記者発表会とは？必要な準備や行う際のポイントを紹介

企業が新しい製品やサービスを発表する方法の一つに、「記者発表会」があります。記者発表会を開催し、メディアにニュースとして取り上げてもらうことで、多くの人に自社の製品やサービスを知ってもらうことができます。さらにそのニュースがSNSなどで拡散されれば、より高い広報効果が得られるでしょう。

本記事では、記者発表会とはどのようなものか、行うために必要な準備と、行う際のポイント、記者発表会におすすめの会場を紹介します。

記者発表会とは

記者発表会とは、企業や団体が新しい情報を発表するために開催するイベントのことです。さまざまなメディアの記者を集めて、記者たちに対して情報を提供します。

【発表する内容の一例】

• 新しい製品やサービスの発売
• 新しい事業の開始
• 新しいCMやキャンペーンの開始
• 他社との事業提携の発表
• 環境問題への取り組みの報告
• 研究結果や最新技術の発表　　など

発表した情報をメディアがニュースとして取り上げてくれれば、伝えたい情報をより多くの人に届けることができます。ただ、取り上げるかどうかを判断するのは各メディアです。そのため、主催する側としては、ニュース性のある情報を提供する必要があります。

企業や団体がメディア向けに情報を発信する方法として、プレスリリースがありますが、文字と静止画だけで発信するよりも、記者発表会を開催したほうが、情報が伝わりやすくなります。記者発表会では、音や映像などさまざま表現で伝えられ、新商品の発表であれば、実際に製品やサービスを見て・体験してもらうこともできます。

以前は一つの会場に記者を集めて開催する形式が一般的でしたが、最近はオンラインやハイブリッド形式で実施するケースも増えています。

記者発表会と記者会見の違い

記者発表会と似た言葉に、記者会見があります。記者会見とは、さまざまなメディアの記者を同じ場所に集めて、発表や説明をしたり、質問に答えたりする会合のことをいいます。

記者発表会は、企業や団体が何か発信したいことがあるときに行われますが、記者会見は、そのようなケースばかりではありません。たとえば、何らかの不祥事が起きたときの謝罪会見のように、世間やメディアから要望があって行われるケースもあります。この点が、記者発表会と記者会見の違うところです。

また、記者発表会は発表したいことがある企業や団体が主催するものですが、記者会見は記者クラブが主催するものもあります。発信者が公的機関の場合は、記者クラブの主催で実施されます。

記者発表会を行うために準備すること

記者発表会を行うためには、まず「世のなかに何を伝えたいのか」という目的やテーマを明確にする必要があります。その他にも準備することは非常に多くあり、一般的なイベントに比べて時間も労力もかかりますので、余裕をもって準備に取りかかることが大切です。具体的にやるべきこととしては、以下が挙げられます。

• 開催日時を決める
• 会場を決める
• プレスリリースを配信する
• 案内状を送付する
• 発表者と司会者を決める
• 当日使用する資料等を用意する
• 配布物を用意する

一つずつ、詳しく見ていきましょう。

開催日時を決める

まずは、記者発表会を開催する日時を決めましょう。

メディア関係者が集まりやすいのは、「平日の午後」といわれています。また、金曜日・土曜日や祝日の前日は、翌日が休みとなるため、すぐにニュースとして取り上げてもらえない可能性があります。その他、業界のイベントや、競合他社の発表のタイミングと重なると、注目度や関心が分散してしまうことも考えられます。

これらを考慮して、適切なタイミングで実施することが大切です。

会場を決める

開催日時が決まったら、次は会場を決めます。

記者発表会の形式（リアル / オンライン / ハイブリッド）や、規模にもよりますが、自社のオフィスや現場、店舗などを会場とするケースもあります。記者発表会を行うには多額の費用ががかります。もし社内で実施できるスペースがあるなら、そこを会場とすることでコストを抑えることができます。

社外であれば、貸し会議室やレンタルスペース、ホテルの宴会場などを会場とすることが多いでしょう。会場を決める際は、その施設のホームページなどを見て情報を収集したあとに、実際に現地を下見することをおすすめします。実際に現地に行ってみると、「写真で見たイメージと違う」「思ったより駅から遠い」といったことがあるためです。また、会場を選ぶ際は以下のポイントをチェックしましょう。

