updated: 2024 04.10

懇親会の計画方法は？プログラムの内容や幹事の仕事、進行について

懇親会の計画を任されている幹事にとって、どのようなプログラムを取り入れればいいのか、またどのように進行していけばいいのかは慎重に考えなければならない問題です。

しかし初めて幹事を経験する場合、なにから手をつけたらいいのか分からないことも多いはず。「そもそも懇親会って何をすればいいの？」「どこからどこまでが幹事の仕事？」といった不安もあるのではないでしょうか。

そこで今回は、懇親会の計画方法について詳しく解説します。おもなプログラムの内容や、知っておくべき幹事の仕事など幅広く触れていきますのでぜひチェックしてみてください。

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懇親会が成功するかどうかは「準備」が決め手！

懇親会の成否は「準備」で決まるといっても過言ではありません。

懇親会というと、単純に「参加者が集まってコミュニケーションを楽しむ場」というイメージもあるでしょう。しかし参加者同士がより深く交流するための工夫や、会場設備、レクリエーションなど、細かい配慮や計画が参加者の満足度に繋がります。

規模に関わらず懇親会を成功させるためには、綿密な計画が必要不可欠だといえるでしょう。

懇親会の計画方法

ここからは懇親会における具体的な計画方法について説明します。

目的を明確にする

懇親会を計画する際には、まず目的を明確にすることが大切です。

一口に懇親会といっても、企業やシーンなどにより目的はさまざまです。たとえば「参加者同士のコミュニケーションの活性化」「他部署との交流を深める」「情報交換を視野に入れた交流」などが挙げられるでしょう。

目的が異なれば、懇親会で実施するプログラムも当然異なります。たとえば「コミュニケーションの活性化」を目的とするなら、ゲームのように参加者同士で楽しめるレクリエーションが適しているでしょう。

目的は「最近忙しくてコミュニケーションが不足している」「最近入社した中途採用者との交流が浅い気がする」など、日々の中で心当たりのある小さな課題でも問題ありません。

規模をイメージする

懇親会を計画する際には「規模」をイメージしてみましょう。大規模な懇親会にするのか、それとも親しい間柄だけで済ませるのかなど、規模をイメージすることで、会場の大きさや実施するレクリエーションの種類など、懇親会の内容を具体化できます。

懇親会の計画時点で「参加人数が全く決まっていない」といった場合には、大規模なケースと小規模なケースの2通りのプランを進めておくとスムーズに事を運べます。

予算を決める

懇親会の計画でとくに悩みの種となるのが「予算」です。幹事は決められた予算の中で、できるだけ多くの参加者が満足できるような懇親会を実施しなければなりません。

予算についても規模感によって左右されます。社外の方を招く場合はそれなりに格式の高い会にする必要があるため、ある程度の予算を用意できると安心です。社内にレセプション会場があったり、会議室の一つで行えたりするなど、予算を削減して開催に運べる方法も併せて検討しましょう。

一方会費制にするのであれば、あまり金額が高くなると参加者が集まりにくくなります。役職等で参加費に傾斜がかけられるようであれば検討するなど、工夫が必要です。

スケジュールを調整する

懇親会を滞りなく行うためには「スケジュールの調整」が重要です。繁忙期やキーパーソンの休暇は避けたり、別の社内イベントが実施される時期と重ねないといった工夫をすることで、参加者が集まりやすくなります。

懇親会の一般的なプログラム内容

懇親会を計画するにあたり、どのようなプログラムにすればよいのでしょうか。

ここからは、基本のプログラム内容を紹介します。

開会のあいさつ

懇親会は、基本的にまず「開会のあいさつ」から始まります。代表や管理職もしくは幹事がするのが一般的です。簡単な自己紹介から参加者に対する感謝の気持ち、今後の企業の展望などに軽く触れていきます。

