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posted:2022 06.10

updated: 2022 06.13

オンラインコミュニケーションの質を上げるには?課題と対処法を紹介!

りょう
オンラインコミュニケーションの質を上げるには?課題と対処法を紹介!

コロナ禍をきっかけに、自宅で仕事をするテレワーク(リモートワーク)を導入する企業が増えているなか、オンラインコミュニケーションの重要性も高まっています。

オンラインコミュニケーションは、場所を選ばずに大勢と気軽にやり取りができる反面、伝え方や言い回しを工夫しないと意思疎通がうまく図れないという課題があります。

本記事では、オンラインコミュニケーションの概要や種類、メリット、課題とその対処法についてそれぞれ解説します。

オンラインコミュニケーションとは

オンラインコミュニケーションとは、非対面で他者とのコミュニケーションを図ることをいいます。

パソコンやスマートフォンなどを用いたメール・通話から、LINEZoomなどのアプリケーションを活用した方法まで、オンラインコミュニケーションにはさまざまな形があります。

また、TwitterFacebookをはじめとしたSNSを活用したコミュニケーションも、オンラインコミュニケーションの1つといえます。

インターネット環境と電子デバイスがあれば、誰でもどこにいても気軽に交流できるのがオンラインコミュニケーションの大きな魅力であり、私たちの日常生活において必要不可欠なものとなっています

コロナ禍でのコミュニケーションの変化

2020年初頭から始まった新型コロナウイルス感染症の感染拡大により、非対面で仕事を進められるテレワーク(リモートワーク)を導入する企業が増加しました。

東京商工リサーチが実施した「企業のテレワーク実施率」を対象とした調査では、1回目の緊急事態宣言時にはテレワーク実施率は17.6%から56.4%へと上昇。その後、緊急事態宣言解除後には低下しましたが、2回目の緊急事態宣言時には再び38.4にまで戻りました。

各メンバーが非対面で業務を進めるテレワークでは、連絡や相談などのさまざまな場面でオンラインコミュニケーションが必要であり、コロナ禍におけるオンラインコミュニケーションの重要性は増しています。

しかし、オンラインは対面よりもコミュニケーションが難しいといえます。「近くに上司や同僚がいないために、すぐに質問ができない」「連絡や相談をするタイミングが掴めず、業務の遂行スピードが遅くなってしまう」「表情や声のトーンがわかりにくく、相手の意思を汲み取りにくい」など、オンラインならではのコミュニケーションの難しさがあります。

オンラインコミュニケーションにおいては、やり方だけではなく、コミュニケーションの質そのものを高めることが、テレワークを円滑に進める重要なポイントといえるでしょう。

オンラインコミュニケーションの種類

オンラインコミュニケーションは、テキストコミュニケーション・ボイスコミュニケーション・ビデオコミュニケーションの3つに分けられます。

テキストコミュニケーション

テキストコミュニケーションとは、文字や文章を使って他者とやり取りする方法です。メールやチャットなどが例として挙げられます。

テキストコミュニケーションには、「コミュニケーションの記録が残る」「業務の手を止める必要がない」というメリットがある一方で、急ぎの対応が求められる場面には不向きです。

また、文字ベースでのやり取りのため、表現や伝え方によっては相手に誤った認識を与えてしまう恐れもあります。

ボイスコミュニケーション

ボイスコミュニケーションとは、おもに携帯電話やスマートフォンを活用した通話でのコミュニケーションです。

離れた相手ともリアルタイムでコミュニケーションが取れるので、急ぎの要件やテキストコミュニケーションでは伝わりにくい内容の伝達に有効活用できます。

ただし、通話をするには双方の時間を割く必要があり、相手の都合が悪いとやり取りが進みません。ボイスコミュニケーションは、活用するタイミングを見極めることが仕事の生産性を保つために大切といえます。

ビデオコミュニケーション

ビデオコミュニケーションとは、音声と映像を使ったコミュニケーションです。テレワークが普及してからは、ZoomGoogle Meetなどのアプリケーションが広く使われています。

