ハイブリッドイベントとは？企画例・開催事例、メリット・注意点、実施方法を解説

リアルイベントとオンラインイベントを融合したハイブリッドイベントを実施することで、全体が一体になって社内イベントを実施することができます。

今回は、ハイブリッドイベントとは何か、企業が社内イベントで実施するメリット・注意点、実施方法、企画例、開催事例について紹介します。

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ハイブリッドイベントとは

ハイブリッドイベントは、リアルとオンラインの両方で参加できるように開催するイベントです。企業が研修や懇親会などの社内イベントを実施する際に、遠方の社員も含めた全員が参加することができます。

コロナ禍以降、リモートワークを導入する企業が増えて生活様式が大きく変化し、それに伴って社員同士のコミュニケーションに課題感を持ってオンラインで社内イベントを実施する企業が増えました。その後もリモートワークを継続する企業も多く、出社とリモートワークの両方を行うなど、働き方の多様化が進んでいます。

そうしたさまざまな働き方に対応し、リアルとオンラインの両方で社内イベントに参加することを可能にしたものがハイブリッドイベントです。

企業がハイブリッドイベントを実施するメリット

• 全員参加（チームビルディングなど）
• 自由な参加方法（参加率が高まるなど）

ハイブリッドイベントを実施する主なメリットとしては上記の2つが挙げられます。

以下で詳しく紹介します。

遠方の社員も含め全員が参加できる

企業が社内イベントを実施することで、コミュニケーションが活性化し、チームビルディングにつながる効果を期待できます。

チームビルディングとは、全員が共通する目的や目標をもち、各々が主体的に考えて行動できる組織の状態を意味します。チームビルディングを実現することで、生産性向上や社員のエンゲージメント（社員満足度）が高まることなどにつながるため、企業が組織マネジメントについて検討する際に注目されています。

チームビルディングを実現するには、意見の食い違いや衝突を乗り越え、結束力が高く一体感のある組織づくりを目指すことが重要です。ハイブリッドイベントを実施して組織・チームの全員が参加し、一体感をもてる体験をすることで、チームビルディングになることを期待できます。

チームビルディングの過程を示す「タックマンモデル」

• 形成期：チーム体制のはじまり
• 混乱期：意見の食い違いや衝突が起こる
• 統一期：共通の目的・目標をもつ
• 機能期：チームが最大限に機能する
• 散会期：チーム体制のおわり

タックマンモデルとは、心理学者のブルース・W・タックマン氏が1965年に提唱した考え方で、チームビルディングの過程を示す一般的なモデルです。

チームビルディングを実現するためには、タックマンモデルの「混乱期」を組織・チームが乗り越える必要があります。そのため、ハイブリッドイベントを実施することでコミュニケーション活性化や共通認識をもつことを促すことで、チームビルディングにつながります。

参加方法を社員が選択できる

ハイブリッドイベントを実施する際には、遠方の方はオンライン、会場に近い方はリアルというように限定する形ではなく、社員が自由に選択できるようにすることもできます。

人によってはリアルよりもオンラインのほうが参加しやすい場合があり、自由に選べることで社内イベントへの参加率が上がったり、社員満足度が高まったりする効果を期待できます。

社内イベントの参加率が上がる要素

懇親会などの任意で参加する社内イベントを行う際には、社員の参加率が低いことに課題感をもっている幹事さんや人事担当者さんが少なくありません。

社内イベントの参加率を上げるには、以下の2つが主な要素になります。

• 参加ハードルが低い
• 参加する必要性が高い

懇親会や飲み会など、業務との関連性が低い社内イベントの場合には、参加率が上がりにくくなる場合があります。そのため、気軽に参加しやすくすることで、参加ハードルを下げることを意識的に行う幹事さんや人事担当者さんが多いです。

ハイブリッドイベントは、参加方法がリアル・オンラインの2種類あり、リアルよりもオンラインで参加したほうが負担が少ないと感じる社員の参加ハードルが低くなります。参加方法を社員が選択できるようにすることで、社内イベントへの参加率が上がることを期待できます。

企業がハイブリッドイベントを実施する際の注意点

• 機材トラブル
• 参加者管理

企業がハイブリッドイベントを実施する際の注意点としては、上記の2点が挙げられます。

機材トラブル

ハイブリッドイベントを行う際には、ZoomやMicrosoft Teamsなどのビデオ通話ツールをモニター画面に表示し、遠くにいても一緒にイベントに参加できる状態をつくることが一般的です。その際に、モニターに表示できなくなったり、インターネット接続が不安定になったりするなどの機材トラブルが起こる場合があります。

