懇親会の幹事の仕事とは？失敗しないポイントとおすすめ企画例5選

「懇親会の幹事を任されたものの、そもそも何をしたらいいの！？」と慌てている方はいらっしゃいませんか？
幹事業務が初めての場合、「何から手をつけたらいいのかわからない」と悩む方は多いです。とはいえ、幹事の仕事ぶりで懇親会の成功は大きく左右すると言っても過言ではありません。
そこで、今回は懇親会の幹事が初めてという方や慣れていない方に向けて、具体的な仕事内容を紹介します。あわせて、失敗しないためのポイントや、オンライン懇親会を選ぶ場合の注意点などについても解説。
懇親会の幹事を任された方は、この記事を参考にしながら準備を進めていきましょう。

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懇親会の幹事はどんな仕事をすればいい？

まずは、懇親会の幹事にはどのような仕事があるのかを解説していきます。各仕事の詳細や注意点などに触れていくので、何から準備をしたらいいのかわからない方は参考にしてみてください。

会場の予約

懇親会の幹事が真っ先に進めなければならないのが、会場の予約です。
基本的には居酒屋などの飲食店で実施することが多いので、参加者の傾向や懇親会の目的にマッチした雰囲気の会場を探しましょう。たとえば、新入社員と既存社員の交流を深めることが目的であれば、あまり堅苦しくなく、カジュアルな雰囲気の会場がベストです。
また、忘年会・新年会シーズンや、お盆休みなどの期間によっては、早い段階で会場の予約が埋まってしまうことがあります。いざ予約をしようとしたら「どこも予約できない」といった事態に陥ってしまうかもしれません。会場選びは、幹事にとって最も重要な仕事と言っても過言ではないので、幹事を任されたら、なるべく早めに会場を抑えておかなければなりません。

食事プラン選び

懇親会の幹事には「食事プラン選び」の仕事があります。飲食店によってプランの具体的な内容は異なりますが、いずれにせよ食事内容は懇親会の盛り上がりを左右します。
食事プランは、主に宴会系プランが多く、お酒が伴うことを前提としたプランがほとんどです。懇親会でお酒を交わしながら交流を深めようと考えているのであれば、飲み放題付きのプランを検討するといいでしょう。
ちなみに、飲食店によっては季節に応じた食事プランを設けている場合もあります。たとえば、冬は鍋料理をメインとした食事プランを提供していたり、夏は新鮮な夏野菜を取り入れた食事プランが自慢だったりするお店も少なくありません。
食事内容は、参加者が期待しているポイントでもあるので、会場選び同様に慎重に選ぶことが大切です。ただし、食事プランを選ぶ際には、「会社が全額負担するのか」「参加者一人ひとりが各自負担するのか」で、選ぶべきプランが異なる場合もあります。
会社が全額負担する場合はやや奮発したプランでも問題はありませんが、参加者自身が負担する場合は大きな出費とならないよう配慮してプランを選んでください。

予算の確保

懇親会の幹事を任されたら、予算を明確にしておく必要があります。
どれくらいの予算を使えるのかは、食事プランを選ぶうえでも重要です。また、予算によってはレクリエーションに使う備品の購入にも充てられるでしょう。
使える予算が明確になったら「何にどれくらいのお金をかけるのか」を細かく計画します。人数ごとにかかる食事の料金やプランの価格などを調べ、予算と照らし合わせておきましょう。
ちなみに、ゲスト等を外部から招くことがあれば、その人の交通費も予算から捻出しなければならない場合があります。
どこまでを予算でカバーするのか、しっかりと把握したうえで準備を進めていきましょう。

参加者への周知・把握

懇親会の会場や日時等、大まかな内容が決まったら、参加者への周知・把握を進めていきます。
一般的には、メールや使用しているチャットツールなどで、詳細を共有することが多いです。電話や口頭で参加者に連絡することも可能ですが、「聞いていなかった」「伝え忘れていた部分がある」など、思わぬトラブルに陥る場合もあります。文書で伝えた方がトラブルを回避しやすいのでおすすめです。
電話や口頭で伝える際にも、追ってメールもしくはチャットなどを送り、メッセージとして残るようにしておきましょう。これにより、「言った、言わない」のトラブルに陥ったときの、証拠として残しておけるので安心です。

