従業員満足度

posted:2021 12.17

updated: 2022 10.21

職場環境におけるコミュニケーションが重要な理由と改善アイデア

よしふみ
職場環境におけるコミュニケーションが重要な理由と改善アイデア

働きやすく快適な職場環境を目指すための方法として、業務量の見直しやオフィスのレイアウト変更、空調設備の完備などが一般的ですが、社員同士のコミュニケーション活性化も挙げられます。
なぜ、社内のコミュニケーション活性化が、働きやすく快適な職場環境において重要なのでしょうか。

そこで今回は、職場環境におけるコミュニケーションが重要な理由や、改善する際のアイデアなどを紹介します。社内のコミュニケーション不足に悩んでいる方や、コミュニケーションをさらに活性化させたい方はぜひ参考にしてみてください。

 

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そもそも職場でのコミュニケーションが重要な理由とは?

「コミュニケーションが少なくてもいいのでは?」と思う方もいるもしれません。しかし、そのような考えは非常にもったいないことです。職場でコミュニケーションが重要な理由としては、おもに4つ挙げられます。

理由1.生産性が向上するため

コミュニケーションが活性化されると、言いたいことをお互いに言いやすい職場となります。結果的に自然と生産性が向上し、これまで以上に効率良く業務を行うことが可能。問題が発生したときには、すぐに仲間を呼べるため、迅速に問題を解決できます。

また、コミュニケーションを活性化できれば、社員同士でさまざまな情報が共有されます。自然と報連相もできるようになり、伝達ミスによるトラブルも少なくなるでしょう。また、情報の共有化によって、進捗の進み具合も把握しやすくなります。

理由2.社員満足度が向上するため

コミュニケーションが活発になれば、社員満足度も向上します。コミュニケーションが取りにくい職場の場合、社員同士で言いたいことを言えず、ストレスを溜め込んでしまいます。次第に人間関係がギクシャクし、居心地の悪い職場となってしまうでしょう。そのような職場で働きたいと思う従業員はいないはずです。

上記のようなことを防ぐ意味でも、社内でのコミュニケーションは重要です。コミュニケーションが活発な職場は言いたいことを言えるため、ストレスを溜め込みにくくなります。そうなれば、社員が快適な職場と感じ、満足度も高まるようになるでしょう。

理由3.離職率の低下に繋がるため

コミュニケーションの少なさは、ストレスが溜まったり、人間関係がギクシャクしてしまったりなどの問題を引き起こします。これにより、多くの社員が今よりも働きやすい職場を目指して離職してしまうでしょう。場合によっては優秀な人材も流出してしまい、会社の成長が止まる恐れもあります。

しかし、日頃からコミュニケーションが活発な職場は、上記のような問題が発生しにくいものです。多くの社員がこの会社で働きやすいと判断するため、離職率も低い傾向にあります。

理由4.社外からのイメージが向上するため

コミュニケーションが活発な職場は、働きやすく快適そうな職場というイメージを与えます。仕事を探している方に魅力的な会社であることをアピールでき、多くの人材確保に繋がるでしょう。

そのため、コミュニケーションの活性化に成功した際には、採用活動でも積極的なアピールがおすすめ。職場環境も会社を選ぶうえで重要なポイントであり、入社の決め手となる可能性があります。
もちろん、職場環境の良さにはコミュニケーションの活発さも含まれています。コミュニケーションが活発な会社ほど、求職者の入社意欲を高めやすいでしょう。

コミュニケーションが少ない原因

あなたが働いている会社のコミュニケーションが少ない場合、何が問題であるのか、原因を探ることから始めてみましょう。原因を先に明確化することで、どのような解決策を講じればいいのか計画できます。
なお、コミュニケーションが少ない原因として、よく挙げられるのは以下の3つです。

経営層と社員がほとんど会わない

経営層と社員のコミュニケーションは重要であり、双方のコミュニケーションが活発であれば、会社が目指している目標や経営理念などを共有することが可能。経営層も社員も同じ方向を向いて仕事をできれば、効率良く会社として成長することができます。

しかし、経営層と社員がほとんど会わない場合はコミュニケーションが取れず、異なる方向を向いて業務をすることになります。これでは、会社全体として思うような成果が得られません。場合によっては、会社の成長速度にも影響します。

