素があるのが大きな違いです。

激励会との違い

激励会とは、励まして奮い立たせるための会合です。何か新しいことにチャレンジする人や試合や大会などに出場する人を応援するために開催します。仲間を励まし、元気づける会という点は壮行会と共通していますが、壮行会は旅立つ人を見送るという意味が込められているのに対し、激励会には旅立ちのニュアンスは含まれていません。

激励会は送り出すかどうかは関係なく、前向きな気持ちでエールを送る会です。例えば、大学受験を控えた学生の場合、試験を受けたらすぐに帰ってくるため、激励会がふさわしいでしょう。

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壮行会の対象者

壮行会は、何らかの事情で職場や組織を一時的に去るものの、赴任先で任務を果たしたら再び戻ってくる人を主役とします。栄転する人や長期出張に向かう人、世界的な大会にアスリートを送り出す際などに行われるイベントです。以下のような人が壮行会の対象者になります。

壮行会の対象者例

一時的に長期間出向する人
期間限定で海外赴任する人
新プロジェクトの要員として部署を異動する人
国を代表するオリンピック選手
国際コンクールへの出場者
全国大会へ出場する部活動の部員

壮行会を成功させるポイント

壮行会は新たな門出を祝う会なので、別れを惜しむ湿っぽい雰囲気にするよりも、明るく激励する気持ちを前面に出したほうが会の目的にふさわしいでしょう。場を盛り上げるために、ゲームや余興などを取り入れて、楽しい雰囲気のなかで笑って送り出すのがおすすめです。司会進行も前向きな姿勢を示し、希望に満ちた明るい雰囲気づくりを心がけましょう。

ただし、華々しく送り出される主役がいる一方で、その陰に隠れて主役になれなかった人もいます。そういった人たちも壮行会に参加するため、送る側も主役側も、デリケートな人間関係に配慮が必要です。きめ細やかな心配りが、壮行会を成功に導く第一歩になります。

壮行会の準備は何をする？

壮行会の幹事になったら、当日までにやるべきことがたくさんあります。開催する団体や規模によって必要な準備は異なりますが、以下のような流れで進めるのが一般的です。

日時を決める

イベントを開催するにあたり、最初に行うことが日程調整です。なるべく全員参加可能な日程を選びたいものですが、仕事やプライベートのスケジュールを考慮すると現実的ではないことが多いでしょう。

そこでまず、壮行会の主役や組織の上司を中心にスケジュールを組み立てます。候補日をいくつか設定したうえで、他のメンバーに参加可能かどうかアンケートを実施し、参加者が最も多い日を開催日に決定するといいでしょう。メールのやり取りは手間がかかりますが、日程調整ツールを利用するとスムーズに作業を進められるのでおすすめです。

役割分担を決める

壮行会では幹事のほか、幹事補佐、挨拶をする人、余興を披露する人などが必要になります。日程調整が済んだら、「誰が何をするのか」「誰に何を依頼するのか」を決めましょう。特に、挨拶は役職者が担当することが多いため、早めに依頼して引き受けてもらうことが肝心です。

会場を選定し予約する

壮行会の日時が決まったら、次に会場を手配します。会合が多い年度末や新年度は、会場が押さえにくくなるので、早めに会場を探し、確保すると安心です。仕事終わりでもアクセスしやすい場所を選ぶと参加率アップを見込めます。

社内の会議室やレンタルスペースで開催するのか、レストランや居酒屋で開催するのか、参加者の人数や主役の希望にも配慮して決めましょう。デリバリーやケータリングを活用すれば、自分たちの希望する場所に料理を届けてもらうことが可能です。

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株式会社IKUSAが提供する「ビジメシオードブル」は、企業イベントのために開発されたオードブル手配サービスです。イベントを彩る華やかな料理を1人あたり送料込みで2,900円（税込）から手配できます。紙皿や割り箸などの備品もセットなので買い出しの手間がかかりません。オードブルの専門家が監修しているため味も見た目も高品質で、ボリュームにも妥協せず、リーズナブルながら満足感を得られます。

