新年会の幹事が行う準備・成功させるポイントを紹介

年末年始は忘年会・新年会のシーズンですが、幹事にとっては忙しい時期でもあります。特に初めて幹事となった方にとっては、何から手を付けていけばいいのか迷ってしまうかもしれません。

本記事では、新年会の幹事が行う準備と成功させるポイントを紹介します。

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新年会の開催前に幹事が行う準備

幹事がすべきことは、開催前と開催当日で分かれます。まずは、開催前にすべきことからみていきましょう。

日程・予算・人数の決定

最初にすることは、日程・予算・人数の決定です。これらを決めなければ、場所の確保やプランの選定などができません。

日程を決める際には2つのポイントがあります。それは「多くの人が参加できるかどうか」ということと、「新年会を開催しても業務に影響を与えないかどうか」ということです。多くのひとが参加できたとしても、次の日に会社として重要な業務があれば、楽しく飲めません。反対に業務に支障が出ない日だとしても、参加者が少なければ盛り上がりに欠けてしまいます。

予算は、過去の新年会を参考にして決めましょう。例年通りの予算であれば、参加者から不満の声も出にくいです。

人数は場所よりも先に決めておくべきことであるため、事前に大まかな人数を確認しておきましょう。確認方法自体は、ChatworkやSlackといった会社のチャットツールを使って聞けば問題ありません。

場所の確保

場所自体は、どのような飲み会を開催したいのかを決めた上で探してみましょう。特に何もこだわりが無いなら、一般的な居酒屋やダイニングバーなどで問題ありません。ただ、人数が非常に多い場合や何か出し物を用意している場合などは、イベント会場のようなスペースを借りて開催するのがおすすめです。

会場の探し方に関しては、口コミをチェックしたり、実際に訪れてみたりなどの方法があります。きちんと調べておかないと、「予想以上に狭くて窮屈…」や「料理の味がちょっと…」といったような失敗をしてしまうかもしれません。

いい場所を見つけた際は、料金以外に貸し切りの有無やキャンセル料、利用時の注意点などもチェックしておくことが大切です。そこまできちんと確認していなければ、お店側とのトラブルが起きてしまう恐れがあります。

料理や飲み物のプラン選び

料理や飲み物は、予算や人数に合わせて選びましょう。例えば、お酒を飲む人が多いならば、飲み放題プランが向いています。また、ケータリングやデリバリーなどを活用して少し豪華な新年会にするのもおすすめ。ただし、どちらも配達可能エリアや配送料の問題があるため、そのことに注意しておきましょう。

役割の割り振りや依頼

小規模ならば幹事だけで回せますが、大人数となれば難しくなります。そのため、他の人に依頼して役割の分担を行いましょう。役割を分けることでスムーズに準備することができ、幹事の負担も軽減できます。

分担する役割としては、司会や写真撮影、出し物など。特に司会は新年会の流れを管理する重要な役目であるため、きちんと選びましょう。適している人を選べば、滞りなく進められます。

出し物やスピーチがある場合は、どのくらいの時間が必要か聞いておきましょう。時間が分かれば、新年会を進めていく上での時間配分が分かりやすくなります。ただ、場合によっては出し物やスピーチが予想以上よりも長くなるケースもあるため、少しゆとりを持っておくのがおすすめです。

告知と案内

ある程度準備が済んだら、具体的な新年会の内容を告知します。この際の内容としては、開催会場や出欠の回答期限、一人あたりの料金など。会場に関しては、住所や地図を掲載しておくことで、どこにあるのか簡単に把握できます。

開催前日には、最終的な確認の意味も込めて改めて連絡を送りましょう。前日に送ることで、行き忘れてしまう可能性を防ぎます。また、急遽参加できなくなってしまったということが起きる場合もあるため、そのような方を見つけるためにも、告知だけで済ませるのではなく、前日の連絡を行いましょう。

新年会の開催当日に幹事が行うこと

次に新年会の開催当日に行うことを見ていきます。項目としては準備の段階よりも少ないですが、どれも重要なことであるため、最後まで読んでみてください。

出欠確認と席への案内

続々と会場に入ってくる参加者をチェックし、席へ案内します。出欠確認をしておくことで、誰がまだ来ていないのか把握することができ、その時に応じたサポートができます。席への案内に関しては、配置図を見せることで、迷うこと無く参加者が決められた席に座ってもらえます。

挨拶

参加者が集まったら、開催の挨拶をします。特に難しく考える必要はなく、シンプルなもので構いません。挨拶に関しては閉会する際にも行うため、そちらも忘れずに行いましょう。

食事以外のイベント進行

新年会ということもあり、食事や飲み物以外にイベントを用意している場合もあります。きちんと上手く進めるためにも、司会や出し物係と連携して進行していきましょう。

なお、ケータリングであれば、料理の配達以外にライブパフォーマンスや解体ショーなどのオプションを用意しています。有料ですが、新年会を盛り上げられるきっかけともなるため、気になる方は追加してみてはどうでしょうか。