アクセスしやすいか

メディア関係者は、取材に必要な重い機材を持ち運ぶため、アクセスのしやすさや交通の便が非常に重要です。具体的には、以下のポイントをチェックするとよいでしょう。

• 複数の路線からアクセスできるか
• 最寄り駅から近いか
• わかりやすい位置にあるか
• 駐車場があるか
• 周辺にコインパーキングはあるか

特にテレビ記者を招待するなら、業務用バンを停められる駐車場やコインパーキングの有無は必ず確認しておきましょう。

十分な広さ・高さがあるか

記者発表会の会場は、「招待する記者全員を収容できる広さがある」ではなく、「招待する記者全員が快適に活動できる広さがある」ことが重要です。機材の配置なども考慮して、十分な広さがある会場を選びましょう。

ただ、あまりにも広すぎると閑散とした雰囲気になってしまい、イベントとして盛り上がらなくなる可能性がありますので、その点は注意が必要です。十分な広さはありつつも、広すぎない会場が望ましいでしょう。

そして、会場の広さだけでなく高さもチェックします。天井が低いと、前列の記者の頭や照明などがカメラに写りこんでしまう可能性がありますので、十分な高さがある会場を選びましょう。

記者発表会の雰囲気にマッチするか

記者発表会で発表する内容と、会場の雰囲気が合っているというのも重要なポイントです。

バックパネルを設置するなどして、発表する内容とマッチする雰囲気を作ることももちろん大切ですが、メイン会場だけでなく、エントランスやお手洗いなどもチェックして、全体の雰囲気がマッチする会場があるとなおよいでしょう。

必要な機材や設備が備わっているか

自社が考えている形で発表ができる機材・設備が会場に備わっているかどうかも、重要なポイントです。備わっていない場合は、レンタルはできるのか、持ち込みは可能かなどを会場に確認しましょう。

【記者発表会に必要な設備の一例】

• ステージ
• スクリーン
• プロジェクター
• マイク
• スピーカー
• ミキサー
• 照明設備
• インターネット回線
• 椅子　など

プレスリリースを配信する

プレスリリースとは、企業や団体などが、主に報道機関（プレス）に向けて発信する文書のことです。記者発表会の詳細が決まったら、記者発表会を開催することを、プレスリリースで配信しましょう。

メディアが注目してくれるようなプレスリリースを書くためには、まず必要な情報を5W1Hで整理しておくことが大切です。これを漏れなく、かつ簡潔にまとめることを意識して、文章を作成しましょう。

• Why（なぜ）：記者発表会の目的や背景
• What（何を）：記者発表会で発表する内容
• Who（誰が）：記者発表会の主催者
• When（いつ）：記者発表会を実施する日時
• Where（どこで）：記者発表会を実施する場所
• How（どのように）：記者発表会の特徴、参加申込みの方法 など

多くのメディアに来てもらえるように、記者発表会を実施することをプレスリリースで配信するケースもあれば、実施したあとにレポートを配信するケースもあります。

案内状を送付する

記者発表会の詳細が決まったら、案内状の送付も忘れてはいけません。案内状を送付するタイミングとしては、記者発表会を実施する1ヶ月前が目安です。記者は多くの予定を抱えていますので、直前の送付になると、来てもらえる可能性が低くなります。遅くても、2週間前には送付するようにしましょう。

案内状の送付方法としては、メール、FAX、封書の他、手渡しというケースもあります。「基本的にはメールで送付するが、絶対に来てほしいメディアには手渡しをする」というように、複数の方法を組み合わせることも検討してみましょう。絶対に来てほしいメディアに対しては、案内状自体を特別仕様にするケースもあります。

そして、「どのメディアに案内状を出すか」ですが、今回発表する内容に関心を持ってくれそうなメディアや、望む取り上げ方をしてくれそうなメディアを選び、リストを作成します。過去に記者発表会を実施したことがあるなら、そのときの送付先も参考にするとよいでしょう。

案内状に記載する内容

案内状に最低限記載するべき項目は、以下の通りです。案内状を作成するときは、これらを簡潔に、わかりやすくまとめることを意識しましょう。

上記必須項目に加えて、メディアが「参加することでメリットがある」と感じられるような情報を記載できると、多くのメディアに参加してもらいやすくなります。

発表者と司会者を決める

記者発表会の当日に、誰が発表者と司会者を担当するのかも決めておかなければなりません。

発表者は、企業や団体の責任者が担当するのが一般的です。記者発表会は重要な発表を行う場であり、来てくれたメディアに対してきちんとした説明を行うことが求められます。メディアからの質問にも正確に答えられるように、発表者は発表の内容について、理解を深めておく必要があります。

司会者は、企業の場合は広報担当者か、プロの司会者やフリーアナウンサーに依頼するケースもあります。司会者は、記者発表会全体を取り仕切る重要な役割です。司会スキルのある人に任せるようにしましょう。

