updated: 2024
オンライン防災イベントを実施する際のポイント、注意点、業者5選
目次
新型コロナウイルス感染拡大の影響で、さまざまなイベントがオンライン化しました。企業や自治体主催の防災イベントも例外ではなく、自宅にいながら防災への関心を向上できるような動きが増えています。感染拡大に歯止めがかからない現状としては、不特定多数の参加者を募るのはリスクが高いもの。オンラインでの防災イベントの実施が安全かつ無難な選択と言えるでしょう。
そこで、今回はオンラインでの防災イベント実施を検討している方に向けて、開催のポイントや注意点、おすすめの業者などを紹介します。
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オンラインで防災イベントを実施するメリット
オンラインで防災イベントを実施するにあたり、主に挙げられるメリットは4つ。
まずは、イベントの担当者が知っておくべきメリットを見ていきましょう。
新型コロナウイルス感染拡大などによる中止リスクが低い
オンライン環境での防災イベントであれば、新型コロナウイルスの感染拡大を理由に中止するリスクが低くなります。
現在、参加者が会場に集合するスタイルのイベントは軒並み中止となっている状況。コストや時間をかけてイベントの準備を進めていても、中止となってしまうと全てが水の泡となってしまいます。
オンラインでの防災イベントであれば、参加者は自宅から参加することが可能なので、国内の新型コロナウイルス感染状況に影響されることはありません。
また、イベント中に感染してしまうリスクも防げるので、オンラインでの防災イベントの実施がおすすめです。
移動の手間を省ける
防災イベントを実施するにあたり、オンライン環境での開催を選ぶことで、移動の手間や時間を省略できるメリットがあります。
会場へ足を運ぶのは、参加者だけではありません。イベントの担当者や関係者も現地へと移動する必要があります。公共交通機関を利用しなければならないので、新型コロナウイルスの感染リスクを考えると適切な行動とは言えないでしょう。
オンラインであれば、移動時間も移動にかかるコストも不要なので、安全を確保しながら経済的負担も軽減して実施できます。
会場で開催するよりも低コスト
オンラインで実施するイベントと、会場を借りて実施するイベントとでは、前者の方が安価に済む傾向にあります。
会場の規模によるものの、会場使用は1日数時間の利用で数万円～数十万円。場合によっては100万円以上の利用料金となることも。
しかし、オンラインであればかかるコストは「インターネットの接続料金」「システムの利用料金（Zoomなど）のみ。仮に、イベントを外部の業者に委託することになっても、低コストで防災イベントを実施できます。
オンラインならではの演出を楽しめる
オンラインの防災イベントなら、オンラインならではの演出を導入できます。
たとえば、画面共有で同じ映像を見ながら作業を進めたり、カメラ機能を活用してレクリエーションを実施したりするなど、さまざまな楽しみ方があるのです。
また、最近ではオンラインイベントに特化したサービスを提供する業者も増えており、演出に力を入れているイベント会社が少なくありません。
参加者同士が離れたオンラインでありながら、オフラインには負けないほどの盛り上がりを見られるでしょう。
オンラインで防災イベントを実施する際のポイント
オンラインで防災イベントを実施する場合、具体的にどのようなポイントを意識すればいいのでしょうか。
せっかくの防災イベントを成功させるためにも、実施する際のポイントをチェックし、計画に取り入れてみてください。
テーマを絞って実施する
オンラインで防災イベントを実施する場合、テーマを絞るようにしましょう。
防災全般を全て盛り込むのは難しいのが現状です。火事や自然災害、二次被害に至るまで全てを学ぶというスタンスでは、イベントが長時間に及んでしまったり、浅く広いプログラムで終わってしまったりするかもしれません。
オンラインで防災イベントを実施するなら、「避難すること」「基礎知識を身につけること」「水害から身を守る」など、テーマを絞ったうえで実施してください。
時間配分には余裕を持たせる
オンラインで防災イベントを実施するにあたり、重要なのが「時間配分」です。オンラインでは、想定しているよりも時間が押してしまうことがあります。お互いの通信環境を確認し合ったり、参加者同士で発言が聞き取れずにコミュニケーションに時間がかかったりするなど、時間をロスしてしまうシーンは多いもの。
オンラインで防災イベントを実施するのであれば、時間配分に余裕を持たせておくと安心。ある程度のトラブルを想定したうえでプログラムを組むことで、オンラインでの防災イベントをスムーズに進められるでしょう。
体験プログラムを取り入れる
オンラインでの防災イベントでは、体験プログラムを取り入れてください。
会場に集合するイベントとは異なり、オンラインの場合はイベントの臨場感や空気を感じにくいのが現状です。一方的に講師や進行役がレクチャーして終わりといった防災イベントでは、参加者は受け身になってしまいます。
オンラインで防災イベントを実施するのであれば、参加者が積極的な姿勢で臨めるような工夫が必要不可欠です。参加者が主体的に動けるようなレクリエーションや、ワークショップのようにコミュニケーションを重ねて体験するプログラムはオンライン防災イベントに最適です。
オンラインで防災イベントを実施する場合の注意点
オンラインで防災イベントを実施するにあたり、あらかじめ把握しておきたい注意点があります。
スムーズかつ失敗なくオンラインで防災イベントを進めるためにも、実施する際の注意点について見ていきましょう。
想定できるトラブルの対処法を明確にする
オンラインで防災イベントを実施するにあたって注意点として覚えておきたいのが、トラブルの対処法を明確にしておくことです。
