従業員のモチベーションアップに役立つ社内コミュニケーションのポイント

モチベーションアップには社内コミュニケーションの活性化が有効だとご存知でしょうか。
実際「待遇には不満があるものの、周囲の人がみんな優しいから今の会社で働いている」などと考える人は少なくありません。それほどまでに働くうえで、人間関係やコミュニケーションは重要なのです。
本記事ではモチベーションアップに役立つ社内コミュニケーションのポイントを中心に解説します。

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仕事におけるモチベーションの重要性

企業活動では利益を直接的に生み出すプロダクトやサービスの質に目が行きがちです。しかし、そのほかにも従業員のモチベーションへの配慮も必要です。
社員のモチベーションがアップすれば、間接的ではあるものの業績アップを実現できます。モチベーションが重要な理由を解説するため、ぜひ読んでみてください。

業績アップに繋がる

従業員のモチベーションがアップすると仕事に対する集中力が高まり、パフォーマンスの質が上がります。結果的に生産性も上がり、以前と同程度の成果をより短時間で挙げることができるようになるため、コストダウンにも繋がります。

単純な企業利益の計算式は「売上－経費」で算出可能です。社員のモチベーションが高まれば、パフォーマンスの向上による売上増、生産性アップによる経費削減が期待できるため、企業全体の業績アップに繋がるでしょう。

業務改善がなされる

モチベーションが高まれば、社員は今まで以上に意欲的に業務に取り組むようになります。
その結果、業務フローやマニュアル等の至らぬ点・改善点を発見しやすくなるでしょう。従業員の提案を採用し仕事の進め方の見直しをかければ、業務改善がなされるはずです。

意欲的な社員が増えれば、イノベーションの端緒となるような気づきも得られるかもしれません。業務改善やイノベーションを起こすためには、従業員が意見を言いやすく、発したアイディアを積極的に採用する制度・風土を整える必要があります。風通しが良く、活発に意見を交換しやすい環境を整えることが、従業員のモチベーションアップに繋がります。

離職率が低下する

モチベーション高く働ければ、「この会社を辞めたい」と感じる社員の数を減らせるでしょう。
現在、国内の新卒社員(大卒)の3年以内離職率は約3割に達し、若手をどう定着させるか悩みの種とする企業は多いです。離職率が高い＝人材が成長しない会社であり、将来性が乏しい企業になってしまいます。

人間関係や収入、労働時間、やりがいなど会社で働くうえでモチベーションが落ちる原因は複数あります。働いていれば一時的にモチベーションが下がるのは仕方がないもの。しかし、退職を検討する程、深刻化させないことが重要です。

良い社内コミュニケーションはモチベーションアップのカギ

社内コミュニケーションを良好に保つことは最も効果を示すモチベーションアップの施策であるといえます。なぜなら、仕事上の人間関係で悩むビジネスマンは、非常に多いためです。
なかには仕事は優秀であるにも関わらず、コミュニケーションがうまくいかないがために低い評価を受けるケースもあります。
逆に言えば、社内コミュニケーションが円滑であれば、従業員は気持ちよく働けるうえに、評価も高くなりやすいのです。結果、会社への帰属意識を高め、エンゲージメントレベルを高めることも可能です。

モチベーションアップのための社内コミュニケーションのポイント

良い社内コミュニケーションとはどのようなものかを定義すると、「社員同士の関係性が深く、それぞれが持つ知識や情報を共有し、企業の利益向上という共通の目的の達成のために共に活動する状況」であるといえます。

では、上記の理想像を実現するための社内コミュニケーションでは、どのような点に配慮すれば良いでしょうか。
モチベーションアップのための社内コミュニケーションのポイントを解説します。

相手のことを知る努力をする

相手のことを知ろうと努めることで、良好な関係を築きやすくなります。
人は自分に興味を持ってくれた人に対して、好意を抱く傾向があるためです。話してみて共通点があれば、親睦を深まるでしょう。ただし、距離感には注意が必要です。馴れ馴れしい態度を取ったり、プライベートなことに踏み込みすぎたりすると逆効果になってしまいます。

空回りしないためにも、急激に距離を縮めるのではなく、時間をかけて徐々に関係性を深めていくことが大切です。また、全ての人と打ち解けようとしない方が良いかもしれません。
なかにはビジネスライクな関係を望み、職場での雑談は最低限にしたいと考える人もいるでしょう。「この人は気が合いそう」「この人と関係性を深めるのは諦めた方が良いな」と直感や雰囲気で判断できるスキルが必要です。

