オンライン懇親会や飲み会で幹事がすべきことを解説

昨今の事情から、会社の懇親会や飲み会をオンラインで行うケースが増えています。参加者としては、気軽に行えるイメージが強いですが、幹事としてオンラインイベントを仕切る場合、どのような準備をすべきなのか迷ってしまうこともあるのではないでしょうか。

イベントをスムーズに進行するためにも、事前準備や下調べは非常に重要です。そこで今回は、オンライン懇親会や飲み会で幹事がすべきことやおすすめの企画などをご紹介します。

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オンライン懇親会・飲み会が増えている理由

オンライン懇親会・飲み会が増えている背景には、コロナ禍の影響もありますが、要因はそれだけでありません。まずは、オンライン懇親会・飲み会が増えている理由について解説します。

低コストで実施できる

オンライン懇親会・飲み会が増えている理由のひとつに、低コストで実施できる点が考えられます。オンラインであれば、会場費や参加者の交通費がかかりません。そのため、対面で行うイベントよりもコストを抑えられます。また飲食物の準備に関しても、個人が必要な量を準備すれば良いため、対面よりも安く済ませられるでしょう。

気軽に参加できる

オンライン懇親会・飲み会は、気軽に参加できるところがポイントです。自宅から参加できるため、終電や閉店の時間を気にする必要がありません。クリック一つで参加と解散ができる気軽さが、オンライン懇親会・飲み会が好まれる理由でしょう。

感染症対策を取りながら実施できる

感染症リスクを低減できるのも、オンライン懇親会・飲み会が増加している理由の一つです。対面でのイベントでは、人数制限や適切な距離間の確保など、制約が多くあります。しかし、オンライン懇親会・飲み会であれば、このような制約を気にせず実施が可能です。感染症対策をしっかり取りつつ、懇親会や飲み会を開催したい場合にオンラインは最適でしょう。

オンライン懇親会・飲み会で幹事がすべきこと5つ

オンライン懇親会・飲み会を開催する際に、幹事がすべきこと5つを解説します。イベントをスムーズに進行させるためにも、ぜひチェックしてみてください。

1.ツールを決める

最初にオンライン懇親会・飲み会で使用するツールを決めましょう。ツール選びのポイントは以下のとおりです。

• 最大使用人数
• 費用
• ビデオ通話以外の機能
• 普段使用しているツールで代用できるか

ツールによっては、一度に使用できる人数に制限があり、参加できる人数も異なるため、慎重に選びましょう。ビデオ通話ができるツールの多くは、無料で利用できますが、機能や定員数によっては、費用がかかることもありますので注意が必要です。

また、画面共有や複数のトークルーム作成ができると、便利でしょう。参加人数が多い場合には、数人ずつのグループチャットに分かれて一定時間交流する時間を設けると、自ずと発言の機会も増えます。普段のツールで、必要な機能が揃っている場合、そのまま使うことも検討してみましょう。

2.参加者と人数を決める

オンライン懇親会・飲み会に参加する対象者のリストを作成しましょう。ツールの利用可能人数を考慮しながら、対象者を絞るのがポイントです。

人数が多すぎると、話す方が限定的になってしまい、他の参加者の多くが聞き役になってしまうこともあります。そのため、10名以下の少人数に絞るか、大人数の場合はトークルームを分けると良いでしょう。

3.イベント参加者全員が楽しめるかを考える

オンラインでは、対面の時よりも発言のタイミングが難しく、思うように楽しめないこともあります。そのため、オンラインでも参加者全員が楽しめる企画を考えることが重要です。

オンラインで実施する企画では、発言するタイミングのわかりやすいものが良いでしょう。たとえば、発言するチャンスがわかりやすいものには、ビンゴ大会などが挙げられます。

4.参加者へスケジュールを共有する

対面のイベントでも同様ですが、開催する日時や所要時間、当日のスケジュールなどを参加者全員と共有しましょう。特にオンラインの場合、スケジュールを組まないと、進行がうまくいかないことがあります。

