祝賀会とは？一般的な流れや開催に必要な準備を紹介

祝賀会とは、その名の通り何かをお祝いし、喜びを分かち合うために開かれる会のことです。しかし、みんなで集まってお酒を交わしながらわいわい盛り上がる……、というようなものではなく、ある程度決まった流れに沿って行われる、格式の高いパーティーを指すことが多いです。

本記事では、祝賀会とはどのようなものなのか、祝賀会の一般的な流れと、開催に必要な準備、服装マナーについて解説します。また、東京都内で祝賀会の会場を探しているという方に向けて、最後におすすめの会場も紹介していますので、ぜひ参考にしてください。

祝賀会とは

祝賀会とは、何かをお祝いするために開かれる集まりやパーティーのことです。たとえば、創立記念、周年記念、誕生日といった何かの節目をお祝いする祝賀会や、新商品のリリース、プロジェクトの成功、何らかの賞を受賞するなど特定の成果をお祝いするために開催される祝賀会もあります。

祝賀会は、いつもお世話になっている人たちと喜びを分かち合ったり、感謝を伝えたりするために開かれます。ホテルの宴会場やイベント会場を貸し切って、豪華なパーティーとして開催されることが多いでしょう。

内容にもよりますが、祝賀会にはフォーマルな服装で参加するのが一般的です。特にビジネス関連の祝賀会の場合は、単に喜びを共有するだけでなく、関係者との結びつきを強化するための場でもありますので、きちんとした服装で参加することが求められます。祝賀会の服装マナーについては、記事の後半で詳しく紹介します。

祝賀会と祝勝会の違い

祝賀会と似ている言葉に、祝勝会があります。祝勝会は、その名の通り「勝利」を祝うための集りやパーティーのことです。たとえば、スポーツ大会で優勝したときや、コンテストで一番良い賞を取ったときなどに開催されます。これに対して祝賀会は、「勝利」に限らず、お祝い事全般が対象となります。

また、祝勝会は「勝利」した直後に開催されることが多く、賑やかで熱気に満ちた雰囲気があります。対して祝賀会は、フォーマルな雰囲気のなかで、ある程度決められた流れに沿って行うのが一般的です。祝賀会の流れについては、のちほど詳しく紹介します。

祝賀会と式典の違い

式典とは、一定の形式に従って行われる行事や式を指す言葉です。「〇〇式」と呼ばれるもののなかでも、特別な式や盛大な式を「式典」と呼ぶ傾向があります。たとえば、学校の入学式や卒業式、企業の内定式や入社式、プライベートなものであれば結婚式も、式典に含まれます。

創立記念式典などは、祝賀会を兼ねて飲食を伴う形で開催されることも多いです。

式典については以下の記事でも詳しく解説していますので、あわせてご覧ください。

祝賀会とレセプションパーティーの違い

レセプションパーティーとは「歓迎」や「接待」のためのパーティーのことです。これに対して祝賀会は、お伝えしたように「お祝い」のための集まりやパーティーを指します。

このようにレセプションパーティーと祝賀会は、本来は目的も意味も異なるものですが、厳密に使い分けはされていません。最近は、おめでたい雰囲気のパーティー全般、または主催者側がゲストを招いて行うパーティーを、レセプションパーティーと呼ぶ傾向があります。

レセプションパーティーについて、詳しくは以下でも解説していますので、よろしければご覧ください。

レセプションパーティーとは？準備の流れ・会場選びのポイントを解説

祝賀会の一般的な流れ

祝賀会は、以下の流れで行われるのが一般的です。

1. 開会の挨拶
2. 祝辞
3. 乾杯
4. 食事・歓談
5. 祝電の紹介
6. 余興
7. 閉会の挨拶

どのようなことを行うのか、一つずつ詳しく見ていきましょう。

1.開会の挨拶

はじめに、司会者が祝賀会の開会を宣言し、簡単に挨拶をして、何を祝うための祝賀会なのかを出席者に伝えます。もちろん、出席者たちは祝賀会の趣旨を理解したうえで参加しているはずですが、会場の雰囲気を作るためにも、これを司会者から改めて伝えることは重要です。また、祝賀会の主役や、重要な出席者の紹介なども行います。

2.祝辞

祝辞（しゅくじ）とは、お祝いの場で述べられる、祝福の言葉やスピーチのことをいいます。祝辞は、出席者のなかで最も立場が上の人が行うのが一般的です。

祝辞は、その場で指名された人がアドリブでスピーチするわけではありませんので、あらかじめ依頼をしておく必要があります。文章を準備するのは意外と大変なので、できるだけ早めに依頼しておきましょう。

3.乾杯

次に、乾杯の挨拶です。乾杯の挨拶は、一般的には出席者のなかで立場が上から3番目の人、もしくは年長の人が行います。または、出席者が少ない場合は、祝辞を述べた人がそのまま乾杯の指揮を執ることもあります。