懇親会の最初を飾る重要なあいさつですので、なるべく明るい話題をチョイスしましょう。あいさつはあまり長引かせず、なるべく簡潔に済ませることで流れがよくなります。

自己紹介

参加者同士で面識がない場合や、初対面同士が多い場合には「自己紹介」が必須です。

名前のほか、部署や役職、業務などに触れて自己紹介することで、参加者が覚えやすくなります。どのような人なのかをイメージすることもできて、よりコミュニケーションが円滑になるでしょう。

定番の内容のほか、たとえば、24時間以内に起きた自分のニュースや最近嬉しかったことなど、個性が分かるような内容を盛り込めると、コミュニケーションのきっかけにも繋がるのでおすすめです。内容は事前に伝えておくことで、参加者が準備をできるのでより自己紹介の時間が効果的になります。

食事会

美味しい食事は会話が弾むきっかけとなりやすいものです。食の好みやその場の料理は誰でも入れる話題となるので、懇親会では食事会形式がおすすめです。

ただし、鍋やしゃぶしゃぶ、焼き肉などのように、卓上調理が必要な形式だと初対面同士では遠慮してしまうことがあります。そのため1人ずつ提供されるスタイルのほうが無難でしょう。また食材にアレルギーは事前にリサーチしておきます。

レクリエーション

懇親会で欠かせないプログラムが「レクリエーション」です。

ゲーム感覚で楽しめるレクリエーションや、複数人ごとにグループ分けをして行うワークなど、シーンに合わせて適切なレクリエーションを行うと、必然的に参加者同士の会話が生まれ、懇親会がとても盛り上がります。

具体的な内容としては、「ビンゴ大会」「クイズ大会」といったゲーム要素の強いレクリエーションから、「存在しない商品のチラシ作成」「不要なアイテム（使い終わったカイロなど）のキャッチコピーを考える」などの業務にも繋がるようなワークショップ形式が挙げられます。

ユニークなレクリエーションは場が盛り上がるだけでなく、お互いの個性や意外な一面も垣間見えますので、親交を深める意味ではとくにおすすめできるプログラムです。

大人数の懇親会向けゲーム22選｜レクリエーション企画のポイント・注意点

締めのあいさつ

懇親会のプログラムが無事に進み、予定の終了時間が迫ってきたら締めのあいさつとなります。

締めのあいさつを務めるのは、一般的に代表や管理職の社員などがほとんどです。開会のあいさつとは異なり、幹事が行うことはああまりありません。そのため、前もって上司や代表などに締めのあいさつをお願いしておく必要があります。

またあいさつの5～10分前までには、あいさつをお任せする人に改めて声をかけておきましょう。懇親会に夢中になっていて時間に気づいていない場合でも、担当者があわてずに準備できます。

懇親会の幹事が担う仕事

懇親会の幹事が担う仕事は想像以上に幅広く、計画性を持って進める必要があります。
落ち着いて懇親会の準備を進めていくためにも、懇親会幹事の仕事内容を把握しておきましょう。

参加者の管理

懇親会の幹事が担う仕事として、まず挙げられるのが「参加者の管理」です。どれほどの人数を招き、どの範囲に声をかけるかなど、神経を使います。

社内の一部の社員だけを懇親会に招く場合は、招かなかった社員への配慮も必要です。「直接プロジェクトに関わる社員だけ」など、招待理由を明確にし、参加しない社員が疎外感を感じないよう配慮することも大切です。

案内の送付

参加者に対する案内の送付も幹事の大切な仕事です。

懇親会の日時や場所、会費などを記載して参加予定者に送付します。方法としては紙の書面や、オンラインの「電子ファイル」で送付するケースがあります。

オンラインでの案内も一般的になってきていますが、企業として正式に案内したいという場合には紙での送付も一考する価値があるでしょう。上司や代表、社外の招待客などへは、紙の書面で送付もおすすめです。

会場探し・予約

懇親会で利用する会場は、「情報収集」「会場の選択」「予約」と選定から決定までに時間がかかります。

会場選びでは、参加者の人数や参加者の傾向などに合わせて選ぶことが大切です。たとえば、参加者の中に目上の方が多い場合、コストを重視したチープなお店では失礼に当たることも。とくに、取引先や顧客が参加する懇親会であれば、会場のグレードには注意を払いたいところです。

