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2020 07.14

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在宅・テレワークで希薄になった社内コミュニケーションを高める方法!

横山悠大
在宅・テレワークで希薄になった社内コミュニケーションを高める方法!

日本人は生産性が低い、ということを耳にしたことがある方は多いのではないでしょうか。

では、なぜ日本人は生産性が低いのか。

PIAAC(国際成人力調査)というものがあります。これは読解力や数的思考力、ITスキルのような仕事に必要な能力を測定するものですが、経済協力開発機構の参加24か国中ほとんどの分野で日本は1位となっています。

このことを鑑みると日本人の能力自体が劣っていることは考えにくいでしょう。

 

そのことを踏まえて日本人の生産性の低さについて考えてみると、その理由は日本社会の仕組みや働き方にあると考えられます。日本人のエンゲージメントは、ほぼ全ての分野に関して極端に低いのです。

 

企業活動を円滑に進めていく上で社内コミュニケーションを活発にすることは最大のポイントです。社員同士の横のつながり、そして縦のつながり。このコミュニケーションが活発であればあるほど、生産性や創造性、そしてリーダーシップやモチベーション、チームワークが改善されると言われています。

そのように皆の意識が変わっていくことで、企業の売り上げが上がり、利益があがります。ひいては離職率も下がり、その評判により採用活動もうまくいくというような好循環が生まれます。

 

しかし、現在政府が推進している働き方改革や、感染症等によりテレワークを導入する企業が急増しており、生産性が向上している企業とそうでない企業に分かれています。

そして生産性が低下している大きな要因のひとつはコミュニケーション不足からきていると言われています。

今回は、「テレワークとは」というところから社内コミュニケーションを高める方法をひも解いていきましょう。

 

テレワークとは

テレワークとは

テレワークとは、情報通信技術(ICT = Information and Communication Technology)を活用した、場所や時間にとらわれない柔軟な働き方のことです。【tele = 離れた所】、【work = 働く】をあわせた造語です。

そしてこのテレワークも働く場所によって3つに分かれます。よく耳にする「在宅ワーク」というのはこの中のひとつです。

 

①在宅ワークとは

その名の通り自宅で働くことです。

家にいながらインターネット、パソコン、スマートフォンなどのIOT機器を駆使して会社とつながり、またクライアントともつながる働き方です。

 

②モバイルワークとは

会社や顧客などと繋がりながら移動中の車内やカフェ、レンタルオフィス等で仕事をする働き方です。こちらもパソコンやスマートフォンで仕事をすることが大前提です。

 

③サテライトオフィス勤務とは

企業が本社から離れたところ、特に地方に設置するオフィスのことです。

「サテライト」とは英語の「satellite(衛星)」のことで、本社を中心とする衛星のように散りばめられていることからその名が付けられました。

 

テレワークのメリット・デメリット

テレワークのメリット・デメリット

テレワークのメリット

通勤時間

言わずもがなですが、通勤する必要がないので通勤時間を0にすることができます。

首都圏で電車通勤をされたことがある方は容易に想像できるかと思いますが、通勤ラッシュで感じるストレスというのは耐え難いものがあります。

また車通勤でも同じです。渋滞に巻き込まれると遅刻との闘いになり、これもまた非常にストレスになるものです。

テレワークをすることで、こういった仕事をスタートするまでの疲労、そしてストレスをなくすことができます。さらに削ることができた通勤時間を仕事をする時間に充てることもできます。

 

居住地

業務のすべてをテレワークにすることができれば、通勤する必要がなくなります。本来であれば本社まで通うのが不可能な場所に住んでいる人でも勤務することができるため、住む場所を選ぶ必要がありません。たとえ結婚後にパートナーが転勤になってしまった際にも退職をすることなく、仕事を続けることができるのもメリットのひとつです。

また企業としても、遠方に住んでいる優秀な人材を採用することもできるようになります。

 

育児・介護・家事との両立

勤務時間やタイミングを自分のペースで決めることができるので、子供の保育園・幼稚園への送り迎え、親の病院への付き添いなども行いながら仕事を続けることができます。そのため、主婦層が働きやすくなります。

 

集中できる時間の確保

集中する時間を確保するために始業時間より早めに出社し、誰もいない、電話もならない環境で仕事をしている方が周りにいるかもしれません。

社内にいるとどうしても同僚、先輩、後輩との雑談で盛り上がってしまうことがあるかと思います。自宅やカフェで仕事を行うことでこういった時間も削減することができます。

特に専門性の高いデザイン系や制作系などの、個人で集中することが多い職種の方にはお勧めです。

 