ハイブリッドイベントを実施することに慣れていない場合には、事前に接続テストを行っておきましょう。

参加者管理

ハイブリッドイベントを実施する際に、グループ分けを行ってリアル・オンライン参加者の混合グループにする場合には、参加者管理をして適切に分けることが必要です。また、リアル・オンラインのどちらでハイブリッドイベントに参加するかを正確に把握しておく必要もあります。

参加者リストを作成し、間違いがないように事前に確認しておきましょう。

企業がハイブリッドイベントを実施する方法・7つのSTEP

• STEP1：企画立案
• STEP2：参加方法の確認
• STEP3：会場の確保
• STEP4：グループ分け
• STEP5：タイムスケジュール決め
• STEP6：台本作成
• STEP7：接続テスト・リハーサル

企業がハイブリッドイベントを行うは、上記の7STEPで実施できます。

以下で詳しく紹介します。

ハイブリッドイベントの企画を立てる

ハイブリッドイベントを実施するには、社内イベントを実施する目的に応じて、適切な企画を立てることが重要です。

目的やイベントの種類について以下に記載します。

ハイブリッドを行う目的

• アイスブレイク（緊張の緩和）がしたい
• コミュニケーション不足を解消したい
• チーム力向上・チームビルディングにつなげたい
• 面白い・ユニークなイベントを楽しみたい
• 没入感をもって取り組めるイベントがしたい
• 非日常的な体験ができるイベントを実施したい
• 学びや気づきが得られるイベントがしたい
• テーマ性（防災・SDGsなど）のあるイベントがしたい

社内イベントを実施する際に、幹事さんや人事担当者さんが目的として設定しているもののなかで多いものを上記に列挙しています。

ハイブリッドイベントを実施する際に目的決めをする参考にしてください。

企画立案のポイント

• 目的を決める
• 実施可能なイベント候補を挙げる
• 適したイベントを選ぶ

参加方法を社員に確認して管理する

ハイブリッドイベントの参加方法は社員の希望に合わせることができます。社員に周知し、希望する参加方法を確認しておきましょう。

参加方法の確認が完了したら、社員の名前と参加方法を記入したリストをExcelなどで作成しておくことが大切です。人数確認やグループ分けをする際に活用できます。

管理のポイント

• 社員が希望する参加方法を確認する
• Excelなどでリスト化しておく

開催日時を決めて会場を確保する

おおよその参加人数が決まったら、リアル側の参加人数分のテーブル・イスが配置できる会場を探します。一般的には貸し会議室やレンタルスペースなどを利用することが多いです。

オンライン側の参加人数は、多くても基本的に問題はありませんが、参加者1人あたり1台のモニターを用意する場合にはモニターの配置やコンセントの数なども考慮して会場を選ぶ必要があります。

会場によっては、人数変更の期日が決まっていたり、キャンセル料が発生する場合があったりするため、事前に確認しておく必要があります。また、ハイブリッドイベントを実施することを会場運営業者に伝え、実施許可を得ておくことも大切です。

会場確保のポイント

• 人数分のイスとテーブルを配置できる会場を探す
• オンライン側の全員が参加できるかを確認する
• 人数変更やキャンセル料について確認しておく
• ハイブリッドイベントを実施することを会場運営業者に伝える

グループ分けを行う

ハイブリッドイベントでグループワークやワークショップなどを行う場合には、グループ分けを行います。リアル・オンライン混合のグループにする場合には、バランスのよい人数になるように分けましょう。

また、オンライングループとリアルグループに分ける方法もあります。その場合には、オンライングループとリアルグループが互いにコミュニケーションを取れるように工夫することが重要です。

