オフサイトミーティングとは？メリット・準備・進め方を紹介

オフサイトミーティングとは、「日常的な仕事場から離れて実施すること」が特徴のミーティング形式です。

本記事では、オフサイトミーティングとは何か、実施するメリット、会場選びのポイント、準備・進め方、適したアクティビティについて紹介します。

オフサイトミーティングとは

オフサイトミーティングとは、日常的な仕事場から離れ、「安心して話し合うこと」が特徴のミーティング形式です。「オフサイトミーティング」は株式会社スコラ・コンサルタントの登録商標で、同社が提唱したとされています。

参考：オフサイトミーティングとは – 風土改革・組織開発・対話ならスコラ・コンサルト

日常から離れ、リラックスしやすい環境でミーティングを行うことで、アイデアが生まれやすくなったり、上司・部下などの垣根を超えてコミュニケーションが取りやすくなったりすることを期待できます。実施する際は、参加者が意見をいうことをためらわないように促すことが大切です。

オフサイトミーティングを実施する際は、集団でアイデア出し・意見出しを行うブレインストーミングが効果的といえます。ブレインストーミングを行う際は、ホワイトボードや付箋に書き出し、可視化することがポイントとなります。

オフサイトミーティングとオンラインミーティングの違い

オフサイトミーティングは「仕事場から離れること」、「集合してミーティングを行うこと」が特徴であるのに対し、オンラインミーティングは「日常的な仕事場（自宅やカフェスペースなど）」、「リモート（遠隔）でミーティングを行う」という点が異なります。

オフサイトミーティングを実施するメリット

以下では、オフサイトミーティングを実施することで得られるメリットを紹介します。

心理的安全性が高まる

オフサイトミーティングを実施する際は、「安心して話し合うこと」が重要となるため、参加者の心理的安全性が高まることを期待できます。心理的安全性とは、「気後れしたり怖がったりせずに自身の考えや意見をいえる状態」を意味します。

心理的安全性を高める取り組みについては、以下の記事で詳しく紹介しています。

心理的安全性を高めるゲーム20選！特徴・進め方・費用

チームビルディング効果がある

チームビルディングとは、チームの成果向上のためのモデルである「タックマンモデル」を概念とし、全員が共通の目標に向かって統一された意識・行動ができるチームづくりに関する取り組みです。オフサイトミーティングを実施する際には、参加者同士が気兼ねすることなく意見をいうことが重視され、タックマンモデルにおける混乱期を乗り越えることにつながるため、チームビルディング効果が期待できます。

チームビルディングの段階ごとに適したワークショップは以下の記事で詳しく紹介しています。

チームビルディングワークショップ10選

新たなアイデアが生まれる

オフサイトミーティングは、環境を変え、参加者が意見や気づきを気兼ねなく発信するため、新たなアイデアが生まれやすくなるという特徴があります。目標に対する施策や、チームとしての行動などが煮詰まり、新たな視点やアイデアが求められる状況などにオフサイトミーティングが適しているといえます。

オフサイトミーティングを実施する会場の選び方

オフサイトミーティングを実施する会場選びのポイントとしては、以下の3つがあげられます。

• 静かな場所を選ぶ
• 参加者が訪れたことのない地域・駅にある場所を選ぶ
• 自然（木々・植物・海など）を感じられる場所を選ぶ

オフサイトミーティングを実施する際には、「普段の仕事場から離れること」が重要です。オフィスや自宅など、普段の働く環境との違いを参加者が感じられる場所を選ぶことが大切です。また、オフサイトミーティングを行う際は、ミーティングに集中することも重要なため、静かな場所やリラックスできる場所を選ぶこともポイントとなります。

オフサイトミーティングを実施する際に必要な準備・ポイント

オフサイトミーティングを実施する際、必要になる準備の例を以下に挙げます。

• 会場レンタル・予約
• ホワイトボードや付箋などの準備
• オフサイトミーティングで実施する内容決め・全体周知
• 昼食の用意（主催者が用意する）

基本となる準備については上記の通りです。ポイントは、「事業における重要な決定を1つ以上すること」、「参加者が共通体験をすること（同じものを食べるなど）」、「必ず付箋を用意すること（意見やアイデアを書くため）」の3点です。

オフサイトミーティングを実施する際に準備するものの例

• ホワイトボード
• ホワイトボード用のペン
• 大きいサイズの付箋
• 昼食（あっさりしたもの）

オフサイトミーティングの進め方

オフサイトミーティングを実施する際には、アイスブレイクを行うことが重要です。アイスブレイクとは、緊張をほぐすことを目的として行う自己紹介や簡単なゲームなどです。アイスブレイクを実施することで、気分転換やリラックスすることを促せます。

その後は、基本的には「1つのテーマ」に対し、話し合いを行います。たとえば、「新規事業」をテーマに設定した場合には、中長期の目標、事業内容、事業展開などについて話し合います。事業内容や事業展開など、決定するためにアイデアが必要なものについては、ブレインストーミング（意見出し・アイデア出し）を行います。参加者の各々が付箋に書き、すべてホワイトボードや壁に貼りつけたうえで、議論します。

オフサイトミーティングを進行する際の注意点

• 集中の妨げになるためパソコンやスマートフォンに触らない
• 全員の意見やアイデアをすべて書き出す
• 話し合う内容ごとに結論を出す（結論を先送りにしない）

まとめ

オフサイトミーティングを実施することで、重要な決めごとの結論を出したり、チームビルディング効果を得て参加者同士のリレーション構築につなげたりすることを期待できます。