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posted:2021 09.16

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宴会のスケジュール・日程調整におすすめのツール10選!

IKUSA.jp編集部
宴会のスケジュール・日程調整におすすめのツール10選!

宴会やスケジュールの日程調整は、幹事を悩ませるタスクのひとつ。参加者全員のスケジュールを合わせる手間に疲れ果て、参ってしまう時もあるのではないでしょうか。

しかも、余興のネタ選びやお店の確保など、ほかのタスクと並行して進めなければなりません。通常の仕事より過酷だと言っても過言ではないでしょう。

今回は、宴会の日程調整でお悩みの幹事に役立つスケジュール調整ツールを紹介します。スケジュール調整で失敗しないためのポイントも解説するので、この記事を読めばきっと宴会の日程調整をうまくできるようになるはずです。

宴会のスケジュール・日程調整に便利なツール10選

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まずは宴会の日程調整に役立つツールを10個紹介します。どれも短時間にパッとスケジュール調整を済ませられるものばかり。基本的に利用料は発生しないツールなので、ぜひチェックしてみてください。

1.調整さん

調整さんは累計利用者数2,500万人超のという多くの人に利用されるツールです。出欠表ページを作成してURLを参加者に送れば、みんなから返信をもらえます。回答を集計することでみんなが出席できる日がかんたんに見つかります。

思い立った瞬間にすぐイベントを作成でき、回答側の作業もすぐ終わる手間のかからなさが魅力です。日程調整が早く済めば、余興の準備や進行の練習などそのほかの作業時間をしっかりとれるでしょう。

調整さんは、PC・スマホ・タブレット・ガラケーのどの端末からでも使用可能です。スマホやPCに慣れていない年配の方でも、難なく使えるでしょう。アカウント登録も不要で、利便性がかなり高いツールです。

調整さんでは、30秒程度でイベントを作成できます。これだけのスピード感なので、一度使うと病みつきになる人もいるかもしれません。累計利用者数の多さにも納得できるツールです。

2.伝助

伝助はみんなが入力した予定から、宴会の開催にもっとも都合がいい日程を確認できるサービスです。参加者が入力した出欠状況を集計して、日程ごとに出欠可能人数を表示してくれます。もっとも出席者が多い日程をハイライトで強調してくれるため、すぐ確認できます。

イベントページの作成や候補日の入力作業を手間なく実施できることが大きな魅力。カレンダー画面で日付をクリックするだけで、日程の入力は完了します。

出欠の入力は「◎」「〇」「△」「×」の4種類の記号から選ぶ形です。マークが大きく表示されるため、スマートフォンでも操作しやすいでしょう。

参加者の出欠の登録があった時は、通知が受け取れます。自分からイベントページを開かなくてもいいので、確認漏れを防げます。

ブラウザ上で動作するので、アプリをインストールせずとも、ネット環境があれば利用可能です。利用は完全無料、かつ個人情報の入力も必要ないため、使い勝手に優れたツールだと言えます。

3.LINEスケジュール

今や国民的なコミュニケーションツールの座を獲得しているLINEでは、スケジュール機能を使い、宴会の日程調整も可能です。使い方としては、まずアプリを起動したらトーク画面左下の「+」をタップします。出てくる「日程調整」をタップすれば、イベント作成画面へ移行します。

イベント作成画面ではイベント名や日程などの情報を入力していきます。「新規イベント」の画面のなかほどにある「日程選択」を選ぶと、カレンダーが出てきます。開催候補となる日程を複数選択すると、イベント画面で選択肢が追加されます。

イベントの作成が完了したら、参加予定のメンバーにスケジュールを共有しましょう。作成したイベントの下部に表示される「メンバー招待」から、宴会の参加予定メンバーを選択可能です。

4.トントン

宴会や打ち合わせの日程がトントン拍子に決まることから、その名が付いた「トントン」。主催者が候補日を選んだら、URLを参加者に送付するだけ。あとは参加者からの回答を待ちましょう。

幹事はサービス内のカレンダーから、宴会の候補日を自ら選択します。日程だけでなく候補となる時間帯も選択できるので、必要なら入力しましょう。

参加者は送付されたURLを開けば、自分の予定を追加できます。記入が終わったら、主催者はもっとも参加者が多い日程を登録すれば、作業は完了です。

トントンは会員登録をせずに利用できるのもメリットです。一度だけツールを使いたい時にも適しています。

デメリットを挙げるとすれば、機能があまり充実していないことです。たとえば一度入力した日程は変更できず、また発行したURLは一度のイベントにしか利用できません。このため、頻繁に幹事を担当する人のスケジュール調整ツールとしてはあまり向いていません。

