社内イベント

posted:2022 01.21

updated: 2022 10.21

歓迎会の進行でやるべきこと|司会進行から盛り上げるコツまで、歓迎会を成功させるための知識をご紹介します!

IKUSA.jp編集部
歓迎会の進行でやるべきこと|司会進行から盛り上げるコツまで、歓迎会を成功させるための知識をご紹介します!

企業が歓迎会を行う目的は、新入社員が過ごしやすい環境をつくることです。そのため、毎年入念に準備が行われ、多くの担当者がイベントを成功させるために奔走しています。とはいえ、歓迎会の企画や運営に関するノウハウを持っていなければ、当然ながら準備も思うように進みません。

そこで今回は、歓迎会の進行について、段取りから盛り上げるコツまで総合的に解説していきます。これから歓迎会の準備を行う担当者の方は、ぜひ参考にしてみてください。

歓迎会の進行の流れ

まずは、歓迎会の進行の流れを確認していきましょう。準備の方向性を定めるためには、段取りを始める前に全体像を確認しておかなければなりません。何も道筋がわからない状態のまま準備を始めてしまえば、無駄なものが多くなり、終盤になって計画に支障が生まれることもあります。最初に全体の流れを理解し、効率的に動いていきましょう。

ここでは全体を8つの項目に分けて、それぞれを解説していきます。歓迎会の進行としてはベースとなる型なので、スケジュール立案の際にお役立てください。

1.開会宣言

歓迎会の最初に行うのが、開会宣言です。会の始まり方によっては、その後の進行の全体像が変わってくるため、事前の準備を入念に行いましょう。全員の出席を確認してから始めるのは基本ですが、楽しい雰囲気を演出し、緊張感をやわらげる場面でもあるため、明るい進行を心がけてください。

2.代表者挨拶・乾杯の挨拶

歓迎会は社内イベントなので、代表者挨拶・乾杯の挨拶も欠いてはいけません。役職の高い社長などからお言葉をいただきましょう。ポイントは、役職が高い順に登壇してもらうこと。新人が気持ち良く参加できるような、温かい言葉をかけてもらうように伝えておくと良いでしょう。加えて、全体のスケジュールをこのタイミングで伝えておくと、その後の過ごし方も考えやすくなります。

3.食事・歓談

挨拶が終わったら、続いて食事と歓談の時間です。ここでどれだけ社員同士で交友を深められたかによって、会社での過ごしやすさが変わります。おいしい料理や素敵な音楽、楽しい催しものを利用した雰囲気づくりが重要です。

4.新入社員の挨拶

主役である新入社員の挨拶も忘れてはなりません。一人ひとり挨拶の時間を設け、会社での目標や今の気持ちを語ってもらいます。ただし、人数や時間などの制約もありますので、幹事が臨機応変に対応することも重要です。新人がリラックスできるような空気感を演出できれば、より自然体の姿を見られるでしょう。

5.先輩社員からの挨拶

新入社員の挨拶の後は、先輩社員からの挨拶です。かつては新人として先に入社した先輩社員の言葉は、これから働いていく新人にとって心強いものとなるでしょう。これからを期待する温かい言葉をかけてあげると、より良い関係構築にも繋がります。ぜひ新入社員の緊張をほぐすためのピースとして盛り込み、コミュニケーションを促しましょう。

6.余興

いくら会社の歓迎会といっても、淡々と会を進行するだけでは飽きてしまいます。そこで新人の出しものや、アイスブレイクなどを取り入れるのもおすすめです。参加者全員で交流を深められ、緊張感もやわらぎます。ゲームを活用するなどし、堅苦しい雰囲気を断ち切り、楽しい雰囲気を演出してみてください。

7.中締めの挨拶

中締めの挨拶は、歓迎会の流れを区切る効果があります。役職が上から2番目ほどの方にお願いするのが一般的で、次の予定がある方は退出できるように配慮するのも重要です。タイミングとしては、料理の提供が一段落し、会場が落ち着いた雰囲気になったタイミングが良いでしょう。間延びさせずに会を終わらせる効果もありますので、ぜひ段取りに組み込むことをおすすめします。

8.閉会宣言

最後は、閉会宣言です。一本締めなどで締めの挨拶を行い、歓迎会の終了を宣言します。会場の使用に期限がある場合には、会場の外に参加者を誘導するのも忘れずに行いましょう。二次会がある場合には、会場の案内も同時に行うと次がスムーズです。なお、締めの挨拶は、中締めの挨拶とは違う方にお願いしましょう。

歓迎会で幹事がやるべきこと

歓迎会の成功を確実にするためには、事前準備の質が重要です。ここからは、準備の段階で意識しておくべきことをいくつか見ていきましょう。これらをチェック項目として活用すれば、準備計画を立てる際の参考になるはずです。4つの項目に分けて解説していきますので、それぞれ抜けがないか確認してみてください。

日程・会場の調整

まずは、歓迎会の日程と会場を決めてください。日程の調整をする場合は、可能な限り多くの方が参加できる日を選択しましょう。もちろん、主役である新人が参加できない日はNGです。日程調整は、出欠管理ツールを活用して工数を減らすのがおすすめ。会場については参加のしやすさを重視して選ぶと、参加人数が増え、盛り上がりも期待できます。

