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2021 09.24

2021 09.29

オンラインフードデリバリーリモ謎

3密を回避するイベントの実施方法とは?オンライン・オフライン別におすすめの事例も紹介

IKUSA.jp編集部
3密を回避するイベントの実施方法とは?オンライン・オフライン別におすすめの事例も紹介

新型コロナウイルス感染症の感染防止対策として掲げられていることの一つに「3密の回避」があります。コロナ禍以前では毎週のように行われていた屋内外でのイベント。現在では「3密回避」の原則から開催が難しくなっています。

そこで本記事では、3密を回避するイベントの実施方法とオンライン・オフライン別のおすすめ事例についてお伝えします。

3密を回避して行うイベントも多い

Abstract blurred of put spaces between attendee in seminar room or conference hall for social distancing to prevent the spread of Covid-19. new normal life concept.

3密を避けてイベントを行っている場所も少なくありません。地域によっても異なりますが、5,000人以内もしくは収容人数の50%以内という上限値のもとであれば、イベント開催は可能です。

懸念される緊急事態措置地域やまん延防止等重点措置地域でも、基本的には5,000人以内、または収容人数の50%以内の上限に変わりはありません。ただ、コンサートなどのエンターテインメント型のイベントの場合は批判が多くなるため、自粛する傾向です。しかし、小規模なイベントはたびたび開催されていることも事実なのです。

コロナ禍の中でイベントを開催する場合、3密の回避は欠かせない対策の一つです。クラスターが発生しないように、空気の入れ替えやソーシャルディスタンスの確保はもちろんのこと、密集しないような場所で開催するなどの対策は、イベントの主催者として必ず行わなくてはなりません。

3密を回避してイベントを成功させるポイント(オフライン編)

Male speaker giving presentation in hall at university workshop. Audience or conference hall. Young students, participants in audience wearing face mask. Scientific conference event, training. Education

ここでは3密を回避してイベントを成功させるポイントを紹介します。はじめにオフラインイベントで気をつけることを見てみましょう。

人と人との接触時間を減らす

3密のうち、密接と密着は感染リスクがとくに高くなります。そのため、人との距離を保ちながら、接触時間を減らす工夫が必要です。

もっとも接触時間が長くなりやすいのは「受付」です。参加者と主催者側のスタッフ間で会話も発生しますし、参加申込書などをその場で記入してもらうような場合は、どうしても接触時間が長くなってしまいます。

対策としては、事前にスマホアプリやメールでの申し込みなど、デジタルを活用した受付手順を採用することが挙げられます。受付で参加証明となる画面を目視で確認するだけのような、シンプルな受付手順にしておくことで、接触時間も減ります。

イベントでゲームを行う場合、ゲーム自体も接触時間が少ないものを選びましょう。

接触時間が長くなると、最悪の場合、イベントでクラスターが起こる原因にもなってしまいます。だからこそ、人と人との接触時間の低減がイベントでは重要になるのです。

ソーシャルディスタンスを維持する

お互い離れた状態で行動できるよう、ソーシャルディスタンスを維持するのも大切です。ソーシャルディスタンスという言葉自体が一人歩きしている感はあるものの、感染リスクを減らすためには人同士の距離を2メートル以上空けることが最低限必要です。ソーシャルディスタンスはイベント中だけ気を配ればよいわけではありません。

受付からイベント中、休憩中や解散時(会場からの退場時含む)まで、ソーシャルディスタンスに気を配りながら運営するように心がけましょう。会場内で移動が頻繁に起こるイベントの場合、ソーシャルディスタンスを維持できるように参加者への周知徹底はもちろん、立ち位置の指定まで気を配って準備しておきましょう。

空気の入れ替えをこまめに行う

空気の入れ替えも欠かせません。屋内で行うイベントで収容可能人数50%以内の参加者しかいない場合でも、こまめな換気は必須です。休憩時間を長くして会場の空気を入れ替える時間を確保できるようなイベントスケジュールを組みましょう。休憩時間だけではなく休憩の回数も増やしておくと、参加者が密になる時間を減らすこともできます。

また、もしイベント中に体調が悪くなった人が出た場合のことを考えた対策も重要です。看護体制や緊急時の対応手順など、スタッフ間で密に打ち合わせを行っておきたいもの。

体調不良者が出た場合の会場内の換気方法など、さまざまなシチュエーションに合わせて臨機応変に対応できるようにしておきましょう。

レイアウトを工夫する

イベントに多数の人が参加する場合、会場の規模に応じてソーシャルディスタンスを加味した立ち位置やレイアウトを決めておきましょう。

イスやテーブルがある場合、自由に移動できるサイズのものであれば、ソーシャルディスタンスを維持できる距離に配置換えしておきましょう。もし移動できないサイズの場合は、一つ飛ばしで使用するなどの工夫が必要になります。

