updated: 2024 05.20

社内イベントの運営は大変？マニュアルの作り方やおすすめ企業

社内イベントの運営を検討している方はいらっしゃいませんか？
従業員同士の交流や、チームビルディングの一環として社内イベントを検討する企業は多いものの、実際のイベント運営の大変さを理解しているケースは非常に少ないものです。そのため、いざイベント運営を始めてからあらゆる業務に追われて、従業員の負担が大きくなる…といった事態に陥っていることが珍しくありません。
社内イベントの運営の大変さをあらかじめ理解しておかないと、イベントの開催が危うくなってしまう…といったリスクもあります。社内イベントの運営を行うのであれば、マニュアルを作成したり、専門会社に依頼するなどがおすすめです。
そこで、今回は社内イベントの運営が大変といわれる理由や、マニュアルの作成方法、おすすめのイベント運営企業をご紹介します。

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イベント運営が大変といわれる理由

イベント運営が大変といわれるのにはいくつか理由があります。
まずは、なぜイベント運営が大変といわれるのか…その理由について見ていきましょう。

決めなければならないことが多い

イベント運営が大変といわれる理由として、まず挙げられるのが「決めなければならないことが多い」というものです。
イベント運営では、「イベントにかけられる予算」「イベントを開催する場所」「そもそもなぜイベントを開催するのか（目的）」「イベントの規模」「イベントの方向性」など、決めなければならないことが非常に多いうえに、細かいのです。
それぞれを明確に決定しないままイベント運営してしまうと、イベント開催日までに準備が整わなかったり、計画倒れによってイベントが開催できなくなってしまったりします。
また、イベント運営における

一人あたりの負担が大きい

イベント運営が大変であるといわれる理由は「一人当たりの負担の大きさ」が挙げられます。
イベント運営はやることが多く、そのうえ通常の業務と平行してイベントの準備を進めなければならないといった注意点があります。
イベント運営のための人手を確保して役割分担をしても、結局は一人当たりの業務の負担が増えるため、従業員のストレスが増える事態となってしまう可能性があるのです。また、場合によってはイベントの準備が滞ってしまい、イベント開催日までに準備が終わらなかったり、そもそも計画倒れとなって開催できなくなったりしてしまうこともあります。
特に、イベント運営のための人手が十分に確保できなかった場合や、イベントの規模に対する運営者の人数が見合っていないなどの場合は、一人当たりの負担が大きくなるため注意してください。

想定したよりも反響が小さい

イベント運営が大変とされる理由の一つが「想定していたよりも反響が小さい」といったものです。
時間と手間をかけ、関わった人達同士で「これはうまくいく！」と確信していても、実際にイベントを開催してみるとそこまで反響が得られなかった…といったケースは珍しくありません。
そのうえ、コストをかけた割には話題にならず、結果的に損してしまった…といった事態に陥る事例も発生しています。
イベント運営は、ただ粛々と非日常的な催し物を開催すればよいということではありません。参加者が期待していること、参加者の興味関心などをしっかりと理解し、ニーズに合わせたイベント運営をしなければならないのです。
イベント運営は、イベント当日だけではなく、もっと前段階の話である「目的の明確化」「イベントの企画立案」なども反響に大きく影響します。
どれだけイベント運営に力を注いだとしても、必ずしも大きな反響を得られるわけではないということを頭に入れておかなければなりません。

本業に支障が生じる場合がある

イベント運営は、本業に支障が生じる場合があることから、「大変」といわれることが多いです。
イベントのために時間や手間を割いていても、一方で通常の業務も進めなければならないため、いわゆる「二足の草鞋状態」となってしまいます。
イベント運営に力を入れすぎると、本業がおろそかになってしまい、「ミスが増える」「仕事が期日に間に合わない」「パフォーマンスが低下する」といった問題に陥ってしまうのです。
とはいえ、イベント開催日がすでに決まっていると、イベント運営を後回しにするわけにもいかず、結果的に「睡眠時間を削る」「休憩時間を削る」といった対策をとるしかなくなってしまいます。こうしたサイクルがさらに「本業のミスや失敗」を招き、悪循環となってしまうことがあるのです。
イベント運営に携わる場合は、本業とのバランスを見ながら自分が負担する作業を見極めたり、他の人にも協力を仰いで無理の無いように進めていかなければなりません。