デメリット

自立性が必要

職場にいれば上司や先輩の視線が必ずありますし、指導や指示が飛んでくることもあるでしょう。しかし自宅には一切ありません。タイムマネージメントも含め、全て自分自身で管理することになります。

 

インターネット環境

こちらも当たり前ですが、遠隔で仕事を行うためインターネットを使用することとなります。したがってインターネット環境が必須となります。ここで問題となってくるのがインターネット環境は企業、労働者どちらが用意するのかということです。この点に関しては議論がなされているところです。

また社外で使用できるパソコンも必須アイテムです。自分のパソコンを持っていない方には会社側から提供することになります。

 

情報漏洩

会社以外で勤務する場合、気が緩みやすくなるということも考えられます。すると資料をカフェに忘れたり、はたまた会社用パソコンや会社用携帯を置き忘れるというリスクが生じます。さらにパソコンを覗かれたり、盗難に遭ったりするリスクも高まります。

 

コミュニケーションの不足

個人個人で仕事をすることになるので、先に挙げた雑談が基本的にはなくなります。

それは集中するという意味ではメリットですが、コミュニケーションを図るという意味では大きなデメリットとなります。雑談から生まれるアイデアや協力して仕事を行うことによる生産性アップといったメリットも大幅に削られてしまでしょう。

 

次は本題の社内コミュケーションについて考えていきましょう。

 

社内コミュニケーションを高めることによるメリット

社内コミュニケーションを高めることによるメリット

①生産性向上

企業というのは大きくなればなるほど組織が増え、縦や横のつながりが複雑かつ薄くなっていくものです。

しかし仕事というものは必ずその縦横の関係がつながることで進んでいくものです。一人で完結する仕事は稀でしょう。

企業全体と言わずとも、例えば一つのチーム内でも同じです。縦横の関係をうまく使って進めた方が正確かつ迅速な仕事をすることができるはずです。

コミュニケーションが不足していると相談しづらい、仕事を投げづらいなどの支障が発生し、結果生産性が悪化してしまうことになるのです。

 

②社員定着率向上

まずは単純に、まったくコミュニケーションがない職場やマイナスのコミュニケーションしかない職場を想像してみて下さい。このようなところであなたは働きたいと思いますか。

逆に自分が行った気配りや配慮を同僚、上司に褒められたらいかがでしょう。きっと嬉しい気持ちになる方が多いのではないでしょうか。

こういったプラスのコミュニケーションの積み重ねが社員満足度や帰属意識につながり、定着率に大きく関係していくのです。

 

③顧客満足度(CS)向上

営業マンにとって重要なツールとなるもののひとつが情報や知見ではないでしょうか。この情報や知見が多ければ多いほど、的確な提案ができます。

例えばある営業マンAが顧客からある案件についての提案書を求められました。この提案内容は営業マンAにとって初めての経験でした。その営業マンAはどうアプローチしていいのかわからず、提出した提案書は顧客に突き返されてしまいました。

仮定の話ですが、もしこの営業マンAが隣にいる先輩社員と密なコミュケーションを取れていれば、その先輩社員が別の顧客にしていた同じような質の高い提案を参考にすることができたかもしれません。

 

もしこういうことが他にも起こっているとしたら、顧客にとって大きな損失ですし、何より企業にとっても大きな機会損失をしているのではないでしょうか。

 

④社員満足度向上(ES)向上

コミュニケーションがしっかりと取れている企業では同期や同僚、先輩後輩、上司や部下とも情報共有ができているはずです。

逆に取れていない場合、「先輩のミスを見つけたけど、面倒くさいし別に指摘しなくてもいいか」「もっとこうしたらよくなると思うけど、あの人は話しかけづらいからいいか」ということが起こり得ます。

これはもちろん企業全体としてみても不利益ですが、やはり言いたいことが言えない、自分の意見を言える場所がない、というのは非常にストレスになるものです。

 

また悩みがあった場合もおなじことが言えます。

コミュニケーションを密に取れている上司、先輩がいないということは、信頼できる上司、先輩がいないということです。そのため、悩みを相談できる相手がおらず、自分自身で抱え込むしかなくなってしまいます。

こういったことをひとつひとつ解決していくことで社員満足度は上がっていきます。

 

⑤企業ブランド向上

コミュニケーションを活発化させる取り組みをしている企業は社員満足度が高くなります。

そうすると社員の帰属意識が高まります。そしてそれは社員自身の中で「うちの会社は誇れる会社」だという考えになり、勝手に社員たちが自社の宣伝をしてくれるようになります。