デスクワーク系のイベントの場合、参加者が使用するデスクにはビニールシートやアクリル板といった、感染拡大予防グッズを使用し、ソーシャルディスタンスを維持できるようにするとよいでしょう。また、ペンなどの備品は二次感染を防ぐ目的で使いまわしはせず、参加者自身に準備してもらいましょう。

終了後も出口付近が密にならないようにする

解散時は出口付近で密が生まれます。せっかくイベント中にソーシャルディスタンスを意識していても、解散時の密集・密接が原因で感染リスクが高くなってしまうことも想定されます。

対策としては、出口に近いところにいる人から順番に時間差を設けて退場してもらいましょう。出口を複数に分けておくことも有効です。

イベント終了時にアンケートを行う場合も工夫しましょう。紙に記入して退場時に受付スタッフへ手渡すような状況は、感染リスクが高くなってしまいます。参加者のメールアドレスにアンケートフォームを送信して、帰宅中や帰宅後に返信してもらうことで、アンケート用紙提出時の感染リスクを回避できます。

3密を回避してイベントを成功させるポイント(オンライン編)

Online Video Conference Social Distancing Webinar Business Meeting

続いて、オンラインイベントを成功させるポイントについても紹介します。

通信状況を確認する

オンラインイベントの場合、インターネットの通信速度や通信状況によっては途中でフリーズしてしまうこともあります。イベントを楽しみにしている参加者側の通信状態にもよりますが、運営側が通信エラーを起こしてしまっては参加者をガッカリさせることに。

サーバー負荷や回線の混雑状況など、技術的な部分ではありますが、事前に専門家に調整や確認をしてもらうといった準備をしておいても損はないでしょう。

もし何も対策せずに通信エラーが頻発してしまうと、次回以降のイベント開催にも支障をきたす恐れがあります。だからこそ、オンラインイベントの準備で通信状況の確認は必須になるのです。

複雑なイベントを組まない

オンラインだと、参加者のすぐ近くに講師がいないため、どうしても質問しにくくなります。そのため、一人でいる状態でもわかる内容にすることが重要です。

オンラインイベントの種類によっては頭で考えるようなイベントが多くなりがち。そのため、参加者全員が問題の意味を理解できるようなイベントにする必要があるでしょう。

オンラインイベントの場合、他の人が話し終えるまでは質問しにくいケースが多くなります。他の参加者がミュートにしているのにもかかわらず、質問の意味がわからないからといって、おいそれと質問できる空気ではないからです。

そのため、参加者が理解できないような複雑なイベントやゲームは避けておくとよいでしょう。もし難しいイベントを行う場合には、事前にメールなどでイベント内容の説明やゲーム内容の例題などを送って、イベント当日になって質問しなくてもよいような状態にしておきましょう。

参加者が暇にならないイベントにする

退屈になると眠たくなるおそれがあるため、参加者が暇にならないイベントにしましょう。

多人数が参加するオンラインイベントの場合、参加者の興味を引かない内容の催しが行われると、どうしても暇を持て余してしまいます。パソコンやスマホの前で動かずにいることになるため、眠くなりやすい状況に陥ってしまうのです。

オンラインイベントで参加者が暇にならないようにするためには、ファシリテーターが適度に話を振れるような内容のイベントがおすすめです。参加者としては、いつ自分が当てられるかわからないため、集中してイベントに参加するようになるでしょう。

また、休憩を適度に挟むようにするとよいでしょう。人間の集中力が持続する時間の上限は最大で30分~40分程度といわれています。トイレ休憩や小休止などを30分~40分間隔で入れると、集中力を持続させやすくなるでしょう。

3密を回避して行うイベントの事例(オフライン編)

Cheerful university student taking selfie with friends sitting on grass

ここでは3密を回避して行うイベントの事例を紹介します。まず、オフライン版から見てみましょう。

リアル宝探し

リアル宝探しとは、埋めた宝を探すゲームです。株式会社タカラッシュが運営している「ハンターズヴィレッジ」では、屋外で楽しめる大規模な宝探しイベントが定期的に開催されています。箱根湯本エリアを中心に、芦ノ湖エリアや強羅エリアの広い場所で宝探しアクティビティが楽しめます。

屋外であるうえ、少人数で宝探しを行うため、密閉と密接、密集が避けられます。またさまざまな宝探しコースがあるうえ、定期的にイベント内容も刷新されているため、一度参加した人でも繰り返し楽しめるのもポイントです。

謎解き要素が多く、体力や知力、ひらめき力、調査力が試される「冒険」のようなイベントです。オンラインでそれぞれの力を訓練できる「トレーニングクエスト」もできます。自宅でも外でも楽しめるでしょう。

SUPイベント

SUPと呼ばれるボードを海の上に浮かせた状態で楽しむイベントのことです。SUPとは「スタンド・アップ・パドル」の頭文字を組み合わせた言葉で、サーフィンやボディーボードのような水上スポーツの一種に分類されます。最近ではテレビでも目にする機会が増えました。

