イベント代行会社はどこがいい？選び方やおすすめの会社をご紹介

自社の交流を深めたり、集客目的でイベントを実施したりする場合、社内で全てを対応するのは難しいのが現状です。実際、本業と並行してイベントの準備を進めるのは、想像以上に負担が大きいもの。

そんなとき便利なのが「イベント代行会社」です。イベントの企画から準備、片付けに至るまで幅広く対応してもらえるため、本業に支障が及ぶ心配がありません。

この記事では、イベント代行会社の選び方について詳しく解説します。自社に合った代行会社を選ぶポイントやおすすめの代行会社も紹介するので、ぜひ参考にしてみてください。

イベント代行会社は慎重に選ぼう

現在、国内には多種多様なイベント代行会社が存在します。自社に合った代行会社を選ばないと、イベントが失敗に終わる可能性があるため、慎重に選びたいところです。

実際、イベント代行会社によって、企画のクオリティや提案力などは大きく異なります。対応範囲も会社によって異なるため、あらかじめ把握しておかないと「一部を自社で対応しなければならなくなった！」と慌てることにもなりかねません。

イベント代行会社は、経験や実績が豊富な会社や信頼できる会社をしっかり見極めて選びましょう。想定外の失敗を防ぐためにも、選び方のポイントを把握したうえで、依頼先を決定することをおすすめします。

イベント代行会社を選ぶときのポイント

依頼するイベント代行会社次第で、自社のイベントのクオリティが大きく左右するといっても過言ではありません。せっかくのイベントを成功へと導くためにも、イベント代行会社の選び方のポイントを押さえていきましょう。

対応可能な範囲

一口にイベント代行会社といっても、対応可能な範囲は会社によって大きく異なります。

たとえば、企画や設備の準備・レンタル、会場の予約、後片付けなど幅広く対応してくれるイベント代行会社が存在する一方で、イベント当日のサポートのみ対応しているイベント代行会社もあります。

依頼前にどこからどこまでを任せたいのかを明確にし、希望に合った対応をしてくれるイベント代行会社を選ばないと、自社の負担が増えてしまう可能性があるのです。

「イベント代行会社なら、たいていのことは対応してくれるだろう」と安易に判断せず、「どこまで対応してくれるのか」「オプションになる部分はどこか」など、事前に細かくチェックしておきましょう。

これまでの成功実績

数あるイベント代行会社を比較する際、これまでの実績も確認したいポイントです。当然、成功実績が多いイベント会社であればあるほど、安心して自社のイベントサポートをお任せできるでしょう。

逆に成功実績が少ないイベント代行会社や、そもそも実績を公表していないイベント代行会社の場合、「知識やスキルが十分であるか」を判断するには情報が足りないといえます。こうした会社は価格が安く設定されていることも多いため、コスト面で魅力的に感じる担当者も少なくありません。しかし、なぜコストばかりを重視して依頼すると、思わぬ失敗が潜んでいる可能性も。

依頼前には「どれくらいの成功実績があるのか」「成功したイベントのジャンルは何か」などをきちんと確認するようにしましょう。

開催予定イベントに似た実績があるか

成功実績をチェックするだけでなく、実績の詳細も確認しておくことをおすすめします。

たとえば、自社でイベントを実施するにあたり、すでに大まかな方向性やプランが決まっているのであれば、計画中のイベントに似た実績があるかどうかを確認すると、依頼先を絞り込みやすくなります。

具体的には、「社員の交流を兼ねた大人の運動会」をテーマにした場合、同じようなテーマでイベントを実施した実績がないかどうかを確認します。計画中のイベントに似た実績があると、自社では気付かなかった部分を提案してくれたり、スムーズに進行してくれたりとメリットが豊富です。

逆に、類似のイベントの実績がない会社に依頼するとなると、思わぬアクシデントに対応できないなど、さまざまな弊害が生じるリスクが考えられます。

開催を予定しているイベントがあるなら、似た実績があるイベント代行会社を選ぶと安心です。

積極的にプランを提案してくれるかどうか

イベント代行会社を選ぶうえで、提案力も注目したいポイントです。

国内にはさまざまなイベント代行会社がある状況ですが、「どのような提案をしてくれるのか」は会社によって大きく異なります。スタンダードなプランのみの提案にとどまる会社がある一方で、企業の特性や傾向に合わせてオリジナル性の高いプランを提案してくれる会社も。当然、積極的にオリジナル性の高い提案をしてくれるイベント代行会社のほうが、より自社に合った内容を提示してくれることは間違いないでしょう。

「本当に集客に繋がるイベントにしたい」「自社の商品・サービスのアピールに繋がる企画をお願いしたい」など、企業側には何らかの意図があることがほとんどであるはず。そうした「企業側の意図」を汲んでくれるようなイベント代行会社に依頼したほうが、イベントは成功しやすいでしょう。