また、経営層が社員の業務を把握していなければ、現場状況を無視した取り組みを始めるリスクもあります。経営層と社員の間に大きな溝が生まれてしまう恐れがあるでしょう。

社員同士の関係性が希薄

社員同士の関係性が希薄では、コミュニケーションは生まれません。反対に、コミュニケーションが活発な職場は社員同士の関係性がしっかりしており、伝達ミスも少なくなります。

特に昨今はテレワークの普及など、働き方の多様化により、これまでよりも社員同士の関係性が希薄になりやすい状況です。だからこそ、会社としてはコミュニケーションの場を積極的に提供しなければなりません。

コミュニケーションを取る場所やきっかけが少ない

社員同士が関係を深めたいと思っても、コミュニケーションを図る場所やきっかけが少なければ、希薄な関係は改善されません。
どの社員も業務量が常に多かったり、テレワークの影響により1人の空間で仕事をしたりすることが多い場合は、まさにコミュニケーションを交わすための場所やきっかけが少ない事例と言えるでしょう。

また、コミュニケーションは、場の雰囲気によって自然と発生するものです。しかし、その雰囲気が悪ければコミュニケーションが生まれず、社員同士の関係性も築けません。常にピリピリとした雰囲気の職場であれば、話しかけることに躊躇する社員が増えるでしょう。

コミュニケーションを増やすための改善アイデア

社内でのコミュニケーションが不足しているなら、何らかの対策を講じる必要があります。そこでこの項目では、社員同士のコミュニケーションを増やすための、改善アイデアをいくつかピックアップして紹介します。

1on1ミーティング

1on1ミーティングとは、上司と部下が11で行う対話のことです。他部署の部長や役員と話すケースもありますが、いずれにせよ11でのコミュニケーションであるため、話を深く掘り下げることも可能。
部下としては上司からビジネスに関するさまざまなことが学べるうえに、上司側は教育方法が間違っていないか確認できたり、部下の抱える課題への改善点を把握できたりするメリットがあります。

しかし、話すテーマがなかったり、1on1の対象になる部下が多すぎて、上司側が対応しきれなかったりするデメリットもあります。そのため、1on1ミーティングを行う際は、デメリットに対してどう対処するか考えながら取り組むと良いでしょう。

メンター制度

メンター制度とは、若手社員1人に対して1人の先輩社員が指導役として、業務内容やビジネスに関する知識などを教える制度のことです。会社によっては、メンター制度ではなくブラザーシスター制度と呼ばれることもあります。

メンター制度は、11で関係性を築いていくため、若手社員は疑問や不安を気軽に相談・質問できます。コミュニケーションの活性化にも繋がるうえに、先輩社員は若手社員がどのように仕事を捉えているのか把握できます。

社内報

社内報は、社員同士の話題作りとしてもおすすめの方法です。実際に導入している会社は多く、HR総研が2016年に行った調査で「コミュニケーション不全の防止・予防策は何か?」という質問に対して最も多かった回答が社内報でした。

社内報は、会社全体の情報を知るうえで最適な存在。経営者が考えていることや他部署の様子などを把握できるため、コミュニケーションのきっかけにも繋がります。また、近年ではWeb上で社内報を行うケースも登場しており、ペーパーレス化を目指す会社でも導入できます。

社員食堂

社員食堂は、昔からコミュニケーションの場として活用されてきました。現在でも社員食堂によるコミュニケーションの活性化は有効的であり、多くの会社で導入されています。

社員食堂はコミュニケーションだけではなく、社員の健康維持にも役立ちます。バランスの良い食事が食べられるため、健康経営を目指している会社にもおすすめできるアイデアです。

フリーアドレス制度

フリーアドレス制度とは、好きな席で仕事ができる制度のこと。これまでのように決められたデスクで仕事をするわけではなく、その日の気分や業務内容に応じて自分にあった席で業務を行います。

「席が決められていないのは不便では?」と思うかもしれませんが、毎日好きな席で仕事ができるため、ストレスが少なくなります。そのうえ、業務内容に応じて適した席を選ぶことで、集中して業務に取り組むことが可能。「仕事に集中したいのに、日差しが強くて…」といったようなオフィスの悩みから開放されます。