職場に適した話題を選択する

良好な社内環境を築くためには、話題への配慮も求められます。職場に適さない話題をチョイスしてしまうと、マナーや常識がない人だと捉われ、相手を不快にさせてしまいます。しかし、TPOをわきまえていれば、仕事に関係ない話をしても問題ありません。

職場のコミュケーションにおいて、雑談は非常に重要。一流のビジネスマンは、雑談力に優れていといわれることも多いです。

とはいえ、話す内容に気をつけろといわても、何を話したらいいのか迷ってしまう人もいるかもしれません。悩んだときには、無難な天気の話や目の前のものに関する話を振りましょう。込み入った議論は必要ないため、当たり障りのないトピックで相手に敵意がないことを伝えられればOKです。

仕事に関する話も鉄板だといえます。社内の有名人や会社の経営状態など、業務連絡とは異なる仕事に関連するテーマは話題に事欠きません。

自己開示を行う

「相手のことを知る努力をする」と同様、自己開示を行うことは、相手との距離を縮める有効手段です。自己開示で相手との共通点を見いだせれば、親睦を深めることが可能。また自分に関する情報を曝け出すほど、相手は話しかけるきっかけを得られます。
今まで一言も話すことがなかった、他部署の職員との交流機会も生まれる可能性もあるでしょう。場合によっては、社内の人脈が増える可能性もあります。

さらに自分が情報を与えることで、相手も積極的に情報を開示してくれます。これを返報性といい、人はギブを受けた量と同じ分、恩返しをしないといけないと感じる傾向があるのです。自己開示がうまくできるようになれば、職場で上手に立ち回ることが可能になるでしょう。

上下・左右でコミュニケーションを使い分ける

上司や部下・同期など相手との関係性も考慮して、コミュニケーションの取り方を使い分けるべきです。プライベートでは人によって態度を変えることは良くないといわれています。しかし、ビジネスシーンではむしろ相手によって態度を使い分けないと、常識がない人であると敬遠される恐れがあります。

態度を使い分けるといっても人格を変えろというわけではありません。相手との立場や関係性に応じて、敬語やビジネスマナーには注意すべきだとの意味です。相槌の打ち方などは普段の癖で「うんうん」という人もいますが、上司のなかにはこのような相槌をマナー違反だと感じる方もいるので注意が必要です。

部下と上司が仲良しこよしの関係は、一見理想的に見えるかもしれません。しかし、馴れ合いや甘えに繋がるためあまり良い状況とは言えません。一定の上下関係を保った節度ある関係がビジネスシーンでは適しているでしょう。

ツールを有効活用する

従来は仕事でのコミュニケーション手法と言えば、メールや電話を使うことが一般的でした。
しかし、近年はChatworkやSlackといったビジネスコミュニケーションツールを活用するケースが増えています。
チャットツールはメールと比べてフランクなコミュニケーションをとれるのが特徴です。文尾の「！」や顔文字・スタンプなどを使用しても良いケースも多いでしょう。
昨今はコロナ対策でリモートワークが主流になり、同僚と顔を合わせることが少なくなっています。疎外感や孤立感を抱きやすい状況であるため、フランクなコミュニケーションが可能なチャットツールは寂しさを埋める救世主となり得ます。

効果的な社内コミュニケーションの方法

業務時間内は仕事をこなす必要があるため、コミュニケーションの機会は限られてしまいます。社内コミュニケーションの場に効果的な方法をいくつか紹介します。

社員研修

社員研修はスキルの獲得とコミュニケーションの場、双方の役割を担います。グループワークやグループディスカッションを研修に取り入れれば、必然的に活発なコミュニケーションが発生します。
研修後に懇親会を開催したり宿泊を伴う研修を行ったりすれば、共に過ごす時間が長くなるため、初対面の方とも打ち解けやすくなるでしょう。

研修では、参加者同士のコミュニケーションがスムーズになるうまくいくことはもちろん、スキルの獲得によるモチベーションアップ効果も期待できます。たとえばグループディスカッションを通じて、問題解決能力、自分の意見を分かりやすく説得力を持って伝える力、他人の話に耳を傾ける傾聴力などが身に付きます。
研修で学ぶことが多ければ、終了後は自信を持って職場に戻れるでしょう。

レクリエーション

運動会など社内イベントを開催すると、普段交流がない他部署の方とのコミュニケーションが生まれたり、業務では知り得ない意外な一面に気づけたりする効果があります。社内レクリエーションによって、社内コミュニケーションが促進し、会社への帰属意識や一体感を養えるでしょう。
レクリエーションを企画する際のポイントは「楽しいイベント」にすることです。せっかく企画しても「面倒くさい」「コミュニケーションが苦手」などの理由から、参加を敬遠する人も少なくありません。