社内サークルや社内イベントなどでコミュニケーションを活発化させる取り組みをしている企業は、求職者が企業を選択するうえでひとつのプラス要素にもなり得ます。

優秀な人材を採用しやすくなることも企業の大きなメリットではないでしょか。

 

社内コミュニケーションを高める方法

社内コミュニケーションを高める方法

①社内報

社内報とはその名の通り、社内に向けて社員の情報を発信する会報のことです。

ひと昔前の社内報は紙面として冊子や新聞のようなかたちで発行されることが当たり前でした。しかし最近ではSNS形式、ポータルサイト形式、メルマガ形式など様々なタイプの社内報があります。

内容は会社のニュースや人事、特に新入社員紹介等のトピックスが掲載されます。発行回数としては月に1回などの定期配信が多いです。中には社員の家族にまで社内報を送付し、家族とも関係値を深める企業もあるほどです。

会社の規模や、拠点数が増えれば増えるほど他拠点の情報は入ってこないものです。会社を支えているまだ見ぬ社員や同期の活躍を見ることにより、モチベーションをあげることができると同時に他拠点間とのやりとりもスムーズになります。

 

②社員研修

社内のコミュニケーションを活性化する方法は、社員同士のコミュケーション量を増やすだけではありません。社員ひとりひとりのコミュニケーション能力を高める方法もあります。

そもそもコミュケーション能力の高い人の共通点は周りへの配慮、気配りができ、さらには自分の意見をしっかり持ちつつも周りの意見に耳を傾けることもできる。そんな人ではないでしょうか。

こういう人がチームに一人いれば、そのチームのコミュニケーションは活発になると思います。さらに言えば、チーム全員がこういう人であればそのチームのコミュケーションは非常に質の高いものになるでしょう。

最近ではそのコミュニケーション能力に特化した研修もたくさんあります。

 

③レクリエーション

最近は研修前に簡単なレクレーションゲームをする企業も増えています。

例えば、新社員研修の際。新入社員はそもそもコミュニケーションを取れる機会自体が少ないため、まずはお互いがゲームをネタに話すきっかけを作ることが大切です。

その他にも一般社員向け、中堅向け、役員向けの研修の際にも活用することができます。

さらには採用時のグループワーク前にも活用できるかもしれません。

下記サイトには厳選されたレクレーションが掲載されているので、是非ご活用下さい。

 

https://nazotoki-concierge.com/column/know-how/202003041074/

【人事必見】新入社員研修で使えるコミュニケーションゲーム10選!

補足として、レクリエーションは勤務中に行うものばかりではありません。企業によっては毎年恒例のバーベキューやボウリング大会、運動会を行っています。社員数が増えてくると、サークル活動を積極的に行っているという企業もあります。

また飲み会などもレクリエーションの一つと考えることもできます。

お酒の席でレクリエーションゲームをやってみるのも、各々の素を見ることができ楽しそうですね。

お問い合わせはこちら資料ダウンロードはこちら

 

④チャットツール

LINEというツールはご存知かと思います。そのビジネス版と考えて頂ければ理解しやすいかもしれません。社外ともやりとりすることはできますが、基本的には社内で使用するイメージになると思います。

ビジネスチャットは1対1で会話できる「チャット」と、複数人で会話できる「グループチャット」の2つのチャット機能があるのが一般的です。グループチャットでは特定の人を選択しグループを作成することができます。支店単位、部署単位、プロジェクト単位などで作成することが多いのではないでしょうか。

チャットルールの特徴として、メールと比べて会話調のやりとりがしやすくなります。例えばメールでは相手の部署名、役職、名前を入れ、さらに自分の部署名名前を入れるのが一般的ではないでしょうか。チャットツールではこういったものをすべて省いてやりとりをするため会話のラリーがしやすくなります。堅苦しさも軽減されるため、コミュニケーションも活性化します。

 

そして余談ですが、チャットツールのその他機能として、タスク機能も便利です。相手にタスクを振ることもできますし、自分自身にタスクを作ることもできます。そのタスクに期日を設けることもできるので、やり忘れた!見落としていた!などの抜けや漏れのリスクを防ぐこともできます。

 

⑤1on1ミーティング

これはいわゆる個人面談です。それぞれの企業の評価タイミング、つまり四半期や半期ごとに面談はしているかと思います。しかしコミュニケーションという点で考えるとこの頻度で本当に足りているのでしょうか。