ビデオコミュニケーションは、画面を通して相手の表情や動作が見えるため、テキストや音声と比べても多くの情報をスムーズにやり取りできます

11のコミュニケーションのみならず、同時に複数名でのやり取りも可能であり、オンラインの研修や会議を行うためのツールとしても有効に活用できます。

オンラインコミュニケーションのメリット

オンラインコミュニケーションには、対面にはない以下のようなメリットがあります。

場所を選ばすにコミュニケーションができる

オンラインコミュニケーションは、インターネットへの通信環境と電子デバイス(パソコン、スマートフォンなど)があれば、場所を選ばすに実施できます

株式会社ライボが、20211224日~202214日の期間で667人の社会人男女を対象に実施した「社内コミュニケーション調査」では、オンラインでの社内コミュニケーションを多くすると回答した理由は「場所を選ばずにコミュニケーションが取れる」が最多で56.9%となりました。

場所を選ばずにコミュニケーションが取れることで、本社とは遠方の部署や海外勤務のメンバーとも気軽にやり取りができ、多くの人や部署を巻き込んだプロジェクトなども進めやすくなるでしょう。

時間やコストの削減に繋がる

対面での会議や研修などを企画する場合には、移動費や会場費、人件費などのさまざまなコストが発生します

しかしオンラインコミュニケーションは、インターネット環境が整っていればどこからでも参加できるため、移動費や会場費などのコスト削減に繋がります。

対面では、遠方から会議や研修などに参加する場合にはその前後のスケジュール調整が必要でしたが、オンラインでは会議や研修の時間帯だけ時間を確保すれば参加可能であり、一人ひとりの時間を有効に使えます。

実際に、株式会社日本能率協会マネジメントセンターが、20代から50代までのビジネスパーソン536名を対象に実施した「コミュニケーションの実態の調査」では、テレワークのメリットについて「時間の捻出ができたこと」の回答が多くありました

移動時間や通勤時間を無くし、その分を業務に回せることは、テレワークにおけるオンラインコミュニケーションの大きなメリットといえるでしょう。

仕事の生産性向上に繋がる

オンラインコミュニケーションを有効に活用することで、時間の管理や業務スケジュール調整がしやすくなり、仕事の生産性向上に繋がります

オンライン上のみで業務を完結すれば、仕事のスピードを上げられ、残った時間で他の業務に手をつけるなどの調整も可能です。

特にリモートワークでは自分一人の時間が多いため、業務に集中できる環境といえます。そのようななかでは、オンラインコミュニケーションを有効に活用して連絡や相談などに取り組むことで、さらなる生産性の向上に期待できます。

コミュニケーションの記録が残る

おもにテキストコミュニケーションやビデオコミュニケーションでは、やり取りの記録が残せます。そのため、「口頭のみで要件を伝えたと思っていたら伝わっていなかった」「言われたことを忘れていた」など、業務上のミス防止の対策になります。

また、連絡の度にリアルタイムで相手の時間を割く必要もなく、確認作業の削減にも繋がることから、業務の効率化にも効果的です。

オンラインコミュニケーションの課題

オンラインコミュニケーションにはメリットがある一方で、以下のような課題があることも事実です。

意図や感情が伝わりにくい

ボイス・ビデオコミュニケーションでは、相手の表情や声のトーンなどが伝わりにくく、コミュニケーションに込められた意図や感情とは別の捉え方をしてしまうことがあります。

また、テキストコミュニケーションでは文字でのやり取りが中心となるため、誤った認識を与えないためにも伝えたいことを言語化する能力が求められます

いずれのオンラインコミュニケーションにおいても、伝える側はその意図や感情をうまく正確に伝えることが求められます。

株式会社ライボの実施した「社内コミュニケーション調査」では、55.7%の人が「2022年は対面コミュニケーションを多くする」と回答し、その理由は「説明が伝わりやすいから」が最多の57.3%でした

場所を選ばずに気軽にやり取りできる一方で、「物事の伝わりにくさ」はオンラインコミュニケーションの1つの課題となっています。

コミュニケーションのテンポが悪い

おもにボイス・ビデオコミュニケーションでは、インターネット環境や電波の関係で通話が途切れる音声が聞こえにくくなるといった事態が起こり得るため、コミュニケーションのテンポが悪くなってしまいます。