イベント運営で知っておくべき役割一覧

イベント運営では様々な役割があります。スムーズかつ正確にイベント運営を進めていくためには、それぞれの役割を理解し、適切な人間が担わなければなりません。
ここからは、イベント運営で知っておくべき役割を一覧でご紹介します。

イベントの統括的存在

イベント運営で知っておくべき役割として挙げられるのが「イベントの統括的存在」です。イベント全体をまとめる存在がいなければ、まとまりのない運営となってしまい、イベント計画がスムーズに進められなくなってしまいます。
また、予算やスケジュール、トラブル発生時の対処などの重要な決定権を握る人がいなければ、各々が自己判断で進めることになってしまいます。
イベントの統括的存在がいれば、明確な指示を出しやすくなりますし、各々が問題にぶつかったときの相談先として明確ですので、問題解消もスムーズです。
ただし、イベントの統括的存在は責任が重大であるうえに、負担も大きい役割ですので、本業が多忙すぎる従業員では適さないといえます。責任感や判断力があることはもちろんですが、連絡がつきやすい、イベント運営に時間を割きやすい人をイベントの統括的存在を担うことが大切です。

イベントのサブリーダー的存在

イベント運営では「サブリーダー的存在」が重要となります。
サブリーダー的存在は、前項の「イベントの統括的存在」とともにイベント全体に関わり、必要に応じてサブリーダーが決定権を握ります。
また、サブリーダーの人数は2～3名が一般的です。1人のみとするケースもありますが、意外にも対応の幅が広いため、負担が大きい役割でもあります。1人のみでは負担が大きくなってしまう恐れがありますので、可能であれば2～3人を目安に決定しましょう。
なお、イベントのサブリーダー的存在は、様々な部門の統括的な役割を担うケースも多いです。部門ごとに1人のサブリーダーが付くことで、イベント内の連携を図りやすくなるだけでなく、進捗管理がしやすくなります。

総務や事務

イベント運営知っておくべき役割であるのが「総務」「事務」などの役割です。いわゆる裏方の仕事がメインとなる役割ですが、非常に重要な役割であるため忘れてはいけません。
総務や事務の主な仕事は、「費用面の調整・決定」「会場の手配」「イベント関連の事務作業」「雑務」「社外との連絡やコミュニケーション」などが挙げられます。細かいうえに、幅広い仕事が多いため、総務や事務の役割は4～6人を目安に確保するようにしましょう。
特に「お金の管理」は、トラブルに陥りやすい仕事であるため、複数人で管理することをおすすめします。複数人で費用などのお金を管理することで「ミスを発見しやすい」といったメリットがあるのです。
また、総務や事務は部門内で業務の負担が偏りがちですので、全員がバランスよく負担できるように配慮することも大切といえます。

当日の運営担当

イベント運営では「当日の運営担当」を決定しておく必要があります。
当日の運営担当は10人前後を確保し、「リーダー」「受付」「案内係」に分類して、それぞれが運営を進めていきます。
具体的な仕事内容は、当日の参加者への対応や、受付業務、集金、資料配布などです。基本的には、イベント参加者のおもてなしがメインとなります。ただし、当日の運営担当者は参加者からの質問に迅速に回答できるよう、あらかじめイベントの詳細をしっかりと理解し、会場の情報もチェックしておく必要があります。例えば「喫煙所はどこか」「車はどこにとめるのか」「会場周辺の施設は何があるか」などの質問は多いものです。
参加者が快適にイベントに参加できるような配慮ある行動が重要となりますので、当日までにイベント及び会場の情報をしっかりと確認しておかなければなりません。

当日の進行担当

イベント運営では「当日の進行担当」を決定しておく必要があります。
当日の進行担当は、主にイベントのプログラムの進行や演出などを行い、滞りなくイベントを盛り上げる重要な役割です。
確保すべき人数は5～10人ほどと、イベントの規模によって異なりますが、人数は多めに確保しておくことでアクシデントに臨機応変に対応しやすくなります。また、当日の進行担当の中ではさらに3つのグループに分類し「イベント進行のリーダー」「司会進行」「演出（音響・映像・照明など）」で、各々が台本通りに進めていくのです。
ただし、当日の進行担当が受け持つ業務は、責任重大であるうえにスキルも求められるのが事実です。イベントの規模によってはイベント運営会社に委託する企業も多いため、必要に応じて当日の進行は外部に委託することも検討しましょう。

