社内イベント

2018 03.22

チャンバラ合戦

社員旅行の幹事って何するの?チェックすべき8つのポイント

半兵衛
社員旅行の幹事って何するの?チェックすべき8つのポイント

こんにちは、合戦界のミスタープロジェクトマネージャー、言い換えればスーパー幹事のまむしです。

幹事、それは100人いたら95人が気が重くなる役職。

「やりたくない!」

そのように嘆く前に、落ち着いてこの記事を読んで下さい。これさえやれば一流幹事になれるチェックポイントをご紹介します。

幹事がとにかくチェックしておくべき8つのポイント

幹事がチェックすべきポイントは8つ。

それは、

  1. 目的の確認
  2. 宿泊先・メインイベント・代理店の選定
  3. ご飯の決定
  4. 出席者の募集・確認
  5. スケジュールの確認
  6. 予算の調整
  7. 天候の確認
  8. 出発

です。

それでは順番に解説してまいります。

目的の確認

目的の確認

幹事が1番おろそかにしがちなのがこちらです!

幹事を仰せつかったということは、それはあなたに社員旅行を成功させてほしいということ。そしてその社員旅行には何か目的があるに違いありません。

  • 社長の真意は?
  • 文句を言いそうな人は何を気にしている?

ここを押さえておくことで幹事はプロジェクトリーダーとして社長や決済者から大きなバックアップ受けることができることでしょう。

目的例1)チームビルディング
社長はもしかしたらこれを機会に社内の結束や相互理解を深めたいのかもしれません。昔の社員旅行は「食べる・飲む」「見る」という物見遊山的なものが多いと聞いておりますが、最近はそこに「体験する」という第三の要素が入ってきており、注目が集まっています。

社長もどうせお金を使うなら、縦割りの会社を打ち破るきっかけになるかどうか、社員が交流できるかどうかを気にしているとは思いませんか?

目的例2)みんなで楽しむ・喜んでもらう
日頃頑張って働いてくれている社員に喜んでもらいたい、そんな気持ちで社長はいるのかもしれません。ただし、喜んでもらうには、社員全員が楽しめることが大事です。決して若手だけ、男子社員だけのものにならないように注意してください。

上記のポイントを確認できれば、あとはそれに沿った企画を立てていくのみ。私は、社員イベントの幹事さんが上記のポイントを押さえることによって社長や部署から大きく評価され、栄転された方を何人も知っています。みんなが関係する行事だけに個人の評価をされやすいのが、幹事の辛さであり楽しさでもあります。せっかくなら楽しいものにしてしまいましょう。

宿泊先・メインイベント・代理店の選定

宿泊先の選定

せっかくなので、私のオススメをランキングにして発表したいところなのですが……実はそれはできません。

なぜこちらに順位をつけないのか?

それは、つけないのではなく、つけられないからです!

イベントや宿泊内容によって予算や行き先も変わってしまいます。一概にここがオススメとは言えないのです。そして、ここが幹事一番の力の見せ所。肝心なのは、早期に選択軸を決めることです。

選択軸①日程・行き先固定

7月くらいに栃木へ行きたい、草津温泉に行きたい。など、日時と場所が大体決まっていても、より詳細に絞り込んでみることをお勧めします。すると多分「都心から2時間県内」とか「一泊二日で行ける範囲」というパターンが多いことでしょう。

ただこの場合でも、場所を絞って宿を……というのはあまりにも多くの選択肢があり、普段の業務もしつつの幹事さんには、かなり大変なことでしょう。そういう場合は割り切って代理店さんに振るのが得策です。

選択軸②イベント指定

100名を超える大人数での旅行になってくると、選択できる宿や行き先は一気に絞られてしまいます。そうなると、よくある普通の社内旅行になりがち…。

しかし、戦国チームビルディングはあなたに「スーパー幹事」になって欲しいと思っています!

