ビジネススキルコミュニケーション

updated: 2024 

コミュニケーションの方法とは?種類や職場でのポイント・NG行動も解説

コミュニケーションの方法とは?種類や職場でのポイント・NG行動も解説

 

「うまく話せる自信がない…」「職場で円滑にコミュニケーションが交わせずに悩んでいる」など、コミュニケーションに関する悩みや不安を抱えている方は少なくありません。

ビジネスシーンにおいて、コミュニケーションは必要不可欠な要素ですが、「話すことが苦手」といった方は意外にも珍しくないのです。とはいえ、コミュニケーションに苦手意識を感じたままでは、ストレスを抱えたり、人間関係に支障が生じたりしてしまう可能性があります。

本記事では、コミュニケーションの方法、苦手意識を克服するポイント、上手な人の特徴、NG行動を紹介します。

 

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コミュニケーションの種類

コミュニケーションの種類

まずは、コミュニケーションの種類について解説します。

コミュニケーションにはどのような種類があり、それぞれどのような特徴があるのかを理解しておくことで、コミュニケーションの基本を理解しやすくなるもの。

コミュニケーション方法について学ぶ前に、まずは下記の内容をご覧ください。

言語コミュニケーション

コミュニケーションの種類の1つとして最も一般的なものが「言語コミュニケーション」です

言語コミュニケーションとは、「言葉」を使ったコミュニケーションのことであり、「話す」「書いて伝える」などが言語コミュニケーションとして該当します。

自分の意見や想い、感情などを適切な言葉を用いて相手に伝え、相手は「聞く」というコミュニケーションで話の内容を理解するのです。
「コミュニケーションが苦手」という方の多くは、この言語コミュニケーションに関する不安を感じていることがほとんどで、言葉にして伝えることに苦手意識を感じています。

また、「コミュニケーションにおいて、重要なのは言語コミュニケーション」といわれることもありますが、意外にもそんなことはありません。実際に重要であるのは後述する「非言語コミュニケーション」であり、言語コミュニケーションの重要性は意外にもさほど高いものではないのです。

非言語コミュニケーション

「非言語コミュニケーション」とは、言葉を交わさないコミュニケーションを指し、ノンバーバルコミュニケーションとも呼ばれます

例えば「目線」「しぐさ」「髪型」「うなずき」などが非言語コミュニケーションとして挙げられるでしょう。非言語コミュニケーションは、コミュニケーション全体のうち、90%以上を占めるコミュニケーションです。

意外にも、言語コミュニケーションよりも占める割合が多く、非言語コミュニケーションがほとんどのコミュニケーションを担っているといっても過言ではありません。

そもそも人間は、言葉以外の要素からも相手の気持ちなどを計ることができます。例えば、「退屈そうにしているな」「興味がなさそうだな」「期限が悪そうだな」などは、言葉だけではなく態度でも十分理解ができるでしょう。

逆に言えば、態度次第で「楽しそう」「嬉しそう」といったポジティブなイメージを与えることにつながるのです。

非言語コミュニケーションは、言語コミュニケーションよりも重要度が高く、相手に与える印象やイメージを大きく左右することといえます。

 

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コミュニケーションの方法・ポイント

コミュニケーションの方法

一口に「コミュニケーション」といっても、その具体的な方法は様々です。

話している相手や、場面に合わせてコミュニケーションの方法を変え、円滑なコミュニケーションを目指す必要があります。

ここからは、ビジネスシーンでも活用できる「コミュニケーションの方法」についてご紹介します。「会話に自信がない」という方は、ぜひ以下からの内容を参考にしてみてください。

笑顔を意識する

コミュニケーションを取る際に、最も重要なことの1つが「笑顔」です

笑顔は見た人を安心させるだけでなく、自分の気持ちもポジティブな方向へと向けてくれます。そのうえ、場の雰囲気も明るくなりやすいので、コミュニケーションを交わす場での笑顔は大切といえるでしょう。