集金・利用先への支払い

集金や利用先への支払いは、幹事が対応しなければいけない仕事の一つです。
参加者各自が料金を負担する場合は、参加者から集金しなければなりません。前もって集金しておくのか、それとも一旦幹事が立て替えて後日集金とするのかは、幹事の判断でOK。
立て替えの負担が難しい場合には、前もって参加者から集金しておくか、懇親会で集まった際に支払い前に集金するといいでしょう。
なお、会場として利用した飲食店に支払いを行う際には、参加者一人ひとりが個別で会計するのは避けてください。レジ周りが混雑してしまい、利用先のお店に迷惑がかかる場合があります。
また、集金した現金をそのままレジで支払ってしまうと、1000円札の数が膨大になったり、小銭だらけになったりするので好ましくありません。可能であれば、幹事が事前に1万円札を多めに用意しておいたり、支払いにクレジットカードを使ったりして、利用先へ迷惑がかからないようにしておきましょう。
ちなみに、最近では予約の段階で支払いもできる飲食店が増えています。必要に応じて、飲食店に「事前に支払いが可能か」を相談しておくといいでしょう。

懇親会の幹事が失敗しないためのポイント

懇親会の幹事を任されたら、失敗しないよううまく立ち回らなければなりません。
とはいえ、具体的にどのようなポイントに気をつければいいのかは分かりにくいですよね。ここからは、懇親会の幹事が、失敗しないためのポイントを解説します。

余裕を持ってスケジュールを立てる

懇親会の幹事を任されたら、余裕を持ってスケジュールを立てましょう。
「実施予定は2か月後だから……」と後回しにしていると、いざ会場を予約しようとしたときに空いているお店が見つからなくなってしまいます。

参加可否の返答に締め切りを設ける

懇親会の詳細を共有した後、参加可否の連絡がすぐに来るとは限りません。参加者によっては「参加可否」の連絡が遅くなってしまう場合があります。もしくは、うっかり返信を忘れることも考えられるので、返信の期日を設けておくといいでしょう。
文面の最後に「〇月〇日までにご返信ください」と追加しておけば、参加者がスケジュールを意識して返信するようになります。
参加可否の連絡は時間がかかりやすく、幹事の手間も増えやすい部分です。早めの行動を心がけ、必要に応じて返信を催促するなど、対応してください。

各プログラムの時間も明確にしておく

懇親会当日の流れは、プログラムの内容やそれぞれの順番だけではなく、かかる時間も明確にしておきましょう。
どのプログラムにどれくらいの時間をかけるのか、細かく計画しておくことで、予定よりも時間が押してしまうリスクを回避できます。
懇親会は参加者同士で盛り上がり、想定していたよりも各プログラムに時間がかかってしまうことがあるのです。
あらかじめ「所要目安時間は〇分です」と告知しておけば、参加者も頃合いを見計らってプログラムを切り上げたり、雑談を切り上げたりしやすくなるでしょう。
もちろん、幹事自身もこまめに時間をチェックし、スムーズに進行できるようにしてください。

二次会について検討する

懇親会を実施するうえで、考えておきたいのが「二次会」の有無です。
仮に二次会を前提としているのであれば、終電時間に間に合うよう一次会の開始時間を考慮する必要があります。二次会の開始時間が遅くなってしまうと、終電時間に間に合わなくなってしまうもの。二次会の実施が決まっているのであれば、一次会の開始時間を早めにするなど、工夫してみてください。
また、二次会を検討しているのであれば、駅から近い会場を利用するなど、アクセス面の配慮も必要でしょう。駅から遠いと、二次会を早く切り上げなければならず、せっかくの懇親会がバタバタしてしまいます。
時間に余裕を持って終電に乗れるよう、二次会について検討したうえで開始時間や利用する飲食店などを決めてみてください。