そういった人でも参加したいと思わせる楽しい企画を考案することが重要です。たとえば、イベント会社IKUSAが提供するチャンバラ合戦–戦IKUSA-は、「企画が面白い！」と評判です。

戦国の合戦をモチーフに、チームに分かれチャンバラ合戦を行い、相手の腕に巻き付いている「命」を落とします。チャンバラ合戦は世代・性別・国籍問わず、誰でも楽しめる点がメリットです。
また、勝つためには戦略やチームワークが重要。そのため、チャンバラ合戦を通して「戦友」のような熱い関係を築けるでしょう。チャンバラ合戦-戦IKUSA-の資料ダウンロードはこちら

また、オンラインで社内コミュニケーションの向上を図りたい方におすすめのイベントが、リモ謎です。

リモ謎とは、Zoomなどのビデオチャットツールを用いて行うオンラインの謎解き脱出ゲームです。参加者は4〜6名で1チームとなり、世界観に浸りながら仲間と協力して謎を解き、ある空間からの脱出を目指します。制限時間内に全ての謎を解き切るには仲間との協力が必要不可欠なので、ゲームを通してコミュニケーションを活発に行うことができます。リモ謎の資料ダウンロードはこちら

社員食堂

社員食堂は、社員同士が交流したり、情報交換を図ったりする場として貴重な場所です。
社内に食堂が完備されていれば、昼休みに社員同士で集まって食事を楽しめるため、自然とコミュニケーションの活性化が促されます。
また、社員食堂があると福利厚生的な意味でも、従業員の会社に対する満足度が高まるでしょう。実際、社員食堂を利用すれば、社員は昼飯代や移動にかかる時間を節約できます。さらに栄養面に配慮してメニューが作られているため、従業員の健康的な体作りにも貢献します。

「会社に望む福利厚生は何か？」という問いに対して「社員食堂」と答える数は多く、従業員は社員食堂の設置を求めている傾向にあります。
今の時代、大企業であれば社員食堂を備える企業がほとんどでしょう。一方、中小企業はコストやスペースなどの問題により、未だに整備されていない企業も多いです。
もし、会社に社員食堂がないなら、設置や運営には多大なコストが生じますが、中長期的なメリットを考え導入を検討することをおすすめします。最近では、デリバリースタイルの食事関連の福利厚生サービスも増えているため、必要に応じてチェックしてみてください。

また、リモートワーク続きにより、なかなか社員同士で一緒に食事をとれない企業におすすめなのが、フード宅配サービスの利用です。
IKUSAでは、各社員の自宅にフードとお飲み物をお届けする「オンラインフードデリバリー」のサービスを提供しています。
離れていても同じものを同じときに食べることで、オンラインでのコミュニケーションを活性化できます。
なお、オンラインフードデリバリーでは、自宅で楽しめる謎解きキット「持ち帰り謎」や、ロゴ入りオリジナルグッズの同梱などのオプションを追加可能です。

社内報

好きなときに自分のタイミングで閲覧できる社内報は、手軽に社内コミュニケーションを活性化できます。社員インタビューを掲載することで、普段うかがい知ることができない社員の一面に関する情報を得られるもの。また、社長の近況を掲載すれば、より従業員の興味を刺激する魅力的なコンテンツが作れます。

一般的には社内報の担当は広報や人事、総務系の部署です。自社において、これらの部署に勤務する方がいれば、社員が読みたくなる社内報づくりを手伝ってもらいましょう。
職種を問わず、会社員として働く従業員の多くは、社内コミュニケーション活性化のためには社内報が効果的であると考えています。魅力ある社内報づくりで、コミュニケーションの活性化を目指していきましょう。

モチベーションを落とすタブーなコミュニケーション

従業員のモチベーションの向上を狙うにあたり、単純にコミュニケーションの機会を増やせばいいわけではありません。コミュニケーションの質が低いと、逆にモチベーションを落としかねないからです。
やってはいけないコミュニケーションの取り方を紹介するため、ぜひ参考にしてみてください。

言っていることがコロコロ変わる

指示の内容や仕事への進め方等、言っていることがコロコロ変わる上司に疲れ果ててしまう部下は少なくありません。場合によっては、昨日と今日とで言っていることが違う上司もいるでしょう。
変化の激しい環境で働いているのであれば、直面する状況に対処するため、指示の内容が変わるのは致し方ありません。しかし、指示したことを忘れていることが理由であるなら問題です。

言っていることが頻繁に変わる場合、大雑把や忘れっぽい等、性格的な部分のほか、業務多忙でマルチタスクをこなしきれていない可能性もあります。また、指示の内容に自信が持てず、「反論の的になりたくない」と考え、周囲に合わせて態度を翻す上司もいます。
指示が誤っているのであれば、たとえ部下からの指摘であっても謝罪して素直に受け止めることが理想。とはいえ、それを実現できる上司は少ないのが現状です。
上司は、指示を頻繁に変更する行為が、部下の時間を奪っていることに他ならないと認識する必要があるでしょう。