なので、ここであえてご提案したいのは社員イベント絞りです。

近年「飲む」旅行から「見る」旅行へと目的がシフトしつつあります。そして今それは「体験する」旅行としてJTBコーポレートセールスを中心に大々的に広がりつつあります。(参考:社員旅行は「職場旅行3.0」| JTBコーポレートセールス

シャワークライミングやサバイバルゲーム、宝探しやチャンバラ合戦など、何をやりたいかで絞っていきます。魅力的なイベントを決めることが、社員の「参加率」に大きく影響します。日程や予算に余裕があるなら検討することをおすすめします。

イベントについてはこちらをご覧ください。
https://sengoku-tb.com/recommend_event_201702

ご飯で決める

宴会の食事も重要

体験がメインと言えども、社員旅行の楽しみから「ご飯」「お酒」を切ることはできません。宿泊先での宴会はもちろん重要です。予算とのにらめっこになることでしょう。

ここではどうすればいいご飯にありつけるかは論じません。予算と美味しさは、正直言って比例してしまいます。なので、旅行代理店さんに正直に伝えましょう。

ということで、ここでは宴会以外で満足度をあげるためのポイントを2つご紹介します。

1)お昼はカレー作りやBBQでチームビルディング?

お弁当やみんなで昼食もいいですが、ここはあえてDIYもありです。あえて班分けはランダムに行って、みんなで料理。これが意外と盛り上がると評判です。

都内近郊であればマザー牧場など、BBQ施設を準備されている施設が多くあるので、ピックアップするなどして、大規模キャンプ場で昼食というのもいいかもしれませんね。

2)宴会でイベント表彰!?

お昼に行ったイベントがあるなら、順位をつけて宴会で発表して盛り上げるのもひとつの手段です。イベント終了後に発表するよりも、宴会で発表する方が顔と名前が見えて盛り上がることが多いようです。

ひと手間かけて、スライドや表彰状を準備すると盛り上がりも倍増。そのため、宴会場にスクリーンがあるかを確認しておいてもいいかもしれません。

参加者の募集・確認

参加者の管理

上記が予算で決まったら、あとは参加者の管理です。複数で担当している場合はここだけでも分業できると助かりますね。Excelなどの表でしっかり管理しましょう。

ここで大変なのが、宿泊先やご飯、イベント参加の数調整です。宿泊先やご飯は面倒でも仕方ありませんが、イベントもアサインが大変になります。アバウトな人数でも当日振り分けできるイベントやツアーがおすすめです。

スケジュールの確認

スケジュールの確認

バスの手配は間違いのないように。トイレ時間などの他に、その後のイベントによってはお酒を飲まないように(バスの中でみんな飲みます)アナウンスすることも大切です。

どこで休憩を取るかなど、「しおり」は作成しておいたほうがいいでしょう。正直に言うと、社員さん、特に年配の方はまったく読んでくれませんが(しかも文句を言いがち)、書いてありますと言えるだけでもまだマシです。自分のためにも絶対に作成しましょう。

予算の調整

予算の確認

最終予算を調整しましょう。内容次第で足りない予算は社長が出してくれるかもしれません!

イベント予算や食費などで迷ったら、その都度相談して味方にしておくと良いでしょう。もしかしたら、ちょっとした調整は代理店も協力してくれるかも……。

イベント保険・天候の確認

晴天

忘れがちなのがイベント保険です。代理店を利用する場合は手配を頼むのがいいかと思います。代理店にない場合はイベント会社に確認ですが、その場合は自社で手配をかけるパターンが多いようです。

スポーツ系のイベントの場合は、病院の確認や付き添う時にはどうするか、事前に想定しておくといざという時に慌てずに済みますよ。

そして、どんな時も気になるのが天気。

雨が降ることで潰れてしまうイベントもあります。イベントによっては屋内施設でも開催できるかどうか、どのような天気にまで対応可能かを確認するのがいいかもしれません。

いざ出発!

いざ出発!

幹事さん自身が楽しいと思える社員旅行はできましたか?

さあ出発しましょう!

社員旅行の幹事は、業務が減るわけでもなく、自分の楽しいことだけを追求できるわけでもありません。考えるだけで嫌になる業務量です。

しかし、いい社員旅行ができれば、終了後にみんながあなたのことを意識するでしょう。イベントの幹事さんは社長や周囲から信頼されている方がやるべきですし、そういう方がとても多い(皆様本当にホスピタリティ溢れるいい人!)と思います。

どうせやるなら記憶に残る最高の社員旅行に! あなたもスーパー幹事を目指しましょう!

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この記事を書いた人

半兵衛
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戦国時代を代表する天才軍師、竹中半兵衛の化身。
天下泰平の世を目指し、策を持って敵を倒すその力を、現在の合戦に活かす。
イベント・お祭りの調略・扇動・用兵はお任せ。
その献策により必ずや自軍に勝利をもたらすであろう。

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