日本スタンドアップパドルボード協会という団体が開催しているSUPイベントは、3密を回避できるイベントです。海上では基本的に一人でSUPを漕ぎます。初心者にはソーシャルディスタンスを維持しながら専門のスタッフがついてくれます。

とはいえ、初心者でもすぐに乗りこなせられるように設計されているため、最初の立ち上がりさえクリアすれば、誰でも簡単に楽しめるでしょう。

「CONSTELLA(コンステラ)」メディア体験会

サービスを宣伝するための体験会もあります。株式会社アノマリーでは、パーソナライズドヘアケアブランド「CONSTELLA」の新サービスメディア体験会を2020年7月に開催。感染症対策を施したうえでヘアサロンでの体験会を開催しています。

サービス宣伝の体験会は事前に事業戦略発表会を行ったうえで開催されるのが一般的です。株式会社アノマリーでは、事業戦略発表会をオンラインで行い、体験会をオフラインで開催しました。

複数回に分けて体験会を実施し、同じ時間帯の参加者を2名までに制限し、サロン内にはスタッフを含めて10名以下で収まるように密になる状態を避けています。

常に会場となるサロンの換気を行うなど、徹底した感染症対策を行った上でサービス宣伝に成功しています。

3密を回避して行うイベントの事例(オンライン編)

Group of business people working from home, having video conference. Businesswoman having a video call with her team over a laptop at home.

次にイベントの事例、オンライン編を紹介します。オンラインイベントは、密を回避する目的で認知度が高くなった新しいイベントの形です。どのようなイベントがあるか見てみましょう。

リモ謎

リモ謎は、リモート上で行う謎解きゲームです。株式会社IKUSAが運営する「謎解きコンシュルジュ.com」内で行われています。LINEの自動返信機能を利用した謎解きゲーム「LINE謎解き」や360°カメラを使った「360°VR謎解き」といった、ユニークな仕組みの謎解きゲームが楽しめます。

オンラインイベントの謎解きゲームはまさに群雄割拠の戦国時代。その中で「謎解きコンシュルジュ.com」は常に時代の先端を行くような仕組みを使って謎解きを提供しています。

自宅にいながら、オンラインイベントのような興奮とワクワクを感じられる株式会社IKUSAの「リモ謎」。開催予定日4ヵ月前からイベントの相談ができます。イベント申し込みは開催日の90日前までですが、もし開催日まで時間が少ない場合でも相談可能です。

リモ謎の資料ダウンロードはこちら

オンライン海外旅行

Googleマップでさまざまな国を見ながら、妄想旅行するイベントです。大手旅行会社が行っており、HISやJTBといった国内の旅行会社でも開催されています。パソコンやスマートフォンから海外の絶景を楽しみながら、海外旅行さながらのツアーガイドさんの説明を聞けます。

また、他の参加者とのオンライン交流、自宅に届けられる現地のお土産サービスなども行っており、まさに新しい形の旅行イベントといえるでしょう。

オフラインではなかなか実現が難しい世界一周旅行も、オンラインでなら叶えられるかもしれません。冬はハワイ、夏はノルウェーやスイスといったヨーロッパ北部といった具合に、季節に合わせて旅行先を変えるのもよいでしょう。

オンライン飲み会

オンライン上で実施する飲み会もあります。ZoomやSkypeを使ってオンライン上で開催する飲み会です。実際に経験したことがある方も少なくないのではないでしょうか?オンライン飲み会を楽しむコツは

  • ゲームなどのみんなで参加できるイベントを行う
  • 美味しい料理を調理またはデリバリーでオーダーする

この二つです。さきほど紹介した「リモ謎」など、オンラインで楽しめるイベントを使いながら、Uber EatsやWoltといったデリバリーサービスを活用して、おいしい料理をオーダーしてみましょう。居酒屋で行うような飲み会とは違う楽しみ方ができるはずです。

オンラインフードデリバリー

なお、リモ謎を提供している株式会社IKUSAでは、コース料理とドリンク3本、そしてリモ謎を含めたパッケージ「オンラインフードデリバリー」を展開しています。

1回のオーダーで料理から飲み物、イベントまで取り揃えられるため、幹事さんにはうれしいサービスだといえます。

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まとめ

Video conference concept. Telemeeting. Videophone. Teleconference. Remote work.

3密を回避するためのイベントについて紹介しました。オフラインにしろ、オンラインにしろ、イベントに感染リスクはつきものです。どれだけ緻密な感染対策を施していたとしても、感染する確率はゼロにはできません。

今回の記事を参考にして、感染リスク、3密を回避できるイベントを計画してくださいね。

この記事を書いた人

IKUSA.jp編集部
IKUSA.jpでは、楽しさを主軸にした体験型のイベントや研修に関する情報をご紹介していきます。オンラインでもリアルでも、参加者全員が楽しめるイベントはIKUSAにお任せください。
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