特に、「他愛ない雑談」「本題に入る前の世間話」などでは、笑顔を意識することで、会話が盛り上がりやすくなるのです。特に、大事な本題を控えている場合は、笑顔で世間話を交わしておくことで、本題に入りやすくなりますし、場の雰囲気が明るくなることでお互いに意見を言いやすくなるものです。

また、相手が面白い話をしている場合は、ぜひ声を出して笑うようにしましょう。「声を出して笑うなんて下品」と思う方もいますが、楽しい話をしている側は笑ってほしいと思っているのが正直なところ。面白いと感じたら素直に声を出して笑った方が相手も満足するのです。

また、笑い声は一気に場の雰囲気を和やかにしてくれます。緊張感漂う場所では特に、積極的な笑顔が必要といえるでしょう。

相槌を打つ

コミュニケーションの方法として、最低限実践すべきであるのが「相槌」です

相槌は、相手の話をしっかりと聞いていることをアピールする役割があります。「うんうん」と声に出して相槌を打ったり、声に出さずに頷くように相槌を打ったりすることが大切です。

あまり知られていませんが、人間は話している最中に相手に相槌を打ってもらわないと、不安感を覚える傾向にあります。「本当に話を聞いているのか?」「上の空ではないか?」「この話は退屈なのか?」など、様々な不安を感じ、積極的に話しにくくなってしまうのです。

だからこそ、会話を交わす際には相槌が必須といえます。相手にたくさん話してもらうことがコミュニケーションとして重要ですので、まずは「相手に分かりやすいように相槌を打つ」というところからスタートしましょう。

相手の発言を繰り返す

コミュニケーションの方法の有効な方法として、「相手の発言を繰り返す」も挙げられます

いわゆる「オウム返し」と呼ばれるもので、相手が発言したことを自分が改めて発することで、「きちんと話を聞いている」「話を理解している」といったアピールをします。

簡単に説明すると、相手が「昨日すごく美味しいお店を見つけたんだ」といった場合、自分は「へえ、昨日すごく美味しいお店を見つけたのですか」と相手の発言を繰り返すのです。

とはいえ、本当に相手の発言を丸々繰り返してしまうと、くどくなってしまい、会話のテンポが悪くなってしまうため注意が必要です。もし、相手の発言を繰り返すのであれば、「相手の発言の一部」を繰り返すように意識しましょう。

例えば「昨日すごく美味しいお店を見つけたんだ」という相手に対し「美味しいお店ですか」「良い店見つけたんですか」など、発言の一部を切り取るようにして繰り返すのです。

繰り返すポイントを「発言の一部」に絞ることで、くどくならず、なおかつしっかりと話を聞いているアピールをすることができます。

会話のスピードを相手に合わせる

コミュニケーションを円滑にしたい場合には、「会話のスピードを相手に合わせる」ということも有効です

人は、会話のテンポが似ている人に親近感を抱きやすくなるうえに「話しやすい」と感じるものです。例えば、早口な人と会話するのであれば、自分もやや早口で話すように意識することで、相手が無意識に会話のテンポの良さを感じるのです。

逆に、会話の流れがゆっくりめな人と会話する際には、自分の会話のスピードもややゆっくりにしましょう。

会話のスピードを相手に合わせることは、初心者にとって簡単なことではありませんが、練習するうちに自然とできるようになっていくものです。

自分の会話のスピードで話すのではなく、相手のスピードを確認しながら、不自然にならないように会話を交わしていきましょう。

相手のしぐさを真似する

「相手のしぐさを真似する」ことも有効なコミュニケーション方法です

「ミラーリング」と呼ばれる手法でもあるコミュニケーション方法で、相手に親近感を抱いてもらいやすくなるのが特徴です。

人は、自分と似ている人に心を開きやすい傾向にあります。そのため、自分と同じしぐさをしている人に対し、無意識に親近感を抱き、「話しやすい」といったイメージを与えることにつながるのです。

