レセプションパーティーとは？知っておきたいマナーや服装を紹介
目次
レセプションパーティーはビジネス関係のゲストを招いて、もてなすパーティーを指します。企業やブランド、商品のイメージを左右する大切なイベントなので、華やかな演出で印象づけたいものです。しっかりと事前準備をして、ゲストが満足できるパーティーを企画しましょう。
しかし、初めて幹事を任されたとなると、どうしてもプレッシャーが大きくなりがちです。「そもそもレセプションパーティーってどんなパーティー？」「何から手をつけたらいいのかわからない……」。そんな方のために、レセプションパーティーの意味、事前準備のポイント、服装マナーを解説します。おすすめのフードサービスも紹介するので参考にしてください。
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レセプションパーティーとは？
レセプションパーティーとは、社会交流を目的として、主催者がゲストを招待して行うパーティーの総称です。レセプションには「歓迎会」や「招待会」のほか、「受付」や「おもてなし」という意味があります。
顧客や取引先など、外部からゲストを招いて実施するレセプションパーティーは、通常のパーティーに比べて規模が大きく、フォーマルなものです。基本的に招待制なので、主催者から招待を受けていない人は参加できません。レセプションパーティーでは、食事代などの費用は主催者が負担し、一般的に参加費は無料です。ゲストの多くはご祝儀や会費の代わりに手土産を用意します。
一口にレセプションパーティーといっても、創立記念パーティー、出版記念パーティー、新商品発表会、新店舗お披露目会、映画祭、ファッションショーなど、その形態はさまざまです。なかには、一般客も招待されるカジュアルなレセプションパーティーもあります。いずれにしても、ゲスト同士が交流できるように企画することが重要です。
レセプションパーティーを開催するメリット
レセプションパーティーは、新商品の発表や新店舗のオープニングを記念して行われることが多く、自社の製品やサービスをアピールする貴重な機会となります。多くの人が集まるため、企業が発信したい情報を一気に広められるのが大きなメリットです。さまざまな人と出会う場でもあり、ビジネスにつながる人脈を広げられます。
レセプションパーティーの準備とポイント
レセプションパーティーを成功させるためにはどのような準備をすれば良いのか、流れやポイントを紹介します。
目的を決定する
目的を設定することで、パーティーの企画や流れを考える重要な指針ができます。同じ新商品の発表であっても、話題性を高めてニュースに掲載されたいのか、今後の取引を拡大するためにゲストとの商談を目指すのか、目的によってパーティーの内容は変わります。ゴールを明確にしましょう。
ゲストを選定する
目的が決まったら、それに合った人物をリストアップします。話題性を求めるなら著名人やインフルエンサー、商談を目的とするのであれば取引先や関係する業界のビジネスパーソンなどが対象となるでしょう。
開催日時を決める
レセプションパーティーの目的とターゲットを設定したら「開催日時」を決めます。開催日時が決まらないことには、会場の選定や料理の手配、招待状の作成などの準備ができないため、最優先で調整しましょう。
出席者同士の交流もパーティーの大切な目的のひとつ。せっかくならたくさんのゲストに足を運んでもらいたいものです。招待客のライフスタイルを考慮し、できるだけ参加しやすい曜日・時間帯を考慮して調整します。例えば、一般的には土日や祝日、ビジネスパーソンを対象にしたパーティーなら平日が集客しやすいでしょう。
会場を選ぶ
レセプションパーティーは、大切なゲストを招待して催します。全員に心地よく過ごしてもらえるよう、会場は慎重に選びたいところです。会場として一般的に使用されるのは、レストランやホテルの宴会場、貸し会議室やホールなどです。
どれだけ企画が優れたパーティーでも、会場の雰囲気がいまいちだったり、場所がわかりにくかったりするとゲストに良い印象を与えることができません。参加人数や参加者層、パーティーのテーマに合わせて適した場所を選ぶことが大切です。
レセプションパーティーの会場を選ぶ際は、以下のポイントを重視しましょう。
- すべての招待客を収容するのに十分なスペースがある
- 天井が高く開放感がある
- 明るい雰囲気で高級感がある
- 大型ビジョンや演出照明、音響機器を備えている
- 最寄り駅からのアクセスが良く、場所がわかりやすい
- 予算内で利用できる
雰囲気が良く、アクセスの良い会場は人気があります。日程が決まったらできるだけ早く予約を入れるのがポイントです。
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挨拶・スピーチを依頼する