懇親会をオンラインで実施する場合の注意点

現在、新型コロナウイルス感染拡大の影響により、懇親会をオンラインで実施するケースが増えています。
懇親会の幹事を任されている方のなかには、オンライン環境での実施を検討している方もいるのではないでしょうか。
しかし、オンラインで懇親会を実施する場合は、オフラインとは異なる注意点があります。
どのような注意点があるのかを把握したうえで、オンライン懇親会の計画を立てていきましょう。

各参加者のネット環境を事前に確認しておく

懇親会をオンラインで実施する際には、計画の段階で各参加者のネット環境を確認してください。
オンライン懇親会はパソコンやスマホなどでアクセスするので、ネット環境が必要不可欠です。とくに、安定した通信のためにも、Wi-Fi機器が整っているかは重要でしょう。オンライン懇親会が始まってから、「接続が不安定で映像が動かない」「声が聞こえない」などのトラブルに陥らないよう、事前に参加者のネット環境を調査してください。
なお、ネット環境が整っていない参加者がいる場合は、コワーキングスペースやネットカフェの利用を勧めてみたり、短期間利用できるWi-Fiサービスなどを会社側で確保したりするなど、必要に応じた対応を心がけてください。

懇親会の目的に沿って企画する

懇親会で取り入れるプログラムやレクリエーションなどは、懇親会の目的に沿って企画する必要があります。
たとえば、新入社員同士の親睦を深めるための懇親会であれば、コミュニケーションのきっかけとなるような企画が好ましいでしょう。レクリエーション感覚で楽しめる企画であれば、初対面同士や、知り合って間もない者同士でもスムーズに打ち解けやすいのでおすすめです。
また、懇親会の企画は参加者の傾向に合わせて選ぶことも大切です。年代や性別、参加人数などによって適した企画は異なります。せっかく時間をかけて懇親会を計画しても、参加者が楽しめない企画では懇親会が失敗に終わってしまうことも考えられるでしょう。
懇親会の幹事は、今一度懇親会の目的を明確にしたうえで、効果的な企画を取り入れてみてください。

懇親会が盛り上がるゲームなどを取り入れる

懇親会では、盛り上がるゲームなどを入れることが大切です。懇親会というと、「お酒を飲んで会話をする」といったイメージが強いでしょう。しかし、お酒や食事だけでは、会話が盛り上がりにくいものです。
とくに、初対面同士である場合は、どんな話題で会話をすればいいのかわからず、せっかくの懇親会が緊張した雰囲気になってしまいます。
しかし、ゲームを取り入れれば遊びながらコミュニケーションの活性化を促せます。結果的に、懇親会が盛り上がるだけではなく、お互いの距離感も近づけることに繋がるのです。
懇親会の幹事は、単純に宴会感覚で計画するのではなく、交流や情報交換がスムーズにできるようなゲームを検討してみるといいでしょう。

懇親会におすすめの企画

ここからは、懇親会におすすめの企画を紹介します。
オンライン懇親会及びオフラインの懇親会で使える企画に触れていくので、「何を取り入れたらいいのかわからない……」とお悩みの方は、ぜひ参考にしてみてください。

リモ謎

「リモ謎」は、IKUSAが提供するオンライン懇親会向けのアクティビティです。
オンラインでありながら、本格的に楽しめる謎解き脱出ゲームであり、ビジネスシーンでも多く導入されています。
IKUSAのリモ謎は、オンラインならではの演出が組み込まれているのが特徴。思わず没頭してしまうような世界観で謎解き脱出ゲームを楽しめます。
オンライン懇親会にありがちな「発言者が偏りやすい」といった問題に配慮し、リモ謎は参加者全員で協力しないとクリアできないよう設計されています。全員が積極的な姿勢で謎に挑み、数々の難関を突破していかなければなりません。
なお、リモ謎は難易度を選択できるので、「参加者が全員謎解き脱出ゲームをしたことがない」という場合も安心です。難易度を下げれば、初心者が多くてもスムーズに楽しめるでしょう。
ちなみに、リモ謎で出題される謎は、オリジナルで制作可能です。自社の情報と絡めた謎を出題したり、参加者同士で理解が深まるような謎を取り入れたりすれば、より目的に沿った懇親会になるのではないでしょうか。
オンライン懇親会の企画に迷ったら、ぜひIKUSAのリモ謎を検討してみてください。