年間1,000件ものイベントを手がけているIKUSAに、食事だけではなくイベントも一括で依頼できるので、幹事の負担を減らせます。

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参加者へ案内・連絡する

壮行会の日程と会場が決まったら、メールや手紙を使って参加予定者へ案内を送ります。案内文に記載すべき内容は以下のとおりです。

タイトル「壮行会のご案内」
日時・集合時間
会場へのアクセス方法
会費
出欠連絡の期限
アレルギーの有無
幹事の連絡先

基本的には、主役からは会費を集金しないので、主役へは参加費の項目を省いた別の案内文を送ります。

進行表を作成する

会場を借りて開催する場合、時間をオーバーしないように注意が必要です。当日のタイムスケジュールがわかる進行表を事前に作成すると、スムーズにイベントを進行できます。

＜タイムスケジュール例＞

18:00～開会宣言
18:02～最初の挨拶
18:10〜乾杯の挨拶
18:15〜食事・歓談・余興
19:00〜送り出す側の挨拶
19:15〜主役の挨拶
19:30〜花束・プレゼントの贈呈
19:40〜締めの挨拶
19:50〜閉会宣言

プレゼントを選ぶ

これからの活躍を応援する気持ちを伝えるために、心に残るようなプレゼントを用意しましょう。プレゼント代は、基本的に主役を除いた参加者全員から集金します。おすすめのプレゼントはこの記事の後半部分で紹介するので、ぜひそちらも参考にしてください。

壮行会当日の流れ

壮行会が始まると、まず幹事が開会宣言をし、続いて最初の挨拶が行われる流れになりますが、この最初の挨拶が最も重要です。そのため最初の挨拶を行うのは、参加者のなかで「最も役職が高い人」にお願いするのがマナーです。主役の役職が最も高い場合は、その次に当たる役職の人に依頼しましょう。

1．開会宣言

幹事の挨拶で、壮行会がスタートします。大きな声でハキハキと元気よく話すことが大切です。壮行会を盛り上げるためにも開会宣言から明るい雰囲気をつくっていきましょう。

2．最初の挨拶

最初の挨拶は、出席者のなかで役職が最も高い人に依頼します。司会者は上司が話しやすいような雰囲気をつくり、失礼のないよう、スムーズにバトンを渡しましょう。

3．乾杯の挨拶

乾杯の挨拶は、役職が3番目に高い人に依頼します。会によっては最初の挨拶をした人がそのまま乾杯の音頭をとるケースもあります。もし1人で兼任する場合は、その旨も事前に伝えましょう。挨拶から乾杯まで間延びするとしらけてしまうため、スムーズにテンポよく乾杯の挨拶へと導くことがポイントです。

4．会食・歓談・余興

乾杯後は、食事と雑談の時間を30分程度設けます。歓談の後にゲームや余興なども入れると、会がさらに盛り上がるのでおすすめです。壮行会を行う際に企画で困ったら、プロに相談してみてはいかがでしょうか。

壮行会を盛り上げるおすすめの余興・サービス

ゴチバトル

食事をとりながら盛り上がれる金額当てゲームです。有名レストラン出身のシェフが監修した高級料理を食べて「実際にお店で注文したらいくらか」を予想します。プロのMCが盛り上げるので、参加者はバラエティ番組のゲストになった気分を味わえます。リアル・オンラインどちらでも実施可能です。

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格付けバトル

有名テレビ番組でおなじみのクイズゲームを、イベントの余興向けにアレンジした体験型アクティビティです。視覚・嗅覚・味覚など五感を駆使して、俳句、紅茶、絵画、牛肉の4つのジャンルで「一流の品」を見極めます。老若男女問わず誰でも気軽に楽しめ、リアル・オンラインどちらでも実施可能です。

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懇親会・社内パーティープロデュース

IKUSAが提供する「懇親会・社内パーティープロデュース」は、社内パーティーの企画・運営サービスです。謎解き脱出ゲーム、カジノ風ゲームなど、斬新で誰もが参加したくなる90種類以上のユニークなオリジナル企画を用意しています。年間1,000件に及ぶ実績に培われたノウハウと運営力を生かして、満足度の高いイベントを企画・運営します。当日の進行やMCは全てIKUSAに任せることができます。

