従業員満足度

2021 09.29

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これからの方は要チェック!職場環境改善におけるアイデアと事例

よしふみ
これからの方は要チェック!職場環境改善におけるアイデアと事例

職場環境を改善したいと思っても、何から手をつけたらいいのかわからない方も多いはず。そもそも、職場環境の改善が本当に大切なことなのか疑問に思っている方もいるかもしれません。
そこで今回は、職場環境の改善が大切な理由やアイデア、おもな事例などについて紹介します。職場環境の改善方法に悩んでいる方は、ぜひ参考にしてみてください。

職場環境の改善が大切な理由

アイデアを紹介する前に、まずは職場環境の改善が大切な理由から紹介します。きちんと理由を知っておくことで、職場環境改善へのモチベーションも高くなるでしょう。

社員のモチベーションに関わるため

職場環境は、実際に働く社員のモチベーションに大きな影響をもたらします。騒音がひどくて資料も散らかっているような職場の場合、従業員のモチベーションが削がれてしまうでしょう。人によっては、そのようなストレスの多いオフィスで働くくらいなら辞めたほうがマシと思うかもしれません。

反対に、おしゃれで清潔感のある職場であれば、快適に業務しやすいものです。このように職場環境によって社員のモチベーションが大きく変動することがほとんど。そのため、職場環境の改善が大切なのです。

離職率の低下につなげられるため

上記でも軽く触れましたが、働きにくい職場は辞めたくなる社員を増やす原因となります。これでは、離職率が高まり、常に人材不足の状況に陥ってしまいます。さらに悪化すれば優秀な人材も辞めていくため、会社の成長が止まってしまうかもしれません。

しかし、職場環境を改善できれば離職率の低下を防げます。働きやすい職場は社員が快適に業務をできるため、ずっと働きたいと感じるでしょう。
離職率の低下を実現できれば、人材不足を回避しながら、優秀な人材の流出も防げます。

働きやすさが重視されているため

現代の採用活動において、職場環境は非常に重要です。事実、ミュゼマーケティングが2019年に新社会人になった18歳〜22歳の女性213名を対象に行ったアンケートでは、給与や勤務地などよりも福利厚生と働きやすさを重要と考えている人が多いという結果が出ました。

そのため、人材を集めるためには給与や勤務地だけではなく、福利厚生の内容や働きやすさもアピールしなければなりません。
職場環境の改善で働きやすい空間を実現できれば、多くの人から注目を浴びやすくなるでしょう。

ハード面における改善アイデア

職場環境を改善する上でのアイデアは、ハード面とソフト面に分けられます。まずはハード面のアイデアから見ていきましょう。

快適職場指針を参考にする

職場環境の改善を検討していても、どこから改善していけばわからない方は多いはず。
その際は、中央労働災害防止協会による快適職場指針を参考にしてみましょう。快適職場指針とは快適な職場環境の形成を目指すために考えられたものであり、1992年の労働安全衛生法改正の影響で生まれました。

快適職場指針では、4つの視点から職場環境の改善措置を行うことが望ましいとしています。その内容とは、「作業環境の管理」「作業方法の改善」「労働者の心身の疲労の回復を図るための施設・設備の設置・整備」「その他の施設・設備の維持管理」です。4つの視点は業務の効率化から社員の健康維持まで含められており、会社全体の環境や現状をチェックできます。

また、快適職場指針は継続的かつ計画的な実施も推奨しています。1回限りですべて解決できるわけではないからです。継続的に行うことで理想的な職場環境が実現しやすくなります。

中災防:快適職場指針について

フリーアドレス化

現在、さまざまな企業でフリーアドレス制度が導入されています。フリーアドレス制度とは、従業員が好きな席を選んで仕事をできる制度のこと。その日の気分で好きな席が選べることもあり、社員のストレス軽減や生産性の向上にも役立ちます。

フリーアドレス制度の背景には、職場環境の改善における限度が存在します。どれだけ職場環境を改善したとしても、その日の気温や体調などの問題から、全員が満足できる職場環境を作り上げるのには限度があります。しかし、フリーアドレス化すれば、自分が好きな席を選んで仕事をできます。個人が快適だと思える場所で業務を行うからこそ、職場環境に対する不満も解消されるでしょう。

また、好きな席で仕事をするからこそコミュニケーションの活性化にも役立ちます。たとえば、プロジェクトメンバー同士で集まって仕事をすれば、困ったことがあってもすぐに対応できます。

設備や道具を整理整頓しておく

最初は清潔なデスクにしていても、勤務歴が長くなるにつれて設備や道具がきちんと片付けられなくなってしまうかもしれません。そうなれば必要なときに必要なものが見つからず、貴重な時間を無駄にする恐れがあります。

職場環境の改善には業務の効率化も含まれているからこそ、設備や道具を整理整頓しておくこともアイデアの1つとなります。きちんと設備や道具を片付けておけば、必要なときに必要なものをすぐ取り出すことが可能。無駄な時間が生まれず、スムーズに業務を進められます。