5.調整丸

調整丸は、飲食店検索サイトでおなじみのぐるなびが提供するサービスです。宴会の日程調整だけでなく、お店選びもかんたんに実施できます。作成したイベントのURLを参加者に送付して日程を調整することや、完全無料で利用できる点は他のサービスと同様です。

調整丸のポイントは、日程の候補を伝える際にお店の候補も選び出し、参加者に投票してもらえる点です。ぐるなびが提供していることもあり、お店選びのオプションが付属しています。お店をなかなか自分で決められない方には、調整丸の利用がおすすめです。

ブラウザで利用できるため、アプリのインストールが不要である点もメリットです。ただし、打ち合わせや会議などビジネスシーンでの使用にはあまり向いていません。

6.SYUUGO

SYUUGOは調整丸同様、出欠確認だけでなく、場所の調整まで可能なツールです。参加者の最寄り駅を考慮し、みんなが参加しやすいお店を選び出してくれます。

スケジュールの入力ページをシェアされたメンバーは、参加可能な日程とともに、集まれる場所についても入力します。各自が入力した場所に関する情報は、地図の画面上にマーキングされます。

方々にマーキングされた地図を見れば、どの地域・都市が集まりやすいか視覚的に把握できるはず。中間地点を狙えば、開催場所についてどの参加者からも不満が出にくくなりますよね。

開催場所の検討もつかない状況なら、SYUUGOを活用するメリットは大きいでしょう。

7.時限調整

時限調整の最大の特徴は、参加者が36時間以内にイベントの日程調整を実施する必要があること。36時間が経過したら自動的に回答できなくなってしまうため、催促しなくても迅速な回答を促すことが可能です。

回答が出そろうと、参加者が集まりやすい日時がわかるように表示されます。自分の予定をほかの人に知られたくない場面での導入が適しています。

またアプリのインストールやアカウントの登録が必要ではないお手軽さも強みです。幹事あるあるのひとつとして、なかなか日程を調整してくれない参加者の存在が挙げられます。

催促するのもうるさく思われそうで、気が引けてしまうのではないでしょうか。その悩みをかんたんに解決できるのが、時限調整です。暗に回答をせかしたい時に、おすすめのツールです。

8.アイテマス

アイテマスは、Googleカレンダーとの連携が可能なスケジュール調整アプリです。Googleカレンダーの空き情報から日程を抽出して、宴会の候補日を選択できます。

またアイテマスは日程調整のタイプが2つ存在し、自分に合った形式を選択できることも特徴です。

一つめの日程候補提案型の場合、事前に幹事側でいくつか日程を提案し、参加者に都合がいい日を選んでもらえます。二つめの空き時間提示型では、自らの空き時間を他の参加者に共有し、参加できる日を選んでもらうことが可能です。

ただ空き時間提示型は、複数人との調整にはあまり向いていないので注意しましょう。アプリのインストールは必要ですが、ユーザー登録は不要です。URLの発行が可能なので、参加者がアプリをインストールする必要はありません。

9.スケコン

スケコンはシンプルな利用感がウリのスケジュール・日程調整アプリです。Googleアカウントを持っていれば、面倒な設定なくすぐに利用を開始できます。

ログインせずとも利用可能ですが、セキュリティの観点からはログインした方がいいと言えます。空き時間や所要時間など必要な情報を入力するだけで、ツール側が候補日をいくつか出してくれます。複数人の予定調整もかんたんに実施できるため、大人数の宴会の日程調整でも利用可能です。

Googleカレンダーと同期すれば回答を自動で更新してくれるので、どんなにせわしない状況でもダブルブッキングを防げるでしょう。

スケコンは、4回までなら料金無料で対応しています。年に16回まで利用できるスタンダードプランや利用回数無制限のビジネスプランも、年間1,000円以下で利用可能。有料プランを契約したとしても、それほど負担を感じずに利用できるツールだと言えるでしょう。

10.出欠党幹事長

国内初の出欠確認サービスとして2005年にリリースされた出欠幹事長。現在も多くの方に利用されています。目的を出欠確認に限定しているので、住所や氏名などの個人情報を共有せずに利用可能です。

また最大500名までの出欠管理に対応しているので、全社規模の宴会でも活躍してくれます。ほかのサービスとの相違点は、出欠簿をバックアップできることです。

新入社員や転職したばかりの人が宴会の幹事をやる場合、過去の飲み会の参加者名簿を確認したい時もあります。出欠党幹事長であればエクセルでバックアップが取れるので、保存したデータをパソコンからいつでも確認できます。

宴会のスケジュール調整で失敗しないポイント

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「ツールを使っていれば日程調整は大丈夫だろう」と考えていると、思わぬところで失敗する危険も。トラブルが起こらないよう、宴会の開催日が決まるまでは注意を払う必要があります。