二次会の案内

締めの挨拶を終えたら、二次会の案内をしましょう。基本的に幹事は一次会までの役目で問題ないため、二次会でも幹事として進行する必要はありません。また、複数のグループに分かれて二次会が開催される場合もあるため、その場の雰囲気に合わせて案内すると良いでしょう。

収支報告

収支報告は、幹事としての最後の仕事です。領収書を集めて、残ったお金に問題が無いかチェックします。飲み会は経費となることもあるため、お金の管理はきっちりしておきましょう。なお、二次会以降は経費とすることが難しくなるため、一次会のみを対象とすることをおすすめします。 

新年会におすすめの出し物・ゲーム6選

新年会で出し物やゲームを行うことで、盛り上がりやすくなり、コミュニケーションを促進させることも期待できます。

以下では、新年会に適した出し物・ゲーム6選を紹介します。

ビンゴ

「ビンゴ」は新年会だけではなく、さまざまなパーティーでも選ばれている定番のゲームです。有名だからこそルール説明もほとんど必要なく、ビンゴマシンもスマホのアプリを使えば問題ありません。景品をもらえるゲームでもあるため、年令や性別を問わず多くの方が楽しめます。

うまい棒ソムリエ

「うまい棒ソムリエ」とは、目隠しをして鼻をつまんだ状態でうまい棒を食べて味を当てるというゲームです。安いお菓子ということもあって気軽に揃えやすく、少人数でも楽しめます。また、早押し形式で進めていけば、対戦感が生まれて盛り上がりやすくなるでしょう。

10秒ピッタリチャレンジ

「10秒ピッタリチャレンジ」は、ストップウォッチを用意し、見ないようにしてジャスト10秒を狙うというもの。ストップウォッチがない場合は、スマホのストップウォッチ機能を代用しましょう。特に用意するものが無いため、すぐにでも楽しめます。

クイズ

新年会で「クイズ」をする場合は、問題づくりが大切です。ただのクイズにするのではなく、会社に絡んだものにすれば、従業員全員で楽しめる上に会社のことも学べます。内輪ネタで盛り上がることもあるため、クイズを考えている方はしっかりと問題を作ってみてください。

ものまね

ものまねは定番の出し物であり、何度もみたことある方もいることでしょう。王道として芸能人のものまねをするのもいいですが、会社に関するものまねもおすすめです。例えば、何気ない従業員のクセやよくあるやり取りなどをすれば、盛り上がる可能性があります。ただし、ネタによってはその人をバカにしてしまう恐れもあるため、その点に注意しましょう。

手品

練習が必要とはいえ、手品は多くの人を驚かせる出し物です。ネット上には簡単にできる手品がさまざま紹介されているため、その中から自分にできそうなものを選んでみましょう。場合によっては、誰かを巻き込んで手品をすることで、さらに盛り上がるかもしれません。

新年会の幹事を成功させるポイント

最後に、幹事として成功するためのコツを紹介します。コツを知っておけば、トラブルを未然に防げる上に、楽しい飲み会を実現できます。特に初めて幹事となった方は、必ず読んでおきましょう。

ツールを活用する

円滑に新年会を進めていくためにも、さまざまなツールを活用しましょう。上記で紹介したチャットツールはもちろんのこと、日常的に使われているLINEも新年会を進める上で活躍できるものです。その他、簡単にスケジュール調整ができる「調整ちゃん」やNetflixをみんなで楽しめる「Netflix Party」などもあります。

余裕を持って行動する

どれだけスムーズに進めていても、天候が悪くなったり参加者が急遽欠席してしまったりなどのトラブルに見舞われることがあります。あまり厳格に決めすぎていると、トラブルに対応しにくくなるため、余裕を持って行動するようにしましょう。余裕があれば、万が一のことが起きても、きちんと対応できます。

文章はテンプレートを参考にする

幹事の中には「開会の挨拶、何を言えばいいんだろう…」や「告知の文章がなかなかうまく書けない…」といった悩みを持っている方もいることでしょう。飲み会ということもあって、そこまで堅苦しくものでなくても問題ありませんが、不安な方はネット上にあるテンプレートを参考にしてみましょう。テンプレートに従って作成すれば、文章の悩みも解決します。

幹事経験者から話を聞いておく

初めて幹事になった方は、経験者から話を聞いておくことで、どのように進めればいいのか把握しやすくなります。場合によっておすすめのお店や前回の様子なども教えてもらえるため、具体的にどのような新年会をすればいいのか分からない場合は、一人で悩まずに相談してみましょう。

終わった後に感謝のメールを送る

メールに関しては前日だけではなく、その後にも送るのがおすすめ。感謝のメールを送ることであなたへの信頼感やイメージの向上にも繋がります。ただ、あまりにも遅くなると意味がないため、できれば開催した翌日から3日以内に送るようにしましょう。

まとめ

今回は、初めての方向けに新年会で幹事がやるべきことや成功させるコツについて紹介しました。幹事がすべきことはいくつもありますが、楽しいものにするために欠かせません。もし大変ならば、他の人に協力してもらいつつ、理想的な新年会を実現させましょう。

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