受動喫煙対策を行う

働きやすい職場環境には、社員の健康維持も含まれています。福利厚生で考えれば、定期的な健康診断や産業医との面談などがあり、職場環境の場合は受動喫煙対策が挙げられます。

非喫煙者にとってタバコの煙は嫌な存在。受動喫煙は以前から問題となっており、タバコの煙で健康が悪化する恐れもあります。
職場環境改善の一環として受動喫煙対策を行い、社員の健康維持をサポートすることがおすすめです。

ソフト面における改善アイデア

ハード面では、フリーアドレス制度の導入や受動喫煙対策の実施などが挙げられました。一方で、ソフト面ではどのようなアイデアがあるのでしょうか。

勤務時間を見直して残業を減らす

職場環境を改善するためには、労働時間もチェックしなければなりません。残業時間にどのような業務を行っているかを見直すことで、労働時間の削減に繋がる可能性があります。

たとえば、従業員が無駄な業務を行っているようであれば、状況を改善して効率化・削減を目指しましょう。一方で量が多いものの必要な業務であれば、複数の社員で業務を分配したり、さまざまなツールを使って業務の自動化を図ったりする対策があります。
残業が生まれる原因は、その人の業務量に見合っていないからという点が挙げられます。適切な業務量に調整することで残業時間の削減につ繋がります。

ただし、残業時間を削減すると残業手当も減少します。給与が下がるため、社員のモチベーションが下がってしまう恐れがあるのです。社員の収入に課題を感じる場合には、減らした残業分を別の制度で還元してみましょう。
たとえば、業務の効率化に取り組んだ結果として残業が減少した場合、その社員に対する賞与を増やす制度などが現実的です。

社員のプライベートまで考えた勤務調整

働きやすく快適な職場環境とは、社員のワークライフバランスが実現できている職場であるともいえます。だからこそ、社員のプライベートまで考えた勤務調整を行うようにしましょう。そこまで考えて調整すれば、社員も働きやすい職場環境である感じ、モチベーションも向上します。

BGMの導入

職場環境の改善として、BGMを流してみることもおすすめです。BGMは集中力やリフレッシュ効果があるとされており、社員のストレス緩和にもつなげられるでしょう。また、静かな空間での作業が苦手な方にとってはBGMのおかげで集中しやすくなり、最大限のパフォーマンスが発揮しやすくなります。

ただし、BGMの音量やジャンルによっては仕事に集中できない社員が生まれるかもしれません。例として職場のBGMにメタルが流れていれば、人によってはうるさいと感じるでしょう。だからこそ、BGMの音量やジャンルは慎重に判断したうえで導入しましょう。

1on1ミーティングの導入

1on1ミーティングとは、上司と部下の11で対話するミーティングのこと。企業によっては、直属の上司ではなく役員が担当することもあります。11でミーティングすることで、お互いの話を深く掘り下げることが可能。
日頃なかなか聞く機会のない話もできるため、職場環境の改善に欠かせないコミュニケーションの活性化に繋げられます。

ただし、1on1ミーティングにはいくつかのデメリットがあります。おもなものとしては、そもそも話すテーマがなかったり、1on1ミーティングの対象となる部下が多すぎて、上司・役員が対応できなかったりなど。さらに、上司側の意識も影響しやすく、部下を育成する気がなかったり、教育方法が下手だったりすれば、1on1ミーティングが部下に悪影響を及ぼします。

職場環境の改善を進めるうえでのポイント

実際に職場環境の改善を行おうと思っても、漠然とした計画で進めれば失敗してしまいます。効果的な改善を目指すためにも、以下で紹介しているポイントを守って取り組みましょう。

まずは社内アンケートから

職場環境の改善を行う際には、まず社内アンケートからスタートさせましょう。社内でアンケートを取ることで、社員が今の職場に対してどのような不満を抱えているのかを把握できます。
また、社員が理想とする職場もリサーチでき、改善策を考えるうえで大いに役立ちます。

アンケートに関しては、改善前だけではなく改善後にも行うのがおすすめ。なぜなら、改善後に生まれた新しい問題点が見つかるかもしれないため。理想的な職場環境は継続的に改善してこそ達成できるものであるため、定期的な社内アンケートを実施し、新たな問題が発生していないか調べましょう。

助成金を活用する

職場環境の改善を行うにあたり、予算面に不安を感じているなら、助成金の活用を検討してみてください。厚生労働省では職場環境の改善に関するさまざまな助成金制度を用意。それぞれ要件が設けられていますが、申請が通れば助成金を受け取れます。

おもな助成金制度としては、キャリアアップ助成金や職場定着支援助成金、ポジティブ・アクション能力アップ助成金など。どれも内容が異なるため、改善策を考えたうえで活用できる助成金制度がないか探しましょう。