とはいえ、相手のしぐさをすべて真似すると、かえって不自然になってしまうため注意してください。比較的取り入れやすい方法としては「相手が飲み物を飲んだら自分も飲む」「相手が足を組み替えたら自分も足を組み替える」などが自然に取り入れやすいといえるでしょう。

ただし、あくまでも「自然に行う」といったことを意識してください。何から何まで真似してしまうと「真似されている気がする」と相手に知られてしまい、かえってぎくしゃくしてしまう可能性があります。

目立たないしぐさにスポットを当てて、さりげなく真似するように意識してください。

質問事項を考えておく

慣れない人や、初対面の人と会う予定があらかじめ分かっている場合は、前もって質問事項を考えておきましょう。会話は準備を整えておくことで、円滑に進めやすくなります。

特に、ビジネスシーンでは「質問」から会話が広がることが多いものです。例えば「今の時期お忙しいのではありませんか?」「こちらの会社で働いてからどれくらいになるのですか?」など、相手にスポットをあてた質問が好ましいでしょう。

人は誰しも「自分の話をしたい」といった欲求を抱えているものです。相手にスポットをあてた質問は、饒舌にしてくれるものですし、自分の話をすることによって「自分のことを分かってくれている」と感じるものです。

お互いの関係性が深まるきっかけにもなり、結果的にテンポの良い会話へとつなげることができるでしょう。

聞き手になる

コミュニケーションに対して苦手意識を感じているのであれば、「聞き手」に徹することが大切です

「話すことが苦手」という方であっても、他人の話に耳を傾けることはできるでしょう。自分が聞き手に回り、相手にたくさん話してもらうことで、会話が途切れることなくその場をもたせることができます。

また、話す側はたくさん話せた方が「会話が楽しい」と感じやすいので、相手が話やすい空気を作りながら、聞き手に徹するようにしましょう。

例えば「それで、どうなったんですか?」「本当ですか!信じられません」など、話の先を控えめに催促したり、驚いたリアクションをすることで、話している側もどんどん話しやすくなります。

「聞き手」というのは、単純に「うんうん」と頷いていれば良いというものではなく、「話し手」の話を引き出すようなリアクションが重要です。

聞き手に徹する場合は、表情やリアクション、相槌などに注意しながら、相手との会話を盛り上げるようにしましょう。

共感する

コミュニケーションを通じて相手に安心感を与えるには、「共感する」ということが有効です

会話における「共感」は非常に重要なものであり、相手との心の距離をぐっと近づけるものです。また、話し下手やコミュニケーションに

苦手意識を感じる方であれば、反対意見を言うよりも、共感的な意見のほうが言いやすいでしょう。会話が自然に成り立ちやすくなるため、会話の中で共感する意見を述べることは必要です。例えば「その気持ち分かります」「自分も以前似たようなことがありました」など、共感することで相手は話しやすさを感じるでしょう。「自分と似ている」と感じ、親近感も抱いてくれます。

ちなみに、反対意見が多い相手とのコミュニケーションは、テンポが悪くなるうえに、次第に話す意欲を失うため会話が成り立ちにくくなってしまいます。

仮に共感できないような内容があっても、なるべく真っ向から反対するのではなく、共感できるような部分を見つけ出すことが好ましいでしょう。

コミュニケーションの苦手意識を克服するポイント

コミュニケーションの苦手意識を克服するポイント

「コミュニケーションが苦手」という方は珍しいことではありません。しかし、苦手意識を抱えたまま放置していることは、様々なトラブルに陥ったり、人間関係にヒビが生じてしまうリスクを高めます。

特に、ビジネスシーンにおいてコミュニケーションは基本であり、必要不可欠な要素ですので、社会人はコミュニケーションに対する苦手意識を克服する必要があるでしょう。

ここからは、コミュニケーションに対する「苦手意識」を克服するポイントをご紹介します。「人と話すのが苦手」「自分の意見や想いを伝えるのが苦手」という方は、ここからの内容に目を通しておきましょう。

