updated: 2024
オンラインイベントを社内で企画する方法、実施時の注意点、おすすめのサービス
目次
リモートワークを取り入れる企業が増えていますが、社員同士で直接顔をあわせる時間が減り、コミュニケーション不足に悩んでいる企業もあるかもしれません。
オンラインイベントを企画すれば、リモート環境であっても、社員の交流を促すことが可能です。今回はオンラインイベントを企画する方法や注意点の解説、おすすめのサービスも紹介します。
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オンラインイベントを企画する方法
社内でいきなり企画をしようとしても誰がやるのか、予算はどうするのか、などといった問題が後から出てきて進行が止まってしまう可能性があります。そこでオンラインイベントを企画する方法を順序立てし、3つのフェーズに分けて解説していきます。
こちらの記事では、オンラインイベントの開催の流れや、イベントを成功させるポイントを解説しています。オンラインイベントの事例やサービスも紹介しているので、ご興味がある方はぜひご覧ください。
オンラインイベント開催の流れを9ステップで紹介！成功させるポイントや具体事例、おすすめサービス
1.企画前の準備段階
はじめに社内イベントの目的を明確にしましょう。ただイベントを実施するのではなく、目的に沿って行うことで一体感も得られます。たとえば、目的が「部署間の交流」なのか、「コミュニケーションの活性化」なのか、あるいは「新入社員への企業理念の浸透」なのかで実施する内容も変わるでしょう。社内で何が求められているのかを確認し、目的を検討することが重要です。
次に予算と運営メンバーを決めましょう。イベントの規模によって内容も変わるので目的に合わせた設定が必要です。運営メンバーも様々な部署から募ることで、準備段階から部署の垣根を越えた交流が深まることに加え、各部署への配慮も行き届きやすくなります。
こちらの記事ではオンラインイベントの準備の流れやオンラインイベントを成功させるポイントについて解説しています。ご興味がある方はぜひご覧ください。
オンラインイベントを企画しよう！準備の流れ・成功させるポイント・成功事例を紹介
2. イベント内容の企画
次に準備段階で設定した目的に合わせた企画を始めましょう。たとえば、コミュニケーションの活性化であればリモート懇親会、会社のビジョンや方針を伝えたいのであれば社内総会など、目的に沿った企画を考えていきましょう。配信などを行うのであればパソコンやカメラといった機材も必要になります。何がどれだけの数が必要で、配信ツールは何を使うのかなども決めていかなければなりません。
オンラインイベントに不慣れな場合や、企画に慣れていない場合は作業が難航する可能性があり、想定より時間がかかるケースも考えられます。また、企画作業をすることで業務に影響が出ることは避けたいものです。そういった場合には社外のサービスに依頼することも選択肢に入れてみましょう。
オンラインイベントのプロに任せることで業務に集中ができ、質の高い企画を参加者に提供することができます。イベントサービス提供企業に依頼する場合も、イベントを開催する目的に合ったものを選ぶことが重要です。後述のサービス紹介を参考に選んでみてください。
3. 企画後の準備と告知
企画内容が決まれば具体的なスケジュールを決定し、参加者へ告知する段階に入ります。日時、参加に必要なものを必ず伝えましょう。また、企画のテーマもしっかりと伝えて参加者にイベントの方向性を示すことで、一体感を持ってイベントに臨んでもらえます。
ただ、イベント直前の告知になると「急だったので参加ができない」など、参加率に影響が出る可能性もあるため、余裕を持った告知を心掛けるように注意しましょう。
タイムスケジュールなども作っておくと当日の進行もスムーズになるため、事前準備を怠らないことが重要です。
自社企画のオンラインイベントを行う際の注意点
イベントを行うにあたり何か問題が起きた際、オフラインであれば参加者が目の前にいるため、その場で解決できる可能性があります。一方、オンラインイベントではそれぞれ離れた場所での参加になるため、すぐに問題を解決できないケーズもあります。
当日のトラブルをなるべく避けるために注意すべき点を3つ紹介します。