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5．送り出す側の挨拶

一度場を仕切り直して、代表者に主役を送り出すスピーチをしてもらいます。依頼する相手は、主役と関わりの深かった人、直属の上司や親しい同僚などが望ましいです。またスピーチと合わせて、プレゼント・記念品を贈呈します。

6．主役の挨拶

送り出す側の挨拶とプレゼント贈呈のタイミングで、主役からも参加者全員に向けて挨拶をもらいます。挨拶の後には盛大な拍手を送り、主役を気持ちよく送り出しましょう。

7．手締め

最後に、出席者のなかで役職が2番目に高い人に、締めの挨拶をお願いします。基本的な手締めは、1本締めや3本締めが一般的です。手締めを行うことで、壮行会の終わりがビシッと決まり、きれいに締めくくることができます。

8．閉会宣言

終了10分前ぐらいに、幹事が閉会の挨拶をして参加者を会場の外に誘導します。2次会がある場合は、このタイミングで案内しましょう。

壮行会の服装マナーは？

壮行会に参加する際は、主役への感謝や敬意を伝えるために、きちんとした服装で参加します。どんな服装にしたらいいのか困ったら、壮行会が開催される会場に合わせて選びましょう。例えば、開催場所がホテルのような格式の高い場所であればフォーマルスタイル、居酒屋のようにカジュアルな場所ならスマートカジュアルな服装が望ましいとされています。

男性の場合

男性の場合は、基本的にスーツを選ぶのがおすすめです。無地か薄い柄のスーツを選べば間違いありません。会場がカジュアルなら、ジャケットとパンツを合わせたスタイルもいいでしょう。

女性の場合

女性の服装は、きちんと感のあるスーツやドレス、ワンピースなどがおすすめです。カジュアルなレストランの場合、きれいめな印象を崩さないワンピースやジャケットにパンツを組み合わせたスタイルにするといいでしょう。たとえ居酒屋で開催される場合でも、普段着のようなカジュアルな服装は避けるのが無難です。

壮行会で喜ばれるプレゼント3選

壮行会で主役に喜ばれるプレゼント3選を紹介します。

実用的なもの

長期出張や海外赴任が理由の壮行会であれば、新しい職場や生活環境で役立つ実用的なアイテムが喜ばれます。具体例を挙げると、トラベルバッグや旅行用の小物入れ、ユニバーサルプラグアダプターなどがおすすめです。名刺入れや手帳、デスク回りのアイテムなども人気があります。

名入れアイテム

オリジナル感のある名入れアイテムは、記念として心に残るものを送りたい時にぴったりです。現在、いろいろなものへ名入れできるサービスがあります。栄転で異動する人にはちょっと高級な名入れボールペン、お酒好きの主役には名入れジョッキなどがおすすめです。

花束・フラワーアレンジメント

花やフラワーギフトは、プレゼントの王道です。花を贈る相手の好きな花や色、花言葉を考慮して選ぶといいでしょう。「希望」や「前進」といった花言葉を持つガーベラ、「門出」という花言葉を持つスイートピーなどは、壮行会にふさわしいといえます。

豪華な花束を贈るのもいいですが、そのまま飾れるフラワーギフトもおすすめです。花束よりもコンパクトなので、持ち帰りやすいでしょう。

まとめ

この記事では、壮行会に向けて準備すべきこと、当日の流れ、おすすめの余興や服装マナー、プレゼントを紹介しました。

壮行会とは、栄転する人や長期間の出張に向かう人の前途を祝して開催する会合のことです。これから新しいステージに向かう人は、喜びだけでなく緊張感や不安を抱えています。その気持ちを少しでも軽くするために、盛り上がる企画で華々しく送り出したいものです。

これから壮行会を開催する人は、今回の記事をぜひ参考にしてみてください。

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