近年はプレイングマネージャーが増え、もっと面談したほうがいいことはわかっていても忙しさにかまけて後回しにしてしまうものです。

そこで強制的に、そして定期的に30分から60分の面談をスケジュールとして組み込んでしまうのです。そうすることで必然的にコミュニケーションの時間が設けられます。

ここでポイントなのが、評価や管理するだけの面談にしないことです。一番わかりやすくいうと「最近どうだ?」などの、近況を聞くことなどです。他にも仕事で困っていること、ストレスに感じていること、周りとの人間関係など、是非ヒアリングに力を入れてみて下さい。決してこちらが話しすぎないように、本音を引き出せるように。相手の近況を知ることが目的です。

時には業務外のことを聞くのもいいかもしれません。ただし、そのような質問をする際はパワハラやセクハラなどと勘違いされないように細心の注意をはらうことが最大のポイントです。

 

⑥ブラザー・ファミリー・メンター制度

このあたりの言葉は明確な定義があるわけではありませんが、ブラザーは年齢や経験の近い人を指し、ファミリー・メンターは経験を積んだ指導・助言者という意味になるでしょう。ちなみにこれらは仕事の評価をするような直接の利害関係がない人を設定することが一般的です。

ただブラザーもファミリー・メンターもアプローチ方法こそ違えど目的は一緒です。

利害関係がないことにより本音を話しやすくなり、密なコミュケーションをはかることができることにより不安を解消することができます。

さらには面談する側の成長にもつながるので、次期管理職候補を育てスキルアップさせることもできます。

 

⑦テレビ・WEB会議

テレビ・WEB会議とはスマホやタブレット、パソコンを通じて音声だけでなくお互いの顔を見ながら会議をすることができるツールです。

テレビ・WEB会議には様々なメリットがあり注目されています。ここでは2つに絞ってご紹介します。

 

メリット1 コミュニケーションの円滑化

スピードや手軽さを重視するのであれば電話やメールでも問題ないかもしれません。しかしテレビ・WEB会議の場合は相手の顔を見ながら話せることにより相手の表情をうかがい知ることができます。そのため、相手の言葉に込められた微妙なニュアンスを読み取ることができます。人間同士のコミュニケーションではこの部分が非常に重要になってくるのではないでしょうか。資料の共有をすることもできるのでさらに正確なコミュニケーションがはかれます。

また普段は遠方のため集まっていなかった他支店や海外の社員とも、顔を合わせながら会議をすることができます。

テレビ・WEB会議は移動時間の調節をする必要もないので、今後利用が増えていくことでしょう。

 

メリット2 会議にかかるコスト削減

通常会議をするとなると遠方の支店からはるばる東京に集まって行うことが多いのではないでしょうか。終日会議の場合、遠方から来た社員は飛行機を使い宿泊をすることになります。これはかなりの旅費交通費になるでしょう。しかしテレビ・WEB会議ではこの旅費交通費を一切カットすることができます。さらには移動時間を仕事する時間にあてられるので生産性もアップします。

 

⑧フリーアドレス

フリーアドレスとは自分自身の固定席を持たないということです。つまり毎日好きな席に座っていいということです。

一般的な日本企業ではひとりひとりに固定の席が与えられて、固定の机が与えられ、固定の引き出しが与えられ働いていました。そういった概念を取り払ったものがフリーアドレスです。

このフリーアドレスのメリットは従来の固定式の席では隣り合うことがなかった、コミュケーションを直接取ることがなかった人とコミュニケーションを取ることができます。

企業規模が大きくなればなるほど他部署との直接のかかわりは少なくなってしまうものではないでしょうか。そして知っている人に頼まれた仕事と知らない人に頼まれた仕事のどちらが快くできるかというと、ほとんどの方が前者ではないかと思います。

フリーアドレスはコミュニケーションを活発にし、かつ生産性までアップしてくれる制度ですので、積極的に取り入れてみてはいかがでしょうか。ちなみに、導入にあたって一切経費がかからないのも魅力のひとつです。

 

企業の取り組み事例

企業の取り組み事例

本章では実際に企業が取り組み、コミュケーション活性化に成功した事例をご紹介します。

社内SNS

株式会社ポッケ

【企業情報】

設立:2009年32

所在地:東京都渋谷区

従業員数:99名(20203月現在)

事業内容:インターネット、その他メディアを利用した各種コンテンツの企画、制作、販売、およびこれに関するサービス運営

企業公式サイトはこちら

 

