社内イベント

posted:2022 07.12

オンライン表彰式とは?実施するポイントや注意点、成功事例も紹介!

あらたこまち
オンライン表彰式とは?実施するポイントや注意点、成功事例も紹介!

社員の功績やがんばりを称える「表彰式」は、社員のモチベーションやエンゲージメント(会社に対する愛着心)を向上させる大切なイベントです。近年では、Web会議システムや配信ツールなどを利用し、オンラインで表彰式を開催する企業も多くなってきています。

本記事では、オンライン表彰式が注目されている背景、オンライン表彰式の形式、メリット、具体的な実施方法、ポイントと注意点、成功事例まで紹介します。

オンライン表彰式が注目されている背景

オンライン表彰式とは、インターネット上で開催される表彰式のことです。従来のオフラインでの表彰式のように、1つの会場に集まる必要がなく、インターネット回線と必要な機材・ツールなどが揃っていれば、どこからでも参加できます。

2020年、新型コロナウイルス感染症が世界的に流行したことをきっかけに、対面以外の方法で表彰式を開催できないかと、オンライン表彰式を開催する企業が増えたようです。

表彰式は、社員のモチベーションやエンゲージメントを高める効果があります。表彰を1つの目標としている人もいるため、数ある社内イベントのなかでも、表彰式は、重要度の高いイベントであるといえます。

オンライン表彰式の形式

オンライン表彰式には、大きく分けて3つの形式があります。

  • リアルタイム配信形式
    特定の時間に、Web会議システムを使ってインターネット上に参加者が集まり、表彰式の様子をリアルタイムで配信する形式です。チャット機能を活用して、参加者とコミュニケーションをとることもできます。
  • オンデマンド形式
    あらかじめ撮影した表彰式の動画を、動画配信サイトなどにアップロードし、一定期間視聴できるようにする形式です。参加者は、自分の好きな時間に動画を見ることができます。
  • ハイブリッド形式
    オフラインの会場で実際に表彰式を行い、その様子をオンラインで生中継するという形式です。アイデア次第で、さまざまな演出をできます。

おすすめは、臨場感が伝わるハイブリッド形式ですが、それぞれの形式に良い点がありますので、自社に合った形式を採用しましょう。

オンライン表彰式のメリット

オンライン表彰式には、感染症の感染拡大防止以外にも、メリットがたくさんあります。パンデミック終息後も、表彰式の1つの形として定着していくと考えられるオンライン表彰式のメリットを紹介します。

社員のモチベーションが向上する

特別な場所で表彰されるという経験は、今後の自信にもつながります。また、受賞者だけでなく、表彰される人を見て、「次は自分が表彰されるようにがんばろう」と、刺激を受ける人もいるでしょう。このように、もともと表彰式には、社員のモチベーションを向上させる効果があります。

これに加えてオンライン表彰式は、参加者の反応がダイレクトに見えたり、チャット機能を使えば、リアルタイムでコミュニケーションをとったりもできるため、よりモチベーションにつながりやすいと考えられます。また、コメントを投げかけたり、ゲームに参加したりすることで、受賞者以外の参加者も積極的にイベントに参加できるという点も、オンラインの魅力の一つです。

社員と企業の関係が強化される

表彰式は、社員と企業の良好な関係を構築・維持していくためにも重要なイベントです。社員のエンゲージメントを高めるためには、「がんばった社員は正当に評価する」という姿勢を、きちんと示していくことが必要となります。表彰式も、それを示す1つの機会なのです。

「リアルの場で集まれない」ことを理由に開催を見送り続けていると、社員のエンゲージメントが下がり、生産性や離職率などにも影響が出てくるかもしれません。企業の今後の成長のためにも、オンラインでの開催を検討してみることが大切です。

社員のスキルアップにつながる

表彰式は、社員の成長につながる場でもあります。表彰式では、その社員がなぜ受賞したのか、評価ポイントも併せて解説しましょう。そうすることで、他の社員は、「自分には何が足りないのか」を学ぶことができます。表彰式は、社員がスキルアップするきっかけとなる、重要なイベントなのです。

オンライン表彰式を実施する5つのステップ

オンライン表彰式を開催するにあたり、どのような準備が必要となり、どのような手順で進めていけばよいのでしょうか。ここからは、オンライン表彰式の実施方法を5つのステップに分けて紹介していきます。

1.目的と形式を決め、プロジェクトチームをつくる

いきなりプログラムや演出を考えるのではなく、まず決めなければならないのは、表彰式を行う「目的」です。表彰式の目的は、もちろん「表彰すること」ですが、それだけではありません。先述したように、表彰式は、さまざまな効果をもたらします。表彰式を通して、社員に何を感じてもらい、社内にどんな変化を求めるのかを明確にしましょう。