1. 事前にツールや通信環境のテストをする
オンラインイベントの参加にはスマートフォンやパソコン、マイクやカメラを用いることになります。そのため、いずれかのツールに不備があると、参加者が接続できずイベントを開始できない、他の参加者と会話できないといったトラブルになってしまいます。
このような事態を避けるためにも、ネット回線のテストや、画面や資料の共有がうまくいくかなどの確認をしておきましょう。使用するツールの各機能の動作確認を事前に行っておくと安心です。
また、参加者によっては自宅の環境に不安な人もいるかもしれないので、事前に参加者を含めたテスト日を設けるのも1つの手です。
2. 時間やスケジュールを工夫する
より多くの人が参加できる日程を心掛けましょう。一部の参加者や、ある部署だけが忙しい時期にしてしまうと参加ができず、不公平に感じてしまう人もいるかもしれません。
当日のスケジュールも詰め込みすぎず、余裕をもったタイムスケジュールにした方がイベントの内容を完遂しやすくなります。また、オンラインでは参加者同士が画面越しで会話するため、対面でのやり取りより集中力が途切れやすい特徴があります。最後まで楽しんでもらえるよう適度に休憩をはさむようにしましょう。
3. 多くの人が楽しめる内容にする
社員を対象としたイベントとなると男性と女性、若年から年配まで様々な人が参加するケースが考えられます。
そのため、記憶力など特定の能力を極端に使うものや、特定のゲームのルールを知らないと参加できないものは皆が楽しめるとは言えず、疎外感を感じる人が出てくる可能性があるため避ける方が無難です。
事前のヒアリングやアンケートで内容を決めるのも選択肢の1つです。内容がまとまらなくなることを避けるために自由回答ではなく、あらかじめ決めた複数の内容からの選択式にするのがよいかもしれません。
またオンラインイベントは途中参加や離脱が簡単なため、遅れて参加しても楽しめるものを選ぶとよいでしょう。他にもツールによる顔出しをルールとして設定することで、コミュニケーションが途切れないような工夫ができます。
おすすめのサービス11選
ここでは社外サービスを利用する際のおすすめのサービス11選を紹介します。
「交流が深まる」「みんなでゲームができる」「身体を動かせる」の3つのカテゴリに分けて紹介していきます。
交流が深まる
1.オンライン飲み会
オンライン飲み会というと、個人間でビデオチャットを接続して開催するイメージがあるかもしれませんが、サービスを利用することもできます。
イベント21のサービスさであれば企画から機材手配など全て任せることができるので、オンラインイベントの知識がなくて不安な人や、初めての人でも安心です。最短2週間で対応してくれるため、スピーディーな開催も可能です。事前リハーサルもあり、そこで使用するツールの基本的な操作の確認も行えます。最大人数は要相談ですが、5人などの小規模なオンライン飲み会の実施をした実績もあるため、対応可能な参加人数の幅が広いのも魅力の1つです。
オンライン飲み会の運営なら東京、大阪、全国のイベント21へ！
2.JTBオンラインツアー
JTBオンラインツアーは、株式会社JTBが提供するサービスです。海外からのライブ配信を、自宅等で鑑賞するオンラインツアーで、リモートワークをする人が増えている昨今、魅力的な企画として注目が高まっています。
各国の街の風景を歩いているかのように楽しめ、現地のガイドと会話やチャットでやり取りもできるため、旅先の魅力や雰囲気を存分に味わうことができます。
オンラインだから、世界遺産や有名な美術館なども並ぶことなく、最前列で見ることができる点が特徴的です。1グループで最大8名ほどの申し込みになるため、小規模なグループにいかがでしょうか。
3.オンラインフードデリバリー
オンラインフードデリバリーは、株式会社IKUSAによる企業のオンラインイベントのためのフードデリバリーサービスです。フードは参加者の自宅にそれぞれ届くため、みんなと同じものを一緒に食べて楽しむことができます。プロのシェフが監修した本格的な料理を提供しており、和食、洋食、中華と幅広く取り揃えています。