SNSとは本来対外向け、つまり社外向け、そして不特定多数に発信することが多いと思います。最近では企業公式のSNSアカウントを持っていることも増えてきています。

しかしこれを社内向けにやっている企業も多く存在します。社内SNSを活用することにより、社内コミュニケーションを活性化させるに重要な「知る」「つながる」が促進され、他部署などの横のつながりを増やしてくれます。また普段は絡むことのない同期や仲間の社内での活躍をうかがい知ることもできます。

 

そういったメリットを考え同社は社内SNSを導入しました。

しかし当初は導入に否定的な意見も多く、なかなか浸透しなかったようです。そこでもっと社員が気軽に利用できるように、業務上の内容だけに限らず、業務後、休日などの投稿もOKとしたのです。

すると業務時間後の飲み会の絵や休日のサークル活動、子育て中の写真などが投稿されはじめ、みるみるうちにコミュニケーションが活性化してきました。

また社員の発案で社内豆知識などを自発的に投稿する社員が増え、業務効率改善にもつながったようです。

普段あまり私生活が垣間見えない社長の休日を、社長自らが投稿するとさらに盛り上をみせるかもしれませんね。

 

社報

株式会社ウィルオブ・ワーク

【企業情報】

設立:1997年129

所在地:東京都新宿区

従業員数:2,433名(2020331日現在)

事業内容:

人材派遣・紹介予定派遣事業【販売スタッフ/コールセンタースタッフ/オフィススタッフ/介護職/保育士】

業務委託・請負運営事業【販売委託/コールセンター運営/セールスプロモーション/事務アウトソーシング/行政アウトソーシング/システム開発】

人材紹介事業【販売、営業職/コールセンター/介護職/保育士】

コンサルティング事業【勤怠、定着改善/採用(人材募集、選考)

アプリケーション事業【アプリケーションの企画・開発・運営】

企業公式サイトはこちら

 

企業規模は年々順調に大きく成長していきました。しかし、それとともに社員間、特に他部署や他拠点とのコミュニケーションが不足しているという課題も抱えることとなりました。

そこで株式会社ウィルオブ・ワークでは社報を取り入れることにしました。

初めは社内の人事異動やリリース情報などが掲載されていたものの、担当が一生懸命に作成しているにもかかわらず社員からの反応はあまりありませんでした。

そこで、会社全体の情報だけでなく社員たちにフォーカスした情報を掲載しました。例えば、新入社員の紹介や、全支店の支店長にどんな仕事をしているのか、その支店がある町の様子はどうのかなどの内容です。他にも新規立ち上げのリーダーにフォーカスをあてるなど、様々な角度から社員たちの情報を掲載しました。

すると、「あの部署が自分たちの部署の仕事とこんな感じでつながっているとは思っていなかった」や「1年前まで一緒に働いていた部下の新天地で活躍が知れてよかった」など、様々なポジティブな反応が増えたそうです。

そしてウィルオブ・ワークの社報はさらに進化し、今では全社員から掲載のネタを提供できるようにしたそうです。つまり自分が書いた内容が社報に載るのです。

 

フリーアドレス

ヤフー株式会社 

【企業情報】

設立:2019年101

所在地:東京都千代田区

従業員数:6,515人(2019331日)

事業内容:

  • イーコマース事業
  • 会員サービス事業
  • インターネット上の広告事業 など

企業公式サイトはこちら

 

フリーアドレスを導入するメリットとしては前述したように普段かかわらない他部署の人とのコミュニケーションが活性化することにあります。

同社では全社員、6000名以上でそれを取り入れています。そしてそれは全フロアに採用されているので、社員は毎日どの階のどの席で仕事をしてもかまわないのです。

オフィスに設置している机にもフリーアドレスのメリットを出しやすくするための仕掛けをしています。あえてジグザグに机を配置しているのです。こうすることで社員同士の偶然の出会いによるコミュニケーション活性化をはかっているのです。

 

まとめ

社内コミュニケーション活性化の重要性

この記事では社内コミュニケーション活性化の重要性、取り組み事例などについてお伝えしてきました。

しかしどんなに研修を行っても、どんなに面談回数を増やしても、どんなに最新のチャットツールを導入したとしても…社員たちのコミュニケーションが活性化しなければ何の意味もありません。

そんな時こそ今まで述べてきたコミュニケーションを、企業として積極的に取り組んでみましょう。

人間同士のコミュニケーショであるためすぐに結果を出すのは難しいかもしれませんが、一つ一つの取り組みを積み重ねることで、社内のコミュニケーションも大きく変わっていくでしょう。

 

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