ここからは宴会のスケジュール調整で失敗しないためのポイントを紹介するので、押さえておきましょう。

宴会の主旨に沿って日程の目安をつける

宴会と一口に言っても、忘年会や新年会、歓送迎会などに分かれます。宴会の主旨によって、ある程度開催の日程や候補日が決まります。

たとえば忘年会は年末、具体的には12月中旬頃に開催されることが多いです。候補日は12月の第2週から4週目あたりに絞られるでしょう。

はじめに幹事側で日程の範囲を決め、参加者に参加できる日程を選んでもらうとスムーズに日程調整を進められます。候補日を限定しすぎると参加できない人も出てくるので、複数日を設けることがポイントです。

新年会の場合は1月中の開催を目指しましょう。2月に新年会を開催してもいいと考える会社もありますが、あまり遅くなりすぎると新年のおめでたさが薄れてしまいます。

主賓のスケジュールをまず確認する

宴会の日程調整がうまくいかない時は、主賓のスケジュールに合わせることを考えましょう。主賓とは、たとえば新人歓迎会の新人、送別会における異動者のことです。特に歓送迎会の場合、主賓が参加できなければ会が成立しません。

主賓がいない席であれば、上司の日程を優先します。上司や主賓が参加できる日程で参加が難しい方がいれば、その方たちにはまたの機会への参加をお願いしましょう。「〇〇課長が参加できるのが〇日だけなんです」と正直に伝えれば、参加できない方も気を悪くはしないはずです。

主賓が誰か判別が難しい場面では、参加者のなかでもっとも高い役職の方を基準にしましょう。

宴会の候補日をある程度絞り込む

幹事が宴会の候補日を決める際は、範囲を広げすぎないことが大切です。

できるだけ多くの方が参加できるよう、候補日は複数設けたほうがいいのは確かです。しかし候補日が何週間にも及ぶと、参加者が多い日程が複数日出てきて、特定の日を決めづらくなってしまいます。

また、参加者にとってもスケジュールの確認が難しくなりがちです。宴会の規模にもよりますが、宴会の候補日を4~5日程度に絞ることをおすすめします。

「勝手に日程を絞って生意気だと思われないか不安」と感じる新入社員もいるかもしれません。しかし上司も若い頃は幹事役を任され、同じことを経験しています。幹事主導の日程調整にある程度理解を示してくれるはずです。

日程調整の回答期限を設ける

日程調整を参加者に依頼する際は、回答期限も設定しましょう。幹事が困るのは、日程調整や参加の有無についてなかなか返信をくれないこと。一度催促したのに教えてくれない時は「わかっているはずなのになぜ?」と憤りを感じる場合もあるでしょう。

この問題の有効な解決策としては、回答期限を設けることが挙げられます。たとえば日程調整ツール・アイテマスを活用すれば、自ら回答期限を設定せずに、36時間以内で日程調整を依頼できます。

ただアイテマスの時間制限は厳しいので「そんな短時間では予定が決まらない」とクレームが出ることも。できれば早めに連絡して、回答期限までに1週間程度余裕を持たせましょう。

キャンセルの取り扱いをお店に確認する

いつまでキャンセルに対応しているのか、お店側に確認を取りましょう。スケジュール的には問題がなくても、体調不良や仕事の都合でやむを得ず直前で欠席が決まることもあります。

キャンセルの連絡が遅れると、追加料金を請求するお店もあります。予約の連絡を入れる際に、キャンセルが可能な日程についても事前に確認を入れておきましょう。

リマインダー機能を有効活用する

「この幹事はできる!」と思わせるためのノウハウのひとつが、リマインダー機能の活用です。メールやチャットツールで飲み会の日程調整を流しても、仕事の連絡で埋もれてしまい、確認漏れが発生する危険があります。

リマインダーメールを活用することで、参加者のうっかりミスを減らすことが可能です。リマインドメールには日時、会場、参加費などの情報を記載しましょう。

リマインダーメールの例として、開催日直前に参加者全員に送るものが挙げられます。流すタイミングは開催日の3日前程度が望ましいでしょう。

急なキャンセルにも対応できるよう、お店側の人数変更の締め切り前を意識するのもポイントです。さらに当日の朝に、同様のリマインドメールを送ることができると親切です。

まとめ

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宴会の日程・スケジュール調整は、幹事にとって難易度が高いタスクです。なかなか日程が決まらずドタバタしてしまわないよう、ツールの力を借りましょう。

ツールを利用すれば、幹事が担当する作業は候補日を選択して、参加者にイベントURLを送付するだけです。あとは回答が出そろえば、おのずと参加者が多い日程を割り出せられます。

ツールをうまく活用し、ぜひ「できる幹事だ!」とみんなに賞賛されるスケジュール管理を実現しましょう。

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