自宅から気軽に参加できるオンラインイベントは、会場や帰りの時間などといった制約がないため、ついダラダラとしてしまいがちです。そのため、全員でスケジュールを共有し、時間を意識した進行を心掛けてください。

理想の所要時間は2時間程度で、メリハリのあるスケジュールを立てましょう。また、アンケート機能を搭載しているツールを用いてスケジュールを共有すれば、出欠確認も一度にできるため便利です。

5.食事について考える

各自で食事を用意するのか、会社でフードデリバリーを利用するのかについても検討しておきましょう。参加者全員で同じものを食べて一体感を出したいのであれば、オンラインフードデリバリーサービスがおすすめです。デリバリーサービスであれば、参加者全員で同じ食べ物を楽しめるだけでなく、参加者に負担もかかりません。

オンライン懇親会・飲み会を成功させるポイント

ここでは、オンライン懇親会・飲み会を成功させるポイントについて解説します。

司会者を決める

その場の雰囲気が掴みにくいオンライン懇親会・飲み会では、必ず司会者を決めるようにしましょう。司会者の役割は、スケジュールに沿ったイベント進行と、盛り上げ役です。

とはいえ、参加人数の多い懇親会・飲み会では、司会者だけでは手が回らない可能性もあります。そこで大人数の会では、進行役と盛り上げ役で2名の司会者を立て、それぞれで役割分担するのも良い方法です。

事前に司会者を選出して、スケジュールやツールの操作方法など確認しましょう。また、幹事が複数人いるのであれば、幹事のみで司会進行も可能です。

途中参加・退席などを自由にする

気軽に参加してもらうためには、途中参加や離席、退席を自由にしましょう。ただし、自由にできるとはいっても、途中参加や離席、退席する際にはルールが必要です。司会者へどのように伝えるのか、明文化して全員と共有しましょう。

個別にオンライン参加する

オンライン懇親会・飲み会では、個別のオンライン参加が最低限の条件です。もし複数人が同じ場所から一緒に参加すると、オフラインで集まっている参加者だけで話が進んでしまいます。そうなると、オンライン参加しているメンバーと壁ができてしまい、雰囲気が盛り下がってしまうでしょう。

参加人数が多い場合は部屋を分ける

参加人数が多いオンライン懇親会・飲み会は、トークルームを複数作成するのがポイントです。人数が多いと、一部の方だけが盛り上がってしまい、他の方が話に入れなくなります。そのため、5、6人の部屋に分けて、途中でメンバーチェンジしながらイベントを進めるのがおすすめです。少人数でメンバーチェンジを繰り返せば、発言の機会も多くなり、満遍なく全員と交流できるでしょう。

終了時間に会を終わらせる

どんなに盛り上がっていても、終了時刻には会を終わらせることが重要です。オンライン懇親会・飲み会では、自宅から参加していることが多いため、同居する家族や参加者の体調へ気を配る必要があります。一旦、スケジュールのとおりに会を終了させた後で、まだ続けたいメンバーだけ残り「2次会」をしましょう。もちろん2次会をする場合も、時間を決めて行うことがポイントです。

オンライン懇親会・飲み会で注意すべき点

続いては、オンライン懇親会・飲み会で注意すべき点について解説します。

飲酒を強要しない

オンラインでもオフラインでもいえることですが、飲酒の強要は絶対にやめましょう。飲酒を強要することは、アルコールハラスメントに当たります。たとえば、罰ゲームや場を盛り上げるイッキ飲みなどです。

オンライン懇親会・飲み会の後に車を運転する可能性がある参加者もいるため、飲酒は参加者の判断に任せましょう。また、お酒が飲めない方は、飲酒しなくても良い会であれば参加することもあります。参加率を上げたい場合、飲酒は自由に設定すると良いでしょう。

不参加の理由を聞かない

参加できない方の理由は、聞かないことが大切です。参加しやすいオンライン懇親会・飲み会でも、参加できないケースがあります。たとえば、家族への配慮や他の予定で不参加などのケースです。不参加の方にも、思いやりを持った対応を心掛けてください。

