従業員満足度

posted:2021 12.17

updated: 2022 10.21

職場環境の改善で生産性向上!改善するポイントや事例とは?

よしふみ
職場環境の改善で生産性向上!改善するポイントや事例とは?

生産性の向上は、あらゆる企業の課題です。実際に生産性を向上する方法はさまざまありますが、そのなかの1つとして職場環境の改善が挙げられます。しかし、具体的に何を実施したらいいのでしょうか。

そこで今回は、職場環境を改善するメリットやデメリット、改善すべきポイントなどについて紹介します。どこから改善していけばいいのか悩んでいる方は、ぜひ最後まで読んでみてください。

 

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職場環境を改善するメリット

職場環境を改善するメリットとしては、おもに3つ挙げられます。それぞれどのようなものなのでしょうか。

離職率が低下する

オシャレで広々とした職場は魅力的ですが、従業員同士の人間関係がギクシャクしていたり、ハラスメント対策が不十分などの職場は、快適な空間とはいえません。その結果、離職率が高まり多くの人材が離れ、自社の成長が止まってしまう恐れがあります。

どのような企業であれ、離職率は低くしたいもの。その際におすすめの方法が職場環境の改善です。人間関係を良好なものにさせたり、ハラスメント対策をきちんと行ったりなど、快適な職場環境へと導くことは大切です。働きやすい環境となり、離職率も低下するでしょう。

離職率が下がれば、優秀な人材の流出も防ぐことが可能。人材不足で悩まされるリスクを回避でき、安定した経営を実現できます。

生産性が向上する

冒頭でも述べたように、職場環境の改善や生産性の向上にも繋がります。なぜなら、働きやすい職場環境は従業員一人ひとりのパフォーマンスを最大限に発揮して仕事をすることができるためです。そのうえ、働きやすい職場環境というのは従業員同士のコミュニケーションも多いもの。困ったことがあってもすぐに助けてもらえます。問題発生時にも迅速に対応できるからこそ、効率よくスムーズに業務を進められます。

職場環境は、従業員一人ひとりが発揮できるパフォーマンスにも影響を及ぼします。仮に優秀な人材がいても、人間関係や周囲の騒音なども問題があれば、十分なパフォーマンスが発揮できません。むしろ、心身の不調を引き起こす恐れがあります。だからこそ、職場環境の改善は非常に重要なことなのです。

従業員の健康につがなる

突然ですが、健康経営という言葉をご存知でしょうか。健康経営とは、従業員の健康管理を経営における課題として取り組む経営手法のことです。多くの企業が導入している状況であり、従業員の健康管理が重要視されてきています。

従業員の健康管理を考えるうえでは、職場環境は切っても切れない存在です。
ストレスの負荷がかかりやすい職場環境は、精神的なダメージが蓄積され、心身の不調をきたす恐れがあります。一方ストレスが少なく、万が一に備えて健康に関する制度も完備された職場環境であれば、安心して働けるだけでなく、健康的な毎日を過ごせます。

従業員が健康であることは、企業としても重要なことです。体調不良で休みがちな従業員が多ければ、スムーズに業務を進められません。
反対に、健康な従業員が多ければ、仕事を休む人も減少しスムーズに業務を進行できるでしょう。

職場環境を改善するデメリット

職場環境の改善には、生産性の向上や従業員の健康維持などのメリットがあります。非常に魅力的なメリットが並びますが、残念ながらデメリットもあります。
職場環境の改善で成功するためにも、デメリットまで把握したうえで取り組みましょう。

業務がスケジュールどおり進まなくなる恐れがある

職場環境の改善には、業務時間も含まれています。たとえば職場環境の改善として、残業時間の大幅な削減を行ったとします。これまで残業が当たり前であった企業は、当然の残業削減によりスケジュールどおりに業務が進まなくなってしまう恐れがあります。

「残業がなくなるのはいいのでは?」と思うかもしれませんが、その代わりに管理職が業務を行わなければならなくなり、管理職の業務量が増えてしまいます。

とはいっても、残業ありきで経営が成り立っている企業も問題です。職場環境の改善で業務時間に触れるのであれば、従業員一人ひとりに適した業務量をチェックしたり、協力して業務を進められるような制度を設けたりしましょう。
これにより、残業時間を減らして生産性を向上させることができるかもしれません。

人件費が高くなる

職場環境の改善によって、人件費が高騰するデメリットもあります。これまで非正規雇用者は、正規雇用者よりも人件費を安く済ませやすい存在でした。しかし、職場環境の改善によって同一労働同一賃金となれば、非正規雇用者の人件費を正規雇用者の人件費と同一水準で設定しなければなりません。
そうなると人件費がさらにかかってしまい、費用負担が増えてしまいます。

残業手当が大きく減る

上記で述べたように、職場環境の改善となれば残業時間も削除される恐れがあります。
従業員としては一見するとありがたい働き方改善のように思えるかもしれません。しかし、残業手当が減るため、その分の給与が少なくなります。
残業手当を生活給の一部と考えている従業員は、給与が下がったがゆえに仕事へのモチベーションも下がる可能性があります。

とはいえ、残業手当が減った分、別の制度を用いて還元する選択肢もあります。たとえば、業務を効率化させて残業を減らした従業員に対し、賞与を多くする制度を設ければ、従業員にとって不平等感が生じません。そのうえ、積極的な効率化を目指すようになるでしょう。

改善すべき3大労働環境とは?