また年末年始などを懇親会の実施日として考えている場合、繁忙期で空いている会場が見つからない事態にならないよう余裕を持って進めておく必要があります。

会場探しは、懇親会の実施日の候補が大まかに決まった時点で進めておくことが大切です。

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会費の徴収・管理

懇親会を実施するにあたり、参加者1人1人からの会費の徴収・管理は必要不可欠。きちんと会費を回収できなかったり、管理がずさんであったりすると、予算外に余計な経費を計上せざるを得ない事態も考えられます。

幹事は当日忙しいことが考えられるため、受付担当のスタッフを幹事とは別に用意し、会費回収から管理まで任せられると安心です。

懇親会準備の段取り

懇親会の準備を行う場合、どのような段取りで進めていくのがよいでしょうか。
ここからは、懇親会準備における理想の段取りについて解説します。

スケジュールを検討する

懇親会準備でまず始めるのが「スケジュールの検討」です。
社内の繁忙期や社員のスケジュールなどと照らし合わせながら、懇親会のベストな実施日を候補として挙げていきます。

スケジュールに関しては幹事の一存で決定する場合と、上司などに確認してもらってから決定する場合との2パターンが考えられます。多くの参加者と予定を合わせたい場合には十分余裕を持った企画が大切です。そのためスケジュールを作成は、「懇親会実施日（候補日）の2～3か月前」から始めることを意識しましょう。

招待者を決める

ある程度スケジュールが決まったら招待者を決めます。「社内の社員」「同じ部署の社員」「特定のプロジェクトに関わる社員」など、どの範囲を招待者として招くのか検討します。

「なんのための懇親会なのか」を明確にしたうえで、招待者をピックアップしていきましょう。

参加人数に合う会場をおさえる

参加人数を想定し、参加人数に合う会場を探します。

会場によって、収容人数が大きく異なりますので、参加人数に合って、やりたいことが実現できる会場をおさえてください。

参加人数と収容可能人数が同じであると、いざ会場に集合したとき窮屈に感じるかもしれません。したがって、なるべく収容人数に余裕のある大きめの会場が安心です。できれば事前に現地を見学し、広さと雰囲気をチェックしておきましょう。

参加者に案内の送付

会場をおさえたら、参加者に案内を送付します。案内状には、「懇親会の日時」「開催場所（住所・会場名）」「アクセス」「幹事の連絡先」などを記載します。食事会を合わせて行う場合は、このタイミングでアレルギーの有無も確認しましょう。

案内状の送付時期は、懇親会実施日から2か月前程度が目安です。実施日直前に案内を送付すると、参加者のスケジュール調整が難しい可能性があります。

懇親会の進行準備

当日の懇親会の進行は、幹事のもっとも大切な仕事です。懇親会がスムーズに進むよう、時間を見ながら進行してください。事前に大まかなタイムスケジュールを作成しておくと、ほかのスタッフと共有しやすく、必要に応じて特定のプログラムの時間を短縮するなど柔軟に対応できます。

レクリエーションで道具などが必要になる場合は、開催に必要な個数を発注しておきます。懇親会の規模によっては幹事以外にもスタッフが必要になることも考えられるので、打診しておきましょう。

会場への支払い準備

会場によって前払いなど支払いの方法が違うので、確認し支払い準備を行います。会費をあらかじめ徴収しておけるようであれば当日の運営がスムーズになりますが、やむをえず当日になる場合は建て替えが必要になるか、支払いのタイミングを確認しておきましょう。

懇親会のプログラムを決める際の注意点

懇親会のプログラムを決めるにあたり、いくつか注意点があります。懇親会を有意義なものにするためにも、以下の内容を把握しておきましょう。

全員が楽しめる工夫をする

プログラムを考える際は、参加者全員が参加できるかという視点が大切です。たとえば人前で話すのが苦手な参加者がいるにもかかわらず、1人ずつ大勢の前でスピーチをしてもらう企画は好ましくありません。

