社内イベント

posted:2021 11.11

updated: 2022 10.21

懇親会は業者に外注しよう!利用するメリットやおすすめの業者10選!

粕谷麻衣
懇親会は業者に外注しよう!利用するメリットやおすすめの業者10選!

懇親会の幹事を任され、「どんな企画を取り入れたらいいの?」と悩んでいる方はいらっしゃいませんか?
企画に悩んだときには専門業者への外注がおすすめです。企業の懇親会と言えば、幹事が計画から当日の進行に至るまですべて担うようなイメージがありますよね。
しかし、近年は懇親会の計画から準備、当日の進行に至るまですべて外注するケースが増えています。
とはいえ、数多くの専門業者が存在するので、業者選びで迷ってしまうことも少なくありません。
そこで、今回は懇親会の外注に興味がある方へ向けて、業者を利用するメリットをはじめ、おすすめの業者などを詳しく紹介します。

 

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懇親会の企画を業者に外注するメリット

懇親会の企画を業者に外注する場合、どのようなメリットがあるのでしょうか。
まずは、懇親会の企画を業者に外注するメリットを解説していきます。

幹事の負担を軽減できる

懇親会の企画を業者に外注すれば、幹事の負担を大幅に軽減できます。
幹事には、懇親会のスケジュールを立てたり、企画を考えたりと非常に多くの仕事があります。本業と同時に進めなければならない場合、忙しい合間を縫って懇親会の準備を進めなければならず、大きな負担に感じるのではないでしょうか。
専門業者に懇親会の企画を外注すれば、本業や懇親会のほかの準備に時間をかけやすくなります。

企業に合った企画を提案してもらえる

専門業者に懇親会の企画を外注すると、企業の方向性や懇親会の目的に沿った企画を提案してもらえます。
企画に関するプロフェッショナルではない場合、「どんな企画が最適なのか」を考えるのは難しいでしょう。具体的な内容や演出、参加人数に合わせた設計など、明確にしなければならない項目は多く、幹事にとっては大きな仕事です。
懇親会は企画内容が成功に直結すると言っても過言ではありません。企画を幹事自身が考えるなら責任重大です。
イベント制作会社などの専門業者に相談すれば、ヒアリング内容をもとに最適な企画を提案してくれるので、より成功率は高まります。
自分で企画を考えることに不安を感じるなら、専門業者への外注をおすすめします。

予算に合った懇親会を実施できる

懇親会の企画を業者に外注すれば、予算の範囲内でおさめた懇親会を実施できます。
基本的に、懇親会ではある程度予算が決まっていることがほとんど。特別な事情がない限りは、予算をオーバーするような懇親会は実施できません。
専門業者へ相談すれば、外注する際に予算に応じたプランやメニューを提案してくれます。すべて自分で計画するよりも、演出やプログラム内容が充実していることが多いので、結果的にはコストパフォーマンスの高い懇親会を期待できるでしょう。

進行など当日の作業も依頼できる

懇親会の企画を外注するにあたり、幹事に嬉しいメリットといえるのが、当日の作業も依頼できる点です。
専門業者の多くは、懇親会当日の進行や会場設営も対応していることがほとんど。本来であれば主催者側が行う作業の全般を、専門業者に外注できるのです。
懇親会当日の幹事は非常に忙しく、緊張やストレスもあり、思っている以上にハードな1日になります。しかし、懇親会の企画を専門業者に外注すれば、当日のバタバタは一切なし。幹事も一緒に参加して懇親会を楽しめます。
幹事の経験が浅い方や、初めて幹事を任された方などは、当日の忙しさにパニックになる可能性も。余裕を持って当日を過ごすためにも、専門業者への外注は検討しておいた方がいいかもしれません。

ハイクオリティな演出も期待できる

幹事だけではハイクオリティな演出は難しいですが、業者に外注すれば簡単に取り入れることが可能です。
たとえば、プロジェクションマッピングを使用した演出や、キャラクターになりきった人物たちによる進行、特定の世界観で進んでいくような演出などは、専門業者に外注すれば実現できます。
懇親会は、単純に情報交換や会食のみで終わってしまうことが少なくありません。しかし、せっかくの貴重な機会なので、演出にもこだわった方が参加者の印象に残ります。演出にこだわりたいときには、思い切ってプロの業者に相談してみましょう。