すでに飲み物や料理も出席者のもとに運ばれてきていますので、乾杯の挨拶は短くまとめるのが基本です。

4.食事・歓談

乾杯のあとは、食事を楽しみながら自由に歓談する時間を設けるのが一般的です。

今回の祝賀会の主役に直接お祝いの言葉を伝えに行ったり、日頃からお世話になっている人に挨拶をしたりできるのも、この時間です。祝賀会のメインともいえる部分になりますので、長めに時間をとるとよいでしょう。規模にもよりますが、30分～1時間以上とるケースもあります。出席者の人数や、全体のプログラムのバランスを見て、時間配分を決定しましょう。

5.祝電の紹介

食事・歓談のあとは余興の時間となりますが、祝電がある場合は、余興の前に紹介するケースが多いです。祝電の数が多い場合は、重要な祝電のみを読み上げ、その他は会社名と代表者名のみ紹介する形としてもよいでしょう。

6.余興

次は、余興です。余興は、祝賀会の趣旨に合ったものであることが重要です。祝賀会の内容や雰囲気、出席者に合わせて決めましょう。

【余興の例】

• お祝いの動画やスライドショーの上映
• パフォーマンス披露
• ゲームやクイズ　　　など

余興が終わったら、またしばらく食事・歓談の時間とします。

7.閉会の挨拶

閉会の挨拶は、出席者のなかで立場が上から2番目の人、もしくは年長の人が行うのが一般的です。今回の主役に対して改めてお祝いの言葉を述べるとともに、今後の期待や、出席者に対する感謝なども伝えます。

そして最後に、司会者が祝賀会の閉会を宣言して、祝賀会は終了となります。二次会を開催する場合は、その情報もアナウンスしましょう。

祝賀会を開催するために必要な準備

祝賀会を開催するためには、多くのことを準備しなくてはなりません。具体的には、以下が挙げられます。

• 日程を決める
• 会場を決める
• プログラムを決める
• 司会や挨拶の依頼をする
• 案内状を送付する
• 記念品を用意する
• 備品を用意する
• リハーサルをする
• 会場を準備する

一つずつ、詳しく解説します。

日程を決める

まずは、祝賀会を開催する日程を決めます。

この際に最も優先するべきなのは、当然ですが祝賀会の主役（祝われる人）の都合です。たとえば、企業の創立記念祝賀会なら「社長」が、受賞記念祝賀会なら「賞を受賞した人」が、主役となります。その次に優先するべきなのが、重要な出席者の都合です。

祝賀会の日程を決めるときは、まず主役にいくつか候補日を挙げてもらい、そのなかから重要な出席者の予定が空いていて、かつ多くの人に出席してもらえそうな日を選ぶとよいでしょう。

会場を決める

祝賀会の内容や規模、予算に合わせて、会場を手配します。会費制の祝賀会とする場合は、会費も予算に組み込みましょう。

祝賀会の会場は、参加者が利用しやすい会場であることが重要です。まずは「アクセスや立地」を確認しましょう。具体的にチェックしたいポイントとしては、駅から近いか、場所がわかりやすいか、駐車場があるなどです。遠方からゲストを招く場合は、近くに宿泊施設があるかどうかも確認しておきましょう。その他、レイアウトや設備、人数の変更やキャンセルの期限なども、予約を確定させる前にしっかり確認しておきます。

人気のある会場は、週末や大安・友引などは特に予約が埋まりやすいため、希望する日に予約が取れない可能性があります。日程が決まったら、早めに会場を押さえておきましょう。

プログラムを決める

祝賀会の一般的なプログラムは、先ほど「祝賀会の一般的な流れ」の項で紹介した通りです。時間配分や、余興の内容など、細かく決めていきましょう。

プログラムが決まったら、タイムスケジュールや進行表、司会台本なども作成しておくと、当日の運営がスムーズになります。

司会や挨拶の依頼をする

司会はもちろん、祝辞や乾杯の挨拶も、当日アドリブで行うわけではありません。誰にお願いするのかを決めて、あらかじめ依頼しておきます。

まず司会については、運営チームのなかの誰かにやってもらうのか、外部に依頼するのかを選択します。司会者とは、事前にしっかり打合せをしておくことが大切です。特に外部に依頼するなら、祝賀会の目的や当日の流れ、注意事項などを、細かく伝えておく必要があります。

次に挨拶についてですが、挨拶を行う人は「祝賀会の一般的な流れ」の項で紹介した通りです。改めて、以下にまとめます。

• 祝辞……出席者のなかで最も立場が上の人。
• 乾杯……出席者のなかで立場が上から3番目の人、もしくは年長の人（祝辞を述べた人がそのまま乾杯まで行うケースもある）。
• 閉会の挨拶……出席者のなかで立場が上から2番目の人、もしくは年長の人。