専門企業としての視点で企画を考える能力は、各イベント代行会社によって大きく差があるため、提案力の高い会社を見つけたいところです。

依頼前には複数の会社から見積もりを取ろう

金銭的な面、サービス内容で損をしないためにも、複数の会社に相見積もりを取ることをおすすめします。

ここまでで触れてきたように、イベント代行会社も千差万別です。なかには「相場よりも圧倒的に高額な料金設定」「費用に対するサービス範囲が狭い」など、業界で見ると条件が悪いイベント代行会社も存在します。そのため、最初から一社に絞ってイベント代行会社に依頼するのは、ややリスクが高いといえます。

イベント代行会社に依頼する場合、必ず2～3社の企業をピックアップし、比較したうえで検討する必要があります。とくに費用やサービス範囲などは、最低限比較すべきポイントです。

複数社を比較するとなった場合、想定していたよりも時間や手間がかかることがあります。イベントの準備時間が押してしまうことも考えられるため、イベント実施の検討を始めたら、イベント代行会社のリサーチも早めに始めることをおすすめします。

イベント代行に対応しているおすすめ会社5選

現在、イベント代行に対応している会社は非常に多く、「どの会社を選べばいいのかわからない」と悩む企業担当者の方も少なくありません。

ここからは、イベント代行に対応しているおすすめの会社を厳選してご紹介します。ぜひ、依頼先の選択肢に入れてみてください。

IKUSA

株式会社IKUSAは、「体を動かす」「積極的にコミュニケーションを交わす」など、参加者同士の繋がりをメインとしたイベントを多く実施しているイベント代行会社です。

一般的なビジネスイベントとは異なり、セミナー関連や講座などのような座学スタイルのイベントよりも、「遊び」を交えた企画が多い傾向にあります。実際、IKUSAではオンラインで謎解きゲームをしながらチームワークを向上していく「リモ謎」や、体を動かしながらチームで戦う「チャンバラ合戦–戦IKUSA-」など、ユニークな企画が目白押しです。

とはいえ、単純に「遊んで終わり」ではないのがIKUSAの魅力。社内向けには、チームビルディングやリーダーシップ、コミュニケーションなどの向上・活性化をテーマとしたアクティビティを展開しているのが特徴です。

「企業にとって必要なスキル」を遊びながら学び、伸ばすことができるため、多くの企業にとって有益なイベントとなるでしょう。

また、集客目的のイベントでは、ファミリー世帯の集客を目指すための子ども向けイベントを数多く展開しています。具体的には、リモート環境で運動会を行う「おうち防災運動会」や、子ども心をくすぐる「忍者合戦-SHINOBI-」などです。

外部向け・内部向け、いずれにも対応したユニークな企画が豊富で、大手有名企業をはじめとした多くの企業が導入しているイベント代行会社です。資料ダウンロードはこちら

イベントファクトリー

都内を中心に、さまざまなイベントを展開しているイベント代行会社の一つがイベントファクトリーです。

ファミリー層に向けたヒーロー系のイベントから企業の周年記念イベントに至るまで、幅広いジャンルのイベントを手掛けています。

また、対応してきた企業の業種も多岐に渡るのが特徴。音楽業界や新聞社、外交関係、食品関連など、業種を問いません。大手から中小企業に至るまで、さまざまな企業がイベントファクトリーを利用しています。

パーティーやPRイベントなど、定番イベントの実績が豊富なので、スタンダードなイベントを実施したいと考えている企業担当者の方にもおすすめできます。

東真

東真は、企画から運営、備品のレンタル、施工に至るまで、トータルプロデュースをしてくれるイベント代行会社です。

企業がイベントを実施するにあたり、最初にぶつかりやすい問題である企画。東真では、企業の方向性やアピールしたいポイントなどに着目しながら、企業に合わせた企画設計を行っています。

また、装飾にもこだわっているのが東真の魅力。たとえばハロウィンイベントでは細部まで作り込んだ装飾が目立ちますし、婚礼行事ではバルーンや照明を効果的に使用し演出へと繋げていきます。とくにおしゃれなイベントを実施したい、あっと驚かせる演出をしたいと考えている方には、東真がおすすめです。

東真の特徴としてもう一つ、ホテルでのイベントに強い点が挙げられます。照明や装飾、備品などの自由度が高いホテルは、東真が実力を発揮しやすい環境。パーティー関連などの式典イベントを計画している方にも、東真がおすすめです。

ユニオンアルファ

数あるイベント代行会社の中でも、実績のジャンルが幅広いのがユニオンアルファです。

一般的なイベント代行会社は、特定の強みを生かしたイベントを実施する傾向にありますが、ユニオンアルファは幅広いジャンルの実績があり、あらゆるシーンで利用しやすいのが特徴です。