懇親会の企画に対応する業者を選ぶポイント

ここからは、懇親会を成功させるために業者を選ぶ際のポイントについて解説していきます。

予算と照らし合わせる

懇親会の企画に対応する業者を選ぶ際には、予算と照らし合わせたうえで検討することを忘れてはいけません。業者によって企画制作などの費用は大きく異なります。依頼内容が同じであっても、業者ごとに10万円単位で費用に差がある場合も珍しくないのです。複数の業者に見積もりを依頼して、費用感を比較してみるといいでしょう。

実績豊富な業者を選ぶ

実績豊富な業者を選ぶことで、懇親会の成功率を高めることが可能です。
専門業者といっても、実績には差があります。具体的な実績件数や、これまでに対応したジャンル、シーンなどは業者によって異なるので、必ず実績を確認したうえで業者を利用することが大切です。
とくにチェックしたいのが、自社で検討している懇親会の方向性にマッチした業者であるかです。コミュニケーションの活性化を重視するなら、交流が深まるような企画を多く対応してきた業者がベスト。
依頼する前に「これまでにどんな懇親会に対応してきたのか」をチェックしておきましょう。

オンラインにも対応している業者を選ぶ

オンライン懇親会を検討していても、検討していなくても、業者を選ぶ際にはオンライン対応できるかどうかを確認しておいてください。
新型コロナウイルス感染拡大の影響もあり、会場に集合して懇親会を実施しようと計画していても、急遽オンライン開催に変更となる可能性があります。
スムーズにオンライン環境で懇親会を実施するためには、オンラインでの企画制作に対応している業者の利用が必須です。
オフライン・オンライン問わずいろいろな企画を提案してくれる業者を選んでください。

サポート範囲の広い業者を選ぶ

意外と盲点になりがちですが、業者を選ぶ際には「サポート範囲」に目を向ける必要があります。
業者によっては「進行も担ってくれる」「当日の設営や撤去まで対応してくれる」「トラブルに対応してくれる」など、さまざまなサポートを行っているケースもあります。サポート範囲が広ければ、幹事としても安心して依頼しやすいのではないでしょうか。
とくに、オンライン懇親会の場合は「通信トラブル」「参加者がオンライン操作に慣れていない」などさまざまな問題が発生するもの。サポート範囲の広い業者に相談しておくと、万が一の事態にも安心です。

懇親会の企画を外注できるおすすめ業者10

懇親会の企画を外注するうえで、おすすめの業者を10社紹介します。
業者ごとの特徴や具体的なサービス内容、実績などに至るまで幅広く触れていくので、業者選びの参考にしてみてください。

IKUSA

懇親会の企画を外注するにあたり、まず紹介したいのが「IKUSA」がおすすめです。
IKUSA
はオンライン・オフライン両方の懇親会企画に対応したイベント制作会社。オンラインでは、パソコンやスマホから参加できる謎解き脱出ゲーム「リモ謎」など、ユニークな企画を提供しています。また、オンラインイベントに対応したケータリングサービスの「オンラインフードデリバリー」もおすすめです。
オフラインでは、「チャンバラ合戦IKUSA-」や「謎解き脱出ゲーム」など積極的に楽しめるアクティビティが目白押し。
予算に合わせた企画制作も可能なので、最大限幹事の要望を汲んだ企画で懇親会を進めていけます。資料ダウンロードはこちら

IKUSA.JP

エックスイベント企画

企業の懇親会の企画に対応している業者として、人気を集めているのが「エックスイベント企画」です。
企業の懇親会をはじめ、個人のイベントや団体、観光関連など幅広いジャンルの企画制作を手掛けています。
ショーや音楽系イベント、ダンス系イベントなどの実績が豊富なので、参加者にパフォーマンスを楽しんでほしいといった懇親会にピッタリです。

エックスイベント企画 有限会社 (x-event.co.jp)

ホットスケープ

ホットスケープは、制作から運営まですべて一貫してお任せできる業者です。
企画制作業者のなかには、複数の工程を下請けに委託するケースもありますが、ホットスケープは計画立案からすべて自社対応。中間マージンが発生しない分、比較的安価に懇親会の企画を依頼できます。
企画内容は比較的フォーマルな雰囲気のものが多い傾向。親睦を深めることよりも、有意義な情報交換を重視している懇親会におすすめです。

株式会社ホットスケープ イベント企画・制作・運営 (hotscape.co.jp)