一般的なレセプションパーティーでは、ゲストの何名かに乾杯や挨拶をお願いします。挨拶は事前の準備が必要になるので、候補者が決まったらできるだけ早めに依頼しましょう。
式次第を作成する
式次第とは、パーティーの進行表のことです。式次第を用意しておくと、司会進行役だけでなく、ゲストも当日の流れを把握できるため、パーティーの進行がスムーズになります。
ここでは、式次第を考える際に役に立つプログラムの一例を紹介します。
プログラムの一例
1.開会の挨拶
司会者がパーティーの開会の挨拶を行います
2.主催者の挨拶
主催者側で最も役職の高い人が挨拶を行います
3.乾杯の挨拶
重要なゲストに乾杯の挨拶を依頼します
4.フリータイム
食事や歓談を楽しんでもらうことに加えて、余興を用意することもあります
5.来賓挨拶
ゲストの何名かに挨拶を依頼します
6.祝電披露
祝電をもらっている場合、送ってくれた方に敬意を表して祝電を披露します
7.フリータイム
食事や歓談を楽しんでもらうほか、余興を用意することもあります
8.中締めの挨拶・謝辞
主催者側の2番目に役職の高い人が挨拶を行います
9.閉会の挨拶
司会者が閉会の挨拶をしてパーティーを終了します
余興・演出を考える
レセプションパーティーの楽しい雰囲気を盛り上げるために、ゲストの心に残る余興・演出を考えましょう。華やかさがあるダンスや歌、マジックショーなどが人気です。プロに外注すればエンターテインメント性の高い余興を企画でき、会場がより一層盛り上がります。音響と照明をうまく活用することで、非日常や感動、一体感を作り出せるでしょう。
演出として、オープニングムービーや当日のダイジェストムービーを活用するケースも増えきました。動画は演出効果が高く、ゲストにメッセージを届けることができます。ムービーを上映する場合は、ゲスト同士の交流を邪魔しないために、冗長になるのを避け、短めに編集するのがおすすめです。
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招待状を送付する
日時や会場が決まったら、参加者リストを確認して招待状を発送します。なるべく多くのゲストが出席できるよう、開催の3ヶ月前を目安に招待状を送りましょう。レセプションパーティーはオフィシャルな催しなので、メールではなく書面での招待状を出すのが一般的です。
招待状に盛り込む項目は、以下のとおりです。
- 時候の挨拶文
- パーティーの趣旨・開催のお知らせ
- 日時
- 会場、会場の住所（地図も添付）
- 会場までのアクセス
- 問い合わせ先、担当者
- 会費・ドレスコード
- 出欠の回答期限・回答方法
- 結びの挨拶
料理やドリンクを手配する
おしゃれでおいしい料理とドリンクは、お腹を満たすだけではなく、場の雰囲気をより華やかに演出し、ゲスト同士のコミュニケーションを円滑にするための重要なアイテムです。レストランやホテルの宴会場を利用するのであれば、料理やドリンクを用意してもらえますが、イベントホールや貸会議室などの場合、自分たちで料理を手配しなければなりません。
料理やドリンクの手配に困った時におすすめなのがケータリングサービスの利用です。料理やドリンクの提供だけでなく、会場の設営から片付け、備品の用意まで、すべてを一挙に任せられるので、主催者はパーティーの運営だけに集中できます。
記念品・お土産を用意する
レセプションパーティーでは、ゲストが手土産を持参する可能性が高いため、主催者側も記念品やお土産を準備する必要があります。ゲストに喜ばれそうなものを用意しましょう。
焼き菓子やせんべい、紅茶といった日持ちがして、かさばらないものが喜ばれます。また、相手に好きなものを選んでもらえるカタログギフトもおすすめです。一緒にメッセージカードを添えて、ゲストに対する感謝の気持ちを伝えると好印象を与えられます。
レセプションパーティーの服装マナーは？
レセプションパーティーは、通常のパーティーよりも格式が高いため、晴れの場にふさわしい服装を選びましょう。ゲストがどのような服装で出席したらいいのかわからず困ってしまうこともあるので、主催者側はあらかじめドレスコードを指定すると親切です。
主催者側の場合
主催者側は、指定したドレスコードに沿った服装で出席します。会場でゲストを迎える立場になるため、ゲストよりも格式が高いフォーマル（正礼装）な服装で迎えるのが基本です。とはいえ、裾を引きずるようなロングドレスなど動きにくいものは避けたほうがいいでしょう。あまり華美になりすぎないスーツやワンピースなどを選ぶのがおすすめです。
ゲストの場合
招待状にドレスコードが記載されている場合は、それに従った服装で出席します。「平服でお越しください」と書かれている場合は、インフォーマル（略礼装）に該当します。インフォーマルとは正礼装とカジュアルスーツの中間に位置しているドレスコードで、普段着ではないので注意しましょう。