たとえば、野外フェスティバルやスポーツイベント、グルメイベント、式典、周年記念パーティー、展示会、就活イベント、プロモーションイベントなど、一部をピックアップしただけでも、さまざまなジャンルのイベントを手掛けていることがわかります。

また、イベント事業とは別に、レンタルやクリエイティブ、ホール管理などの事業も展開しています。イベントに必要な備品をレンタルできるうえに、会場の装飾及びイベント台本の制作も依頼できるのです。また、ホール管理事業を行っていることから、会場探しも任せられます。

企画から運営、会場の撤去まで、一貫して依頼できるため、企業担当者の手間を軽減しやすいイベント代行会社だといえるでしょう。

アーク・フロント

アーク・フロントは、イベントの企画や運営などを依頼できる代行会社です。メインの事業は販売促進や広告企画制作ですが、専門的な知識を生かして効率的な集客や売り上げを目指します。

アーク・フロントが得意とするイベントは、子育て世帯向けイベントやカップル向けイベントといった、BtoC向けイベント。商業施設をはじめ、商店街や市町村役所などでのイベントにピッタリです。

イベント運営のほか特設ブースの設置や景品手配などに対応しているため、比較的小規模イベントに敵しています。「規模もコストもなるべく縮小したい」と考えている場合にはいいでしょう。

なお、アーク・フロントは広告関連の実績が豊富なので、チラシやDMの制作、ノベルティ製」なども依頼できます。イベント運営だけでなく、集客のためのプロモーションも同時にお任せできるのが、アーク・フロントの魅力だといえるでしょう。

イベントを自社で企画・開催する場合のコツ

ここまでイベント代行会社の選び方や、おすすめの会社をご紹介してきましたが、企業がイベントを実施する場合、必ずしもイベント代行会社に委託する必要はありません。自社で対応できる、または予算などの関係で自社で対応せざるを得ないのであれば、担当者や社員などが協力しながらイベント準備を進め、開催することも可能です。

しかし、イベントを自社で企画・開催する場合、いくつかのコツを押さえておく必要があります。せっかく実施するイベントを成功へと導くためにも、以下に紹介するコツをチェックしていきましょう。

ターゲットを明確にする

イベントを実施するにあたり、準備や運営を自社で行う場合には、ターゲットを明確にすることを忘れないようにしましょう。

イベントの実施が目的になってしまい、肝心の集客性を無視したイベント設計をしてしまう失敗は少なくありません。

もちろん、企業イベントの目的によっては、集客に着目する必要はありませんが、目的が商品のPRや販売であれば、集客は重要なポイントです。ターゲットを明確にして集客戦略を立てていかないと、せっかくのイベントが無駄に終わってしまいます。

集客を必要とするイベントに関しては、必ずターゲットを明確にしたうえで、イベントの計画を作成しましょう。

なお、ターゲットを設定する方法は、商品のジャンルに合わせて考える必要があります。たとえばママ向け商品・サービスを取り扱っている場合は、子どもを巻き込んだ戦略が重要です。つまり、子どもが「行きたい！」となるようなイベントにする必要があり、この場合子どもがイベントのターゲットになります。

可能であれば、さらに深堀りして小学生・未就学児・教育に力を入れている子ども・○○が好きな子どもなど、細かく設定していくとより明確なターゲット設定に繋がるでしょう。

ターゲットに合わせてイベントの種類を検討する

ターゲットを設定したら、そのターゲットに合わせてイベントの種類を計画します。

自社でイベント計画を立てると、なかにはターゲットを設定しただけで満足してしまうケースがあるようです。ターゲットの明確化は手間や時間がかかるので、ターゲット設定が完了すると一段落したように感じてしまいますが、ゴールはまだ先。設定したターゲット層が興味を抱くようなイベントの種類を検討する必要があります。

たとえば、子育て世帯向けのイベントであれば、子どもの好奇心をくすぐるようなイベントが好ましいでしょう。具体的には、体験要素の強いワークショップ系やスポーツ系、アクティビティ系を選ぶのが定番です。もしくは、子どもの興味を刺激する展示品があれば、博覧会や展示会なども選択肢に挙がるでしょう。

ターゲットに合わせてイベントの種類を検討することは、結果的に効果的・効率的な集客を実現します。イベントの細かい内容に目を向けるだけでなく、イベントの種類のチョイスも重要であることを覚えておきましょう。

まとめ

この記事では、イベント代行会社の選び方やおすすめのイベント代行会社、自社でイベントを企画・開催する場合のコツなどについて解説しました。

イベントを検討中の企業担当者の方にとって「どのイベント代行会社を選ぶべきか」は大きな悩みです。選ぶイベント代行会社によって、成功可否は大きく左右されるといっても過言ではないため、慎重に検討していかなければなりません。

現在イベント開催を検討している方は、この記事でご紹介したイベント代行会社も視野に入れながら、自社に合った会社を探してみてください。