プライバシーに配慮する

自宅から参加することの多いオンライン懇親会・飲み会では、プライバシーへの配慮が必要です。家族や自宅の様子などがモニターに映ると、参加者の私生活が見えてしまいます。そのため、バーチャル風景の設定が可能なツールを選ぶことが大切です。また、同居している家族の声が入らないよう、マイクのオン・オフは参加者の自由にしましょう。

飲みすぎないように注意する

参加者が飲み過ぎないように、適度に注意を行いましょう。自宅で参加すると、リラックスしてつい飲み過ぎてしまう参加者もいます。しかし、オンラインでは介抱ができないため、参加者が飲み過ぎないように配慮してください。

イヤホンやヘッドホンの着用をすすめる

オンライン懇親会・飲み会の際は、参加者にイヤホンやヘッドホンの着用をすすめましょう。スピーカーから音が出ている状態では、同居する家族や隣人と騒音トラブルになる可能性もありますので、イヤホンやヘッドホンの着用をルールにするのも良いでしょう。

オンライン懇親会・飲み会におすすめの企画

ここからは、オンライン懇親会・飲み会でおすすめの企画についてご紹介していきます。

オンラインクイズ大会

株式会社IKUSAが運営する「オンラインクイズ大会」は、直感的に全員が楽しめる企画です。この企画では、ビデオチャットで出題されるクイズをパソコンで確認し、スマホで回答を送信します。企業ならではのオリジナルクイズの作成も可能なため、身近な話題で盛り上がれるでしょう。

最大2,000名まで対応可能できるため、大人数の会でも安心。当日の運営や司会も、提供会社のスタッフに対応してもらえます。担当者の負担はクイズ問題の作成のみであるため、企画準備や対応の手間が省けるでしょう。

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ジェスチャーゲーム

オンライン飲み会では、「ジェスチャーゲーム」も人気です。一人がジェスチャーで問題を出題し、他のメンバーが答えて正解を当てるシンプルなゲーム性なので、必要な準備もほとんどなく、気軽に実施できる点が魅力的です。時間を決めてテンポ良く進めればより盛り上がるでしょう。

オンラインビンゴ大会

対面の飲み会でも定番のビンゴは、オンラインでもおすすめです。参加者への準備は、ビンゴカードを事前に配布しておくだけ。当日は、司会者がビデオチャットを通じて番号を読み上げ、参加者はビンゴの合図を出します。

ビンゴの合図は、チャット機能を使うのか、もしくは直接発言するのか、あらかじめ決めておくと良いでしょう。景品の渡し方には、後日配布したり、参加者がその場で直接注文したりする方法があります。自社での準備が難しい場合には、株式会社IKUSAの企画・運営代行がおすすめです。どの方法が良いのか、事前に決めておきましょう。

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オンライン懇親会・飲み会にはオンラインフードデリバリーがおすすめ

飲食物の準備は、株式会社IKUSAが提供する「オンラインフードデリバリー」がおすすめです。参加者全員で同じ食事を食べることで、より盛り上がり一体感が出るしょう。

IKUSAのオンラインフードデリバリーは、フードだけではなくノベルティや記念品のお届けも可能。オンライン懇親会・飲み会に参加した思い出を残したい場合に最適です。

また、フードの提供と併せて、オンラインイベントの提案やサポートも実施しています。オンライン懇親会・飲み会の企画から食事の手配まで、一貫して任せられるのは大きな魅力です。

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オンライン懇親会・飲み会は準備が重要

オンライン懇親会・飲み会では、当日の進行をスムーズにするために事前準備が重要です。イベントやツール選びは、懇親会・飲み会を成功させるための重要なポイントなので、全員が楽しく参加できるイベントを企画し、使い勝手の良いツールを選びましょう。

また、オンライン懇親会・飲み会は、感染症リスクを抑えながら交流できる貴重な場でもあります。企画やツールなどを工夫し、ぜひ参加者全員でお楽しみください。

IKUSAでは、年間1000件以上のユニークなイベントや研修を支援しています。90種類以上のイベント・研修サービスからお客様のニーズに合わせてご提案させていただき、ご要望に応じたカスタマイズも可能です。サービスの詳細や具体的な事例は下記の資料でご確認ください。
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