当日使用する資料等を用意する

当日使用する資料等も、間に合うように準備しておく必要があります。

たとえば、プレゼンテーション資料です。プレゼンテーション資料は、文字ばかりではなくグラフや図、画像などを使って、視覚的にもわかりやすく作成しましょう。

それから、司会の台本や、式次第、タイムスケジュールも必要です。スケジュールは、ある程度時間に余裕を持たせておきます。当日は何かトラブルが発生したり、質疑応答の時間が長くなったりすることもあるためです。当日スムーズに進められるように、運営チームには事前にこれらの資料を共有し、全体の流れを把握してもらっておきましょう。

配布物を用意する

参加者にパンプレットや商品サンプルなどを配布する場合は、こちらも当日に間に合うように準備します。

配布物は、目標の参加人数よりも多めに用意しておきましょう。「社内で共有するため」として、複数持ち帰りを希望するケースもあるためです。また、万が一不備があった場合でもすぐに交換できるように、多めに用意しておくことをおすすめします。

記者発表会を行う際のポイント

次に、記者発表会をスムーズに、そして効果的に実施するためのポイントを紹介します。

会場は予定時間よりも長めに押さえておく

記者発表会終了後は、機材の撤去や片付けも行わなくてはなりません。また、終了時間が予定よりも遅くなってしまう可能性もありますので、会場は少し長めに押さえておくことをすすめします。

たとえば、記者発表会では質疑応答の時間が設けられますが、多くの質問が出れば、それだけ時間も押してしまいます。また、記者発表会終了後に、個別に質問や挨拶、名刺交換を求められることもあります。メディアが帰るまでは、撤収作業には入れません。すべてにきちんと対応ができるように、時間に余裕を持たせておきましょう。

想定される質問の回答を用意しておく

メディアからの質問にスムーズに答えられるように、想定される質問に関しては回答を用意しておきましょう。中には、変わった質問を意図的に尋ねてくるメディアもあるかもしれません。きちんと答えられないと、ネガティブな形でニュースになってしまう可能性もあります。どのような質問が出る可能性があるか、あらゆる角度から考えてみましょう。

また、想定外の質問が出たときでも焦らず、正確に答えられるように、発表する内容について理解を深めておくことも大切です。

アフターフォローと効果測定を忘れない

メディアと良好な関係を築いていくためには、アフターフォローも大切です。記者発表会を実施したあとは、来てくれたメディアにお礼の連絡を入れましょう。もしその際に、追加の質問や取材の希望があれば、それらにも対応します。

また、メディアは記者発表会をニュースや記事にしても、わざわざ報告はしてくれませんので、こちらでチェックする必要があります。もし間違った情報や、誤解を招くような伝え方がされていれば、訂正を依頼しましょう。

メディア露出の数以外に効果を測定する方法としては、ニュースに対するSNSの反応を見る、ホームページの訪問者数や閲覧回数などを分析するなどが考えられます。記者発表会は、多額の費用がかかるイベントです。かけた費用に見合う効果が得られたのかしっかり確認をして、今後の広報活動に活かしていくことが大切です。

記者発表会におすすめの会場「IKUSA ARENA」

東京都内で記者発表会を開催することを考えているなら、会場の候補として、「IKUSA ARENA」もご検討ください。

「IKUSA ARENA」は、東武練馬駅徒歩10分のところにある大規模イベントスペースです。約700m2の広々としたメインフロアには、大型ステージと吊り下げ式の130インチスクリーン、音響・照明設備を完備しています。床には30ヵ所以上のコンセントを設置していますので、招待するメディアにも快適に活動していただけるでしょう。机と椅子も、200名分までは無償で貸し出しを行っています。

また、オンライン形式の記者発表会を検討しているなら、10名用の小部屋もあります。

「IKUSA ARENA」を運営する株式会社IKUSAでは、イベントの企画・運営のサポートも行っています。レイアウトや演出のご相談、当日のお手伝いなども対応いたしますので、お気軽にお問合せください。

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まとめ

記者発表会を行うことで、メディアを通して多くの人に情報を届けることができます。ただし、ニュースとして取り上げるかどうかを決めるのは各メディアです。話題性が低ければ、取り上げてもらえない可能性もあります。また、記者発表会を実施するには多くのことを準備する必要があり、コストも、時間も労力も必要になります。何のために実施するのか、どのような効果を狙うのかをきちんと考えたうえで、企画を進めていきましょう。