全社員のことを考えて改善する

職場は全社員が働く場所であるからこそ、全社員のことを考えて改善しなければなりません。一部の社員だけを対象にした改善は、対象外の社員から批判される恐れがあります。結果的に人間関係がギクシャクしてしまい、職場環境の悪化を招きます。

全社員のことを考えた改善を行うなら、別の項目で紹介した社内アンケートが有効的です。全社員にアンケートを答えてもらうことで、どのような不満や要望が多いのか把握できます。

改善内容は的確なもので

改善策の内容は的確なものにしましょう。曖昧な改善計画では、的はずれな内容になりやすく、失敗する恐れがあります。きちんと的確な改善策であれば、実施していくためのプロセスや改善策が生まれた背景などもわかるため、職場環境の改善による効果が得やすくなります。

また、的確な改善策は他の社員から納得してもらえる利点もあります。的確ではない改善策は、社員を不安にさせ、反対の原因に繋がります。そのため、単純に改善策を計画するのではなく、課題点をきちんと的確に解決できるような改善策を計画しましょう。

PDCAを活用する

別の項目でも述べているように、職場環境の改善は継続的に行うことが求められています。1回限りで全社員が満足できる職場環境になるとは限りません。そのため、定期的に実施し、職場環境の改善を図る必要があります。

その際にぜひ使って欲しいフレームワークが、PDCAです。PDCAは「Plan(計画)」「Do(実行)」「Check(評価)」「Action(改善)」の4つで成り立つフレームワーク。上記のサイクルを繰り返すことで理想的な職場環境の改善を目指せます。
ただし、PDCAを回し続けると本来の目的を見失う恐れがあるため、あくまで目的達成の手段としてPDCAを使うことを忘れないようにしましょう。また、近年ではPDCAのフレームワークは、時代遅れと考えられているため、状況を見ながら必要に応じて別のフレームワークに切り替えていくのもおすすめです。

職場環境の改善に成功した事例

最後の項目では、職場環境を改善する際の参考として成功事例を紹介します。職場環境の課題点や予算などを考えつつ、使えそうなものを参考にしてみましょう。

日本電算機販売株式会社

日本電算機販売株式会社では、社員同士の円滑なコミュニケーションを実現するためにオフィス移転に合わせて分散していたフロアを集結。ワンフロアにすることで、全社員の様子が把握できるようになりました。

また、フリーアドレス化によってさまざまな社員と交流しやすくなりました。結果として、業務改善や社員のモチベーション向上にも成功。このようにオフィス移転をきっかけに職場環境の改善を図るケースもあるため、機会があれば検討してみましょう。

コニカミノルタジャパン株式会社

コニカミノルタジャパン株式会社では、本社移転の際に職場環境を改善しました。アイデアの1つがフリーアドレス化であり、コミュニケーションの活性化や生産性の向上に役立っています。

他にも、ペーパーレス化やファミレス席の導入といった改善も実施。オフィス見学ツアーも行っているため、実際に見たい方は参加してみてはどうでしょうか。

一誠商事株式会社

一誠商事株式会社では、来客への接客に力を入れるため、曲がったカウンターボードとパーテーションを活用した接客スペースを設置。これにより周囲の声や目線が気にならなくなり、しっかりと来客の声に耳を傾けられるようになりました。

そのうえ、一誠商事株式会社では空間デザインや家具なども重視。レイアウトの改善が、他社との差別化を図っています。
一誠商事株式会社のように、職場環境の改善は他社との差別化を狙ううえでも活用できます。そのため、どのように差別化を図ればいいのか悩んでいる方にもおすすめです。

株式会社ニコン

カメラで有名な株式会社ニコンは、ユニバーサルレイアウトを採用。ユニバーサルレイアウトのおかげでこれまでのよりもオフィスのレイアウト変更が簡単になり、状況に応じて手軽に職場環境を改善できるようになりました。

また、会議・役員エリアにガラスの間仕切を採用し、隣室の音が聞こえにくい部屋を実現。そのうえ、ガラス素材を採用したことで、採光問題も解消しています。

株式会社サイバーエージェント

最後に紹介する株式会社サイバーエージェントでは、人事評価制度を改善するために月に1回の面談を実施。3つのポイントを設けて部下と上司の面談を行っているため、話すテーマがないという1on1ミーティングの課題を解決しています。
他にも株式会社サイバーエージェントはさまざまな取り組みを行い、結果として離職率の低下に成功しています。

アイデアを駆使して職場環境の改善を

職場環境の改善は、曖昧なイメージで進めても失敗する恐れがあります。だからこそ、他社の事例や社内アンケートの結果を活用しつつ、アイデアを駆使した改善策を計画してみてください。これにより、現在の職場環境の課題を解消できるでしょう。

この記事を書いた人

よしふみ
旅行系からビジネス系に至るまで、幅広いジャンルを執筆するWebライター。国内外を旅しながら、記事を書いています。

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