対面のようなシームレスな(途切れのない)コミュニケーションは難しく、テンポの悪さがストレスと感じる人も一定数存在します。

時間や業務スケジュールが調整しやすい一方で、コミュニケーションのテンポの悪さで業務の生産性が低下してしまうことは、オンラインコミュニケーションの1つの課題といえます。

オンラインツールに不慣れな人もいる

パソコンやスマートフォンが日常的に普及している一方で、年齢層の高い世代の人にとっては、オンラインツールの扱いに慣れていないケースは少なくありません

オンラインツールを使い慣れていない人にとっては、かえってオンラインコミュニケーションがストレスに感じてしまう恐れがあり、業務の生産性低下にも影響してしまいます。

現状「ストレスに感じる」「苦痛に感じる」、などにとどまっていますが、企業の場合は、業務の生産性低下やコミュニケーションロス、伝達ミスなどにもつながるかと思いますので、それらも補足していただけますと幸いです。

オンラインコミュニケーションの課題への対処法

オンラインコミュニケーションにおける課題を解消するためには、どのような方法があるでしょうか。コミュニケーションの種類ごとに対策を解説します。

テキストコミュニケーションの対策

絵文字やスタンプを使う

文字や文章だけでは感情が伝わりにくいため、メッセージのなかに絵文字やスタンプなどを適度に使用して、伝え方を工夫しましょう。絵文字やスタンプを活用する方が、視覚からも感情を伝えやすくなります

ただし、使いすぎるとかえって読みにくくなってしまうので、「絵文字やスタンプは文章ごとに1つ」などのように意識するといいでしょう。

要点を簡潔にまとめる

文字や文章は、長ければ長いほどに“読みにくく”なります。「伝えたいことがたくさんあり、気付いたら長文になっていた」といった経験を持つ人は少なくはないのでしょうか。

相手に伝わりやすい文章を作成するには、まずは伝えたいことの要点を簡潔にまとめることが重要です。どうしても長文になりそうなときは、要点ごとにメッセージを分けて送るなどの工夫をしましょう。

ボイスコミュニケーションの対策

声のトーンや大きさを調整する

ボイスコミュニケーションでは、声のトーンや大きさが“伝わりやすさ”を左右させる重要なポイントになります。トーンを上げて話すことで明るい雰囲気を出せますし、大きな声ではっきりと話すことで相手に伝わりやすくなります。

自身の声の印象を知るために、「自分の声がどのように伝わっているのか」について相手に尋ねてみるのもいいでしょう

伝え方や言い回しに気をつける

相手の表情が見えないなかでは、物事の伝え方や言葉の言い回しには細心の注意を払いましょう。テキストコミュニケーションと同様に、伝え方によっては相手に誤解を与えてしまう恐れがあります。

物事を可能な限り具体的に説明し、相手が理解できる言葉を選ぶことが、齟齬のないコミュニケーションを図るために大切なポイントとなります。

ビデオコミュニケーションの対策

表情の変化を意識する

ビデオコミュニケーションでは、相手の表情の変化を意識しながら話しましょう。表情の変化を見ながら会話を進められれば、対面に近い形でのコミュニケーションが可能となります。

また自分自身も、普段より相槌を打ったり笑顔を心がけたりすることで、双方にとって気持ちのいいコミュニケーションを心がけましょう。

アイスブレイクの雑談を入れる

他者と発言がかぶってしまったり、話し出すタイミングが掴めなかったりと、オンラインのコミュニケーションの難しさがあります。

特にZoomGoogle Meetなどを活用したオンライン研修・会議などの場面では、参加者が話しやすい雰囲気を作るためにアイスブレイクを目的とした雑談の時間を確保することが、円滑なコミュニケーションに繋がります。

オンラインコミュニケーションを活性化するおすすめサービス6

ここでは、株式会社IKUSAが提供するコンテンツのうち、オンラインで実施でき、コミュニケーションの活性化に繋がるものを紹介します。

1.   リモBako

リアルのパーティー会場のように、会場内に隠された手がかりを探し回り、チームで協力しながら謎を解いていくアクティビティです。謎解きの過程でチームビルディングが自然と強化されます。