このあと紹介する、株式会社IKUSAが運営するオンラインイベントと同時に利用することが可能です。また、オンラインフードデリバリーのオプションとして、サービスをつけることもできます。高級料理の各料金を参加者同士で当てる「ゴチバトル！パッケージプラン」や、フードセットに謎を仕込んで参加者が謎解きを楽しめる「おみやげ謎」などを追加することができます。
その他にも、企業ロゴ入りのマグカップやクッキーを作成して参加者の一体感を高めたり、子どもと一緒に食事を楽しめる「お子さまセット」が用意できたりと、幅広いニーズに応えてくれます。
みんなでゲームができる
4.オンラインクイズ大会
ルールがわかりやすく、幅広い人が楽しめるゲームの定番であるクイズは、株式会社IKUSAがオンラインで提供しています。
プロのMCが司会進行を務め、テレビ番組のような豪華な演出のクイズ大会が行えるのが特徴です。結果も自動集計で、事前準備もサービスに含まれているため幹事と参加者にとっては、準備が必要ないのも魅力的です。参加方法もパソコンやスマートフォンから指定のURLにアクセスするだけなので誰でも気軽に参加できます。
2,000人まで参加可能なため、大規模なオンラインイベントにも対応できます。
実際の様子はこちらからご覧いただけます。
5.オンラインビンゴ大会
クイズと同様にゲームの定番であるビンゴも、株式会社IKUSAがオンライン開催しています。
URLにアクセスするだけで参加可能なオンラインのビンゴカードを使用するため、準備も簡単に行えます。
ビンゴ大会は10,000人まで参加が可能です。
6.リモ謎
株式会社IKUSAによる「リモートワーク謎解きビルディング」、略して「リモ謎」もおすすめです。
ビデオチャット通話を用いて、チームで協力しながらストーリーに沿った謎を解き、脱出を目指すゲームとなります。独自開発の「リモ謎システム」はシンプルな操作でわかりやすく、状況の把握が簡単なため、オンラインイベントや謎解きが初めての人でも安心です。
脱出のストーリーとなる舞台も、身近である「会議室からの脱出」にはじまり、少し非現実な「崩れゆく会議室から脱出」、さらにファンタジーな「電脳都市」「燃え盛る本能寺」など6つの特色あるプランから選ぶことができます。この他にも、リモートワークの基礎知識の習得・実践ができるリモートワーク研修、小中学生でも挑戦可能な低年齢バージョンや、一部プランは全編英語での対応など、様々なプランが用意されています。
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7.リモ探
次に紹介するのは、株式会社IKUSAによる「リモート探偵チームビルディング」こと、「リモ探」です。
与えられた情報を整理・共有し、みんなで真実にたどり着くことを目的としたオンラインチームビルディングです。「ジグソー法」を元に開発されており、小グループで話し合った情報を大グループに共有し、推理を進めていくゲーム形式となっています。最大20人もの大きいグループでコミュニケーションを取る必要があり、言語化能力や思考能力も試されます。より多くの参加者の交流を求めている場合におすすめです。
プログラムも2種類用意されており、自宅から次々と難事件を解決する探偵チーム「リモート探偵」となって『難解』な事件を解決する「消えた資料と不明な持ち主 –何階が難解な難事件–」、関ヶ原の合戦を舞台になくなってしまった地図の復元をする「関ヶ原大軍議」と好きなタイプを選ぶことができます。
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8.コンセンサスゲームONLINE
コンセンサスゲームは、研修などでよく用いられるゲームです。与えられた課題に対してグループで話し合い、合意（コンセンサス）を形成します。株式会社IKUSAのサービスであれば、ビデオチャットツールを用いてオンラインでのコンセンサスゲームが行えます。
各個人の考え方が深く理解でき、傾聴力や協調性、論理的思考が養われ、チームビルディングにも適しています。考えを進めていくうえで全員の参加が必要となり、お互いに協力をせざるを得ない構造になるため、コミュニケーションを見る研修をしたい場合におすすめです。
進行についてもプロのMCが担当し、トラブルにも対応してくれます。また巡回スタッフが簡単な発言の記録も行うため、オンライン研修でよくある「参加者の状況がわかりづらい」という懸念を解消できます。
