オンライン社員総会の事例をご紹介！成功するための秘訣も

企業の社員総会というのは、経営陣の考えや会社の方針を全社員に共有する、また会社全体としてのビジョンを明確にする場として、企業にとっては非常に重要な機会です。しかし新型コロナウイルス感染拡大の影響で、今年はなかなか全社員が一堂に会しての社員総会の開催が難しくなっていますよね。

そんな中、世の中にはオンラインでの社員総会の開催を実現している企業があります。オンラインで会議や社内イベントを行う企業は今や少なくないですが、大規模の社員総会の開催はすごいですよね。

そこで今回は、実際にオンラインで社員総会を実現している企業の事例をご紹介します。ぜひ参考にしてみてください。

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オンライン社員総会の事例

ログリー株式会社

毎年4月に全社員が社員総会を開催しているログリー株式会社ですが、全社員がテレワークとなっている今年、初のオンラインでの社員総会が開催されました。

ログリー株式会社のオンライン社員総会の特徴は、メインカメラとしてスマートフォンを用いたこと。実は当社は今年、入社式もオンラインで行なったそうなのですが、カメラの画角の切り替えや画質などに改善の余地を見出し、スマートフォンのカメラとアプリを用いてウェブカメラとして使用したようです。スマートフォンカメラの性能の高さやWi-Fiを使用することができる点などがメリットとして挙げられます。

またZoomの共同ホスト機能をうまく使った点も特筆できます。共同ホストとは、ホストとほぼ同等の権限をホスト以外の参加者に付与できるもので、それによって複数の運営スタッフで連携して円滑な進行をすることができたようです。具体的なサポートポイントは、参加者の受け入れ、話している人のビデオの固定、参加者のミュート機能の切り替え、チャットでの質問やトラブルへの対応などです。これらを複数人で分担することで、ホストの負担が減り、より円滑な進行ができます。

株式会社エル・ティー・エス

株式会社エル・ティー・エスでは年に2回、全社員を集めての社員同会を開催しています。しかし今年はコロナウイルスの影響で全員が一堂に会して行うことが困難とのことから、オンライン社員同会が開催されたようです。

オンラインでの開催にあたり、オフィス内に配信のための特設スタジオを用意。万全の体制の中、配信が行われました。オンライン社員総会の構成は2部制となっており、前半が全社員参加の総会、後半には任意参加で3部屋に分かれて複数の配信が行われたようです。複数コンテンツの中から自分が参加したいものを選ぶことができるのは、社員としても参加の意欲が高まるかもしれませんね。

前半の総会では、トップメッセージや諸連絡、表彰など、全社で共有しておきたい事項がプログラムとして組み込まれました。そして後半の3部屋に分かれたセッションでは、取締役とのラウンドテーブルが行われる部屋、会社の裏話をテーマとした座談会が配信される部屋、そしてその他あらゆるテーマでの説明会やセミナーが行われる部屋などが設けられていたようです。

乃村工藝社グループ

乃村工藝社グループでは今まで、東京・大阪の2会場に分かれて全社員を集めての社員会議が行われてきました。しかし社長は「社員が眠そうにしているのが見える」という悩みを感じていたそうです。

そこで考えられたのが、配信という形での開催。上層部の話をただ聞くだけではなく、経営陣と社員がディスカッションする模様を配信するというものです。

そしてディスカッションの配信にあたって工夫された点が3つ。一つは「短い映像を組み込んだテンポの良い進行」です。ただディスカッションをするだけで、トークが間延びしていては視聴する社員も飽きてしまいます。そこで、あらかじめ用意された短い映像で要点をまとめて説明し、経営陣との対話を短く行うことでより早いテンポでの進行が実現されました。

そして「共感性の高いストーリー」。これまで行われていた形式的な経営戦略の説明では、経営者でない社員にとってはなかなか理解が難しい話になってしまいます。そこで、より分かりやすく経営陣がどのような考えのもとで実行し、成功や失敗をしてきたのかという話を伝えました。

もう一つが、「投稿などによる参加しやすい雰囲気」です。チャットでの投稿を促すことで、社員はそれぞれが総会へ参加している感覚をより強く味わうことができます。結果として投稿数は3000件を超え、リアルで行われた社員総会を上回るほどの参加率があったようです。

オンライン社員総会を成功させるコツ

ここから、実際にオンライン社員総会を成功させるために役立つコツを、4つご紹介します。

ウェブ会議ツールの画面にコメントを流す

オンラインでありながらも、実際に参加している臨場感や一体感を感じることは重要です。オンラインの不安点は、ほかの人のリアクションがリアルに伝わってくる感覚が薄いことにあるでしょう。

その問題点を解消するために、リアルタイムで画面上にコメントを表示する工夫をしてみてはどうでしょうか。

そうすることで、全員がオンラインで参加していても隣に座っている人と話すような感覚で、双方向コミュニケーションを実現します。

BGMを流す

通常、イベント時には会場では何らかのBGMが流れているでしょう。オンラインで開催していても、その高揚感を演出するために、BGMを流しましょう。

あくまでもBGMとして流しておくものなので、歌が入っているものよりも、インストゥルメンタルの音源を利用することをおすすめします。

共有する画面はあらかじめ用意しておく

オンラインの良いところは、全員に画面を共有することも簡単にできるという点です。しかしこのとき、うっかりしていると重要なスライドをネタバレしてしまったりして、せっかくの盛り上がりが冷めてしまうこともあるでしょう。

そうならないために、画面共有する画面は、事前に用意しておきましょう。

機材などに詳しいスタッフを用意しておく

オンラインで開催するとはいっても、最小の運営人員は確保しておかなければなりません。

実際にやってみて発生する機材トラブルなども考えられるでしょう。その際に、連絡はどこで受けるのか、どのようなフローで案内するのか、トラブル対応窓口と案内フローについては、事前に決めておく必要があります。

まとめ

今回は、オンライン社員総会の事例をご紹介しました。

社員総会は参加者が多いことなどから、オンラインでの開催は決して簡単ではありません。しかしあらゆる点を工夫することで、滞りなく進行するどころか、オンラインという環境を逆手にとったより革新的な社員総会を実現することも可能です。

皆さんもぜひ、オンラインでの社員総会を検討してみてはいかがでしょうか。

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