従業員満足度福利厚生

2021 10.08

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職場環境の改善における基本情報と改善する際のポイント

よしふみ
職場環境の改善における基本情報と改善する際のポイント

多くの企業で職場環境の改善が行われていますが、具体的にどのような改善内容なのかいまいちイメージできない方もいるでしょう。曖昧な認識のまま改善しようとすれば、失敗してしまう恐れがあります。

そこで今回は、職場環境の改善における基本情報や改善する際のポイントなどについて紹介します。今の職場環境に不満がある方や、どのように改善すればいいのかわからない方はぜひ参考にしてみてください。

そもそも職場環境の改善とは?

そもそも職場環境の改善とは、無駄な業務を減らして効率化を目指しつつ、働きやすいと従業員が実感できる職場へ改善することを指します。単純にオフィスのレイアウトを変えて、オシャレにすればOKというわけではありません。
確かにオフィスのレイアウトも重要ではありますが、他にも従業員の業務内容や人間関係にも目を向けて現状をチェックする必要があります。

職場環境を改善することで得られる効果

職場環境の改善にはさまざまな効果がありますが、具体的にはどのようなものなのでしょうか。主な効果を3つピックアップして紹介します。

モチベーション向上

どんな従業員であれ、仕事は快適な空間で仕事をしたいもの。人間関係がギクシャクしているような空間や常に騒音が聞こえるような空間では、どうしても仕事に対するモチベーションが下がってしまいます。モチベーションが低い従業員は職場環境の雰囲気に悪影響を及ぼす恐れがあり、徐々に周辺の従業員もモチベーションが低くなっていくかもしれません。

しかし、快適な職場環境に改善できれば、モチベーションは回復します。従業員が不満に感じていた部分が改善されれば、高いモチベーションを維持して業務を進められます。
モチベーションは仕事をするうえで重要なこと。職場環境を改善する際にも重視しておかなければなりません。

コミュニケーションの活性化

社内でのコミュニケーションはモチベーション同様に重要な部分です。コミュニケーションが少なくなると、従業員がスキルアップする機会を失ったり、顧客との信頼関係が損なわれたりする問題が生じます。

そのうえ、近年ではリモートワークやフレックスタイム制などの影響で従来よりも気軽にコミュニケーションを図る機会が少なくなってきました。だからこそ、職場環境の改善で従業員同士のコミュニケーションを図りやすい空間にする必要があります。これにより、上記で紹介したような問題を防げるでしょう。

また、コミュニケーションによって従業員同士の絆も生まれます。協力して業務を進めることができるようになり、効率よく仕事をこなすことが可能。生産性の向上に繋げることができます。

離職率の低下

職場環境が悪いと、快適に仕事ができません。十分なパフォーマンスを発揮できないという問題も発生し、続々と従業員が離職してしまう恐れがあります。優秀な人材も職場環境を理由に辞めてしまう可能性があり、そうなってしまうと企業全体の成長が止まるかもしれません。

一方で職場環境を改善して働きやすい空間にすれば、快適に仕事ができるからこそ離職しにくくなります。優秀な人材を維持し続けられるため、離職率を低下させたい場合にも職場環境の改善がおすすめです。

職場環境における主な改善案

上記で述べたように、職場環境の改善にはコミュニケーションの活性化や離職率の低下といったメリットがあります。しかし、具体的にどう改善すればいいのかわからない方もいるでしょう。

そこでこの項目では、職場環境における主な改善を4つピックアップして紹介します。それぞれチェックし、実践しやすいなものから取り組んでみましょう。

業務の効率化

これまでの業務も、改めて見直してみると無駄なものがあるかもしれません。場合によっては、無駄な業務の影響で従業員が残業している可能性もあります。だからこそ、業務の効率化を図って残業時間の削減や従業員一人ひとりの生産性向上を目指しましょう。

業務の効率化における方法としては、適切な量の業務量に調整したり、部署に所属する従業員のスケジュールを可視化してアポイントのトラブルを低減したりといったことが挙げられます。

また、デスクの整理も業務の効率化を目指す上で活かせるポイント。どこに何を片付けているのかわかりやすく整理しておくことで、必要なときにすぐ取り出せるようになります。探す手間がなくなるからこそ、無駄な時間をなくして業務に集中できます。

オフィスのリニューアル

オフィスのレイアウトに課題を感じるなら、思い切ってリニューアルしてみるのもおすすめ。リニューアルすることで、従業員の要望に応えたオフィスを実現できます。従業員としては自分の要望に応えたと感じ、今後も継続して働きたいと思うでしょう。