次に決めるのは、表彰式の「形式」です。上述したように、「リアルタイム配信方式」「オンデマンド方式」「ハイブリッド」のなかから、目的や参加人数などに適した方法を選択します。

それから、早い段階で「プロジェクトチーム」もつくっておきましょう。表彰式は、全社で取り組む一大イベントですので、チームのメンバーに選ばれると、本業以外に時間を取られることになります。特に、オンラインでの開催が初めてであれば、プロジェクトメンバーの本業に支障が出ないよう、各部署としっかりスケジュール調整をしましょう。

2.具体的な企画をつくる

「目的」「形式」「プロジェクトチーム」という、表彰式の概要部分が固まったら、次は具体的な企画づくりに入ります。イベントのコンセプトを決め、プログラムを設計していきましょう。以下、プログラムの一例です。

  1. オープニングムービー
  2. 開会のあいさつ
  3. 受賞者の発表
  4. 表彰
  5. 受賞者のコメント
  6. 受賞者へのお祝いコメント
  7. 閉会のあいさつ

これは、あくまで基本的な流れです。自社の目的や企画にあったプログラムを検討してみてください。

3.会場・機材・ツール等の手配

具体的な企画を進めると同時に、会場を決めていきます。自社の会議室などを使用する場合は急ぐ必要はありませんが、撮影スタジオやホテル会場などを使用することを検討しているなら、早めに会場を押さえておく必要があります。特に、入社式や内定式が多い4月・10月や、年末年始などは、イベントの多い時期です。人気の会場は、すぐに予約が埋まってしまいますので、注意しましょう。

それから、参加者にも、参加するための環境を整備してもらわなければなりません。インターネット回線、カメラ・マイク付のパソコン、配信ツールなど、何を揃えてもらう必要があるのかを確認しましょう。

具体的な企画や会場が決まったら、コンテンツの準備も始めていきます。アイデアを出し合い、参加者を飽きさせないようなコンテンツを盛り込むことが、オンライン表彰式を盛り上げるポイントです。

4.社員に周知する

ここまで決まったら、社員に周知し、参加者を募ります。社内報や社内SNSなどを利用して、イベントの概要や、参加するために揃えてほしいものなどを伝えましょう。オンラインに不慣れな人も、当日スムーズに参加できるように、配信ツールの使い方などをあらかじめレクチャーしておくことも大切です。

また、参加人数が多いと、雑音が発生しやすくなります。必要に応じて、音声のみオフにするなどの基本的なルールについても、あらかじめ周知しておくとよいでしょう。

5.リハーサル・本番当日

オンライン表彰式の場合、リハーサルは特に入念に行う必要があります。配信側でトラブルが発生してしまうと、中断や中止になりかねません。何度かリハーサルを重ね、問題点や当日の流れをしっかりと把握し、機材や配信ツールの使い方にも慣れておきましょう。万が一トラブルが起きてしまった時の対処法についても、事前に確認しておくことが大切です。

本番当日は、早めに準備を始め、機材などの最終チェックを行います。問題がなければ、あとは落ち着いて、リハーサル通りに進行するのみです。

オンライン表彰式を成功させるポイント

オンライン表彰式は、ポイントさえ押さえれば、従来のオフラインでの表彰式よりも盛り上がるイベントにできます。ここでは、オンライン表彰式を成功させるためのポイントを紹介します。

オンラインならではの仕掛けをする

オンライン表彰式を成功させるためには、「参加者を飽きさせないこと」が重要なポイントとなります。そのために、オンラインならではの仕掛けを盛り込みましょう。

例えば、チャット機能を使えば、参加者はリアルタイムでコメントしたり、拍手を送ったりもできます。ただ見ているだけでなく、受賞者以外も参加意識を持てる工夫をしてみましょう。

また、バーチャル背景機能で背景を変えて臨場感を演出したり、多彩なカメラワークで受賞者を引き立たせてみたり、視覚的に楽しんでもらえるような工夫も、オンラインだからできることです。遠方に暮らす受賞者の家族とオンラインでつながるといった、サプライズ演出を盛り込むこともできます。

顔出しで参加してもらう

参加者の反応がリアルタイムで見られるということも、オンラインのメリットの一つです。従来のオフラインでの開催の場合は、自分の席の近くにいる人以外は、顔がよく見えません。壇上にいる受賞者も、会場にいる他の社員一人ひとりの表情を確認することは難しいでしょう。広い会場であれば、なおさらです。その点、オンラインなら、ビデオをオンにさえしていれば、参加者一人ひとりの表情がよく見えます。

顔出しを強要はできませんが、基本的に顔出しで参加してもらうことで、イベントがより盛り上がるでしょう。ビデオのオン/オフを、表彰式のなかで案内するという方法もあります。