コミュニケーションをとる頻度を増やす

コミュニケーションの苦手意識を克服するための基本ともいえるのが「コミュニケーションをとる頻度を増やす」です

コミュニケーションの頻度が少ないと、いざ人と話すときに緊張してしまうことがほとんど。また、コミュニケーションに慣れていないことから、とっさに返答の言葉が思い浮かばないこともあるのです。

コミュニケーションに対する苦手意識は回数をこなし、慣れていくことで克服することにつながります。

また、コミュニケーションに慣れないうちは、頭の中でいろいろと考えてしまうでしょう。コミュニケーションの頻度を増やすことで、自然と返答が思い浮かぶようになり、必然的に苦手意識が薄くなっていきます。

コミュニケーションの頻度を増やすためには、人が集まる場所へ足を運ぶのが最も手っ取り早いでしょう。セミナーや勉強会、交流会などのイベントを活用して、コミュニケーションの頻度を増やしてください。

失敗を恐れない

コミュニケーションの苦手意識を克服するためには「失敗を恐れないこと」が大切です

「話すのが苦手」と感じている方の多くは、心の奥底で「失敗したくない」といった不安感を抱いていることがほとんどといえます。例えば、「言い回しを間違えるかも」「話している最中につっかえてしまうかも」など、コミュニケーションの失敗を恐れている方は少なくありません。

しかし、コミュニケーションの失敗は少なからず誰にでも経験があることです。例えば「てをにはを間違える」「余計な一言を言ってしまう」「言い間違えをする」など、挙げたらキリがないほど、コミュニケーションの失敗はあります。

しかし、相手を傷つける失敗ではなければ、基本的に「聞き手」はそこまで気にしていません。ちょっとした言い間違いや表現の誤りなどは、コミュニケーションの失敗としては許容範囲内なのです。

そもそも、コミュニケーションで重要なのは、「正しく伝える」といったことよりも、「誤解のないように伝える」といったことです。

コミュニケーションに対する苦手意識は、失敗を恐れないようにすることで十分改善することができますので、今一度自分の不安感と向き合ってみましょう。

相手を主役と考える

コミュニケーションの苦手意識を克服するためのポイントとして挙げられるのが「相手を主役と考える」です

話すことに不安を感じていたり、自信がない方の多くは「何か面白いことを話さなければ」「相手に興味を持ってもらえるような話題を見つけなければ」と、一方的に責任を感じています。

しかし、コミュニケーションでは必ずしも特別な話題を提供する必要はありません。人は、「話している最中」に楽しいと感じるものですから、むしろ自分が話すよりも相手に話してもらった方が、相手は会話に満足するものなのです。

つまり、自分は聞き役に徹して、相手に話し手になってもらうように立ち回れば、相手は会話を楽しんでくれます。

相手を主役として考えて会話をすることで、自然と質問が頭に思い浮かんだり、リアクションをとったりしやすくなるでしょう。話題の中心を「相手」にすることで、会話が弾み、コミュニケーションが円滑になります。

ちなみに、人が話しやすい話題は「苦労話」「失敗談」などです。特に「過去にどんな苦労をしたのか」「今、どれだけ大変か」といった話題は話しやすいので、相手への質問にもピッタリといえます。

「〇〇さんって苦労も乗り越えられそうですよね」「今までで大変だったことってどんなことですか?」など、相手が苦労話や失敗談を話しやすくなるような話を振ってみましょう。

とにかく相手の話に耳を傾ける

コミュニケーションの苦手意識を克服したいのであれば、とにかく相手の話に耳を傾けることが大切です

コミュニケーションに苦手意識を感じている方は、「何か話さなければ!」と一人で葛藤しているものが多いもの。しかし、前項でも触れたとおり、コミュニケーションは自分ばかりが一生懸命話す必要はないのです。むしろ相手に話してもらった方が、相手が満足しやすく、会話も弾みやすくなります。