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リモBako

「リモBako」は、オンライン環境で取り入れるパーティーゲームです。
バーチャル空間で楽しめるパーティーゲームであり、参加者がお互いに離れたところからアクセスしていながら、実際に顔を合わせているような感覚で参加できます。
オンライン環境のメリットを活用した個性的な演出と、高品質の進行パフォーマンスはIKUSAならではの魅力です。
なお、リモBakoは専用のアプリなどのインストールが不要。共有されたURLをクリックするだけで、簡単に参加できます。
「Zoomの使い方に不安がある」「アプリのインストールが面倒」など、いろいろな課題を抱えている企業でも、リモBakoは取り入れやすいでしょう。
所要時間はおよそ1.5～2時間ほど。オンライン懇親会が盛り上がる企画として導入してみてはいかがでしょうか。

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オンラインクイズ大会

オンラインクイズ大会は、IKUSAが手掛けるオンラインアクティビティの一つです。
IKUSAのオンラインクイズ大会は、パソコンやスマホから参加できる手軽なオンラインイベント企画。テレビで人気のクイズ番組さながらの演出が魅力です。IKUSAの持つ映像技術や画像技術を駆使し、オンラインでありながら盛り上がる懇親会へと導きます。
クイズとして出題する問題は、謎解きクリエーターによるものだけではなく、オリジナル問題を制作することも可能です。さらに、クイズ形式は2択式や4択式のほか、並べ替えでの回答など、あらゆる形式に対応しています。
正解すると加点されていく点数は、専用のシステムで行うので、大人数であってもスムーズに高得点者をチェックできます。

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謎解き脱出ゲーム

IKUSAの謎解き脱出ゲームは、特定の空間の中で楽しめるのが特徴です。大掛かりな準備や会場設営の必要はなく、人数次第では室内の一角でも楽しめます。
謎解き脱出ゲームのシチュエーションは大きく3つから選ぶことが可能。仲間と協力してチームで脱出を図る「ある会議室からの脱出」、他のチームと競争する「燃え盛る本能寺からの脱出」、披露宴や二次会の余興に使える「Wedding Mistery Party」から選べます。
チームビルディングとして活用したいと考えている企業や、頭を使った大人向けゲームを探している企業からの人気が高く、多くの企業の懇親会で導入されています。
さらに、フルカスタマイズプランでは、会場やシチュエーション、想定している効果や目的などに合わせて、一から謎解き脱出ゲームを制作できます。
コンセプトや謎解き脱出の基本設計をはじめ、登場するキャラクターのデザイン設計や世界観、イベントの進行内容に至るまで全てオーダー可能です。

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チャンバラ合戦

「チャンバラ合戦」はIKUSAが提供するサービス。屋外でのレクリエーションを検討している方におすすめの企画です。
文字通りチャンバラ合戦を行うアクティビティですが、使用するのはスポンジ素材の刀や、「命」を意味した軽い素材のボールのみ。敵チームとお互いの命を落とし合うという、安全性の高いチャンバラ合戦なので、安心して楽しめます。地域イベントとして子どもが参加するケースも多く、年齢や世代、性別を問わずに夢中になれます。
敵チームよりも生き残っている人数が多ければ自軍の勝利です。
他にも、お互いの大将を討伐するルールや、全員が敵というバトルロワイヤル形式など、さまざまな楽しみ方ができます。

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まとめ

初めての幹事業務は、何から始めたらいいのかわからないものです。準備や計画など、やらなければならないことも多く、戸惑ってしまうこともあるでしょう。
しかし、あらかじ幹事としての立ち回りを理解しておくと、「何をするべきか」が見えてきます。失敗やうっかりミスも回避できるので、幹事業務の全体像を把握しておきましょう。
ぜひ、今回解説した内容を参考にしながら、計画的に準備を進めていってください。

IKUSAでは、年間1000件以上のユニークなイベントや研修を支援しています。90種類以上のイベント・研修サービスからお客様のニーズに合わせてご提案させていただき、ご要望に応じたカスタマイズも可能です。サービスの詳細や具体的な事例は下記の資料でご確認ください。
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