また、現在では新型コロナウイルスの影響でオフィスを持たない企業も増加。例として動画サービスを展開しているClipLine株式会社では、オフィスをなくすことで従業員が働きやすくなったという結果が出ています。もちろん、すべての業種・業界でできることでありません。しかし、オフィスをやめて全従業員がリモートワークになるという改善策は、企業によっては有効的です。

疲労回復ができる場所の設置

どれほど優秀な従業員であっても、常に100%集中して業務に取り組むのは非常に大変です。業務の合間に少し休憩したいのが本音でしょう。そこで、オフィスに疲労回復ができる場所を設置することがおすすめです。従業員がリフレッシュして気持ちを切り替えられます。

実際、国内には疲労回復ができる場所を設置している企業が少なくありません。疲労回復を目的に設置したスペースは「リフレッシュルーム」や「回復ルーム」などと呼びかたはさまざま。いずれにせよ、休憩できる場所があるおかげで従業員のストレス解消にも繋がります。快適に業務を続けることができ、モチベーションの低下防止も期待できるでしょう。

福利厚生の充実化

福利厚生の充実かも職場環境の改善に含まれます。そもそも福利厚生は就活生が入社先を選ぶうえでも重視しやすいポイント。さまざまな福利厚生がそろっている企業ほど魅力的に見えます。また、福利厚生が充実していれば従業員のワークライフバランスも実現しやすくなり、プライベートと両立しながら業務に集中できるものです。

なお、福利厚生は法定福利厚生と法定外福利厚生の2つに分かれます。法定福利厚生は法律に明記されている福利厚生であり、それ以外は法定外福利厚生です。法定外福利厚生の場合は企業独自の制度が導入できるため、従業員の男女比やニーズなどを考えながら新設することで、従業員の満足度も向上して快適な職場環境に近づけます。

職場環境を改善するポイント

職場環境を改善する際には、以下のポイントを守って取り組んでみるのがおすすめ。ポイントを守ることで、職場環境を改善したことで得られる効果も大きくなります。

快適職場指針をもとに分析してみる

快適職場指針というのは、中央労働災害防止協会による快適な職場を目指すための指針です。職場環境の改善に役立つものであるため、快適職場指針を用いて現在の職場がどうなのか分析してみましょう。

快適職場指針では、4つの視点から施策を講じることを望ましいとしています。具体的には、「作業環境の管理」「作業方法の改善」「労働者の心身の疲労の回復を図るための施設・設備の設置・整備」「その他の施設・設備の維持管理」です。
いずれも一般的な職場環境の改善に当てはまるものです。また、業務の効率化だけではなく、従業員の健康管理まで含まれています。

快適職場指針に基づいて取り組む際には、推進体制の整備や職場環境の見直しを継続的かつ計画的に取り組むことが重要です。継続して行うことで段々と職場環境が改善されるようになり、これまでよりもさらに快適な空間となります。

中災防:快適職場指針について

社内アンケートで従業員の声を拾う

職場環境を改善するのであれば、従業員のニーズに応える必要があります。なぜなら、従業員のニーズを理解しないまま職場環境を改善しても、従業員の抱える根本的な不満解消にはならないためです。従業員が不満を抱えたままであれば、やがて離職してしまいます。

上記のようなことを防ぐためにも、社内アンケートで従業員の声を拾いましょう。アンケートでは従業員の本当のニーズを把握できます。ニーズに応えた改善策であれば、従業員の不満解消にも繋がります。これまで以上に、職場環境についてプラスの印象を与えられるでしょう。

課題解決に繋がる明確な改善策を用意する

快適職場指針による分析や社内アンケートで課題点が見つかった場合、どのように解決すればいいのか明確な改善策を用意しましょう。曖昧な改善策は失敗する恐れがあるうえに、従業員から反発される恐れがあります。しかし、明確な改善策であれば失敗するリスクを減らせます。従業員の理解を得やすくなるでしょう。

アイデアが浮かばない場合は他社を参考にする

職場環境の改善におけるアイデアが浮かばなばあいは、他社の事例を参考にしてみることがおすすめ。特に自社と同じ業種・業界であれば、より参考できるでしょう。アイデアを生み出すきっかけにも繋がるため、どうしてもアイデアが浮かばない場合は他社の事例を参考にしてみてください。

職場環境を改善して成功した事例

上記で述べたように、アイデアが浮かばない場合は他社の事例を参考にすることがおすすめです。そこで株式会社HUGOとネットイヤーグループ株式会社、そして熊本地域医療センターという3つの成功事例をピックアップして紹介します。
紹介した事例の中にあなたが務める企業の改善に有効的なアイデアが見つかるかもしれません。

シエスタを導入した株式会社HUGO

デジタルマーケティング事業やIoT事業などを行う株式会社HUGOでは、シエスタを導入しました。シエスタはスペイン語で昼休憩を意味する言葉であり、現地では典型的な生活様式としてシエスタが組み込まれています。