そのためにも「相手の話に耳を傾ける」ということが大切です。ただ単純に相手の話を聞いているのではなく、聞き手としてリアクションをとったり、質問をしたりすることで、自然と会話のキャッチボールにつながります。

また、適切な質問・相槌をするためにも、しっかりと相手の話に耳を傾けなければなりません。上の空になっていたり、話を聞きながら別のことを考えていたりすると、相槌が曖昧になってしまう可能性がありますし、話の流れに沿っていない質問をしてしまうことも考えられます。

コミュニケーションが苦手であると「次に何を言おう」「どうやって言葉を返そう」など、いろいろと頭の中で考えてしまいがちですが、まずは難しいことを考えずに、相手の話に耳を傾けることを意識しましょう。

日ごろから雑談のネタを探しておく

日ごろから雑談のネタを探しておくことで、コミュニケーションに対する苦手意識を克服できるケースは多いです

コミュニケーションに対して苦手意識を感じている方は、そもそも「話題がないから」といった場合が少なくありません。何を話せばよいのか分からないことから、コミュニケーションに苦手意識を感じてしまう例が多いのです。

仮に、雑談のネタがないことがコミュニケーションの苦手意識につながっているのであれば、あらかじめ「雑談のネタ」を探しておくことで問題を解消できるでしょう。

例えば、ニュースで見かけた情報や、友人や知人との出来事、家族とのやりとり、職場や趣味の仲間との会話などから、雑談のネタはいくらでもストックできます。

雑談ネタのストックがあれば、いざ会話する際にも余裕を持つことができ、緊張せずにコミュニケーションを交わしやすくなるでしょう。

否定的な発言は控える

コミュニケーションの苦手意識を克服するためにも、否定的な発言は控えるようにしましょう

自分の価値観や考え方とは異なる話をされたとき、「いやでも…」「それはちょっと…」など、つい否定をしてしまいたくなるものです。しかし、否定的な発言は相手の「話そうとする意欲」を削いでしまいます。

結果的に会話が盛り上がらず「やっぱりコミュニケーションは苦手だな…」と思うことにつながり、悪循環に陥ってしまうのです。

基本的に、否定的な発言は場の雰囲気を暗くしてしまうので、好ましくはありません。なるべく肯定的な発言を意識して会話を交わすことが大切です。

また、「どうしても肯定的になれない」「共感できない」という場合は、肯定も否定もしない返答を心がけましょう。例えば「そうなんですか」「なるほど」などの返答は、肯定にも否定にもなりませんので、困ったときのリアクションとして活用してみてください。

コミュニケーションが上手な人の特徴

コミュニケーションが上手な人の特徴

コミュニケーションを苦手とする方がいる一方で、コミュニケーションが上手な人もたくさんいます。
コミュニケーションが上手な人には、どのような特徴があるのでしょうか。ここからは、具体的な特徴について詳しく解説します。

たとえ話が上手

コミュニケーションが上手な人の特徴として、まず挙げられるのが「たとえ話が上手」です

説明だけではイメージしにくい事柄は、たとえ話を用いることで理解しやすくなることがほとんど。「もし○○であるとしたら…」「たとえば○○だったときに…」など、上手にたとえ話を盛り込むことができる方は、コミュニケーションが上手な傾向にあります。

ちなみに、上手なたとえ話は「誰もが知っている物・コトを例にする」「言い回しがシンプル」などが挙げられます。

相手に対する興味関心が高い

コミュニケーションが上手な人の多くは、「相手に対する興味関心が高い」といえます

相手がどんな人なのかを知りたがる人は、必然的に質問が思い浮かびます。表面的な質問だけではなく、一歩踏み込んだ質問も積極的にできることから、話し手が楽しく話しやすくなるのです。