男性の場合はブラックスーツやダークスーツを選べば間違いありません。女性の場合は、華やかな場にふさわしいドレッシーなワンピースやエレガントなスーツを着用するのがおすすめです。あくまでもフォーマルなパーティーなので、露出の高い服装は控えましょう。
レセプションパーティーにおすすめのケータリングサービス3選
レセプションパーティーで利用したいのが、ケータリングサービスです。ケータリングサービスとは、指定された会場で、料理やドリンクを提供するサービスのこと。会場のセッティングや演出などのサービスが含まれていることが多く、パーティーシーンにぴったりです。
ここでは、レセプションパーティーにおすすめのケータリングサービス3選を紹介します。
ビジメシケータリング
イベント会社である株式会社IKUSAが手がける「ビジメシケータリング」は、企業イベント向けのケータリングサービスです。パーティーのコンセプトや会場の雰囲気に合わせたバラエティ豊かなメニューを届けます。
シェフ監修の料理は、味はもちろん見た目も美しく盛り付けられ、楽しい集いの席を華やかに彩ります。さらに、うれしい飲み放題付きです。企業のロゴをあしらったケーキなど特別感を演出するサービスにも対応しています。
料理やドリンクの提供だけでなく、パーティー会場の設営から演出、撤収作業までトータルサポートが可能です。さらに、イベント運営やMC・スタッフの派遣も任せられます。年間1,000件以上の実績をもとに、イベントを盛り上げます。特別感のあるパーティーのアイデアをお探しの方におすすめです。
CRAZY KITCHEN
「食時を、デザインする」をコンセプトに、ケータリングサービスやイベントプロデュースなどを展開する「CRAZY KITCHEN」。結婚式をメインに、パーティーやイベントの趣旨に沿ったオーダーメイドの料理や空間デザインを提供しています。
食材の選び方や盛り付け方など、食のクリエイティビティが強みです。創意工夫に富んだ、見た目にも美しい料理がパーティーを盛り上げます。ありきたりなケータリングでは物足りないという方におすすめです。これまで数多くのウェディングパーティーを手がけてきた経験を生かし、型にはまらない特別感のある空間を演出します。
参照：CRAZY KITCHEN – オーダーメイドケータリング
SALVATORE CUOMO
イタリアンレストランとしても有名な「SALVATORE CUOMO」が手がけるケータリングサービスです。
おしゃれなフィンガーフードや、新鮮な魚介類をふんだんに使ったパスタ、メインディッシュ、ボリュームたっぷりの肉料理、熱々のピッツアなど、まるでレストランで食べているかのような本格的なイタリアンを楽しめます。スタッフによる配膳、設営、撤収にも対応可能です。
Season
少しでも予算を抑えたい、気軽にケータリングを利用したい。そんな方におすすめなのが「Season」です。1人前を5品555円（税抜）から提供しており、990円以上のプランにはすべてお寿司が付きます。
カジュアルなレセプションパーティーにおすすめです。リーズナブルな価格だからといって味もボリュームも妥協はありません。季節の食材をふんだんに使い、旬の味を楽しめます。
プラチナデリスタイル
大人数のパーティーにおすすめなのが「プラチナデリスタイル」です。500名以上の大規模なパーティーにも対応できます。
おしゃれなフィンガーフードや、美しく盛り付けられたサラダ、見た目にもかわいい一口サイズのケーキなど、味はもちろん彩り豊かな料理がパーティを華やかに演出します。オリジナルロゴ入りマカロンやアニバーサリーケーキ、イベント景品の手配、生花を使ったフラワーアレンジメントといったサービスもあります。パーティー当日の注文にも対応可能です。
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まとめ
レセプションパーティーは、新商品の発表や新店舗のオープニングなどをアピールできる絶好の機会です。多くの人と交流できるため、人脈を広げてビジネスにつなげるチャンスの場でもあります。
ゲストを招いて実施するイベントなので「おもてなし」が最も重要な部分です。レセプションパーティーを開催する際は、入念に準備を行い、ゲストに喜ばれるような企画を取り入れましょう。レセプションパーティーでは、おいしい食事も楽しみのひとつです。食事の手配に困ったら、ケータリングサービスの利用をおすすめします。
レセプションパーティーの実施を検討している方は、ぜひ今回の記事を今後の準備にお役立てください。
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