できればその会に合わせたユニークな企画があると場が盛り上がるでしょう。一般的なプログラムであれば滞りなく会を進行できますが、参加者に印象的な懇親会にするのは難しいかもしれません。

たとえば参加者のプロフィールムービーを用意するといった、動画などのコンテンツの力を借りるのも一つの手です。

席の決め方は「年代」「立場」を考慮する

懇親会における席決めも幹事の仕事です。席を決める際は、年代や立場などを考慮して検討しましょう。

たとえば社内同士の交流を深めるという目標がある場合、長机の形式で上座や下座などがある形では、役職や年代を超えた交流は生まれにくくなってしまいます。テーブルはなるべく4〜5人の少人数のものにしたり、懇親会中に何度か席替えを行ったりするなど工夫を凝らしてみましょう。

ハラスメントには要注意

とくにお酒が入る席では、万が一のハラスメントのリスクも考慮しておきましょう。

せっかくの懇親会の場でハラスメントが発生してしまうと、被害者や周りの気分を害するのはもちろんのこと、会場の空気が悪くなり、楽しむことなどできなくなります。悪いと次回の懇親会開催さえ難しくなるかもしれません。

懇親会の幹事は、当日までに「開催にあたっての注意事項」をきちんと明確にしておき、参加者全員へ共有しておけると安心です。

懇親会の幹事が注意すること

懇親会の幹事を務めるにあたり、注意点しておきたい点はなんでしょうか。幹事として、最後まで仕事を全うするためにも、具体的にどのような注意点があるのかを把握しておきましょう。

飲みすぎないようにする

幹事の注意点として絶対に覚えておきたいのが「当日飲みすぎないこと」です。

幹事は当日時間配分や会場とのやりとりなど、担う役割が多くあります。幹事が適切な判断が下せなくなってしまうと会全体に影響が出て、参加者にとって懇親会が満足のいくものではなくなってしまう可能性もあります。

開催する懇親会の性格にもよりますが、特に社外の方を招いたりする会では飲酒量には気を配りましょう。

お金の管理は慎重に

懇親会の幹事にとって重要な仕事である「お金の管理」。参加者から集めた会費など、紛失してしまわないように管理方法をあらかじめ決めておきましょう。

会場で預かってくれる場所もあるでしょう。そうでない場合は幹事以外に管理の担当者を決めておくなどして、サポートスタッフを用意できると当日安心して懇親会を進行できます。

必要に応じてサポートをお願いする

懇親会の幹事を任されたら、すべてを1人で対応しようとせず、必要に応じて周囲にサポートをお願いしましょう。

幹事が担う役割は多くあります。「幹事だから」と無理をすると、なかなか計画が進まないだけではなく、実施予定日までに準備が終わらないなど、さまざまなリスクが考えられます。

そのため、同僚などを巻き込んでサポートをお願いできないか相談してみましょう。なるべく多くの人にサポートをお願いできれば、1人あたりの負担が軽くなるので、引き受けてもらいやすくなります。

欠席者に理由を聞かない

欠席者に対して「なぜ参加できないのか」と理由を聞くのはやめましょう。

そもそも懇親会に参加できない理由を説明する義務はありません。欠席者に参加しない理由を聞くという行為自体がハラスメントに当たる場合もあります。

欠席者に対しては「次回都合が会えばよろしくお願いします」と簡単に触れる程度にとどめておきましょう。

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まとめ

今回は、懇親会の計画方法やプログラムの内容、幹事の仕事などについて幅広く触れました。

初めて幹事を務める方にとって、懇親会の計画や進行は重荷に感じることでしょう。大切なのは全体像を把握しておくこと。計画を練りやすくなるだけでなく、段取りもイメージしやすくなります。スムーズな懇親会計画へと導きやすくなります。

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