職場環境を改善する上では、3大労働環境から見ていくのがおすすめです。どこから改善していけばいいのかわからない方は、まず以下で紹介している3つから始めてみるといいでしょう。

労働時間

日本では、1980年代から長時間労働が問題となってきました。現在では1人あたりの総労働時間は短くなってきているものの、まだまだ改善すべきポイントがあります。

残業時間を減らしたいなら、残業時間での業務を改めてチェックし、本当にその業務が必要なのかどうか見極めましょう。場合によっては、必要ない業務が含まれているかもしれません。必要な業務であれば、その業務を他の従業員に分散させたり、効率化させて作業時間を減らしたりする対策を行いましょう。

また、残業代の未払いを防ぐために勤怠記録をしっかり管理することも大切です。現代ではインターネットを活用した勤怠記録システムもあるため、タイムカードから切り替えてみるといいでしょう。

有給消化率

日本は海外と比べて有給消化率が低い上に、有給休暇自体の日数も非常に短いとされています。有給消化率が低い背景には周囲に気を遣ってしまうという日本人ならではの性格が関係しているといわれています。そのため、職場環境を改善して、会社側が積極的に有給休暇を取得しやすい雰囲気に導きましょう。

また、有給休暇以外に特別休暇を設けることもおすすめです。企業によってさまざまな特別休暇が設けられており、結婚休暇やアニバーサリー休暇、妊活休暇などの特別休暇が存在します。特別休暇は従業員のワークライフバランスを実現するうえでも有効的であるため、この機会に考えてみるといいでしょう。

職場の安全と衛生

職場の安全と衛生という観点は、職場環境を改善するうえで大切です。職場の安全管理や衛生管理をしっかりとしておかなければ、労働災害が発生してしまう恐れがあります。どんな従業員であっても、そのような危険なリスクがある職場で働くのは、給与が特別に高いなどの理由がない限り避けられてしまうでしょう。

従業員が安全に業務を行えるようにするためにも、職場環境の安全管理や衛生管理は徹底しましょう。例として、産業医との面談ができるような制度を設けたり、定期的に健康診断を行ったりといったことが挙げられます。

職場環境を改善する際のポイント

上記で紹介した3大労働環境とは別に、職場環境を改善する際のポイントがあります。職場環境の改善で効果的な成果を出すためにも、ぜひこちらのポイントもチェックしてみてください。

まずは社内アンケートから

職場環境を改善する際、企業によっては3大労働環境以外に改善すべきポイントがあるかもしれません。ただ、どこを改善すべきなのかすべて把握できていなければ、せっかく職場環境を改善しても従業員の不満が残り続けます。

従業員の不満を解消するためにも、社内アンケートを行ってどのようなところに不満を抱えているのか聞いてみましょう。実際に現場で働く従業員だからこそ抱えている不満が見えてくるかもしれません。その結果をもとに職場環境を改善すれば、従業員も満足して今後も働き続けてくれるでしょう。

また、アンケートは職場環境の改善前だけではなく、改善後も行うこともおすすめ。定期的にアンケートを行うこととで、新しい課題点がないかチェックできます。職場環境の改善もPDCAサイクルが活用できます。PDCAサイクルを正しく回しながら、よりよい職場環境を目指していきましょう。

快適職場指針を用いて分析する

快適職場指数は厚生労働省が掲げているものです。職場環境の現状をしっかりと把握し、職場の意見や要望などをくみ取りつつ、快適職場の目標を掲げて計画的に職場環境の改善を進めることを目的としています。快適職場指針は職場環境の改善で大いに役立つため、これから改善しようと思っている方はぜひチェックしておきましょう。

快適職場指数では、4つの視点から施策を講じることを望ましいとしています。その内容は、「作業環境の管理」「作業方法の改善」「労働者の心身の疲労の回復を図るための施設・設備の設置・整備」「その他の施設・設備の維持管理」で成り立っています。

いずれの施策も職場環境を改善するうえで重要。職場環境の改善として従業員の健康維持や職場の安全管理、衛生管理にとしても有効的です。

他社の改善事例を参考にする

自社に合う改善策が浮かばないときには、他社の改善事例をチェックしてみましょう。特に自社の職種・職業と同じ企業の改善事例は、ヒントになることが多く、参考にしやすいでしょう。

また、改善事例はアイデアを生み出すうえでも重要です。アイデアは、突然パッと浮かぶものでありません。さまざまな情報を得て生まれるものです。多くの改善事例を見ていく中で新しいアイデアが生まれるかもしれません。

職場環境の改善に成功した企業とは?