ゲーム内容も2つ用意されているので、目的に応じて選んでみましょう。
ユニークなものとして、ジャングルをクルージング中に遭難してしまい、船の積み荷から何を持っていくかを話し合う「ジャングルサバイバル」、社内の防災研修にも役立てるものとして、災害都市から帰宅するために何が必要か、災害時のリスクマネジメントやサバイバル能力も試される「帰宅困難サバイバル」が用意されています。
時間は1時間から1時間半ほどですが、オンラインイベント経験が豊富なスタッフたちの演出で、オンラインでありながら没入感を楽しむことができます。
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身体が動かせる
9.おうち防災運動会
「おうち防災運動会」は、株式会社IKUSAが提供する、みんなで防災を体験できるオンラインの防災アクティビティです。
「災害発生前」から「災害発生から3か月」までを5段階のフェーズに分けて体験することができ、社員の防災意識を高めるのにも有効です。また、家で実施できるため、社員だけでなく家族全員でも防災体験ができます。運動会という名の通り、防災を学べる種目が用意されており、競争しながら学ぶことができます。種目の例として、非常時の「食」を考える「おうち探検！非常食探索トライアル」や、身近にあるもので災害に対処する「防災借り物競争！」など、他にも防災と関連した競技が多数用意されています。
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10.オンライン運動会：リモリンピック
株式会社IKUSAの「リモリンピック」であれば、オンラインでも楽しく身体を動かしてチームビルディングを行うことができます。屋内でも運動会らしく身体を動かせる種目が用意されています。家の中にある物でしりとりを行う「ものしりとリレー」や、出題されるピクトグラムに合わせたポーズをとって、バランス力が試される「ぐらぐらポージングバトル」などのユニークな種目が多数あり、幅広い人が楽しむことができます。得点や順位もWebで管理し、チームで競争を楽しめます。同じ場所にいなくても一緒に汗をかき、結束力が高めていきましょう。
10.オンライン運動会：ビジトレ
「ビジトレ」は、「リモリンピック」と同じく、オンライン運動会のサービスになります。こちらは、楽しいだけではなく、ビジネスのヒントが見つかるオンラインの運動会となっており、社会人ならではの運動会を楽しみたい場合におすすめです。
前述の「リモリンピック」はユニークな種目が多かったのに対し、よりビジネスに関連のある課題を競技にしており、ビジネスマナーを見直すきっかけにもなります。種目は、ネットリテラシーや社会常識に関する問題が無数に出題される「リテラシーマラソン」、名刺交換などのビジネスシーンの動画を視聴し、ビジネスマナーの間違いを見つける「ビジネスミステイク」など、10種目以上が用意されています。ビジネスという共通のテーマになるため、若手からベテランまで幅広く楽しむことができます。
まとめ
オンラインイベントを行う際は、ただ実施するのではなく、目的を明確にすることでより深い交流になり、参加者同士の一体感が生まれます。予算や人員を考えながらもみんなが満足できる企画を作り、ときには社外のサービスも取り入れて、プロの力でクオリティの高いイベントにするのもよいでしょう。社内のコミュニケーション不足解消のために、オンラインイベントを実施してみてはいかがでしょうか。
IKUSAでは、年間1000件以上のユニークなイベントや研修を支援しています。90種類以上のイベント・研修サービスからお客様のニーズに合わせてご提案させていただき、ご要望に応じたカスタマイズも可能です。サービスの詳細や具体的な事例は下記の資料でご確認ください。
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「あそぶ社員研修」は、受講者全員の主体性を高め、置いていかれる社員を作らない講義・アクティビティ一体型の研修プログラムです。講義による学びの定着を促し、翌日からの業務に役立てることができます。
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IKUSA.jp編集部
正木友実子
こっとぅね