東京バンケットプロデュース

懇親会の企画を外注するにあたり、おすすめできる業者の一つが「東京バンケットプロデュース」です。
東京バンケットプロデュースは、創業38年という歴史の長いイベント制作会社。豊富な実績を持ち、あらゆるジャンルに対応しているのが特徴です。
各会場の手配もスピーディーで、会場選び・会場設営から依頼したいという幹事にとって魅力的な会社と言えます。

イベントの企画・運営は東京バンケットプロデュースにお任せ (tbpk.co.jp)

グローバルプロデュース

国内外を問わず、さまざまなエリアでの懇親会に対応しているのが「グローバルプロデュース」です。
派手な演出に力を入れている制作会社であり、規模が大きな懇親会に対応しています。音響や照明機材などの手配はもちろんのこと、会場の装飾や運営スタッフの派遣など、細やかなサービスが便利です。
オンラインイベントにも対応しているので、コロナ禍に配慮した懇親会でも活用できます。

イベント企画・制作・イベントプロデュース会社 | GLOBAL PRODUCE (global-produce.jp)

サンケイ会館

懇親会の企画を外注する際には、「サンケイ会館」も選択肢の一つにいかがでしょうか。大規模な懇親会から、会食込みの会議や研修会まで幅広く企画を手掛けています。
オンラインイベントの運営にも対応しているうえに、ケータリングサービスも行っているので、総合的にイベントをサポートしてくれます。

イベント開催のトータルサポートならサンケイ会館 (sankeikaikan.com)

Penseur

空間演出や雰囲気づくりなどを得意としているのが、「Penseur」です。
Penseur
はデザイン会社なので、デザインの技術やセンスを生かした個性的な懇親会を演出してくれます。
プロジェクションマッピングを活用したオリジナル演出や、クリエイティブ系の展示会なども得意としているので、「イマドキの懇親会を実施したい」と考えている方にもおすすめです。

株式会社Penseur パンスール|東京・大阪のデザイン会社

アイモ

「アイモ」は企画制作だけではなく、懇親会当日の演出や進行、さらには効果測定に至るまで対応してくれる業者です。
キャスティング業も担っているので、パフォーマーの派遣なども可能。懇親会のメインプログラムとして、マジックショーやダンスパフォーマンスなどを展開するのも盛り上がるのではないでしょうか。

株式会社アイモ (imo-inc.co.jp)

ハートフルクリエーション

ハートフルクリエーションは、社内イベントを中心に展開しているイベント制作業者です。
対応規模に制限はなく、少人数はもちろんのこと、大人数にも対応しています。パーティースタイルの懇親会から、コンパニオンコーディネート、オンラインイベントまで依頼できるので、さまざまなシーンで活用できます。
さらに、対応エリアは全国なので、地方の企業でも利用しやすいのがメリットです。

ハートフルクリエーション|イベント・SP・PR会社、ラーフエイド特約店 イベント・SP・PRの企画・制作・運営までサポート。抗ウイルス・抗菌・消臭「ハイブリッド触媒 ラーフエイド」特約施工店 (heartfulcreation.jp)

タメニーアートワークス

社内イベントを中心に企画制作を行っているのが「タメニーアートワークス」です。
ゲームを取り入れた懇親会やユニークなアクティビティを交えたオンライン懇親会など、独自の取り組みを行っています。
対応範囲は「企画制作」「当日の運営」といったシンプルな構成で、低予算での実施が可能です。
予算に不安がある場合でも、タメニーアートワークスなら利用しやすいでしょう。

タメニーアートワークス株式会社|EventBank パートナーズ

まとめ

本ページでは懇親会の企画を外注するメリットや対応している業者をご紹介しました。
幹事にとって懇親会の企画立案は責任重大な仕事。「懇親会が盛り上がらなかったらどうしよう……」と不安を抱えているなら、専門業者への外注がおすすめです。
懇親会の準備を控えている方は、外注も視野に入れたうえで、今後の計画を立ててみてはいかがでしょうか。

 

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参考サイト:

 

この記事を書いた人

粕谷麻衣
1993年生まれ。栃木県在住。一児のシングルマザーライター。Web媒体・紙媒体にて、ジャンルを問わず多くのメディアで執筆。BtoB向け記事の他、ママ目線でのコラム執筆も手掛ける。専門家や起業家などへの年間インタビュー数200人を目標に、パワフルに活動中。
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