株式会社HUGOでは、従業員の生産性向上やモチベーション向上のため、水曜日以外の平日に13時から16時までのシエスタを導入。シエスタ中は何をしてもいいため、昼寝はもちろんのこと、映画鑑賞やトレーニングも可能です。

その他、株式会社HUGOでは、フェラーリ乗り放題やモナコ大富豪研修といったユニークな福利厚生も用意。面白い福利厚生が多いため、従業員は刺激的かつ快適な日々を過ごせるでしょう。

オフィスを見直したネットイヤーグループ株式会社

上記で職場環境の改善としてオフィスのリニューアルを紹介しましたが、実際に行った企業としてネットイヤーグループ株式会社が挙げられます。ネットイヤーグループ株式会社では、これまでのオフィスにおける問題をリニューアルで大きく改善させました。

たとえば、これまで休憩ラウンジと執務エリアが混在していた問題を解決するために、1つのフロアに休憩ラウンジを集結。さらに、休憩スペースや昼寝可能な回復スペースなどを設けました。

また、別の問題として各フロアで異なる部署の従業員が働いていたということがありました。これを解決するために、リニューアルで空いたフロアに部署の部屋を新設。同じ部署で従業員をそろえることで、業務の効率化を目指しました。

制服を色分けした熊本地域医療センター

職場環境の改善は一般企業だけではなく、病院でも行われています。熊本地域医療センターでは、日勤と夜勤で制服の色を分けるというシンプルな取り組みを実施。これにより看護師が日勤なのか夜勤なのかすぐ見分けられるようになり、業務の引き継ぎもスムーズになりました。そのうえ、導入翌年度は一人当たり年110時間であった残業が、8年度には約20時間まで減少。離職率も1割以下と減少し、大きな成果を出しています。

また、制服の色分けは看護師同士だけではなく、医師側にもメリットがあります。これまで医師はどの看護師に依頼すればいいのかわからず、終業直前の看護師に依頼してしまうこともありました。しかし、色分けによって誰が日勤か夜勤かわかるようになったため、適切な看護師に依頼できるようになりました。

福利厚生は外部に依頼したほうがいい?

職場環境の改善と福利厚生は重要な関係であり、本文中にも福利厚生の充実化が職場環境の改善に繋がることも説明しました。しかし、福利厚生の充実化を自前で行うのは難しいもの。外部に依頼するか否か悩んでいる方も多いのではないでしょうか。

そこで最後の項では、外部に依頼するメリットとデメリットをそれぞれ紹介します。メリットとデメリットの双方を読んだ上で、導入するかどうか考えてみましょう。

外部に依頼するメリット

福利厚生を外部に依頼することで、常に最新のサービスを従業員に提供することが可能。運営自体も外部に任せればいいため、わざわざ福利厚生のためにリソースを割く必要がありません。
そのため、人材が少ない中小企業に関しては外部のサービスが特におすすめです。

また、「ベネフィット・ステーション」や「えらべる倶楽部」、「福利厚生倶楽部」などの代行サービスであれば、多種多様なメニューの中から、従業員が利用したいものを自由に選べます。従業員一人ひとりの好みに合わせた福利厚生が利用できるからこそ、満足度を向上しやすいというメリットもあります。
福利厚生を代行してくれるサービスは多いため、従業員の要望や予算を考慮しながら選んでみるといいでしょう。

外部に依頼するデメリット

外部に依頼するデメリットとしては、従業員に受け入れてもらえない恐れがあるということです。どれだけ魅力的なメニューであっても、これまでの働き方に満足している従業員にとっては、新しい福利厚生を取り入れることに抵抗感があるかもしれません。これでは導入が進まず、最悪の場合は頓挫してしまう恐れがあります。

また、依頼した先の内容によってはオリジナリティのない福利厚生になってしまいます。
オリジナリティを求めるのであれば、独自で好きなメニューを組み立てられるカフェテリア型の福利厚生を選びましょう。一方のパッケージ型は、あらかじめメニューがパッケージ化されているため、オリジナリティのある福利厚生にすることができません。

職場環境の改善で働きやすい会社に

今回は、職場環境の改善における基本情報や改善する際のポイントなどについて紹介しました。職場環境の改善は、従業員のモチベーション向上やコミュニケーションの活性化などさまざまな効果があります。そのため、これから職場の環境を改善しようと思っているのであれば、この記事で紹介したポイントや他社の事例などを参考にして計画的に取り組んでみてください。

この記事を書いた人

よしふみ
旅行系からビジネス系に至るまで、幅広いジャンルを執筆するWebライター。国内外を旅しながら、記事を書いています。

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