職場環境におけるコミュニケーションの改善事例

職場環境におけるコミュニケーションの改善事例としては、おもに2つ挙げられます。それぞれどのような内容なのでしょうか。

株式会社カヤック

ユニークな福利厚生を用意しているカヤック株式会社ですが、そのなかの1つとして「ぜんいん人事部」があります。名前の通り全社員が人事部に所属しており、社員が成長するための指摘やアドバイスを、全社員が相互に行います。さらに、代表取締役に対して新卒社員が指摘することもでき、内容はすべて全社員に公開されます。

株式会社オリエンタルランド

株式会社オリエンタルランドでは、毎年1回「サンクスデー」を開催しています。「サンクスデー」とは夜間のディズニーリゾートを貸し切り、役員や社員が日頃キャストとして頑張っている人たちを楽しませるというもの。「サンクスデー」を設けることでキャストへの感謝を見える形で伝えることができ、役員や社員とキャストの溝が生まれないようにしています。

テレワークにおけるコミュニケーションの改善アイデア

テレワーク中はコミュニケーションが少なくなりやすいため、アイデアを駆使して対策する必要があります。とはいえ、どのような対策を講じればいいのでしょうか。

業務に関わる情報をオンライン化

オフィスであれば、社員一人ひとりがどのような業務をしているのか簡単に把握できますが、テレワーク中の場合はできません。そこで、業務に関わる情報のオンライン化がおすすめです。簡単に進捗状況を共有でき、伝達ミスなどの問題を軽減できます。

コミュニケーションツールを統一する

手軽にコミュニケーションを図れるように、全社員のコミュニケーションツールを統一しましょう。社員の使用ツールがすべて同じであれば、簡単に情報共有できます。なお、ビジネス向けのコミュニケーションツールには、「Chatwork」や「Slack」などが挙げられます。

オンラインイベントを開催する

多くの社員と交流できる機会を設けたいなら、オンラインイベントの開催がおすすめ。オンライン飲み会といったイベントを開催することで、カメラや音声を通してお互いの様子を把握できます。また、楽しみながら交流できるため、社員同士の絆も深まるでしょう。

コミュニケーション改善に役立つおもなサービス

最後の項目では、コミュニケーション改善に役立つおもなサービスについて紹介します。具体的な改善策が思いつかない際に、ぜひチェックしてみてください。

リモ謎

社員のコミュニケーション向上が役立つサービスを探しているなら、「リモ謎」がおすすめ。「リモ謎」は、オンライン上で謎を解くゲームであり、参加者同士の協力が求められます。各チームにファシリテーターがつくため、オンライン謎解きが初めてでも安心して楽しめます。

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TUNAG

TUNAG」はWEB社内報・社内報アプリであり、420社以上の会社が導入しています。アプリだからこそスマホでサクッと社内報をチェックでき、いつでもどこでも情報を共有することが可能。そのうえ、コメントやスタンプ機能もあるため、双方向のコミュニケーションもできます。

NEW運動会

株式会社IKUSAが行う「NEW運動会」は、ニュースポーツがメインの社内運動会です。珍しい種目だからこそ誰もが初心者であり、経験によって差が出にくいのが特徴です。そのうえ、チーム一丸となって取り組むため、社員同士の絆も深まります。

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ジャングルサバイバル

ジャングルサバイバルはコンセンサスゲームの1つであり、こちらもオンラインでプレイ可能です。コンセンサスゲームとは、参加者同士で話し合い、アイテムの優先順位を決めるゲームです。最初に個人で順位を考え、それぞれの意見を持ち寄って最終的な順位の決定を行うため、コミュニケーションが必須です。合意形成研修 コンセンサスゲーム ONLINEの資料ダウンロードはこちら

コミュニケーションの改善で働きやすい職場に

今回は、職場環境におけるコミュニケーションが重要な理由や改善する際のアイデアなどについて紹介しました。社内でのコミュニケーションは生産性や社員満足度などに影響を及ぼす重要な存在です。だからこそ、この記事で紹介したアイデアを活用しつつ、コミュニケーションの活性化を目指してみてください。

 

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この記事を書いた人

よしふみ
旅行系からビジネス系に至るまで、幅広いジャンルを執筆するWebライター。国内外を旅しながら、記事を書いています。
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