当日の流れ・台本の作成

当日の進行をスムーズに行うためには、事前に当日の流れをまとめた台本を用意するのが懸命です。事前に準備を万全にしておけば、トラブル時にも冷静に対応できます。

台本の内容については、スピーチや挨拶など、セクションごとにかかる時間の目安も決めておきましょう。イベントで時間が押してしまうと、歓談の時間が削られたり、最後まで会場に残れない方が出てきたりします。全体の流れがうまく進むような対策も含めて台本を作成し、当日の不安を取り除きましょう。

必要な備品の手配

歓迎会の当日に必要な備品がある場合には、事前に手配を進めておきましょう。特に食事については、食器や会場の設営など、急に用意できるものではありません。備品が当日に確実に届くのか、かつ目的に沿ったものであるのかを考えておきましょう。手間を省くことを重視して、ケータリングサービスの活用なども念頭に置いておくことをおすすめします。

また、場を盛り上げるための催しものに必要な道具が欠けてしまうのも絶対に避けたいところです。当日はどうしても忙しくなってしまいますので、できるだけ早めに準備を進めておきましょう。

開催のアナウンス

どれだけ完璧な準備を行ったとしても、社員が歓迎会の存在を知らなければ意味がありませんので、事前のアナウンスを忘れずに行ってください。早めに日程が決まれば予定の調整もしやすく、参加人数の増加も見込めますので、できるだけ早めに動くのが理想です。アナウンスの際には、参加表明の締め切りも伝えておくとより効果的でしょう。

歓迎会を進行する際のポイント

ここからは、歓迎会を進行する際のポイントについて解説していきます。司会を担当する方には、臨機応変に対応するためのトレーニングが必要です。イベントの成功を左右する重要な立ち位置なので、ぶっつけ本番となるような事態は避けましょう。本番のミスを限りなく減らすためにも、入念にトレーニングを積み、スマートに振る舞えるように心がけましょう。

挨拶の担当者を決める

歓迎会において時間がかかるのは、代表挨拶や新人挨拶です。事前に誰にお願いするのかを決め、頭に入れておくことは進行の流れにも影響するでしょう。また、当日に担当者が出席していない場合には、先回りして動くこともできます。できるだけイベントの進行に滞りがないような動きを意識して、先手を打つ姿勢が司会としての腕に関わってくるでしょう。

人数や状況に応じて臨機応変に対応する

歓迎会も例に漏れず、イベントにトラブルはつきもの。その場を切り抜ける臨機応変な対応も重要ですが、参加人数の把握や進行のイメージ、想定できるトラブルが台本にまとめてあれば解決しやすいでしょう。可能な限りシミュレーションを重ねておくとより安心です。

リハーサルを行う

リハーサルは、司会の実力を高めるために有効な準備です。台本の不備やスマートに進行するための最適解を見つけられるだけでなく、何度も練習を重ねることで当日の不安を払拭できます。司会には、場の雰囲気を明るくする役割もありますので、より良い結果を残すためにも、リラックスできる状態を整えておくのがベストです。

歓迎会を盛り上げるコツ

最後に、歓迎会を盛り上げるコツについてご紹介します。参加者の満足度は、当日の盛り上がり度合いにかかっているといっても過言ではありません。ここでは4つのポイントを解説しますので、ぜひ気になるものから取り入れ、歓迎会に彩りを添えてみてください。

新入社員の自己紹介を組み込む

歓迎会は新入社員が主役なので、お互いに自己紹介ができる場面があると良いでしょう。お互いを知ることで、より会話も弾みます。アイスブレイクに自己紹介を盛り込めば、さらなる盛り上げ効果も期待できますので、とにかく参加者に楽しんでもらいたい場合におすすめです。

歓迎会で仲が深まれば、会社での交友関係にも繋がります。普段の会社での過ごしやすさは、新入社員にとっても、企業にとっても重要です。ぜひ社員間交流を促すような取り組みを意識してみてください。

過去の歓迎会からノウハウを学ぶ

歓迎会を恒例行事として行っている企業は多いため、過去の歓迎会の資料が残っている可能性があります。過去の内容を確認してノウハウを吸収するのも、歓迎会のクオリティを高めるのに効果的です。歓迎会の企画にあたり、データの多さは武器になります。先輩の努力の結晶をうまく取り入れることは、イベントを盛り上げるためのヒントといえるでしょう。

過去の資料が残っている場合には、企画や当日の様子も確認しておいてください。社員からの評判が高いものをヒアリングするのも良いですし、伝統的な催しものがある場合には、あえて新しい要素を足すなど、工夫を凝らしましょう。

楽しめる余興を取り入れる

余興もイベントを盛り上げる重要な要素です。社内イベントでは、どうしても形式に沿った内容を遵守しがちな傾向があるかもしれません。しかし、主役はまだ会社に慣れていない新入社員です。リラックスさせたいのに、堅苦しい内容ばかりでは逆効果となります。そのため、新入社員が参加できる余興や、先輩社員の楽しいパフォーマンスがあれば、雰囲気も明るくなるはずです。

  • スケジュールがタイトであれば短時間で終わるもの
  • 会社の雰囲気を明るく見せたいなら楽しいもの
  • 社員同士の交流を促すなら参加型のもの

上記のように目的を持っておくと、余興の内容も充実してきます。ぜひ企画の立案にお役立てください。

歓迎会で新入社員の緊張感をやわらげよう

ここまで歓迎会を進行する際のポイントを解説してきました。新入社員に気持ち良く働いてもらうためにも、自社の活気を高めていくためにも、歓迎会の成功は必須です。担当者は苦しいこともたくさんあると思いますが、とても意義のある役割なので、ぜひ本記事を参考により良い歓迎会を実現させてください。

 

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