部下の話を最後まで聞かない

部下の報告を聞いている際に、話を途中で遮り「要点は何？」「もっと整理してから伝えてほしい」といった発言をしていませんか。上司に自分の話を最後まで聞いてもらえないと部下は落胆し、自信をなくしてしまいます。

また、上司に対しても恐怖心を抱き、その後主体的に仕事を進められなくなるかもしれません。確かに、限られた時間のなかで効率よく業務を進めるには、結論ファーストで伝えたり、要点をまとめてから話すといった技術が必要です。
しかし、経験が浅い部下は、頭では分かっていてもうまくいかないケースが多いでしょう

部下の伝え方が要領を得なくても、まずは最後まで話を聞くことを意識してください。そして最後に話の要約を入れれば、お手本になり次回以降の報告の上達に繋がります。決して取り乱さず、忍耐強く部下の成長を待ちましょう。

自分の価値観で部下を評価する

自分のなかにある部下像を無理やり当てはめようとすると、部下の反感を買う恐れあります。部下と同年代の頃の自分ならできたことでも「こんなことできて当たり前だ！」と考えるのはよ良くありません。

人それぞれ性格やタイプは違うのですから、自分ができたことをできない部下がいるのも当然です。
指示した仕事をこなすことが難しくても、それ以外の部分で才能を発揮する可能性もあります。
苦手な部分に目を向け否定的な態度を取るのではなく、得意な部分をとらえ褒めることを心がけましょう。自分が抱く部下像を押し付けずに多様な視点を携えると、良いコミュニケーションが実現するでしょう。

良いコミュニケーション形成のためにタブーな話題

「職場に適した話題を選択する」でもお伝えしたように、コミュニケーションのうえでは話題のチョイスにも慎重にならなければなりません。良い関係を築くためにNGとされる話題を紹介します。

偏見に基づく会話

偏見に基づく会話に不快感を抱く人は多いです。たとえば、「酒を飲めない人は人生を損している」「ゲームが趣味の大人は幼稚だ」といった内容です。お酒を飲めなくても人生を楽しんでいる方は多いもの。ゲームを楽しむ大人が幼稚だとの主張も短絡的です。

グローバル化が進展した現代では、会社内にさまざまな国籍・主義・主張を持つ社員が混在しています。多様性への理解が求められるなか、自分の考えや価値観をさも当然のように他人に押し付けることは時代に逆行した行動です。
何事につけても決めつける発言はせず、異なる意見や主張に対してもまず理解を示すよう心がけましょう。

上司の悪口

仕事の進め方や指示の出し方など、上司に対して不満を抱くケースはあるでしょう。しかし職場内で上司の悪口を言うことは良くありません。共感すると一緒になって上司を攻撃することになってしまいますし、当然否定するのも憚られるため、どう返答すれば良いのか扱いに困る話題なのです。

また、回りまわって、悪口を言っていたことが上司に伝わる危険もあります。自己防衛のためにも、職場での悪口は避けましょう。

仕事の愚痴

「別の会社に行けばよかった」「この会社は将来がない」など、会社の愚痴を口にするのは良くありません。愚痴を聞かされた側はネガティブな気持ちになります。そのうえ、「大変だね」等、ねぎらいや励ましの言葉をかける必要があるため、非常に疲れます。愚痴は会話相手のエネルギーを奪う行為に他ならないのです。

ちなみに、あくまで傾向としてですが、女性よりも男性の方が愚痴に対してネガティブなイメージを抱きます。とりわけ男性の前では、仕事に対する不平不満は避けた方が良いでしょう。

性的な話題

恋人に関することや出産・結婚など、性的な話題は不快な話題の一つです。特に、女性に対してこのような話題をチョイスすると、場合によってはセクハラと受け取られる可能性があります。

打ち解けると気が緩み、相手のことを深く知りたくなるものですが、「親しき仲にも礼儀あり」です。男女の比率差が激しい職場では性的な話題に対してオープンな傾向があるため、マイノリティへの配慮を忘れないようにしましょう。

まとめ

社内コミュニケーションによって従業員のモチベーションを高めるためには、距離感や話題等、さまざまなことに気を配る必要があります。
決して簡単な取り組みではありませんが、業績アップや短期離職者の低下など、モチベーションアップの効果は期待できます。
ぜひこの記事で解説したことを意識し、より良い社内コミュニケーションの実現を図りましょう。

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