上記で紹介したように、他社の改善事例をチェックして参考にしてみるのはおすすめの方法です。とはいえ、具体的にどのような企業が職場環境の改善に成功したのか知らない方は多いでしょう。
そこで最後の項では、職場環境の改善に成功した企業として、4つのケースをピックアップして紹介します。

株式会社サイバーエージェント

メディア事業やゲーム事業などを行う株式会社サイバーエージェントでは、職場環境の改善を目指してさまざまな取り組みを行ってきました。その1つが目安箱の設置です。従業員がメールで直接社長に企業の問題点や改善案などを送れます。この背景には、急成長・拡大によって社長が企業全体を把握しにくくなったことが挙げられます。
社長は目安箱を設置し、従業員の不満やアイデアを拾おうと考えているのです。

また、株式会社サイバーエージェントでは日帰り合宿や専門的なセミナーなどを開催。社内外との交流を促すし、従業員一人ひとりの才能や個性を共有し、新しいコラボレーションが生まれやすい環境を目指しています。

さらに、株式会社サイバーエージェントは、職場環境の改善で重要な福利厚生にも力を入れています。妊活休暇やキッズデイ休暇のような特別休暇や、随時専属産業医との面談ができる制度など、従業員を第一に考えた福利厚生を多数導入。
「挑戦と安心はセット」という考えのもとで、福利厚生が設けられています。

熊本地域医療センター

熊本にある熊本地域医療センターでは、あるシンプルなアイデアが職場環境の改善に大きな影響をもたらしました。それは、日勤と夜勤で色の異なる制服を着るというもの。「え、それだけ?」と思うかもしれませんが、このアイデアで残業時間が5年で7分の1も減少したのです。

制服の色分けは2014年から始まりましたが、ひと目で日勤か夜勤か判断できるため、看護師同士における業務の引き継ぎがスムーズになりました。その上、医師も看護師の勤務時間帯がわかるようになったおかげで終業間近の看護師に依頼することがなくなりました。医師は、どの看護師に仕事を依頼すればいいのか、すぐわかるようにもなり、業務の効率化に一役買っています。

非常にシンプルなアイデアであり、なおかつ従来の買い取り方式からリース方式に切り替えたことにより、ほとんどコストはかかっていません。
医療業界ならではの職場環境改善アイデアであるため、どの企業でも活用できるわけではありません。しかし、熊本地域医療センターのようにちょっとした改善で、大きな成果が見込める可能性もあります。

ネットイヤーグループ株式会社

ネットイヤーグループ株式会社では、職場環境の改善でコミュニケーションの活性化を目指しました。ネットイヤーグループ株式会社が改善したところはオフィスであり、リニューアルで休憩スペースや回復スペースなどを新設。また、空いたフロアには各階で複数の部署が混在していた課題を解決すべく、一部の部署の部屋として新設。業務を効率化させました。

職場環境の改善において、まず注目されやすいのがオフィスです。環境を変えることなく、これまで通りのオフィスのほうが働きやすいと思うかもしれません。しかし、従業員の増加や新規事業のスタートなどの影響でこれまでよりも快適に仕事ができなくなる可能性があります。
だからこそ、定期的にオフィスの現状をチェックし、何らかの問題が発生しているようであれば、ネットイヤーグループ株式会社のようなリニューアルに取り組んでもいいでしょう。

コニカミノルタジャパン株式会社

コニカミノルタジャパン株式会社ではさまざまな職場環境の改善を実施。フリーアドレス制の導入やペーパーレス化の実施などにより、これまでよりもオフィスのコストを削減できるようになりました。

また、コニカミノルタ株式会社では予約不要のファミレス席を用意。本格的な会議室よりも省スペースで済むうえに、カジュアルな会話もしやすいメリットがあります。

職場環境の改善で生産性の向上を目指そう!

職場環境の改善は生産性の向上や従業員の健康維持といったメリットがあります。気をつける部分もありますが、その点も含めつつ職場環境を改善していくことでこれまで以上に働きやすい空間が生まれます。
もし現時点の職場環境に不満があるならば、今回の記事を参考に改善してみてはいかがでしょうか。

 

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この記事を書いた人

よしふみ
旅行系からビジネス系に至るまで、幅広いジャンルを執筆するWebライター。国内外を旅しながら、記事を書いています。
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