防災イベントをオンラインで実施する場合、オンラインならではのトラブルが起きることがあります。「参加者がアクセスできない」「進行役がツールの使い方がわからず苦戦する」「参加者や進行役の声が聞こえない、遅延する」などは、オンラインにありがちなトラブルです。
オンラインイベントにおいて、通信トラブルは非常に多く発生している現象なので、あらかじめどのように対処するかを明確にしておきましょう。
なるべく顔出ししてもらうよう通知しておく
オンラインで防災イベントを実施する場合は、なるべく顔出しをしてもらうように通知しておきましょう。
参加者同士に距離があり、お互いに繋がりを感じにくいのがオンラインの難点。顔出しをせず、「声だけ」での交流となると、参加者同士で打ち解けにくくなることが多いのです。
カメラを通して、お互いの表情やリアクションなどがわかれば、コミュニケーションの活性化を促すことに繋がります。
オンラインでは、積極的に顔出しをしたくないという参加者も多いですが、可能な限り顔出しをお願いしておきましょう。
パソコンやスマホ操作に慣れていない方では参加が難しい
防災イベントを実施するにあたり、オンラインでの開催を検討している場合、主催者や講師、参加者がパソコンやスマホの操作に慣れていることが大前提となります。
オンライン環境を活用する場合は、パソコンやスマホなどの端末を使用します。さらに、Zoomなどのオンラインツールを使用して実施する必要があるので、「パソコン・スマホの操作が苦手」という方では、実施や参加が難しくなってしまうのです。
主催側であれば、オンラインイベントに対応している業者を利用すれば解決できますが、参加者側の場合はそもそも参加が難しくなってしまうことを覚えておきましょう。
オンラインでの防災イベントに対応している業者5選
ここからは、オンラインでの防災イベントに対応している業者を紹介します。
Zoomやオリジナルシステムを活用している業者を中心に厳選。トラブルにもスムーズに対応できるオンラインイベント会社をピックアップしているので、ぜひ参考にしてみてください。
IKUSA
イベント制作会社であるIKUSAでは、オンライン・オフラインそれぞれのイベント実績が豊富です。オンラインイベントでは、「おうち防災運動会」をはじめとしたさまざまなイベントを展開。子どもから大人まで楽しめるイベントのほか、法人向けの防災イベントの実施経験もあります。
また、IKUSAはイベントを提供するだけではなく、演出やトラブルサポートにも対応。オンラインイベントを盛り上げるためのノウハウを熟知するIKUSAが、防災イベントをしっかりと盛り上げます。
オンラインにありがちな「盛り上がりに欠けてしまう」「参加者が積極的になれない」といった問題をしっかりとクリアしている点はIKUSAの強みです。臨場感あふれるオンラインイベントを理想としている方は、ぜひIKUSAの利用を検討してみてください。
レスキューナウ
企業の防災訓練を中心にサービスを提供しているレスキューナウ。オンラインの防災イベントも展開していて、自宅にいながら実践的な訓練が実施できるのが特徴です。
動画視聴や資料の閲覧だけではなく、実際の災害シーンを想定した訓練が可能で、本格的な防災イベントをオンライン化できます。
さらに、アンケート機能やチャット機能などを積極的に活用しているため、臨場感のあるなかで参加できます。
実践的な防災イベントだけではなく、オンラインセミナー（ウェビナー）や、収録型（ビデオ方式）にも対応。企業の意向にマッチするスタイルでオンライン防災イベントを実施可能です。
TOPPAN SOLUTION
「TOPPAN SOLUTION」は、オンライン型の防災アトラクションを展開するイベント制作会社です。三密を回避した防災教育を行っており、企業の防災イベントや地方自治体のイベントに活用されています。
子どもから大人まで真剣に楽しめるスタイルが人気を集めていて、子どもの防災教育や企業の社内イベントなどでも選ばれているのが特徴です。
防災アトラクションの内容は、家族や仲間と協力しながら窮地から脱出する（クリアする）というもの。リアルな災害シーンを持ち込んだり、実際に災害に巻き込まれたときのシミュレーション映像を活用したりしながらイベントが進んでいきます。
防災Revo
自然災害や火災などの防災だけではなく、ウィルス感染なども視野に入れた防災イベントに対応しています。
体験を中心とした防災イベントを手掛けていて、これまでにオフライン・オンラインを問わずさまざまな形でイベントを開催してきました。
座学だけでは学べない「リアル」を追求している点が防災Revoの特徴であり、子どもから大人まで災害の恐ろしさに触れる貴重な機会を提供しています。
フラップゼロα
フラップゼロαでは、リモートに対応した新しい防災訓練を提供しています。
「災害×感染症＝複合災害」への備えを重視し、オリジナルコンテンツを開発。避難所へ行くべきか在宅避難をするべきかを考えるヒントや、避難所における新型コロナウイルスからの安全確保などを学べます。
一般向けから法人向け、自治体向けなど幅広く対応しているので、シーンを問わずに導入しやすい点が魅力です。
オンラインでの防災イベントを実施するにあたり、「リアル感」を追求したい場合には、フラップゼロαがおすすめです。
まとめ
本ページでは、オンラインでの防災イベントについて紹介しました。オンラインで実施するメリットや注意点をはじめ、実績が豊富なイベント業者も5社ピックアップ。
現在、防災イベントを検討している方や、オンラインでのイベント開催が初めての方は、本ページを参考にしながら自社にマッチしたプログラムや依頼先を検討してみてください。
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参考サイト：
IKUSA.jp編集部
犬千代