パーティー要素が強いアクティビティであり、オンライン上での研修やレクリエーションとしておすすめです。

リモBakoの資料ダウンロードはこちら

2.   リモ探

与えられたミッションをクリアするために、大人数で協力するチームビルディングアクティビティです。

ゲームがスタートすると、まずは「小グループ」にて情報の整理を行い、その後にいくつかの小グループから成る「大グループ」で情報共有を行います。

各小グループによって、持っている情報が異なるため、それぞれの持つ情報を整理しながらミッションクリアを目指します。

オンラインコミュニケーションが全面的に求められるアクティビティであり、新人研修やコミュニケーション研修として活用できます。

リモ探の資料ダウンロードはこちら

3.   オンライン運動会(ビジトレ)

ビジトレは、オンラインで実施する運動会です。ビジネスマナーやビジネススキルを学べる種目を取り入れており、種目を楽しみながらビジネススキルが身につきます。

オンラインでの新人研修や内定者研修、交流イベントにおすすめのアクティビティです。

オンライン運動会|リモートワークでも楽しめる企業向け運動会 | IKUSA.JP

4.   合意形成研修 コンセンサスゲーム ONLINE

コンセンサスゲームとは、ストーリーを進める上で必要なアイテムの優先順位をメンバー同士で話し合い、決めていくゲームです。

ビジネスシーンの多くの場面で求められる「合意形成の過程」を実感でき、論理的思考力やコミュニケーション力、協調性などを学べます

新人研修やコミュニケーション研修など、さまざまな研修に利用可能です。

合意形成研修 コンセンサスゲーム ONLINEの資料ダウンロードはこちら

5.   オンラインフードデリバリー

プロ監修の料理と飲み物のセットが自宅に届く、企業専用のフードデリバリーサービスです。選べるメニューは10種類以上で、参加者自身が和・洋・中から好きなものを選べるプランもあります。

オンライン研修では「一体感や共通体験を得づらい」というコミュニケーションの課題がありますが、メンバーで同じ食事を楽しむことで、自然と会話が生まれやすくなります

オンライン懇親会やオンライン研修、オンラインミーティングのランチなどで利用可能でお役に立てるサービスとなっています。

オンラインフードデリバリーの資料ダウンロードはこちら

6.   オンライン社内イベントプロデュース

オンライン社内イベントプロデュースは、オンラインイベントを一貫してプロデュースするサービスです。リモ謎やクイズ大会をはじめとしたIKUSAオリジナルのイベントを組み合わせたり、イベント全体の進行をするMCを手配したりと、オンラインイベントを自由にカスタマイズできるプランです。

オンライン研修以外にも、キックオフイベントや周年イベント、社員総会などにもおすすめです。

オンライン社内イベントプロデュースの資料ダウンロードはこちら

まとめ

コロナ禍でテレワークを導入する企業の増加に伴い、ビジネスシーンにおいてもオンラインコミュニケーションの重要性が高まっています

オンラインコミュニケーションには「場所を選ばない」「時間の調整がしやすい」などのメリットがありますが、一方で「物事が伝わりにくい」「コミュニケーションのテンポが悪い」といった課題もあります。

ビジネスシーンでは、オンラインコミュニケーションにおける課題をしっかりと把握し、対処法を実践することが、双方に齟齬のないオンラインコミュニケーションの実現に繋がります

株式会社IKUSAでは、オンラインコミュニケーションを身につけられるようなサービスを展開しています。

ゲームやアクティビティを通じて、楽しみながらもビジネスシーンで活用できるスキルの醸成に役立てることができますので、オンライン研修などを検討している担当者の方は、ぜひ活用してみてはいかがでしょうか。

 

参考サイト:

この記事を書いた人

りょう
都内在住。美容系メディアのコンテンツ制作をきっかけにライター活動をスタート。現在までにSDGs、HR領域、SNSマーケティング、外遊び、オンラインイベントなどの幅広いジャンルを執筆。読者の皆さまに寄り添えるような、わかりやすい文章を心がけています。
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