イベント運営におけるマニュアルの作成ポイント

イベント運営をスムーズに進めるためには、マニュアルを作成し、関係者全員がマニュアルの内容を把握することが大切です。
とはいえ、イベント運営におけるマニュアルをどのように作成すべきか分からない…といった方が少なくありません。そこで、ここからはイベント運営におけるマニュアル作成のポイントについて、詳しく解説します。

イベントの全体像を明確にする

イベント運営におけるマニュアルの作成ポイントとして、重要なのが「イベントの全体像を明確にする」です。
イベント運営では「目的」「イベント当日のこと」ばかりにフォーカスしてしまいがちですが、これでは全体像が分からず、各々の認識やヴィジョンにズレが生じてしまう可能性があります。
イベントの全体像を明確にすることで、自分の役割について理解を深めることができ、自分の業務が何とつながっているのかをイメージしやすくなるのです。
それぞれの仕事の正確性が高められるだけでなく、モチベーションの向上にもつながりますので、マニュアルを作成する際にはイベントの全体像を明確にしましょう。

イベント内容を具体的にしていく

イベント運営のためのマニュアルを作成する際には、イベント内容を具体的にすることを忘れてはなりません。
例えば、飲食物の提供はあるのか、あるとしたら何を提供するのか、どれくらい提供するのか、食材はどこから調達するのか、など細かいことまでしっかりと具体的に記すことが大切なのです。
そもそもマニュアルは正確性と具体性をもって作成しなければなりません。イベントの内容が曖昧であると、各々の判断に任せることとなってしまい、結果的にイメージしていたイベントとはかけ離れた出来栄えとなってしまう可能性があるのです。
演出やプログラム、会場の規模など、暗黙の了解となりがちな項目は多いものですが、しっかりと言語化してマニュアルにしましょう。

タイムスケジュールの候補を複数作成する

イベント運営のマニュアルを作成する際には、「タイムスケジュールの候補」を複数作成しましょう。
イベント運営についてマニュアル化しても、様々な理由で想定していた通りに進まないことがあります。タイムスケジュールを1つのみとしてしまうと、万が一計画通りに進まなかった場合、立ちいかなくなってしまうのです。混乱を招くことも考えられますので、タイムスケジュールは「計画が遅れてしまった場合」も想定して複数作成しましょう。
目安としては「基本のタイムスケジュール」「遅れが出てしまった場合のタイムスケジュール」「最悪の場合を想定したタイムスケジュール」など、いくつか設けておくと、万が一の事態でも安心です。
また、タイムスケジュール通りに進まなかったらすぐにリーダーに相談するなど、タイムスケジュールに関することをルール化しておくこともおすすめです。

会場のレイアウトや順路などを決定する

イベント運営では、会場のレイアウトや順路などもマニュアル化しておきましょう。
例えば、展示会スタイルでのイベントの場合はブースの配置、ブースの数、順路などを決めておく必要があります。また、セミナースタイルのイベントであれば、席の数だけではなく座席の表記も必要となるでしょう。
イベント会場のレイアウトや順路を決定しておくことで、イベント当日のイメージをしやすくなります。また、会場のレイアウトや順路を見ながら、チームで意見を出し合いやすくなるといったメリットもありますので、マニュアルを作成する際には会場のレイアウトや順路も記載しておきましょう。

イベント運営は企業にお任せもおすすめ

イベント運営は自社内で行うことができますが、専門の企業にお任せすることもおすすめです。
今回ご紹介した通り、イベント運営は負担が大きいうえに、時間もかかるもの。特に、イベント開催の実績が少ない企業であると、なかなか計画通りに進まない…といった問題にぶつかる可能性が高いといえます。
イベント運営は、専門の企業に任せることで、自身は本業に専念できますし、面倒ごとはすべて丸投げできることから、「手間なしでイベントが開催できる」といったメリットを得られます。
現在、企業でのイベントを検討している場合は、イベント運営企業への依頼を検討しながら、計画を立ててみてはいかがでしょうか。

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