updated: 2024
忘年会の平均予算、経費、費用を抑える方法を紹介
目次
忘年会を企画する際には、予算決めや費用を抑える工夫をする必要があります。
本記事では、忘年会における平均予算・費用、経費、費用を抑えるポイントについて紹介します。
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社会人における忘年会の平均予算
株式会社リクルートライフスタイルが2019年（調査期間2019年11月1日～2019年11月8日）に行ったアンケート調査によると、忘年会の参加者における1回あたりの想定予算は平均4,449円と公表されています。忘年会を企画する際の参加費は4000円程度が上限といえるでしょう。
参考：想定予算は1回当たり平均4,449円で3年連続増加 「会社・仕事関係」の忘年会・新年会が過去最高の実施予測 「友人・知人」「家族・親族」「趣味・サークル」等は減少傾向 | リクルートライフスタイル
飲み放題つきのプランを3000～4000円程度に設定している飲食店は多くありますが、コストパフォーマンスが高い店舗は貸切を含めて早々に予約が埋まる可能性が高いため、早めに準備をすることが重要です。
また、会社の忘年会などで費用補助がある場合には、差分を参加人数で割ることで1人あたりの参加費を調整することができます。
忘年会を企画する際のポイント
以下では、社会人の忘年会を企画する際のポイントを紹介します。
3カ月前を目途に会場の予約をする
忘年会を実施する際には、遅くても3カ月前を目途に準備を始めることが大切です。人気のある飲食店やホテルの宴会場などは数カ月前に予約が埋まる可能性があります。
忘年会の会場としては、レストランやバーなどの飲食店、ホテルの宴会場、レンタルスペースなどが挙げられます。レンタルスペースで忘年会を行う場合は、ケータリングやオードブルのフードサービスを利用することで、簡単に食事を用意することができます。
飲食代以外の費用を確認する
忘年会を実施する際は、飲食代以外にも費用がかかる場合があります。たとえば、貸切料、席料、サービス料、機材レンタル料などが挙げられます。忘年会で利用する飲食店などの予約をする際に確認しておきましょう。
直前の欠席者がでることを想定した参加費に設定する
忘年会を実施する際には、当日や前日などの直前に、急な用事や体調不良などで欠席者がでる場合があります。費用に対してギリギリの予算を組むと、欠席者の参加費の分だけ不足することになるため、欠席者がでることを想定した参加費に設定することが重要です。
一般的には、出欠確認後、参加者全体の1～2割程度が欠席する状況を想定して予算を組むとよいでしょう。また、予算が不足する可能性に備え、経営者や役員などに相談しておくことも大切です。
忘年会の費用を経費計上する際のポイント
費用を経費として計上できる可能性のある勘定科目としては、以下の3つが挙げられます。
- 福利厚生費
- 交際費
- 会議費
たとえば、1つ目の「福利厚生費」として経費計上するためには「金銭を支給していないこと」、「全従業員を対象としていること」、「金額が社会通念上、妥当であること」の3点が必要で、それぞれに条件があります。
飲み会の経費に関しては、以下の記事で詳しく紹介しています。
飲み会費用は経費で落とせる？計上するための条件や注意点を解説
忘年会でかかる費用を抑える方法
ここからは、忘年会を実施する際にかかる費用を抑える方法を2つ紹介します。
貸切プランを利用する
飲食店やホテルなどでは、忘年会シーズンに合わせて「貸切プラン」を用意している場合があります。貸切プランは通常の客単価よりも割安に設定されるケースが多く、全体の費用を安く抑えることができるかもしれません。
また、忘年会では飲酒をする場合が多く、食事を取る量が少ない参加者がいることで料理を残す場合もあります。事前にアンケートを取り、適切な料理の量に設定することで、費用のロスがでないように工夫することができます。
貸切予約をする際に、参加想定人数よりもやや少なめの人数分の食事に設定することで、直前に欠席者がでることに備えられる可能性があります。参加予定人数と異なる食事の量で予約可能かを運営者に相談すると良いでしょう。
少人数の忘年会を推奨する
忘年会の人数が多いほど直前の欠席者が多くなる可能性が高まり、高めの予算を組まざるを得なくなる場合があります。チーム単位や部署ごとなどの小規模な忘年会にすることで、事前準備における予算設定と実際にかかる費用の差がでにくくなります。
オンライン忘年会を実施する
オンライン形式で忘年会を実施する際には、飲食店やホテルなどを利用することによるコストがかからず、費用を抑えることができます。また、オンライン形式で忘年会を実施する場合には、参加者が自身の予算内におさめることができ、自宅からでも参加することができるため気軽に参加しやすくなります。
しかし、オンライン忘年会を行う際に、参加者の各々が好きなように参加する形にすると、統一感がなく、コミュニケーションが促進されにくくなる場合があります。コミュニケーション促進やチームビルディングなどを目的として忘年会を実施する場合には、個別配送可能なフードサービスを利用するのがおすすめです。全員が同じものを食べることで、オンラインでも統一感のある忘年会を実施することができます。
オンライン忘年会に適したアクティビティ①「格付けバトル」
格付けバトルとは、俳句、紅茶、絵画、牛肉の一流の品を当てるクイズゲームです。
プロのMCが司会進行を行い、運営スタッフが進行をサポートします。また、独自の集計システムを活用することで、正解・不正解をスムーズに進めることができます。降格になった場合には降格演出があり、全体として盛り上がりながらクイズゲームを楽しめることが特徴です。
格付けバトルはリアル形式とオンライン形式のどちらでも実施することができます。また、大人数でも実施可能です。
オンライン忘年会に適したアクティビティ①「クイズ・ビンゴ大会」
クイズ大会・ビンゴ大会は、クイズの回答状況やビンゴになった順などによって景品がもらえる、忘年会の定番ゲームです。株式会社IKUSAでは、WEBシステムで実施できるクイズ大会・ビンゴ大会を実施しています。ログインなどが不要のWEBシステムで参加者は手軽に参加でき、幹事の面倒な仕事である集計やビンゴのカード配りなどもすべてオンライン上で完結。会場を盛り上げる司会やBGMの手配も可能です。詳しくは下記よりご覧ください。
まとめ
忘年会を実施することで、1年間の締めくくりとなるコミュニケーションを取り、チームビルディングや参加者同士の関係構築などにつなげることができます。目的や参加人数を考慮して予算・費用などを調整し、適した形で忘年会を実施できるようにすることが大切です。
IKUSAでは、年間1000件以上のユニークなイベントや研修を支援しています。90種類以上のイベント・研修サービスからお客様のニーズに合わせてご提案させていただき、ご要望に応じたカスタマイズも可能です。サービスの詳細や具体的な事例は下記の資料でご確認ください。
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りょう
さおり
IKUSA.jp編集部
せりーぬ