オンライン表彰式の注意点

オンライン表彰式を成功させるために、ポイントと合わせて注意点についても押さえておきましょう。

配信トラブルのリスクをできるだけ排除しておく

オンライン表彰式で最も怖いのは、配信トラブルです。中断・中止となってしまわないよう、リスクをできるだけ排除しておきましょう。

演出にこだわることも大切ですが、高画質な映像や高音質な音声は、当然データ量が大きくなってしまいます。インターネット回線に負担がかかり、タイムラグが発生してしまう可能性もありますので、その点も考慮しましょう。また、無線LANではなく、通信が安定しやすい有線LANを使うことをおすすめします。

それでも万が一トラブルが発生してしまった時のために、代わりの配信ツールも用意しておくと安心です。

開催時間は短めにする

オンライン表彰式の場合、開催時間は、従来のオフラインの表彰式よりも短めに設定することをおすすめします。オンライン表彰式では多くの社員が自宅から参加することになるため、集中力が切れやすく、飽きられやすい傾向があります。内容にもよりますが、1時間程度を目安にプログラムを設定しましょう。

表彰式の主役は、受賞者です。開会・閉会のあいさつにあまり時間を割かないようにするなど、時間配分を調整しましょう。

オンライン表彰式の成功事例

最後に、実際にオンライン表彰式を開催した企業の事例を紹介します。オンライン表彰式の開催を検討しているなら、参考にしてみてはいかがでしょうか。

株式会社サイバーエージェント

メディア事業、インターネット広告事業などを展開している株式会社サイバーエージェント。2021年に、前年1年間の貢献を表彰する式典を、オンラインで開催しました。

会場となったのは、本社であるAbema Towersの自社会議室。当日はMCとプレゼンターのみが会場に集まり、受賞者を含むほぼすべての社員約500人は、Zoomを使って自宅から参加しました。

表彰式のクオリティを高めるために導入した機材が2つあります。1つは、背景を合成するための「グリーンバック」です。これをMC用・プレゼンター用と2面用意し、ニュース番組風の背景としました。もう1つは、「モニター」です。今回は、Zoomのチャット機能を使って、随時参加者にコメントを募集する形で行われました。そのコメントをMCがリアルタイムで確認し、読み上げるためのものです。これにより、場所は離れていても、一体感を演出できました。

今回の表彰式は、音響・照明・映像業務を電音エンジニアリング株式会社に依頼して行われました。何度も話し合いを重ねた結果、参加者の満足度は96.2%と、社内でも好評だったようです。

参考:事例紹介|オンライン社員表彰式(株式会社サイバーエージェント様) | 「あ、そんなことまで。」を発信する情報サイト

ギークスグループ

IT人材事業、x-Tech事業などを展開しているギークスグループ。2020年、半期に一度行っている表彰式を、初めてオンラインで開催しました。

会場となったのは、社内のミーティングスペースです。話し合いの結果、You Tube Liveを使った限定配信とし、受賞者やお祝いコメントをしてもらう社員にはmeetでつなぐという形をとりました。また、CommentScreenを使い、参加者のコメント投稿を可能としました。

当日は、表彰式開始の10分前から配信を始め、参加者がコメントを投稿する練習時間を設けました。司会を務めた代表がコメントに即座に反応すると、開始前からコミュニケーションがどんどん活発に。表彰式は、途中でmeetがつながりにくくなるというトラブルはあったものの、参加者から暖かいコメントが届いたり、改善のアイデアを送ってくれたりするメンバーもいたそうです。

今回の表彰式は、広報チームとx-Tech事業本部の社員が運営担当となって行われました。外部へ委託することなく、自分たちの力でオンライン表彰式をつくりあげた好事例です。

参考:離れていても、仲間を讃えあい心を一つに。ギークス初のオンライン表彰式 | ギークス株式会社

まとめ

新型コロナウイルス感染症感染拡大の防止対策として広まったオンライン表彰式ですが、オンライン開催にもさまざまなメリットがあり、パンデミック終息後も、式典の1つの形として定着していくのではないでしょうか。

表彰式は、社員のモチベーションやスキルアップ、企業に対する信頼につながります。社内イベントのなかでも、重要度が高いイベントであるといえるでしょう。コロナ禍で開催が難しいという理由で開催を見送っているなら、オンラインでの開催を検討してみることをおすすめします。

この記事を書いた人

あらたこまち
雪国生まれ、関西在住のライター・ラジオパーソナリティ・イベントMC。
不動産・建設会社の事務職を長年務めたのち、フリーに転身。ラジオパーソナリティーとしては情報番組や洋楽番組を担当。
猫と音楽(特にSOUL/FUNK)をこよなく愛し、人生の生きがいとしている。好きな食べ物はトウモロコシ。
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