担当する人は、挨拶文を準備しなくてはなりません。依頼がぎりぎりになると、準備時間を確保できないために断られてしまう可能性もありますので、できるだけ早めにお願いしておきましょう。

案内状を送付する

詳細が決まったら、祝賀会に来てほしい人に案内状を送ります。祝賀会の案内状は、往復はがきや封書で送付するのが基本ですが、カジュアルな雰囲気の祝賀会なら、メールやSNSでお知らせするケースもあります。

案内状を送付する時期は、祝賀会の規模にもよりますが、開催日の3ヶ月前～1ヶ月前が目安です。1ヶ月～2週間前には、会場に最終人数を伝えないといけないケースがほとんどなので、それに間に合うように返信期日を設定しましょう。もし期日までに返信がない場合は、電話やメールで確認します。会費制の場合は、金額と徴収方法も案内状に忘れずに記載しましょう。

また、開催日が近づいたら、「出席」と返事をくれた人に対して、最終通知として会場までのアクセスや注意事項などを連絡できると、より丁寧です。

記念品を用意する

祝賀会当日に、出席者に記念品を渡す場合は、間に合うように用意しなければなりません。どのような記念品にするかは、祝賀会の目的や予算に合わせて決定しましょう。

企業の創立記念祝賀会なら、社名の入ったアイテムがおすすめです。筆記用具や置時計、タンブラーなど、便利で、日常的に使いやすいものが喜ばれます。

備品を用意する

祝賀会の開催に必要な備品も用意しなければなりません。以下は、備品の一例です。

• パンフレット
• プログラム
• 出席者リスト
• キャッシュボックス
• つり銭
• プロジェクター
• スクリーン
• パソコン　　など

抜け漏れがないように、最初に必要なものをすべてリストアップし、自分たちで用意するものと、レンタルするものに分けて、チェックリストを作っておくとよいでしょう。

リハーサルをする

当日までに関係者で集まって、しっかりと打合せをしておくことも重要です。そして、開催日が近づいてきたら、当日を想定して通しでリハーサルをします。

リハーサルを通して改善点が見つかる可能性があるため、修正する時間を確保できるように、開催日ぎりぎりではなく1週間前～10日前までには行うようにしましょう。可能であれば、実際の会場でリハーサルを行うのが理想です。

会場を準備する

祝賀会の開催日前日、または当日には、会場の準備もしなければなりません。受付時間までにすべての準備が終えられるよう、時間に余裕を持って準備を始めましょう。

会場によっては、準備をお任せできるところや、手伝ってくれるところもあります。その場合でも、必ず最終チェックは主催者側で行うようにしましょう。具体的には、会場のレイアウトが打合せどおりになっているか、機材がすべてそろっているか、音響・照明設備に問題はないかなどです。ミスやトラブルがあると、進行がストップしてしまったり、せっかくのお祝いの席が台無しになってしまったりする恐れがあるので、しっかり確認しておきましょう。

祝賀会の服装マナー

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祝賀会に適した服装は、ゲスト側と主催者側、どちらの立場で出席するのかによって異なります。ここでは、祝賀会の一般的な服装マナーを紹介します。

ゲスト側

ゲストには、お祝いの席にふさわしい、華やかな服装で出席してもらいましょう。女性であれば、パーティー向けのドレスやワンピース、明るい色合いのスーツなどが適しています。男性はスーツ＋白いシャツが基本です。ネクタイやポケットチーフで華やかさをプラスするとよいでしょう。

祝賀会の案内状には、ドレスコートを記載しておくのがおすすめです。ドレスコードが指定されていれば、ゲストも服装に迷わなくて済みますし、会場の雰囲気も統一できます。

主催者側

主催者側は、ゲストをもてなす立場になりますので、お祝いの席ではありますが、控えめな服装で出席するのがマナーです。落ち着いた色・デザインのスーツやワンピースなど、フォーマルな服装が無難でしょう。コサージュをつけたり、ポケットチーフを挿したりする程度であれば問題ありません。

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まとめ

祝賀会とは、お祝いのために開かれる集まりやパーティーのことをいいます。カジュアルな雰囲気のパーティーもありますが、格式を重んじる形で開催されることが多いでしょう。ある程度流れも決まっていますので、企画する際は、本記事で紹介した内容もぜひ参考にしてください。

祝賀会を成功させるためには、しっかりと事前準備をしておく必要があります。「祝賀会を開催したいがリソースが足りない」「レイアウトや演出に悩んでいる」という場合は、イベント会社に相談してみるのもおすすめです。大規模イベントスペース「IKUSA ARENA」を運営する株式会社IKUSAでは、イベント企画・運営のサポートも行っています。イベントに関してお困りのことがあれば、お気軽にご相談ください。