実施するハイブリッドイベントの内容に合わせ、グループ分けを行うことが大切です。

グループ分けのポイント

• リアル・オンライン混合の場合にはバランスよく分ける
• リアル・オンラインそれぞれの場合には人数を均等に分ける

タイムスケジュールを決める

ハイブリッドイベントを実施する前に、タイムスケジュールを明確にしておくことが重要です。

基本的には全体時間だけでなく、実施する内容に合った細かなタイムスケジュールを作成しておくことで、時間が押したり余りすぎたりすることを避けることにつながります。

タイムスケジュールを作成する方法

タイムスケジュールを作成する際には、まず全体の各項目を挙げ、そのあとにそれぞれの細かな内容を列挙することが大切です。

1. オープニング・ルール説明
2. 謎解き脱出ゲーム
3. エンディング・振り返り

たとえば、上記のような全体の各項目を挙げ、その後に「オープニング・ルール説明」、「謎解き脱出ゲーム」、「エンディング・振り返り」の内容を細かく列挙し、それぞれ何分程度の時間に設定すればよいかを検討します。予定している全体時間から10分程度の余裕が見込めるタイムスケジュールにしておくことが重要です。

タイムスケジュール作成のポイント

• 各項目のタイムスケジュールを明確にする
• 細かな内容ごとに必要な時間を検討する
• 10分程度の余裕があるタイムスケジュールにする

進行用の台本を作成する

ハイブリッドイベントを行う際には、オープニング・ルール説明、イベント実施中の司会進行、エンディング・振り返りなどの台本を用意しておくことが重要です。司会進行に慣れている方であっても、想定した時間通りに、説明漏れなどがなく進行することは簡単ではありません。必ず台本を作成しておきましょう。

台本を作成しておくことで、事前におおよその時間を把握できます。たとえば、オープニング・ルール説明の台本があれば、事前に読み合わせを行い、時間を計ることができます。

本番に緊張すると練習よりも早口になりやすいため、練習段階からゆっくりと落ち着いて台本を読み、本番も同様にできるように意識することが大切です。

台本作成のポイント

• 進行に関してはすべて台本を作成しておく
• 事前に読み合わせを行って時間を計っておく

オンラインの接続テスト・リハーサルを行う

ハイブリッドイベントを行う際には、オンライン参加に関するトラブルが起こりやすいため、事前に接続テストやリハーサルを行っておくことが重要です。

オンライン参加者全員に、実際に使用するビデオ通話ツールを使用して問題なくアクセスできるかどうかや、モニターが正常に動作することなどを確認しておきましょう。

可能であれば、ハイブリッドイベント当日と同様の環境で事前にリハーサルを行っておくことが重要です。オンライン参加に関する部分を中心に、事前に確認しておきましょう。

接続テスト・リハーサルのポイント

• オンライン参加に関するトラブルが起こりやすい
• 接続テスト・リハーサルを行う

ハイブリッドイベントの企画例「帰還不可能な宇宙船からの脱出」

帰還不可能な宇宙船からの脱出は、ハイブリッドイベントとして実施できる謎解き脱出ゲームです。リアル会場とオンライン会場に分かれ、それぞれが謎解きを行いながら、グループ内で協力して脱出することを目指します。

リアル・オンラインそれぞれの混合グループで取り組み、互いにコミュニケーションを取りながら進める必要があります。また、1人では謎解きを進められないため、グループ内で協力する必要があります。そのため、コミュニケーション活性化につながります。

リアル・オンラインそれぞれの会場が協力し、一体感のあるハイブリッドイベントを行えることが特徴です。

チームビルディングやコミュニケーション活性化につながるハイブリッドイベントをお探しの方は、ぜひお問い合わせください。

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実施時間

1.5時間～2時間程度。

※予備時間4時間程度（設営・リハーサル3時間、撤去1時間）。

参加人数

10～200名程度（1グループ5人程度）。

※リアル・オンライン混合グループ。

参加方法

リアル：会場に集合。

オンライン：ビデオ通話ツール。

必要環境

インターネット環境。

ハイブリッドイベントの事例

ハイブリッドイベントには遠方からでも参加することができ、全体が一体感をもてるため、コミュニケーションに重点を置いた懇親会や内定者研修・新入社員研修などの社内イベントで実施するケースが多いです。

ハイブリッドイベント「帰還不可能な宇宙船からの脱出」の開催事例は以下のリンク先で詳しく紹介しています。

関連記事：【オンライン×リアル】宇宙と地球をつなぐ⁉  「ハイブリッドイベント」を株式会社LIFULL bizas様にご利用いただきました！ | IKUSA.JP

まとめ

ハイブリッドイベントを行うことで、リモートワークの方を含めた全員が参加しやすい社内イベントを実施することができます。

社内コミュニケーションが不足している場合や、内定者・新入社員のアイスブレイクや関係構築につながるイベントを実施することを検討している場合には、ハイブリッドイベントがおすすめです。

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