また、相手に対する興味関心が高い人は、リアクションが大きい傾向にあり、「話を聞きたい」という姿勢が伺えます。そのため、会話が盛り上がりやすくなるのです。

そもそも会話好き

コミュニケーションが上手な人は、そもそも会話好きである傾向にあります

「話していることが楽しい」「話を聞くことが好き」など、会話好きな人はその場を心から楽しむことができるため、結果的にコミュニケーションを円滑に交わせるのです。

また、会話が好きな人は、日ごろから雑談のネタを収集していることも多く「今度会ったときにこれを話そう」「次はあのことについて聞いてみよう」など、話題が豊富です。

また、会話が好きな人は、コミュニケーションの些細な失敗は気にせず「伝えたいことを伝える」ということを重視しています。そのため、コミュニケーションに対する不安感がありません。

コミュニケーションに対して苦手意識を感じている方は、「会話を楽しむ」といった努力も必要といえるのでしょう。

相手の気持ちをくみ取れる

コミュニケーションが上手な人は、相手の気持ちをくみ取る能力が高いといえます

「相手がどのような感情を抱いているか」「相手が何を聞いてほしいか」など、相手の気持ちに立って考えることができるため、その場に合った話題をチョイスすることができるのです。

例えば、緊張している相手に対して「こういう場って緊張しますよね」と一言声をかけられるのは、コミュニケーション上手な人の特徴です。緊張していた人も、声をかけてもらったことで肩の荷が下り、スムーズに話しやすくなるのです。

面白い話を用意している

面白い話を常に用意している人は、コミュニケーション上手な場合が多いです

自分の失敗談を自虐ネタとして用意して置いたり、テレビや日常で起こった面白い出来事などをネタとして取っておくことで、話題に困ることはありません。

そのうえ、会話中に笑顔が増えるため、その場の雰囲気もぐっと明るくなるものです。緊張感を和らげることにつながりますし、親近感を抱いてもらいやすくなることから、より円滑なコミュニケーションにつなげることができます。

コミュニケーションにおけるNG行動

コミュニケーションにおけるNG行為

コミュニケーションを交わすにあたり、いくつかNG行為があります。会話を長続きさせたり、楽しいコミュニケーションへとつなげるためにも、NG行動を把握しておきましょう。

上の空で話を聞いている

コミュニケーションをとる際には、上の空で話を聞いていてはいけません

「相手にはバレていない」と思っていても、相槌の仕方や返答の内容で、きちんと話を聞いていないということは分かってしまいます。
また、目の動きやしぐさなどでも上の空であることは見破られてしまうので、相手の話を聞いている最中は余計なことを考えず、しっかりと耳を傾けましょう。

話の腰を折る

コミュニケーションを交わす際に、絶対にやってはならないのが「話の腰を折る」です

相手が話している最中に遮ったり、口をはさんだりしてしまうと、相手は話す気がなくなってしまいます。そのうえ「何を話そうとしたんだっけ」と、相手を悩ませてしまうことにもなり、コミュニケーションがスムーズに行かなくなってしまうのです。

相手の話に対し、気になることや疑問点が出てきても、まずはいったん最後まで話を聞き、改めて質問をすることが大切といえます。

自分の話に切り替える

コミュニケーションの場では、自分の話に切り替えないようにしましょう

自分が話していた最中に、相手が割り込んできたら、誰しも良い気持ちにはなりません。

例えば、相手が苦労した話をしている最中に「自分も最近すごく大変なことがあって…」「そういえば、自分も先週徹夜続きで…」など、自分の話に切り替えるようなことはNGです。

単純に共感する程度であれば問題はありませんが、自分の話に切り替えて自分中心の話題となってしまうことは避けなければなりません。

まとめ

コミュニケーションの方法

コミュニケーションを苦手としている方にとって、ビジネスシーンの雑談や会議などは不安を感じてしまうことでしょう。

しかし、コミュニケーションの苦手意識は工夫次第で克服することができますし、具体的なコミュニケーション方法を実践することで、不慣れであっても問題なく会話を楽しむことができます。

まずは、本ページでご紹介した内容を今一度よく理解し、自分のコミュニケーションについて見直してみることが大切です。

現在、コミュニケーションについて悩んでいる方は、これを機に克服してみてはいかがでしょうか。

 

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